文書檔案整理方法步驟(市直)-文庫(kù)吧
2024-12-21 16:13 本頁(yè)面
【正文】 次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件； 來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。去除易銹蝕的訂書釘，厚一點(diǎn)的采用三孔一線裝訂，稍溥一點(diǎn)的采用直角裝訂、縫紉機(jī)壓邊裝訂或不銹鋼訂書釘裝訂起來(lái)。 注意：正本在前，副本在后。 第四步 分類 根據(jù)省檔案局要求分為： 發(fā)文件、辦文件、批示件、其他四大類，保管期限都是永久。即云南文書檔案分類方法歸結(jié)為四種： （一）規(guī)模大的單位 按 “ 年度 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 保管期限 ” 分 “ 年度 發(fā)文件 永久 ” 2 、 “ 年度 辦文件 永久 ” ； “ 年度 批示件 永久 ” 4 、 “ 年度 其 他 永久 ” 。 或 按 “ 年度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） ” 分 “ 年度 永久 發(fā)文件 ” 2 、 “ 年度 永久 辦文件 ” ； “ 年度 永久 批示件 ” 4 、 “ 年度 永久 其 他 ” 。 （二）規(guī)模小的單位 按 “ 年度 保管期限 ” 分 “ 年度 永久 ” （一）發(fā)文件 涵義：指本單位正式發(fā)文（包括編有文號(hào)的發(fā)文、編號(hào)發(fā)出的傳真電報(bào)、有編號(hào)的簡(jiǎn)報(bào)、信息等）形成的材料。其正本文件 +發(fā)文審批單+文稿 +附件（如：擬辦意見(jiàn)、依據(jù)材料、背景材料、有關(guān)材料等）為一件檔案。 注意： 由單位公文管理部門或人員負(fù)責(zé)歸檔。 發(fā)文件應(yīng)全部歸檔； 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）欄填寫其“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”。如：“云檔發(fā)”、“云檔辦發(fā)”等； 同一年度的每種發(fā)文件，分別按其發(fā)文字號(hào)順序排列，并從“ 1” 開(kāi)始編制“室編件號(hào)”。 例：發(fā)文件 例：發(fā)文件 （二）辦文件 涵義：指對(duì)外單位來(lái)文（包括編號(hào)及未編號(hào)文件、傳真電報(bào)、信函等）或本單位內(nèi)設(shè)部門上報(bào)文件進(jìn)行辦理形成的材料。其“文件處理簽 +辦理意見(jiàn) +來(lái)文或材料”為一件文件。 不是所有辦文件都需要?dú)w檔。普發(fā)性文件或僅傳閱而無(wú)須其他處理的文件不歸檔，可根據(jù)需要納入資料管理。 注意： 根據(jù)各單位具體管理模式，可由單位公文管理部門集中統(tǒng)一歸檔，或由承辦部門初步整理后，按年度批量歸檔。 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）欄統(tǒng)一填寫“辦文件”； 同一年度所有辦文件按歸檔時(shí)間排列，從“ 1” 開(kāi)始順序編寫“室編件號(hào)”。 例：辦文件 例：辦文件 《 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知 》 例：辦文件 （三）批示件 涵義：指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本地區(qū)本單位事務(wù)進(jìn)行批示，本單位領(lǐng)導(dǎo)在相關(guān)材料上直接批示形成的材料。 注意：
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