【正文】 (6)恪守各項(xiàng)安排；未經(jīng)發(fā)言人同意，決不要安排額外的講話，也不要在他發(fā)言之前安排另外的冗長(zhǎng)講話。 ③他發(fā)表講話的那次會(huì)議的目的和性質(zhì)。 7對(duì)發(fā)言人的照料和接待。 ⑤視察場(chǎng)地有無(wú)需要招領(lǐng)的失物。⑦仔細(xì)檢查首席餐桌的安排及座位卡的位置。) ⑥再次確定與項(xiàng)目有關(guān)的人的協(xié)議(會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，登臺(tái)露面的確切時(shí)間、報(bào)酬，以及其它細(xì)節(jié))。 11設(shè)計(jì)節(jié)目預(yù)告材料和發(fā)布消息日程。 ③完成項(xiàng)目工作人員的指派。 6宴會(huì)和招待會(huì)的核對(duì)細(xì)則 對(duì)人員配備的要求： (1)項(xiàng)目經(jīng)理。再次確定服務(wù)的時(shí)間和細(xì)節(jié)。務(wù)必做到餐桌之間有充足的地方，以便賓客自由走動(dòng)，柜面足以放下首席餐桌或供文娛活動(dòng)之用，接待的地方有適當(dāng)數(shù)量的椅子，出口處不堵塞，以及所有地方都整齊清潔和美麗悅目。編列核對(duì)清單和分派工作任務(wù)是絕對(duì)必要的。假如只有雞尾酒會(huì)，一般認(rèn)為兩小時(shí)是最合適的和最實(shí)際可行的。酒保為允許“自斟自飲”而自豪的做法會(huì)增加烈酒消耗量。用簡(jiǎn)單的計(jì)算和列在下面的數(shù)字，即可看到嚴(yán)格控制的重要性。 (3)要與眾不同。 3價(jià)格適當(dāng)?shù)拿啦? 預(yù)算越有限，有創(chuàng)造力的計(jì)劃就越重要。 (3)安排烈酒的供應(yīng)和控制，包括開始與終止供應(yīng)時(shí)間，烈酒是按份抑或按瓶計(jì)費(fèi)，還是由你自己供應(yīng)，以及酒保和服務(wù)員的提供。 有經(jīng)驗(yàn)的宴會(huì)承辦人只需要知道宴會(huì)時(shí)間和日期、預(yù)計(jì)出席人數(shù)和預(yù)算。 (10)按照宣告的時(shí)間結(jié)束宴會(huì)。 (5)準(zhǔn)時(shí)開宴。 1宴會(huì)成功的十項(xiàng)標(biāo)志 為一個(gè)大型團(tuán)體安排宴會(huì)不是一件容易的事情。 ③檢查存貨和清單，以確知全部財(cái)產(chǎn)、設(shè)備和材料都已有了著落，并已適當(dāng)處置或退還。 ②計(jì)算出席人數(shù)。 ③檢查每次會(huì)議指定的場(chǎng)所，核對(duì)座位計(jì)劃設(shè)施和設(shè)備。 17預(yù)定免費(fèi)樣品或是紀(jì)念品。 ⑨準(zhǔn)備展覽品和陳列品。第二階段(開會(huì)日期前二三個(gè)月) ①完成人員配備。 ②任命項(xiàng)目指導(dǎo)人。輔助并對(duì)項(xiàng)目指導(dǎo)人負(fù)責(zé)，安排規(guī)劃內(nèi)容、會(huì)議議程、發(fā)言人的獲得和照顧、大會(huì)專刊等。早開始，早散會(huì)不但減少飲酒量，而且大量減少交通事故。行政部門的禮儀對(duì)自由參加的招待會(huì)的成功起著重要作用。假如第一線管理人自己不能擔(dān)任向?qū)?，就?qǐng)他們推薦向?qū)?。?qǐng)柬或通知必須明確時(shí)間、職工家屬是否在邀請(qǐng)之列、以及對(duì)兒童有無(wú)人數(shù)或年齡限制。它還能形成對(duì)公司的新的自豪感和新的興趣。 (3)制定暫編預(yù)算和費(fèi)用估計(jì)。要注入假設(shè)的問(wèn)題，收集和提出更多的外部資料，或是邀請(qǐng)一位博學(xué)的局外人來(lái)咨詢，以改變思路。 (4)當(dāng)小組內(nèi)想法或意見不一致時(shí)，最有效的領(lǐng)導(dǎo)策略是防止分歧固定下來(lái)。融合這些品性需要技巧。 (4)在一個(gè)示范(檢驗(yàn))場(chǎng)合試驗(yàn)解決辦法。 (5)收集更多的事實(shí)，把它們和問(wèn)題聯(lián)系起來(lái)。 ②轉(zhuǎn)換委員會(huì)成員，這樣可以鼓勵(lì)新的觀點(diǎn)，使自滿的常規(guī)恢復(fù)活力，分?jǐn)偣ぷ髁?，和增加管理層發(fā)展的機(jī)會(huì)。 ④做一位積極學(xué)習(xí)的出席者，而不是消極的觀察者。 (9)領(lǐng)導(dǎo)能力——雖然會(huì)議主持人可能對(duì)委員會(huì)的任務(wù)成員沒有直接的公司責(zé)任，但是他應(yīng)當(dāng)能博得成員的尊敬和信任。 (2)調(diào)查還是收集信息。□ 常設(shè)委員會(huì) 委員會(huì)的主要優(yōu)點(diǎn)是能作用于一切管理權(quán)力范圍，以找到完成已委派的工作所需的特殊人才。例如，有些部門負(fù)責(zé)人在他們自己的辦公室召集會(huì)議，可是沒有足夠的椅子，每次隔幾分鐘打進(jìn)來(lái)的電話使會(huì)議中斷，應(yīng)該顯示六個(gè)月生產(chǎn)報(bào)告圖表的放映機(jī)有一個(gè)燒壞的燈泡。 負(fù)責(zé)人可能不時(shí)地試圖通過(guò)詢問(wèn)主要與會(huì)者評(píng)價(jià)會(huì)議的有效性。 (4)會(huì)議持續(xù)時(shí)間似乎超過(guò)了會(huì)議目的值得花費(fèi)的時(shí)間。訓(xùn)練將來(lái)的管理人員，用正規(guī)的、有指導(dǎo)的管理層發(fā)展計(jì)劃可能更為有效。 有些領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告稱，他們通過(guò)半小時(shí)工作人員會(huì)議所學(xué)到的東西，比他們整日的個(gè)人談話、特別會(huì)議和電話磋商為多。喜歡多開定期會(huì)議的機(jī)構(gòu)宣稱，增加開會(huì)的頻率有助于： ①提供與上級(jí)管理部門的最近信息交流。因?yàn)槌蓡T們作為一個(gè)集體定期會(huì)晤，天天接觸，所以就形成一種親密的非正式的形式。假如這個(gè)搗亂者故意出難題，要避免對(duì)他直接批評(píng)、譏諷或嘲笑，而要重申他的反對(duì)或批評(píng)意見，并把問(wèn)題交給小組處理(假如他繼續(xù)搗亂，小組應(yīng)一致把他看做一種威脅，并挫其銳氣)。要向他保證，他的經(jīng)驗(yàn)可以對(duì)其他與會(huì)者有價(jià)值，而且交流思想對(duì)會(huì)議目的是重要的。要核查回饋的信息，以確定會(huì)議的成效。 (4)避免透露領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為能接受的答案或解決辦法。常見的情況是領(lǐng)導(dǎo)方式有毛病——領(lǐng)導(dǎo)人壟斷會(huì)議或其它原因。(19)隨時(shí)提防注意力的分散，保持會(huì)議活躍。 (13)不斷核對(duì)回饋的信息，要問(wèn)一下：“這些有道理嗎?”要確知與會(huì)者正以和你相同的目的行動(dòng)。幽默和插話能起作用，但當(dāng)這種情況達(dá)到一定程度時(shí)，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人要向小組及時(shí)提醒會(huì)議的目的。他必須能適應(yīng)討論問(wèn)題多變的要求以及各人的性格。二、會(huì)議過(guò)程□ 全體小組討論 如果說(shuō)，成功的會(huì)議有什么秘訣的話，那就是自由而公開的討論。面對(duì)這一類的與會(huì)者，主席應(yīng)主動(dòng)提供協(xié)助與鼓勵(lì)，要做到這一點(diǎn)，主席非具有高度的耐性不可。 2善于言詞表達(dá)主席對(duì)語(yǔ)言應(yīng)具有高度的掌握能力，以便將自己的思想觀念準(zhǔn)確、無(wú)誤地表達(dá)出來(lái)。 由以上闡釋可知，主席在不同的會(huì)議中，需要扮演不同的角色，甚至在同一個(gè)會(huì)議中，也要扮演多種不同的角色。他通常需要做到下列五件事：(1) 闡釋問(wèn)題的內(nèi)涵、問(wèn)題發(fā)生的背景、以及解決問(wèn)題的重要性。但若課程本身很適合采取專案討論或角色扮演等方式進(jìn)行，那么即使與會(huì)者對(duì)該課程不甚了解，主席的參與程度大概可以降低到總會(huì)議時(shí)間的50%左右。會(huì)議的主席固然有如樂(lè)隊(duì)的指揮那樣具有舉足輕重的作用，但是擔(dān)當(dāng)會(huì)議的主席卻比擔(dān)當(dāng)樂(lè)隊(duì)的指揮更加困難，因?yàn)榍罢咴谥鞒謺?huì)議過(guò)程中需要扮演多種角色，而后者在主持演奏過(guò)程中則始終扮演同一角色。 ②不能對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。 