【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 有些難對(duì)付的人可能使主持人左右為難，下面是應(yīng)付他們的一些建議： (1)對(duì)付萬(wàn)事通的人，鼓勵(lì)其他與會(huì)者附和他們自己的見(jiàn)解，使小組成員降低他議論的重要性。 (2)從容地應(yīng)付好辯的與會(huì)者，并保持冷靜。利用提問(wèn)讓他把話(huà)說(shuō)出來(lái)，然后把他交給小組去對(duì)付。同時(shí)強(qiáng)調(diào)大多數(shù)的意見(jiàn)，并且不使與會(huì)者發(fā)言涉及個(gè)人。 (3)容易怨恨的人可能覺(jué)得尊嚴(yán)受到了傷害，因?yàn)樗J(rèn)為有人正教訓(xùn)他怎樣做工作。要向他保證，他的經(jīng)驗(yàn)可以對(duì)其他與會(huì)者有價(jià)值，而且交流思想對(duì)會(huì)議目的是重要的。 (4)要得到多嘴與會(huì)者的支持，需要老練的領(lǐng)導(dǎo)能力。抓住他的某個(gè)觀(guān)點(diǎn)，征求其他人的意見(jiàn)，并在小組內(nèi)傳遞這個(gè)問(wèn)題。 (5)猶豫不定的與會(huì)者可能積極性不高。要讓他行動(dòng)起來(lái)，提一個(gè)他很可能回答好的或很容易回答的問(wèn)題，點(diǎn)他的名，讓他回答；多方設(shè)法使他參加，例如，協(xié)助示范表演或者鼓勵(lì)他作報(bào)告。 (6)為使沒(méi)有興趣的人參與，設(shè)法提出涉及他工作內(nèi)容的直接問(wèn)句。找一些他活動(dòng)中的事情來(lái)贊揚(yáng)，并評(píng)價(jià)他的作用，以便把一些他有興趣的事引入討論。 (7)假如一個(gè)搗亂的人，只是想“出風(fēng)頭”得到大家注意，就設(shè)法繞過(guò)他，讓那些有更重要的話(huà)要說(shuō)的人發(fā)言，或者就象對(duì)待喜歡多嘴的人那樣對(duì)待他。假如這個(gè)搗亂者故意出難題，要避免對(duì)他直接批評(píng)、譏諷或嘲笑，而要重申他的反對(duì)或批評(píng)意見(jiàn)，并把問(wèn)題交給小組處理(假如他繼續(xù)搗亂，小組應(yīng)一致把他看做一種威脅，并挫其銳氣)。必要時(shí)可以和他單獨(dú)談話(huà)。 (8)由于“應(yīng)聲蟲(chóng)”的公開(kāi)或隱含的奉承阿諛和始終同意，他向領(lǐng)導(dǎo)者反饋的信息反應(yīng)是虛假的。在小組集中討論專(zhuān)門(mén)議題時(shí)，最好回避這個(gè)人，而集中注意力于那些具有客觀(guān)見(jiàn)解的人?！?工作人員會(huì)議工作人員會(huì)議使下級(jí)管理人員及監(jiān)督人員有機(jī)會(huì)對(duì)管理職能進(jìn)行參與獻(xiàn)策。更重要的是，它向最高管理部門(mén)提供了最基層一線(xiàn)的信息。集體參與是基本目標(biāo)之一，因?yàn)榇蠖鄶?shù)工作人員會(huì)議是了解實(shí)情解決問(wèn)題的會(huì)議。主持人的職責(zé)在很大程度上是調(diào)動(dòng)所有一線(xiàn)管理人員的發(fā)言熱情。因?yàn)槌蓡T們作為一個(gè)集體定期會(huì)晤，天天接觸，所以就形成一種親密的非正式的形式。但這里面也有危機(jī)，即小組中任何一個(gè)人的言行可造成一定的政治影響。除非會(huì)議主持人認(rèn)識(shí)到這個(gè)情況，并作為一種日常習(xí)慣去抵制它，否則，某些議程可能影響他作為會(huì)議主持人的威信。 1工作人員應(yīng)該多長(zhǎng)時(shí)間開(kāi)一次會(huì) 工作人員開(kāi)會(huì)的頻率取決于兩個(gè)因素： (1)利用工作人員會(huì)議來(lái)交流信息、作出決策和解決實(shí)際問(wèn)題的程度。 (2)業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)，有節(jié)制地經(jīng)營(yíng)比對(duì)條件和環(huán)境高度敏感的動(dòng)態(tài)項(xiàng)目，所需的開(kāi)會(huì)頻率為低。 工作人員會(huì)議的頻率最終取決于會(huì)議的作用和期望它達(dá)到的成果。具有其它有效聯(lián)絡(luò)手段的機(jī)構(gòu)可能每月開(kāi)一次工作人員會(huì)議就夠了。有些機(jī)構(gòu)覺(jué)得每周開(kāi)一次工作人員會(huì)議對(duì)他們很合適，另一些機(jī)構(gòu)覺(jué)得每天開(kāi)一次會(huì)也不算多。喜歡多開(kāi)定期會(huì)議的機(jī)構(gòu)宣稱(chēng)，增加開(kāi)會(huì)的頻率有助于： ①提供與上級(jí)管理部門(mén)的最近信息交流。 ②取得更密切的接觸，日常的進(jìn)展可予以記錄，但是特殊的成就可予以突出，以便立即得到特別處理。 ③鼓勵(lì)通過(guò)持續(xù)的檢查回顧，不斷思考現(xiàn)實(shí)的和潛在的問(wèn)題。④提供機(jī)會(huì)和每一位經(jīng)理的內(nèi)在聯(lián)系，他的工作可能與出現(xiàn)的問(wèn)題有關(guān)系。⑤發(fā)表許多觀(guān)點(diǎn)和范圍廣泛的背景經(jīng)驗(yàn)，以供解決問(wèn)題或作出決策。 ⑥使每位經(jīng)理洞悉其它部門(mén)的問(wèn)題。 ⑦認(rèn)識(shí)總體經(jīng)營(yíng)及其現(xiàn)狀。 ⑧作為訓(xùn)練基地，為機(jī)構(gòu)培養(yǎng)將來(lái)的上層管理人員。 有些領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告稱(chēng)，他們通過(guò)半小時(shí)工作人員會(huì)議所學(xué)到的東西，比他們整日的個(gè)人談話(huà)、特別會(huì)議和電話(huà)磋商為多。只要適當(dāng)?shù)夭⑷胝麄€(gè)機(jī)構(gòu)的管理體系，這種經(jīng)常而定期的工作人員會(huì)議就可以成為公司最有生產(chǎn)性的財(cái)富之一。 但是，對(duì)主張多開(kāi)工作人員會(huì)議的每個(gè)論點(diǎn)都有其對(duì)立面。反面的論點(diǎn)是告誡不要“由委員會(huì)管理”。許多信息資料可用書(shū)面形式更好地分發(fā)。有些特別部門(mén)的問(wèn)題以一對(duì)一的方式處理，往往能用較少的時(shí)間予以解決。 很多管理人員覺(jué)得他們沒(méi)有時(shí)間聽(tīng)取其他管理人員的問(wèn)題，當(dāng)一兩個(gè)部門(mén)想要獨(dú)占會(huì)議時(shí)，尤為如此。同時(shí)，假如過(guò)于詳盡地提過(guò)多的問(wèn)題，每個(gè)人就會(huì)花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間。訓(xùn)練將來(lái)的管理人員，用正規(guī)的、有指導(dǎo)的管理層發(fā)展計(jì)劃可能更為有效。主張較少會(huì)議的人認(rèn)為，考慮到多數(shù)管理人員每天排得滿(mǎn)滿(mǎn)的日程表，會(huì)議失之過(guò)少，也許比失之過(guò)多要好些。 2危險(xiǎn)的信號(hào) 高效的工作人員會(huì)議并非一下子就出現(xiàn)的——它是廣泛的計(jì)劃和準(zhǔn)備加上熟練的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的綜合結(jié)果。大多數(shù)的工作人員會(huì)議是定期召開(kāi)的，但是有效的會(huì)議提防死板的常規(guī)。