【文章內(nèi)容簡介】 確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。3.“類號”下再依次填寫排列序號。規(guī)范的序號欄填寫方法應(yīng)該是：材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用（一）至（四），順序號用阿拉伯數(shù)字。4.“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。一般來說，沒有標題或標題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。6.“頁數(shù)”材料的頁數(shù)。按照編好的頁數(shù)如實填寫。7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復(fù)印件等情況也應(yīng)注明。，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。第四步，技術(shù)加工 ，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內(nèi)容進行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰，所用材料要符合檔案保護要求，經(jīng)久耐用。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當拆除。，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。第五步，裝訂。裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側(cè)的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內(nèi)有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護要求。卷夾背脊應(yīng)附標簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。第三篇：檔案的整理方法與步驟科技檔案的整理方法與步驟科技檔案的整理要經(jīng)過分類、組合、案卷和卷內(nèi)文件材料排列、編號、編制卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂裝盒、編制案卷封面和脊背、編制案卷目錄、入庫上架等九個步驟。第一步 分類科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備四大類，我們旗各單位的科技檔案主要有基建、設(shè)備兩大類，各單位先把科技文件材料按基建、設(shè)備兩大類分開，然后在每個大類里將科技文件材料按項目歸類?；n案：一般先按工程性質(zhì)或用途分類，之下按具體項目分類。如果項目不是很多的單位，可直接按具體項目分類。設(shè)備檔案：一般先按設(shè)備性質(zhì)或用途分類，之下按設(shè)備型號分類。如果設(shè)備不是很多的單位，可分到設(shè)備性質(zhì)，不必再分下去。特別提示：一個科技項目的文件材料具有成套性，其他項目的文件材料不能混入?？萍柬椖康那捌谖募牧喜荒軞w入文書檔案中，應(yīng)歸入所針對的項目科技文件材料中。第二步 組合基建檔案按形成階段和內(nèi)容分別組卷?；n案一般有依據(jù)性文件（可行性研究、立項）、基礎(chǔ)性文件（勘探、測繪、征遷工作、招投標）、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、評獎創(chuàng)優(yōu)文件和使用、維修、改建、擴建文件等不同階段形成的文件?；ㄎ募牧蠑?shù)量多，規(guī)格雜，組卷時可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷。若項目較小，材料不是很多，則可幾個階段的材料組成一卷，應(yīng)視情況靈活掌握。組卷順序：依據(jù)文件（可行性研究、立項、審批）→基礎(chǔ)性文件（勘探、測繪、征遷工作、招投標）→設(shè)計文件→施工文件→監(jiān)理文件→竣工驗收文件→評獎創(chuàng)優(yōu)文件→使用、維修、改建、擴建。設(shè)備檔案按形成階段和文件內(nèi)容分別組卷。設(shè)備檔案一般有立項審批、購置合同、開箱驗收（合格證、說明書、隨機圖紙、質(zhì)保書等）、安裝調(diào)試、使用維護、更新改造等階段和內(nèi)容。組卷時按文件形成階段、文件內(nèi)容，結(jié)合數(shù)量多少確定組合。小型設(shè)備材料少的，可將文字材料和隨機文件材料組成一卷。這也應(yīng)視情況靈活掌握。組卷順序：市場調(diào)研→立項審批→購置合同→商務(wù)洽談→開箱驗收（合格證書、說明書、隨機圖紙、質(zhì)保書等）→安裝調(diào)試→驗收→使用維護→更新改造。第三步 案卷和卷內(nèi)文件材料排列基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。文字材料和圖紙組在一卷的，應(yīng)文字材料在前，圖樣材料在后。有譯文的外文材料譯文在前，原文在后。有編號的圖紙按圖紙編號排列。第四步 編號 編號有兩種方式：裝訂成卷的，案卷內(nèi)科技文件材料要逐頁編頁號，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。圖樣頁號編寫在標題欄內(nèi)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。與其他科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。不裝訂的，案卷內(nèi)應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章有檔號、序號兩個欄目。序號：卷內(nèi)科技文件材料的順序。檔號：填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。一般各單位的科技檔案不向檔案館移交，檔號可直接填寫分類號和案卷號，如設(shè)備檔案檔號為：S．1．2－3（一級類目代號可采用英文字母如基建用“J”表示、設(shè)備用“S”表示，二級以下用阿拉伯數(shù)字表示，類與類間用間隔號“．”，類與案卷號間用“—”。）第五步 編制卷內(nèi)目錄、備考表卷內(nèi)目錄放在卷內(nèi)文件之前，欄目有序號、文件號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、備注。備考表放在卷內(nèi)文件之后，欄目有說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、互見號。互見號填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保存的檔案的檔號。檔號后應(yīng)注明檔案的載體形式，并用括號括起。第六步 裝訂裝盒可采用裝訂和不裝訂兩種形式：采用裝訂方式的，用檔案部門統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料和備考表一起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。特別提示：一個單位內(nèi)采用裝訂或不裝訂的方法要相對統(tǒng)一。裝訂或裝盒前，要把圖紙疊成標準規(guī)格A4型，做到大小統(tǒng)一，并且標題欄露在右下角。破損的科技文件材料要先修復(fù)，案卷內(nèi)的金屬物要去掉。第七步 編制案卷封面、脊背案卷封面的編制：案卷封面印制在卷盒或軟卷皮的正表面。封面項目有標題、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號、檔案館號等。特別提示：科技檔案案卷題名“三要素”結(jié)構(gòu)：科技項目（工程、設(shè)備）名稱+文件材料的內(nèi)容特征+文中名稱。案卷脊背的編寫：案卷脊背項目有保管期限、檔號、案卷題名。保管期限填寫永久、長期、短期，也可用色標區(qū)分：紅色代表永久、黃色代表長期、藍色代表短期；檔號要填寫準確，案卷題名可視情況填或不填。案卷脊背項目格式也可直接印在卷盒脊背上。第八步 編制案卷目錄科技檔案案卷目錄有檔號、總登記號、案卷題名、頁數(shù)、份數(shù)、編制單位、保管期限、密級、歸檔日期、備注等項目。填寫時要與案卷封面上內(nèi)容相一致。特別提示：在編制時，要在檔案分類的最低一級類中按案卷流水號進行登記，如：基建檔案是以一個工程為單位登記，換一個工程就要另起一頁開始登記。案卷目錄填寫完畢后，要裝訂成冊，在相關(guān)的案卷目錄頁上用口取紙標出科技檔案的類目，以便檢索利用。第九步 入庫上架科技檔案排架按最小類目排列。因為一個項目的科技檔案不是一次完成的，有一個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，每個類后面都要留出相應(yīng)空間，以便存放新增加的檔案?？萍紮n案的整理方法一般講，基層檔案部門對科技檔案的整理，大體要經(jīng)過分類、案卷組織與排列、編目幾個環(huán)節(jié)。一、分類。科技檔案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)。