文書(shū)檔案整理方法步驟概述(已修改)
2025-01-08 16:44 本頁(yè)面
【正文】 文書(shū)檔案整理方法步驟 學(xué)習(xí)內(nèi)容 一、 2023版與 2023版《歸檔文件整理規(guī)則》的區(qū)別 二、云南省檔案局文書(shū)檔案整理新思路 三、文書(shū)檔案整理方法步驟 一、 2023版與 2023版 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 的區(qū)別 將標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料； 調(diào)整歸檔文件的分類(lèi)方法為： （ 1） 規(guī)模大的單位采用 “年度 — 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） — 保管期限”或“年度 — 保管期限 — 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”三級(jí)分類(lèi)法； （ 2）規(guī)模小的單位可以采取“年度 —保管期限”兩級(jí)分類(lèi)法； 增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁(yè)、排架要求； 增加歸檔文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)要求； （ 1）檔號(hào)：歸檔文件在整理過(guò)程中，體現(xiàn)歸檔文件類(lèi)別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合 （ 2）文書(shū)檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為： 全宗號(hào) — 檔案門(mén)類(lèi)代碼 年度 — 保管期限 — 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼 — 件號(hào) 上下位代碼之間用“ — ” 連接，同一級(jí)代碼之間用“ ” 分開(kāi)。 如： Z109WS2023 YBGS0001。 將室編件號(hào)和館編件號(hào)統(tǒng)一為件號(hào)； 在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂法。 歸檔章式樣 （全宗號(hào)） （年度） （件號(hào)） （機(jī)構(gòu)或問(wèn)題） （保管期限） （頁(yè)數(shù)） 歸檔章示例 1 Z109 2023 1 BGS Y 38 歸檔章示例 2 Z109 2023 1 辦公室 永久 38 長(zhǎng)： 3 15mm寬： 2 8mm 直角裝訂法 歸檔文件目錄由 7列增加到了 9列，并且須橫向打印 歸檔文件目錄 序號(hào) 檔號(hào) 文號(hào) 責(zé)任者 題名 日期 密級(jí) 頁(yè)數(shù) 備注 二、云南省檔案局文書(shū)檔案整理新思路 文書(shū)檔案統(tǒng)一分為 四大類(lèi) ：發(fā)文件、辦文件、批示件和其他，且保管期限均為永久。 三、文書(shū)檔案整理的方法步驟 最重要的一點(diǎn)：首先依據(jù) 8號(hào)令（機(jī)關(guān)、團(tuán)體）或 10號(hào)令（企業(yè)）制定文書(shū)檔案歸檔范圍、保管期限表及分類(lèi)方案。 步驟：收集 — 鑒定 — 裝訂 — 分類(lèi) — 排列 — 編號(hào)（編頁(yè)） — 編目 — 裝盒 — 入柜九個(gè)步驟 第一步 收集 將同一年度下本單位產(chǎn)生的所有文件材料以及外單位來(lái)文全部收集起來(lái)。 第二步 鑒定 根據(jù)本單位制定的文件材料歸檔范圍和保管期限表對(duì)文件材料進(jìn)行鑒定，剔除重份和勿需歸檔的文件。 第三步 裝訂 正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議記要、會(huì)議記錄一般一
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