象任何其它工具一樣，工作人員會(huì)議要求持續(xù)予以注意，以保證生產(chǎn)能力。以下是某些危險(xiǎn)信號(hào)，表明“這件工具需要磨快了”： (1)當(dāng)會(huì)議不是全面管理職能的組成要素，而成為經(jīng)營(yíng)的附屬品的時(shí)候。 (2)議程中既沒(méi)有必要的信息需要傳遞，也沒(méi)有與會(huì)者真感興趣的項(xiàng)目。 (3)會(huì)議召開(kāi)的次數(shù)比業(yè)務(wù)活動(dòng)性質(zhì)的需要似乎更為頻繁的時(shí)候。 (4)會(huì)議持續(xù)時(shí)間似乎超過(guò)了會(huì)議目的值得花費(fèi)的時(shí)間。 (5)領(lǐng)導(dǎo)紀(jì)律松弛，達(dá)到會(huì)后行動(dòng)和成果的可能性減少。消除工作人員會(huì)議庸俗成規(guī)的關(guān)鍵，在于這個(gè)機(jī)構(gòu)把會(huì)議計(jì)劃結(jié)合到總體經(jīng)營(yíng)范圍的程度。許多公司如同對(duì)其它經(jīng)營(yíng)職能那樣，規(guī)定會(huì)議的生產(chǎn)性目標(biāo)。 3打破例會(huì)的“常規(guī)” 公司在發(fā)展，職責(zé)在擴(kuò)大，組織機(jī)構(gòu)的經(jīng)管責(zé)任在改變，但是工作人員會(huì)議還保留著固定狀態(tài)。會(huì)議模式一旦形成，就傾向于固定不變——由于習(xí)慣，總是同一時(shí)間，同一地點(diǎn)和相同的召集次數(shù)，同樣的圈內(nèi)人而不顧當(dāng)前是否需要他們出席。會(huì)議主持人必須不斷對(duì)工作人員會(huì)議的有效性重新評(píng)估。他必須象其他人的看法那樣看待會(huì)議，并且以領(lǐng)導(dǎo)人的身份，象其他人的看法那樣看待他自己。 負(fù)責(zé)人可能不時(shí)地試圖通過(guò)詢(xún)問(wèn)主要與會(huì)者評(píng)價(jià)會(huì)議的有效性?；蛟S同樣明智的是，審閱一系列會(huì)議的記錄，以檢查某些方面的進(jìn)展情況： (1)假如工作人員在以前的一次或一系列會(huì)議已經(jīng)決定明確的行動(dòng)路線(xiàn)，那么，行動(dòng)的現(xiàn)狀如何? (2)對(duì)工作人員的建議有何反應(yīng)?導(dǎo)致了什么行動(dòng)? (3)工作人員在會(huì)后和會(huì)外是否協(xié)調(diào)合作地行使職責(zé)?會(huì)上得到的表面和解在會(huì)后的現(xiàn)實(shí)中起作用了嗎? (4)擱置的問(wèn)題和延遲的行動(dòng)現(xiàn)在怎樣了?是否有充分理由把這些重新列入議程項(xiàng)目? (5)管理部門(mén)行動(dòng)與工作人員會(huì)議建議相反之處，與會(huì)者是否在行動(dòng)以前已被告知?向他們做過(guò)任何解釋嗎? (6)一般而言，每位與會(huì)者的參加都是合適的嗎?在會(huì)議參加者和那些負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議決議者之間，有沒(méi)有信息交流延遲的跡象? (7)與工作人員會(huì)議比較，是否有更有效的辦法可用來(lái)處理所遇到的情況? 4失誤和障礙 工作人員會(huì)議在管理職能方面有明確的經(jīng)營(yíng)管理作用，但是應(yīng)當(dāng)僅在事情的復(fù)雜性、不穩(wěn)定性或重要性，需要工作人員集體參與的時(shí)候才召開(kāi)這種會(huì)議。據(jù)估計(jì)，約有三分之一的會(huì)議包括了不需要參加的人，開(kāi)會(huì)的時(shí)間比需要為長(zhǎng)，或者本來(lái)就不需要召開(kāi)。