【正文】 只限在檔案閱覽室查閱。（三）外單位來借閱、索取、摘抄檔案資料，須持有單位介紹信（介紹信中應(yīng)說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），一般檔案資料經(jīng)行政辦公室主任簽字后，方可借閱；重要的檔案資料需經(jīng)行政辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)，并一律不能借出檔案室。特殊情況需借走檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可辦理借閱手續(xù)。借閱時間一般不超過一天，用后要及時歸還。（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調(diào)動工作和離休、退休時，應(yīng)將所借檔案及時歸還檔案室。如已調(diào)動工作，借閱檔案未歸還檔案部門，由其原所在部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)追收歸還?！?—（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。若因特殊情況需延長借期，應(yīng)到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但每次延期時間最長不超過10天。第二十五條聲像檔案實(shí)行兩套制，以復(fù)制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔的環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。歸還時必須保證聲像檔案完整無損。第二十六條檔案從庫房調(diào)出時，檔案人員要及時填寫案卷代理卡放置于原案卷位置。檔案歸還時，將代理卡放入案卷內(nèi)，以備下次調(diào)卷使用。凡根據(jù)檔案材料縮微、抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料，經(jīng)檔案室核對無誤后，可加蓋檔案部門“檔案材料證明專用章”證明。因借用檔案解決重大問題，并產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的，應(yīng)填寫檔案利用效果登記表。第二十七條 遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家、交通部的保密法規(guī)，做好保密工作。檔案室在收到保密委員會和有關(guān)部門關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時調(diào)整密級。檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案的研究整理，經(jīng)上級主管部門和保密機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，有計(jì)劃地出版檔案材料，在指定范圍內(nèi)發(fā)行。匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報主管部門備案。第二十八條 借閱的檔案必須要愛護(hù)，對所借檔案要負(fù)安全、保密之責(zé)，并妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準(zhǔn)在檔案文件上批注、抽換、勾劃、涂改，嚴(yán)禁對卷內(nèi)文件折疊、撕毀或拆散案卷和作任何文字標(biāo)記。—10— 第二十九條 嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復(fù)印檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)防泄密和遺失。第三十條 查閱、借閱、復(fù)印檔案如發(fā)生丟失現(xiàn)象，要追究當(dāng)事人責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的給予行政處分。第六章 檔案質(zhì)量第三十一條 公司各部門、各單位都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第三十二條 公司各部門、各單位應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。第三十三條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第三十四條專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。第三十五條 案卷質(zhì)量的基本要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同的價值、便于保管和利用。第三十六條 公司檔案室要定期開展檔案質(zhì)量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時予以糾正。第七章 附 則第三十七條 本制度由公司行政辦公室負(fù)責(zé)解釋?！?1— 第三十八條 本制度自發(fā)布之日起試行?！?2—第二篇：文書檔案管理辦法文書檔案管理辦法文書檔案管理辦法一、管理職責(zé)（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。（二）對機(jī)關(guān)各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案。（四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。（五）在集中主要力量抓好機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（六）按規(guī)定向省檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。（七）根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)檔案存、毀制度。（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。（九）負(fù)責(zé)廳機(jī)關(guān)大事記的搜索、整理和編印。二、立卷歸檔（一）歸檔范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔。（二）歸檔要求1．各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)整理立卷。2．廳機(jī)關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。各處室必須把應(yīng)歸檔的文件材料按立卷要求整理預(yù)歸成卷，經(jīng)檔案室檢查合格后方可歸檔。3．聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。4．會議審計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷。5．檔案室接收案卷時，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點(diǎn)無誤；驗(yàn)收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。（三）歸檔時間1．文書檔案在次年五月底以前接收完畢。2．會計(jì)審計(jì)檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。3．基建檔案在基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。三、檔案利用（一）本廳工作人員因工作需要，經(jīng)本處室主要負(fù)責(zé)人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時，在征得其它處室領(lǐng)導(dǎo)同意后經(jīng)廳辦公室主管副主任批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經(jīng)檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，并及時歸還。（三）不準(zhǔn)在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。（四）需要利用黨組、廳務(wù)會議記錄，必須經(jīng)黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準(zhǔn)后方可查閱。