【正文】 雜、機構規(guī)模較大、文件數(shù)量較多”的單位。例如：檔案局、婦聯(lián)、黨史辦等三級分類法：即“年度機構（問題保管期限”分類法。二級分類法：即“年度保管期限”分類法。（2）正文在前, 附件在后。（5）來文與復文可為一件；（6）文件簽批單與正文為一件；（7）漢文本與少數(shù)民族文本為一件；（8）中文本與外文本為一件；（9）報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。（3）原件與復制件為一件。在界定“件”的范圍時應注意以下情況：（1）正本與定稿為一件。文書檔案整理的方法步驟共分裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟,具體要求如下。超大紙張折疊。(2)計劃,總結,預決算,統(tǒng)計報表,表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度。（4）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。（2）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經領導審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。例如：胡耀邦同志的親筆信還有就是機關文件的最后定稿，即使沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上亦應納入機關文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。幾種特殊情況，也在歸檔范圍之內：重要文件材料的歷次修改稿，例如：大事記、組織機構沿革等。下級機關報送的重要文件材料。外單位的來文。它包括三個方面：本單位制發(fā)的正式文件(包括代上級機關起草的文件)。另外檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。另外對于一些專業(yè)性、業(yè)務性較強的業(yè)務，也可以建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等。第一篇：文書檔案整理方法要點確定裝訂順序裝訂方式和要求五、歸檔文件的分類確定分類方法制定分類方案七、八、歸檔文件的編目九、裝盒第三章文件實體分類六、歸檔文件的排列 歸檔文件的編號 蓋印文件歸檔章 填寫歸檔章編制《文書檔案歸檔文件目錄》 裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》文件裝盒要求填寫備考表、盒脊、封面 檔案盒盒脊填寫要求機關檔案工作需要把握的幾個基本原則從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。根據(jù)我們在現(xiàn)實工作中檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。(我們常說的業(yè)務主體檔案）五、檔案的作用是什么？一是憑證作用；二是參考作用。第二章 文件的收集工作一、確立文件的收集(歸檔)范圍凡本單位在職能活動中形成的,辦理完畢,應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料,均屬歸檔范圍。是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，具有利用價值、憑證價值、查考價值的文件材料。需要貫徹執(zhí)行的上級機關同級機關的文件材料。本單位形成的沒有文號的文件，例如：會議紀要、通報等。有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的文件材料。例如：一般有以下幾種文件可以不歸檔（1）上級機關的文件材料中,普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。年度分開文書檔案是按年度進行整理的,如果單位幾年未整理了,那么首先要將各年度的材料分開,同一個年度的文件材料放在一起,注意幾點：(1)一般以文件形成日期為準。復制字跡模糊或易退變的文件。去除易銹蝕的金屬物。二、裝訂要求以“件”為單位“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件未一件。（2）正文與附件為一件。（4）轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件。三、確定裝訂順序《文書檔案整理規(guī)則》中，對于文件裝訂的順序做了明確的規(guī)定，裝訂時應做到：（1）正本在前,定稿在后。機構(問題)分類法保管期限分類法在實際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少的 , 我們在市直機關推薦使用“年度——保管期限”和“年度——保管期限——機構（問題）”這兩種分類方法。這種分類法適用于“工作職能簡單、機構規(guī)模較小、文件數(shù)量較少”的單位。機構(問題)可以任選其一，我們建議選擇“機構”，即使用“年度—機構保管期限”分類法。例如：人力資源與社會保障局、農牧局、住建局等二、制定分類方案：二級分類方案：XXXX年—永久30年10年三級分類方案：分問題：在三級分類方法中，按照分類方案二級類目所設置的問題，根據(jù)文件所涉及的內容按問題分開。第一、正常情況下，文件材料應歸入其內容所涉及的問題類目中； 第二、同一文件涉及兩個以上問題時，應歸入主要問題類目中； 第三、綜合性工作、綜合性會議形成的文件，應歸入行政類或行政綜合類；第四、專題性工作、專題性會議形成的文件，應歸入相應的問題類目中；第五、外來文件，應根據(jù)其內容所針對的問題，歸入相應的問題類目中。嚴禁將不同保管期限的歸檔文件混合在一起。第六章 歸檔文件的排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按事由結合時間、重要程度等排列。將同一保管期限內的歸檔文件排在一起。如跨年度形成的文件應歸入辦結年 , 標年度時也應標辦結年度,像 1999年的會議通知放在 2000年會議召開年度一并整理時,在年度一欄中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成年度填寫 “1999”。機構（問題）:此項為可選項,如是三級分類則必填,否則可不填。如二份文件(正文與附件、正件與定稿等)不止一個流水號時 , 可將文件各部分的頁數(shù)相加, 如文件頁碼不全 , 數(shù)清頁數(shù)或簡單標注頁碼均可。館編件號:文件整理歸檔階段不需編寫。室藏檔案數(shù)量很大的單位為了方便存取、倒架、統(tǒng)計等工作 , 可將檔案盒流水編號，標于盒脊和歸檔章內。不同類別的文件應裝入不同盒中。二、填寫備考表、盒脊、封面填寫備考表：盒內應附備考表,置于所有歸檔文件之后,用以對盒內文件進行必要的注釋說明，同時填寫檢查人、整理人、整理時間。蓋印檔號：盒脊各檢索項包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。至此 , 整理工作全部完成 , 按順序上架排列就可以了。例如：編寫《大事記》、《組織機構沿革》、《全宗介紹》、《利用效果匯編》、《統(tǒng)計數(shù)字匯編》、《規(guī)章制度匯編》、《工作要點和工作總結匯編》、《專題文件匯編》、《表彰匯編》等。第二篇：文書檔案