工作人員會(huì)議對(duì)一個(gè)機(jī)構(gòu)得不償失，有如下的典型情況： (1)有些部門(mén)負(fù)責(zé)人覺(jué)得召集一個(gè)會(huì)議，并依靠集體意見(jiàn)制定大多數(shù)計(jì)劃和決策更為省力。這樣就分散了責(zé)任，使主管人從集體參加得到安慰，日后如有某人受到譴責(zé)則尤為如此。 (2)參加會(huì)議可以成為一種聲望和地位，以至于一旦被邀請(qǐng)，人數(shù)多得可觀(guān)的成員會(huì)繼續(xù)參加，而不管當(dāng)時(shí)是否需要他們出席。如果這種參加被視為員工在機(jī)構(gòu)的政治框架里的權(quán)威和地位，那么，圈內(nèi)人的成員資格可能比會(huì)議成果更為重要。 (3)無(wú)計(jì)劃的會(huì)議產(chǎn)生無(wú)計(jì)劃的結(jié)果。例如，有些部門(mén)負(fù)責(zé)人在他們自己的辦公室召集會(huì)議，可是沒(méi)有足夠的椅子，每次隔幾分鐘打進(jìn)來(lái)的電話(huà)使會(huì)議中斷，應(yīng)該顯示六個(gè)月生產(chǎn)報(bào)告圖表的放映機(jī)有一個(gè)燒壞的燈泡。 (4)提防認(rèn)為開(kāi)會(huì)遲到是高職位的特權(quán)之一的主管人員。假如會(huì)議主持人怕得罪高階人士，而不敢不等人到齊就開(kāi)會(huì)，會(huì)議必然比原安排超出半小時(shí)，從而消耗其他人員的工作時(shí)間。 (5)謹(jǐn)防會(huì)議主持人認(rèn)為確保人人明白的最好方式是由他包攬全部講話(huà)。雖然他的自尊心在奴役聽(tīng)眾中得到實(shí)現(xiàn)和滿(mǎn)足，但很可能一事無(wú)成。 (6)有時(shí)候，一個(gè)告示或備忘錄可以起相同作用，但是召集會(huì)議似乎比組織那些材料，容易得多。此外，工作人員需要樹(shù)立集體精神的會(huì)議。 假如你能發(fā)現(xiàn)并消除上述這些問(wèn)題中的一個(gè)，你的工作人員會(huì)議必定會(huì)得到益處?！?常設(shè)委員會(huì) 委員會(huì)的主要優(yōu)點(diǎn)是能作用于一切管理權(quán)力范圍，以找到完成已委派的工作所需的特殊人才。 許多公司得益于委員會(huì)制度的組織系統(tǒng)，但有人認(rèn)為委員會(huì)在行動(dòng)方面緩慢而優(yōu)柔寡斷。委員會(huì)的成功取決于其組織方式和會(huì)議原則的應(yīng)用方式。委員會(huì)組織的要點(diǎn)如下： (1)任務(wù)——委員會(huì)的形成通常是作為超越正常業(yè)務(wù)渠道的手段，或者是因?yàn)闆](méi)有一個(gè)恰當(dāng)?shù)牟块T(mén)在正常的職責(zé)分工下對(duì)某一特殊職能負(fù)責(zé)。不論哪種情況，重要的是明確規(guī)定委員會(huì)的目的和職責(zé)。委員會(huì)既不可重疊也不可侵占其它單位或個(gè)人的職責(zé)。委員會(huì)的首要任務(wù)是補(bǔ)充。要事先決定你想要它起多大作用。 (2)調(diào)查還是收集信息。 (3)提供評(píng)估。 (4)解決問(wèn)題。 (5)提出意見(jiàn)或建議。 (6)做出決策。 (7)采取積極行動(dòng)。 (8)持久性——委員會(huì)的“憲章”應(yīng)當(dāng)規(guī)定任務(wù)期限。委員會(huì)是否負(fù)有一項(xiàng)特殊任務(wù)的責(zé)任，并在完成后解散?它將為諸如推薦獎(jiǎng)勵(lì)或調(diào)查財(cái)產(chǎn)損失等經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)的問(wèn)題而開(kāi)會(huì)嗎?委員會(huì)是否象機(jī)構(gòu)的其它單位那樣，有持續(xù)的責(zé)任，從而具有永久性的地位?