10與會(huì)者不表明真正感受或意見。 ②外界干擾。 ⑧會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)。3為什么會(huì)議沒有實(shí)效導(dǎo)致會(huì)議失效的因素極多，有的存在于開會(huì)之前，有的發(fā)生于會(huì)議進(jìn)行中，有的則出現(xiàn)于開完會(huì)之后。所謂機(jī)會(huì)成本，即指投入于會(huì)議的時(shí)間、精力及金錢改變使用途徑所能產(chǎn)生的效益。這是因?yàn)槿粝胧古c會(huì)者感到滿意，就不能不花時(shí)間討論，但是若想在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，就必須剝奪與會(huì)者自由討論的機(jī)會(huì)。有些人認(rèn)為開會(huì)過(guò)程中的討論甚至爭(zhēng)議，是一種必然的事情，因此對(duì)這些人來(lái)說(shuō)，盡管是冗長(zhǎng)的討論或爭(zhēng)辯，也不可能被視為違背“在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)”的要求。 為了消除基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的會(huì)議，目前一般機(jī)構(gòu)所采取的對(duì)策是： (1)偶而取消一兩次會(huì)議，以檢驗(yàn)這類會(huì)議需要程度； (2)將預(yù)定會(huì)議延期舉行，或?qū)⑵渥h程并入下次會(huì)議的議程之中，以減少會(huì)議次數(shù)； (3)局部或全部取消例會(huì)，將需要開會(huì)討論的議案集中在一起，等議案積累到相當(dāng)程度再開會(huì)。 (5)為推卻責(zé)任而開會(huì)——有些會(huì)議是因“沒有理由讓我單獨(dú)承擔(dān)全部的責(zé)任”而召開。它們至少包括下列六種： (1)為滿足無(wú)聊的愿望而開會(huì)——有些會(huì)議是因“不妨找個(gè)時(shí)間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問(wèn)題”而召開。假如主管認(rèn)為交流有利于說(shuō)服效果提高，則采用開會(huì)宣傳方式；但若主管認(rèn)為可能導(dǎo)致與會(huì)者矛盾，則寧可采用面對(duì)面?zhèn)€別宣傳或書面宣傳方式。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復(fù)印然后分發(fā)出去。 讓我們探索一下不用開會(huì)，卻照樣可以發(fā)揮會(huì)議功能——提供信息、收集信息、解決問(wèn)題、宣傳政策、培育訓(xùn)練——等諸種途徑。 伊橋俊彥 第一章 哈佛經(jīng)理 會(huì)議通則一、會(huì)議準(zhǔn)則□ 會(huì)議的特征 會(huì)議是指三個(gè)或三個(gè)以上的人(其中一個(gè)為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。約翰遜 忙碌和緊張，能帶來(lái)高昂的工作情緒；只有全神貫注時(shí)，工作才能產(chǎn)生高效率。 ——松下幸之助 在哈佛經(jīng)理交流信息、制定戰(zhàn)略、下達(dá)命令的過(guò)程中，會(huì)議是一個(gè)有效的但不是必需的手段。其特定功能，即指下列五項(xiàng)功能中的某一項(xiàng)或某幾項(xiàng)： ①提供信息；②匯集信息；③解決問(wèn)題；④宣傳政策；⑤培育訓(xùn)練。 1提供信息 我們可憑便條、備忘錄、甚至正式的書面報(bào)告從事信息的交流。另外，可通過(guò)個(gè)別約見有關(guān)人士，當(dāng)面向他們收集信息，這樣做效果極佳。 5培育訓(xùn)練 由于人力開發(fā)重要性已被企業(yè)界所確認(rèn)，因此員工的培育訓(xùn)練也越來(lái)越普遍。這一類的會(huì)議其實(shí)與交際或聊天，并沒有多大差別。這一類會(huì)議是欠缺勇氣面對(duì)決策風(fēng)險(xiǎn)的管理者所慣用的伎倆。至于重要且緊迫的議案，則可隨時(shí)召開會(huì)議討論； (4)在機(jī)構(gòu)內(nèi)部制定這樣的政策：所有的會(huì)議都要獲得上級(jí)的批準(zhǔn)才能召開。但是另一些人則認(rèn)為，會(huì)議中的討論或爭(zhēng)辯并無(wú)實(shí)質(zhì)的意義可言，因此對(duì)這些人來(lái)說(shuō)，就算短暫的討論或爭(zhēng)辯，也可能被認(rèn)為浪費(fèi)時(shí)間。 