【正文】 (2)明確說(shuō)明單位對(duì)酬金及開支的政策。 ③核實(shí)活動(dòng)的全部費(fèi)用。 ③檢查房間布置，使之符合計(jì)劃的要求(確保適合實(shí)際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動(dòng)，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂(lè)節(jié)目之用)。 ⑦選定場(chǎng)地和宴會(huì)承辦人并簽訂合同。如果你計(jì)劃安排跳舞或伴奏音樂(lè)，就指定一名工作人員監(jiān)督樂(lè)隊(duì)。要記住體溫可以使室溫升高。這是主人的工作。假使第一道菜是冷的，就帶著冰上。 (7)預(yù)計(jì)宴會(huì)承辦人可能訂購(gòu)和供應(yīng)的特別物品，例如花木布置、宴會(huì)帽，餐桌紀(jì)念品。不論是哪種情況，你的宴會(huì)承辦人對(duì)活動(dòng)的成功是一個(gè)關(guān)鍵因素。(如果招待會(huì)后是正餐，則以45分鐘到一個(gè)小時(shí)最為相宜；業(yè)務(wù)性的雞尾酒會(huì)通常最多兩小時(shí)。 ⑥檢查是否有可能引起火災(zāi)或安全事故的危險(xiǎn)。 21使公司主管人員和監(jiān)察人熟悉行動(dòng)的最后計(jì)劃。 ⑤通知員工開會(huì)。受項(xiàng)目指導(dǎo)人委派，負(fù)責(zé)用于會(huì)議的全部專門設(shè)備、材料和供應(yīng)品的訂貨、安裝、保養(yǎng)和處置；負(fù)責(zé)布置和維護(hù)會(huì)議場(chǎng)所。 3公司宴會(huì)和圣誕節(jié)聚會(huì) 大多數(shù)公司都在圣誕節(jié)聚會(huì)。這些器材會(huì)加深參觀者的印象，使他們覺(jué)得公司是一個(gè)良好而安全的工作地方，而且公司的計(jì)劃表明前途大有希望。 (6)在最高層管理部門重新評(píng)估暫定的計(jì)劃和規(guī)劃。要提供機(jī)會(huì)去考慮不同的選擇，探索隱含的意思，詢問(wèn)佐證的事實(shí)。 (8)評(píng)估效果。 下面是應(yīng)考慮的基本因素和應(yīng)遵循的步驟： (1)匯集事實(shí)。 答應(yīng)擔(dān)任委員會(huì)成員，意味著每一位參加者有責(zé)任作出某些積極努力。不論哪種情況，重要的是明確規(guī)定委員會(huì)的目的和職責(zé)。這樣就分散了責(zé)任，使主管人從集體參加得到安慰，日后如有某人受到譴責(zé)則尤為如此。象任何其它工具一樣，工作人員會(huì)議要求持續(xù)予以注意，以保證生產(chǎn)能力。⑤發(fā)表許多觀點(diǎn)和范圍廣泛的背景經(jīng)驗(yàn)，以供解決問(wèn)題或作出決策?！?工作人員會(huì)議工作人員會(huì)議使下級(jí)管理人員及監(jiān)督人員有機(jī)會(huì)對(duì)管理職能進(jìn)行參與獻(xiàn)策。 (2)從容地應(yīng)付好辯的與會(huì)者，并保持冷靜。有些領(lǐng)導(dǎo)人往往想走在小組的前頭，做總結(jié)或回答問(wèn)題，而不是鼓勵(lì)討論。 (15)鼓勵(lì)小組的全體成員參加討論。假如打進(jìn)來(lái)的電話必須接，就要考慮在另外的地方開會(huì)；要檢查材料和視聽設(shè)備，以保證一切順利。他應(yīng)避免在幕前過(guò)度地暴露自己。□ 主席素質(zhì)〖HT〗 在任何一場(chǎng)會(huì)議中，主席均要扮演多種角色，以及從事多次的角色轉(zhuǎn)換。再次，他必須扮演解說(shuō)者的角色，對(duì)與會(huì)者的任何疑問(wèn)提供解答。 