常設(shè)委員會(huì)唯一的變動(dòng)就是成員的更換(例如由工作人員經(jīng)營(yíng)的委員會(huì))，但在多數(shù)情況下，有確定期限并在完成任務(wù)后，即行撤銷(xiāo)的委員會(huì)，能更好地發(fā)揮作用。 (9)領(lǐng)導(dǎo)能力——雖然會(huì)議主持人可能對(duì)委員會(huì)的任務(wù)成員沒(méi)有直接的公司責(zé)任，但是他應(yīng)當(dāng)能博得成員的尊敬和信任。要指定一位領(lǐng)導(dǎo)人，其能力和工作量應(yīng)該使他或她切實(shí)可行地能籌劃、準(zhǔn)備和指導(dǎo)委員會(huì)完成任務(wù)。 (10)成員資格——委員會(huì)的大小取決于它的目的，以及為實(shí)現(xiàn)這一目的的才能、權(quán)力或責(zé)任。根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，委員會(huì)的大小是以限制為宜。 答應(yīng)擔(dān)任委員會(huì)成員，意味著每一位參加者有責(zé)任作出某些積極努力。這個(gè)集體的成功要求每一位成員： ①為會(huì)議預(yù)作準(zhǔn)備，包括搜集必需的資料，或協(xié)調(diào)參加者將在會(huì)上代表的任何人。 ②加入(而不是獨(dú)占)委員會(huì)的任務(wù)和功能。 ③避免利用集會(huì)作為滿(mǎn)足個(gè)人動(dòng)機(jī)的手段(例如為贏(yíng)得賞識(shí)或者為牢騷辯護(hù))。 ④做一位積極學(xué)習(xí)的出席者，而不是消極的觀(guān)察者。 ⑤完成商定的任務(wù)，并為設(shè)想的后繼討論做好準(zhǔn)備。 (11)貫徹到底——委員會(huì)制度的最薄弱部分是繼續(xù)干下去。經(jīng)常見(jiàn)到的情況是委員會(huì)組成了，然后就被忘掉了。負(fù)責(zé)組成委員會(huì)的人，也應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)決定繼續(xù)干下去的步驟。且體的任務(wù)要有具體的期限。對(duì)常設(shè)的或是持續(xù)的委員會(huì)來(lái)說(shuō)，明智的做法通常是： ①定期檢查委員會(huì)的成果、任務(wù)和成員資格。公司經(jīng)營(yíng)上的改變可能需要改變委員會(huì)的目的和組成。 ②轉(zhuǎn)換委員會(huì)成員，這樣可以鼓勵(lì)新的觀(guān)點(diǎn)，使自滿(mǎn)的常規(guī)恢復(fù)活力，分?jǐn)偣ぷ髁?，和增加管理層發(fā)展的機(jī)會(huì)。 ③分發(fā)委員會(huì)會(huì)議紀(jì)錄，以便既向有興趣的各方提供信息，又確定委員會(huì)經(jīng)營(yíng)動(dòng)向和完成任務(wù)程度?！?咨詢(xún)委員會(huì) 解決問(wèn)題的成功決于完善的計(jì)劃、熟練的領(lǐng)導(dǎo)和對(duì)問(wèn)題的正確限定。解決問(wèn)題小組獲得顯著成功，通常是因?yàn)橹鞒秩俗隽藴?zhǔn)備工作。 下面是應(yīng)考慮的基本因素和應(yīng)遵循的步驟： (1)匯集事實(shí)。 (2)明確問(wèn)題。 (3)建立和商定判斷標(biāo)準(zhǔn)。 (4)研究預(yù)算和確定支出限度。 (5)收集更多的事實(shí)，把它們和問(wèn)題聯(lián)系起來(lái)。 (6)分析資料并合理歸類(lèi)。 (7)識(shí)別可供選擇的解決方法。 (8)檢驗(yàn)解決方法是否符合成功的標(biāo)準(zhǔn)，考慮可以介紹哪些擬議中的新問(wèn)題的解決方法。 (9)把委員會(huì)的最后結(jié)論變?yōu)榻ㄗh。 假如問(wèn)題解決委員會(huì)已授權(quán)行動(dòng)，這些準(zhǔn)則可以還應(yīng)包括： (1)說(shuō)服那些必須解決問(wèn)題的人接受這個(gè)解決方法。 (2)必要時(shí)妥協(xié)。