【正文】 第一篇：文書檔案實務操作文書檔案實務操作一、檔案工作基本內容：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等八個環(huán)節(jié)。檔案的收集：是文件從分散到集中的過程。各個單位在各項活動中辦理完畢的文件，往往是分散的，為了方便今后的利用，需要對文件進行一定的挑選和集中，從而形成了檔案的收集工作。它是整個檔案工作的起點。檔案的整理：是指檔案從零亂到系統(tǒng)的過程，是檔案工作中最重要而且基礎的工作。收集起來的檔案還是相對零亂的，對今后有效利用是需要相對系統(tǒng)化的，因而，必須對數(shù)量眾多、成分復雜的檔案材料分門別類，解決檔案零亂狀態(tài)與保管、利用檔案要求系統(tǒng)的化的矛盾，從而形成了檔案的整理工作。檔案的鑒定：是為了解決檔案量大質雜、保管、利用檔案要求優(yōu)質化的矛盾。隨著時間的推移，庫存檔案的數(shù)量會越來越多，其保存的價值也會發(fā)生變化，為了使最有價值的檔案更充分地發(fā)揮作用，需要對檔案區(qū)分不同的保存價值，從而形成了檔案的鑒定工作。檔案的保管：由于自然界的各種原因，檔案總是處于漸進的自毀狀態(tài)過程，甚至可能遭到突變性的破壞，因為有利用的需要，則檔案要求長久地保證檔案的完整與安全，為了解決檔案的易損性與保管的長遠和利用檔案的矛盾，從而形成了檔案的保管工作。檔案的統(tǒng)計：為了全面及時了解檔案盒檔案工作發(fā)展的情況及其規(guī)律，需要對檔案及檔案管理的狀況進行數(shù)量的統(tǒng)計、整理和分析，從而形成了檔案統(tǒng)計工作。檔案的檢索：為了解決檔案數(shù)量龐大、形式多樣、內容復雜和利用者特定需 求之間的矛盾，檔案部門按照檔案的自然形成規(guī)律和存放規(guī)律，編制的一些查找工具，提供快速查找檔案材料的手段，從而形成了檔案的檢索工作。檔案的利用：為了充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，滿足利用者的需求，形成檔案的利用工作。檔案的編研：檔案是原始的記錄，大多為孤本，價值珍貴，一般只允許在館內查閱。為了更加廣泛而主動地為更多的利用者提供最有價值的檔案，通過對檔案史料進行研究，匯編、公布并出版，在更大范圍內發(fā)揮檔案的作用，從而形成了檔案的編研工作。檔案工作的各個環(huán)節(jié)不是孤立的，每個環(huán)節(jié)有自己特定的工作對象和專門的任務，各個環(huán)節(jié)之間既有區(qū)別又是相互聯(lián)系的。比如：檔案的價值鑒定是與檔案的收集、整理工作結合進行的；對文件的分類又是結合檔案價值的初步鑒定。檔案得而檢索工具必須是在整理工作結束后才能進行的。檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索等環(huán)節(jié)都是為利用、編研創(chuàng)造條件的。二、檔案的收集檔案收集 檔案收集工作為檔案工作開展提供了實際的物質對象，檔案工作的對象是檔案，而檔案是通過收集工作逐步積累起來的，沒有收集工作，就沒有檔案，檔案工作也就失去了工作對象，失去了存在的條件和基礎。所以，檔案收集工作是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)。做好收集工作：把好四個關、應用好三種方法四個關：收文關、發(fā)文關、會議材料關、內部文件材料關三種方法：平時收集、主動收集、重點收集① 對零散文件的收集是對收集工作的補充措施，是對單位內部散存文件的隨時收集；② 對“賬外”文件的收集，未經(jīng)文書部門收發(fā)登記入賬的文件或資料。如會議材料：本單位年度工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術人員等花名冊及主要業(yè)務工作登記簿）；年報表（業(yè)務、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關系、干部調動、行政事務等）、協(xié)議、合同。③專門文件的收集，專門文件是指在各項專業(yè)活動中形成的文件和特殊載體得而文件材料。一般重視對文書檔案、科技檔案的收集，忽略了業(yè)務文件的收集，重視對紙質文件的收集，忽略了音、影像資料等其他載體文件的收集，進而直接影響到檔案收藏結構。③及時了解，掌握本單位工作動向，及時收集重要活動文件。對本單位召開的大型會議，檔案管理部門要主動聯(lián)系承辦部門，請他們協(xié)助做好會議資料的收集，特別是領導講話材料，以及會議有關的各種材料；對外出開會的同志要及時提醒并督促他們將帶回的資料及時交到檔案管理部門保存。甚至單位可以規(guī)定：只有將帶回的文件向檔案部門移交后，才可到財務部門辦理報銷手續(xù)；離職人員只有將手中保管的文件材料辦理完移交手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。等等。歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。歸檔制度1）確定本單位的歸檔范圍各立檔單位應根據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》（2006年12月18日 國家檔案局8號令）及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍、歸檔內容和保管期限第十四條 本規(guī)定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。第三條 機關文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。第四條 機關文件材料不歸檔范圍是：（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。