總之，真正富于實(shí)效的會(huì)議所應(yīng)具備的條件是：在與會(huì)者均感滿意的情況下，以最短時(shí)間實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。時(shí)間、精力及金錢本來(lái)可以充作多種用途?，F(xiàn)將諸因素羅列如下： (1)會(huì)議前 ①欠缺目標(biāo)。 ⑨會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備欠佳。 ③與會(huì)者發(fā)言離題。 11與會(huì)者之間爭(zhēng)論。 ③不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討?，F(xiàn)將主席在各種會(huì)議中所扮演的角色闡釋如下： 1提供信息 在這一類會(huì)議中，主席所扮演的角色是信息的提供者。再如與會(huì)者對(duì)課程相當(dāng)熟悉，而且課程本身又適合廣泛的討論，則主席的參與程度甚至可以減至總會(huì)議時(shí)間的20%。(2)借解說(shuō)者角色，鼓動(dòng)所有與會(huì)者參與問(wèn)題解決。因此，除非主席能夠恰如其分地扮演各種角色，以及適當(dāng)?shù)貜氖陆巧D(zhuǎn)換，否則他將難以實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。他必須能夠以語(yǔ)言推動(dòng)討論、疏導(dǎo)與會(huì)者的思維方向，以及在會(huì)議的各個(gè)階段總結(jié)所取得的成果。 7能靈活地應(yīng)付“挑刺”人物 與會(huì)者之中，難免會(huì)有少數(shù)“挑刺”人物存在，諸如有高度偏見者、喜愛壟斷發(fā)言者、火氣特別大者等。訓(xùn)斥或指令對(duì)現(xiàn)代的員工都是沒用的。雖然沒有可以做為模式的實(shí)際做法，領(lǐng)導(dǎo)討論的能力一般可以應(yīng)用以下原則和技巧得到改進(jìn)： (1)做好準(zhǔn)備，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)討論主題的背景有完善充分的了解。 (7)和聽眾一起平等合作，避免操縱人們。 (14)既講述，又表演，選用直觀器材。假如與會(huì)者開始煩躁不安，要設(shè)法讓他們參加行動(dòng)。領(lǐng)導(dǎo)人如果能學(xué)會(huì)如下的避免事項(xiàng)，可以更有效地領(lǐng)導(dǎo)： (1)避免使與會(huì)者為難。表面上，職員傾向于按照他們想象的管理部門的希望來(lái)做出反應(yīng)。 (7)避免尚未得出結(jié)論或者尚未開始積極行動(dòng)就休會(huì)。 (4)要得到多嘴與會(huì)者的支持，需要老練的領(lǐng)導(dǎo)能力。必要時(shí)可以和他單獨(dú)談話。但這里面也有危機(jī)，即小組中任何一個(gè)人的言行可造成一定的政治影響。 ②取得更密切的接觸，日常的進(jìn)展可予以記錄，但是特殊的成就可予以突出，以便立即得到特別處理。只要適當(dāng)?shù)夭⑷胝麄€(gè)機(jī)構(gòu)的管理體系，這種經(jīng)常而定期的工作人員會(huì)議就可以成為公司最有生產(chǎn)性的財(cái)富之一。主張較少會(huì)議的人認(rèn)為，考慮到多數(shù)管理人員每天排得滿滿的日程表，會(huì)議失之過(guò)少，也許比失之過(guò)多要好些。 (5)領(lǐng)導(dǎo)紀(jì)律松弛，達(dá)到會(huì)后行動(dòng)和成果的可能性減少?；蛟S同樣明智的是，審閱一系列會(huì)議的記錄，以檢查某些方面的進(jìn)展情況： (1)假如工作人員在以前的一次或一系列會(huì)議已經(jīng)決定明確的行動(dòng)路線，那么，行動(dòng)的現(xiàn)狀如何? (2)對(duì)工作人員的建議有何反應(yīng)?導(dǎo)致了什么行動(dòng)? (3)工作人員在會(huì)后和會(huì)外是否協(xié)調(diào)合作地行使職責(zé)?會(huì)上得到的表面和解在會(huì)后的現(xiàn)實(shí)中起作用了嗎? (4)擱置的問(wèn)題和延遲的行動(dòng)現(xiàn)在怎樣了?是否有充分理由把這些重新列入議程項(xiàng)目? (5)管理部門行動(dòng)與工作人員會(huì)議建議相反之處，與會(huì)者是否