【正文】 要職能活動(dòng)的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議、專題會(huì)議材料，上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本機(jī)關(guān)工作文件材料；本機(jī)關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、外事活動(dòng)文件等。④反映機(jī)關(guān)人事管理活動(dòng)的文件材料。如人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料； 8 人事考核、職稱評(píng)審、職工調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)、黨團(tuán)員名冊(cè)、黨團(tuán)材料等這些文件材料在反映本機(jī)關(guān)的歷史面貌，主要職能活動(dòng)，維護(hù)國家、機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長遠(yuǎn)的利用價(jià)值和憑證價(jià)值，是各機(jī)關(guān)形成文件的重點(diǎn)和核心。準(zhǔn)確理解保管期價(jià)值的鑒定是文書檔案管理歸檔文件整理工作的難點(diǎn)。《8號(hào)令》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時(shí)，突出以本機(jī)關(guān)文件為主（即以我為主），在操作時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)每級(jí)文件（上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)）文件進(jìn)行兩分制：上級(jí)機(jī)關(guān)文件：針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如同級(jí)黨委、政府關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或人員的表彰文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見、批復(fù)等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。本機(jī)關(guān)文件：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的永久保存；一般的保存30年或10年；同級(jí)機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。下級(jí)機(jī)關(guān)文件：報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告保存30年，一般的保存10年。3）規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類。年度機(jī)構(gòu)分類法的優(yōu)點(diǎn)： 1）符合檔案形成的特點(diǎn)。立檔單位在一個(gè)年度內(nèi)形成的文件之間有著密切的聯(lián)系，通過年度分類，將全宗內(nèi)的檔案按期形成的自然年度區(qū)分，使每一年都的檔案相對(duì)集中，可以反映出一個(gè)單位每年的工作特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況； 2）與現(xiàn)行單位文書處理制度相吻合。文書處理制度要求以年度為單位對(duì)文件進(jìn)行整理，從而使文件一年一歸檔，一年一個(gè)類，類目設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)清楚、明確； 3）便于按時(shí)間查找利用檔案。4）便于庫房排架，每年形成的文件按機(jī)構(gòu)排序依次上架，不必預(yù)留空位，也避免了倒架，庫房管理非常方便。排列1）歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。2）同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。3）會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號(hào)分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問題、文號(hào)）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作，同一個(gè)會(huì)議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序應(yīng)保持相對(duì)固定。最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問題或文號(hào)內(nèi)按成文時(shí)間的生后順序排列。編號(hào)文書檔案管理歸檔文件編號(hào)是指將文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在文書檔案管理歸檔文件上注明。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號(hào)，使文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置和固定文書檔案管理歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。文書檔案管理歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。歸檔章中：全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)。年度：為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。頁數(shù)：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)編目1）歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。2）歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來 11 文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。a）序號(hào)：填寫歸檔文件順序號(hào)。b）檔號(hào)：檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)檔案門類代碼年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）代碼件號(hào)。上、下位代碼之間用“”連接，同一級(jí)代碼之間用“”隔開。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。c）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[ ]”。f）日期：文件的形成時(shí)間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。g)密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i）備注：注釋文件需說明的情況。3）歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。4）歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面（見附錄B 圖B2）。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架 歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。（上海市檔案局 滬檔（2014）48號(hào)）歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 252000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。 裝訂歸檔文件以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，文件裝訂時(shí)應(yīng)以左、上側(cè)對(duì)齊，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂；文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。 編頁紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。一份為一個(gè)編號(hào)；頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。單面 13 印刷的為一頁，雙面印刷的為2頁；不重號(hào)、漏頁編號(hào)。文件材料已印制成冊(cè)并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。檔案盒 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm（長寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D 圖D1）。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫在上格，止件號(hào)填寫在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。 排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。四、檔案安全管理檔案安全是檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)。要注重強(qiáng)化檔案安全的監(jiān)管。216。 檔案實(shí)體安全管理； 216。 檔案信息安全管理； 216。 檔案庫房安全管理；252。 收集和歸檔 252。 及時(shí)移交 252。 規(guī)范制度 252。 定期核查252。 檔案修復(fù)完善 252。 檔案的存放 252。 珍貴檔案的保管252。 建立檔案信息系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系 216。完善技術(shù)、管理措施，堵塞安全漏洞； 216。涉密的檔案信息系統(tǒng)符合分級(jí)保護(hù)要求； 216。健全檔案信息審查制度；216。檔案外包服務(wù)中的安全防護(hù)：涉密不外包、外包不涉密，防止 涉密檔案信息泄露。252。 檔案信息化建設(shè)216。 推進(jìn)各類電子文件歸檔；探索無紙化辦公條件下的電子文件和檔案管理新機(jī)制；216。 推進(jìn)數(shù)字檔案室（館）的建設(shè)；開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，不斷提高室（館）檔案數(shù)字化。252。 檔案庫房安全管理216。 要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，有效改善檔案安全和保護(hù)條件，杜絕安全隱患。216。 要為檔案工作提供必要的庫房和設(shè)備設(shè)施；216。 嚴(yán)格按照檔案庫房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，改建、擴(kuò)建（新建）檔案庫房； 216。 進(jìn)一步提高檔案庫房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，改善檔案的保管保密條件。中華人民共和國監(jiān)察部、人力資源和社會(huì)保障部、國家檔案局令第30號(hào)2013年2月22日公布的《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》第十二條 有下列行為之一，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員，給予記過或者記大過處分。情節(jié)較重的，給予降級(jí)或者撤職處分。情節(jié)嚴(yán)重的，給予開除處分: 17(一)未配備安全保管檔案的必要設(shè)施、設(shè)備的。(二)未建立檔案安全管理規(guī)章制度的。(三)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施的?？茖W(xué)合理地保護(hù)檔案安全，最大限度延長檔案壽命是檔案保護(hù)工作的重要任務(wù)?？茖W(xué)配置檔案安全管理及保護(hù)所需要的檔案裝具、安全防范系統(tǒng)、消防報(bào)警滅火系統(tǒng)、庫房溫濕度監(jiān)測和恒溫恒濕空調(diào)系統(tǒng)、空氣凈化系統(tǒng)等，建立集中控制的智能化管理中心，以滿足檔案部門“防火、防盜、防高溫、防水、防潮、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物”的要求?？偨Y(jié)：216。 要講政治，進(jìn)一步把牢檔案工作正確的政治方向。216。 要強(qiáng)根基，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ) 216。 要上等級(jí)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展強(qiáng)化紅線意識(shí)、樹立底線思維，堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的基本原則。要從人防、物防、技防各個(gè)方面落實(shí)檔案安全防范工作，對(duì)檔案實(shí)體和信息安全給予高度重視，確保檔案安全萬無一失。第二篇：文書檔案淺析高校文書檔案管理大學(xué)四年在協(xié)助老師工作的過程中，我深切地體會(huì)到學(xué)校文書檔案管理的重要性，同時(shí)也看到了學(xué)校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談?wù)?