第五條 凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔。中華人民共和國監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局令第30號2013年2月22日公布的《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》第三條 將公務活動中形成的應當歸檔的文件材料、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的，對有關責任人員，給予警告處分；情節(jié)較重的，給予記過或者記大過處分；情節(jié)嚴重的，給予降級或者撤職處分。2）編制本單位歸檔文件的保管期限①條款設置與排列。在條款設置上，根據(jù)自己單位的工作和文件的實際情況出發(fā)，例如：一般單位不可能召開人民代表大會，政治協(xié)商會議，因而不可能有此類文件，在本單位的歸檔范圍和保管期限表中不必設置這些條款。在條款設置上，原則上應做到能涵蓋本單位所有歸檔文件，使單位的歸檔文件的保管期限簡潔明了，便于比照執(zhí)行。條款的排列應體系完整，合乎邏輯，便于查找。例如，第一層次中，可以上級文件、本單位制發(fā)文件、平行單位與下級單位來文排列；第二層次中，在本單位制發(fā)的文件之下，可按本單位的會議文件、外發(fā)文件（包括本單位制發(fā)的以及與其他有關單位聯(lián)合制發(fā)的文件）、內部文件排列；在第三層次中，例如在外發(fā)文件之下又可按方針政策、法規(guī)性文件、重要業(yè)務問題的文件、一般業(yè)務問題的文件、事務性有參考價值的文件、本單位的請示（應與上級單位的批復文件一起保存）、與本單位的批復文件（應與下級單位的請示文件一起保存），等等。②保管期限的設定。保管期限的劃定應本著文件本身的價值及其在本單位職能活動中的作用?？紤]文件在本單位職能活動中的作用時，要注意文件的查證作用和史存作用。即根據(jù)文件的價值大小來確定，文件價值越大，保管期限越長；反之，則相應較短。歸檔時間⑴ 管理性文件一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔； ⑵ 外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔；⑶ 磁帶、照片及底片、膠片等介質形式的以及實物等文件材料應在工作結束后及時歸檔。歸檔手續(xù)移交清單，履行簽字手續(xù)，各留一份以備查考。三、檔案的整理整理：就是建立有保存價值的文件材料進行有序化、條理化、系統(tǒng)化的過程。將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目、以及紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；整理原則應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。組件 1）件的構成文件是在實踐工作中一份一份形成的，每份文件又是獨立的，它有自己特定的使命和作用，在同一項工作、同一個問題的處理過程中，形成的許多文件，它們之間又有密切聯(lián)系的。如：圍繞一項建設工程，會形成許多文件；召開一次會議所形成的一系列文件等，都是各自緊密相連的。歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改 稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。2）件內文件排序歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。分類1）單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。2）文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。A）按年度分類將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結年。如2015年形成的《2014年單位工作總結》應歸入2015年； 2013年形成的《20132015年工作規(guī)劃》應歸入2013年；跨年度的文件放入辦結的年度。如某單位2012年立案、2013年結案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一歸檔在結案的2013年。幾份文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。7 具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。因文件沒有標注日期，形成年度無法考證時，需要分析該文件內容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類，并在附注項加以說明。B）按機構(問題)分類將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用機構分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。C）按保管期限分類文書檔案管理歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。永久保管檔案的確定：《8號令》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半?？梢愿爬橐韵滤膫€方面：①反映機關主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料。②反映機關行政管理、行政執(zhí)法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國有資產(chǎn)管理等文件材料。③反映機關主