文書(shū)檔案整理方法步驟(市直)(文件)
【正文】 例：批示件 例：批示件 （國(guó)家檔案局定于 10月 1317日在廣西南寧舉辦口述歷史采集培訓(xùn)班（針對(duì)廣西檔案部門(mén)），擬請(qǐng)我局熟悉該項(xiàng)工作的一位領(lǐng)導(dǎo)于 10月 16日下午到培訓(xùn)班作一個(gè)小時(shí)的講座，食宿由國(guó)家局負(fù)責(zé)，請(qǐng)派員支持，盼復(fù)。或由部門(mén)初步整理后，按年度批量向檔案室歸檔。 注意：會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 編號(hào)：根據(jù)文件的排列順序給文件編制“室編件號(hào)”即：從“ 1” 開(kāi)始編制流水號(hào)。 歸檔文件目錄填寫(xiě)式樣 序號(hào) 檔號(hào) 文 號(hào) 責(zé)任者 題 名 日期 密級(jí) 頁(yè)數(shù) 備注 1 0076WS 入柜原則：從左至右，由上至下。 如：市 局 。 ※ （ 2）年度 — 期限法 2023年：永久（發(fā)、辦、批、其） +30年（發(fā)、辦、批、其） +10年（發(fā)、辦、批、其）； 2023年：永久 +30年 +10年； 2023年：永久 +30年 +10年； …… 齊全完整： 平時(shí)收集、年終收集、帳外文件收集 利用 8號(hào)或 10號(hào)令制定分類方案確定歸檔不歸檔范圍，剔出勿需歸檔文件 以件為單位 注意件內(nèi)文件的排列 去除金屬物 對(duì)齊文件 用不銹鋼訂書(shū)針裝訂左側(cè) 分為發(fā)文件、辦文件、批示件、其他四類 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列 發(fā)文件按文件字號(hào)排列，辦文件、批示件、其它類可按時(shí)間先后順序排列，并 “隨辦隨歸 ”。 第八步 裝盒 文書(shū)檔案的裝盒 同一類型的檔案集中裝一盒，屬于發(fā)文的，每一種發(fā)文單獨(dú)裝盒，只有一件的單獨(dú)裝盒。 2023版 《 規(guī)則 》 歸檔章式樣 41 歸檔章 16 45mm （全宗號(hào)） （ 年度） （件號(hào)） ＊（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題） （保管期限） (頁(yè)數(shù)） 下圖中 “ *” 號(hào)欄為選擇項(xiàng) ， 不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置 2 8 3 15 首頁(yè)上端空白處 76 2023 1 SDF Y 38 首頁(yè)上端空白處 76 2023 1 昭市檔發(fā) 永久 38 注意：在編號(hào)時(shí)不應(yīng)考慮分盒問(wèn)題，即裝盒后最低一級(jí)類目中各盒內(nèi)的文件編號(hào)是連續(xù)的，如第一盒從 1— 20號(hào)，第 2盒從 21號(hào)開(kāi)始編起。 第六步 編號(hào)（編頁(yè)） 蓋歸檔章 在文件首頁(yè)上端的居中位置、或空白處蓋規(guī)范的歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。 例：其他 例：其他 例：其他 要注意辦文件向發(fā)文件的轉(zhuǎn)換以及批示件向發(fā)文件、辦文件的轉(zhuǎn)換 第五步 排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。
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