（五）本廳財(cái)務(wù)人員因工作需要，查閱本人經(jīng)辦的會計(jì)檔案，需征得主管財(cái)務(wù)的副主任同意；財(cái)務(wù)人員或其它同志因工作需要查閱他人經(jīng)辦的會計(jì)檔案時，需征得本處科領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)財(cái)務(wù)處處長批準(zhǔn)后方可查閱。四、檔案保管（一）檔案庫房門窗要堅(jiān)固，并安裝防護(hù)設(shè)施，下班前關(guān)好鎖牢。（二）檔案工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。（三）檔案庫房要有防火設(shè)備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態(tài)。（四）檔案庫房要有溫度計(jì)、干濕計(jì)，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風(fēng)，力爭將濕溫度分別控制在14－24度，相對溫度45－60%的范圍內(nèi)。（五）檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設(shè)備，并及時檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時更換。（六）檔案室每季對檔案保管的狀況進(jìn)行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。五、檔案統(tǒng)計(jì)（一）為了給本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供最有效的檔案服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作。（二）按檔案統(tǒng)計(jì)制度的規(guī)定，需對檔案的收進(jìn)、移出、保管及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。（三）建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，借閱及其效果統(tǒng)計(jì)，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)。（四）統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)隨時進(jìn)行。將收集的文件材料及時整理登記入庫，隨時做好建立，年末對前一年歸卷數(shù)目進(jìn)行一次全面匯總，并填報上級機(jī)關(guān)。（五）定期統(tǒng)計(jì)利用情況，每年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次，總結(jié)檔案利用效果。六、檔案鑒定和銷毀（一）以文書檔案保管期限表及使用價值為鑒定依據(jù)，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負(fù)責(zé)人審核，提出處理意見，經(jīng)檔案鑒定組鑒定后，對需銷毀的檔案編造清冊，辦理批準(zhǔn)手續(xù)即可銷毀。（二）保管期滿的檔案（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。（三）銷毀檔案時，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。七、保管期限（一）辦公室文書保管期限1．上級機(jī)關(guān)下發(fā)的由辦公室承辦的文件材料永久2．黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級機(jī)關(guān)視察、檢查我廳工作時形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料永久3．人事廳工作總結(jié)報告及計(jì)劃、規(guī)劃長期4．人事廳制發(fā)的（包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）辦公室承辦的文件材料永久5．由辦公室承辦的廳務(wù)會議記錄、紀(jì)要及籌備組織的人事工作會議領(lǐng)導(dǎo)講話、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料永久6．人民群眾來信來訪及省人大、省政協(xié)提案議案的答復(fù)永久7．辦公室工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報、會議記錄長期8．辦公室編寫的《河北人事信息》長期（二）機(jī)關(guān)黨委、人事處文書保管期限1．黨組會議記錄、紀(jì)要永久2．人事處工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報、會議記錄長期3．本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料永久4．廳機(jī)關(guān)干部任免和工作人員考核獎懲的文件材料永久5．干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、離退休、職務(wù)職稱評聘、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤死亡等文件材料長期6．本廳職工調(diào)動工作行政工資介紹信存根長期7．本廳職工花名冊及黨員統(tǒng)計(jì)表永久8．省委組織部、省直工委及上級機(jī)關(guān)下發(fā)并需要執(zhí)行的重要文件及落實(shí)材料長期9．廳考核目標(biāo)工作報告等有關(guān)材料長期（三）紀(jì)檢、監(jiān)察室文書保管期限1．上級黨紀(jì)、政紀(jì)有關(guān)法規(guī)、準(zhǔn)則、規(guī)定等文件材料永久2．本廳制定的有關(guān)廉政建設(shè)的文件材料永久3．清理超標(biāo)準(zhǔn)住房工作有關(guān)文件、報告、結(jié)論等材料長期4．對本廳干部黨紀(jì)、政紀(jì)處分材料永久（四）綜合規(guī)劃處文書保管期限1．機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事計(jì)劃宏觀管理政策性文件長期2．全省機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件長期3．全省干部計(jì)劃（包括增干和公務(wù)員考錄）等文件長期4．省直機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額計(jì)劃及管理文件長期5．干部統(tǒng)計(jì)資料、報表永久6．機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工人數(shù)、工資總額統(tǒng)計(jì)報表永久（五）政策法規(guī)處文書保管期限1．貫徹落實(shí)上級機(jī)關(guān)有關(guān)工作的規(guī)劃、請示、報告等永久2．全省國家行政機(jī)關(guān)公務(wù)員制度實(shí)施方案及配套文件永久3．公務(wù)員制度推行工作的若干政策、規(guī)定和意見永久4．公務(wù)員制度實(shí)施工作批復(fù)及其他重要文件永久5．企事業(yè)人事制度改革方面的實(shí)施方案、通知、規(guī)定、辦法等永久6．有關(guān)工作的省委、省政府和廳領(lǐng)導(dǎo)重要講話永久7．人事制度綜合宣傳和法制宣傳工作的規(guī)劃、通知、規(guī)定、意見永久8．重要調(diào)研資料和報告長期9．省行政學(xué)會章程、組織機(jī)構(gòu)及學(xué)會組成人員名單等永久（六）錄用聘用管理處文書保管期限1．有關(guān)錄用工作的政策性文件永久2．重要工作向上級的請示及領(lǐng)導(dǎo)批示永久3．本處工作計(jì)劃、總結(jié)和全省錄聘用工作會議材料長期4．審核考試合格人員名單，辦理錄聘用審批手續(xù)有關(guān)材料長期（七）考核任免獎懲處（政務(wù)公開辦公室）文書歸檔期限1．省直單位非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評定情況永久2．有關(guān)省政府行政機(jī)關(guān)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)評定文件永久3．行政職務(wù)任免報告，省直單位任免材料，省政府任免閱辦箋，省人事廳任免通知，干部任免呈報表。省政府向省人大報告的省政府組成人員任免議案，省人大任免通知永久4．系統(tǒng)表彰獎勵的文件材料永久5．有關(guān)全省獎勵升級的文件材料永久6．有關(guān)全省政務(wù)公開的文件永久