文書檔案整理方法步驟概述-在線瀏覽
2025-02-01 16:44本頁面
【正文】 稿 +附件（如：擬辦意見、依據(jù)材料、背景材料、有關材料等）為一件檔案。 發(fā)文件應全部歸檔； 機構（問題）欄填寫其“發(fā)文機關代字”。 例：發(fā)文件 例：發(fā)文件 （二）辦文件 涵義：指對外單位來文（包括編號及未編號文件、傳真電報、信函等）或本單位內(nèi)設部門上報文件進行辦理形成的材料。 不是所有辦文件都需要歸檔。 注意： 根據(jù)各單位具體管理模式，可由單位公文管理部門集中統(tǒng)一歸檔，或由承辦部門初步整理后，按年度批量歸檔。 例：辦文件 例：辦文件 《 關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知 》 例：辦文件 （三）批示件 涵義：指上級領導對本地區(qū)本單位事務進行批示，本單位領導在相關材料上直接批示形成的材料。 由其管理部門或人員負責歸檔。 如領導僅在某份文件上僅簽名表示已閱而無其他意義的，無須歸檔。） （四）其他 涵義：本單位除發(fā)文件、辦文件、批示件外的其他文件材料。 注意： 按照 “誰形成、誰辦理、誰負責”的原則，采取 “隨辦隨歸”的方式，辦理完畢即刻向檔案室歸檔。 每份／冊為一件； 機構（問題）欄統(tǒng)一填“其他”； 同一年度歸檔的“其他”類文件材料，按歸檔時間排列，從“ 1” 開始順序編制“室編件號”。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。 發(fā)文件按各自的發(fā)文編號排列，發(fā)文編號就等于流水號；歸檔章和檔案盒脊上機構（問題）一欄填寫“發(fā)文機關代字”； 辦文件、批示件、其他件可以相近問題相對集中，然后按文件時間的先后順序或者處理文件的先后順序排列。 蓋章要清晰端正，填寫齊全準確。 編頁：以件為單位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置編寫頁碼。 第七步 編目 編制歸檔文件目錄 使用云南省檔案局統(tǒng)一要求的檔案管理軟件，按要求錄入相關信息后，自動生成歸檔文件目錄，打印輸出即可。2023YSDF0001 昭市檔發(fā)〔 2023〕8號 昭通市檔案局 關于轉(zhuǎn)發(fā) 《 省檔案局關于開展檔案 20230425 3 第 2頁有破損 安全執(zhí)法檢查的通知 》 的通知 歸檔文件目錄封面式樣及填寫 歸 檔 文 件 目 錄 全宗名稱 昭通市檔案局 年 度 2 0 1 5 保管期限 永 久 機 構
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