以上諸種因素大都可由主席加以控制。 ⑥猶豫不決。 ④與會(huì)人選不當(dāng)(與會(huì)者太多或與會(huì)者太少)。這顯然是有益的，盡管其效益大小很難衡量。同時(shí)在考慮召開會(huì)議之前，應(yīng)設(shè)法探尋取代會(huì)議的更有效途徑以提高工作效率。例會(huì)召開與議案有時(shí)無(wú)關(guān)，因?yàn)樗旧鲜且环N為開會(huì)而召開的會(huì)議! (3)為攀比而開會(huì)——有些會(huì)議是因“人家部財(cái)務(wù)部每星期都舉行一次會(huì)議，咱們?nèi)肆Y源又豈能落后”而召開。邀請(qǐng)部屬共商問(wèn)題、解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現(xiàn)出對(duì)協(xié)商解決的熱情。在這兩類人士之中，厭惡會(huì)議者似乎比熱衷會(huì)議者更多，極具諷刺意味的是：詛咒會(huì)議的人往往是些最不懂得開會(huì)，甚至是最喜歡濫開會(huì)議的人! 客觀地說(shuō)，會(huì)議本身并不具備被熱衷或被厭惡的理由。哈佛經(jīng)理會(huì)議手冊(cè) 我們的大廈寬敞而開放，它向一切人開放，無(wú)論他們是持相同意見還是持反對(duì)意見。因此，我們有必要恢復(fù)會(huì)議的真面目。4宣傳政策 當(dāng)一位主管準(zhǔn)備將既定的政策傳達(dá)給部屬的時(shí)候，他可以采取三種途徑：第一、書面宣傳；第二、面對(duì)面?zhèn)€別宣傳；第三、憑開會(huì)宣傳。這一類會(huì)議在目的不是為處理實(shí)際問(wèn)題。□ 會(huì)議實(shí)效性1什么樣的會(huì)議才算富有實(shí)效 如何使會(huì)議富于實(shí)效?在尋找這個(gè)問(wèn)題的答案之前，須先了解什么樣的會(huì)議才算富于實(shí)效。而不富實(shí)效的會(huì)議，將有三大危害： (1)會(huì)議目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。 ⑤會(huì)議時(shí)間不當(dāng)。 ⑦資料不充足，卻貿(mào)然決策。以后將在有關(guān)章節(jié)中分別闡釋主席所扮演的角色，以及主席角色所應(yīng)具備的條件，之后再循序探討主席應(yīng)如何克服導(dǎo)致會(huì)議沒(méi)有實(shí)效的諸種因素。最后，他必須扮演說(shuō)服者的角色，設(shè)法使與會(huì)者心悅誠(chéng)服地接受方針政策。由此可知，要成為優(yōu)秀的會(huì)議主席并不是一件容易的事。比如不應(yīng)放蕩不羈地發(fā)表自己的意見、壟斷發(fā)言或理論說(shuō)教等等。 (4)評(píng)估你的聽眾，不可低估他們的才智，也不可高估他們知識(shí)的豐富程度。 (16)鼓勵(lì)在友好協(xié)作的基礎(chǔ)上進(jìn)行生氣勃勃的討論。 (3)避免以錯(cuò)誤的方式敘述事情。利用提問(wèn)讓他把話說(shuō)出來(lái)，然后把他交給小組去對(duì)付。更重要的是，它向最高管理部門提供了最基層一線的信息。 ⑥使每位經(jīng)理洞悉其它部門的問(wèn)題。以下是某些危險(xiǎn)信號(hào)，表明“這件工具需要磨快了”： (1)當(dāng)會(huì)議不是全面管理職能的組成要素，而成為經(jīng)營(yíng)的附屬品的時(shí)候。 (2)參加會(huì)議可以成為一種聲望和地位，以至于一旦被邀請(qǐng)，人數(shù)多得可觀的成員會(huì)繼續(xù)參加，而不管當(dāng)時(shí)是否需要他們出席。委員會(huì)既不可重疊也不可侵占其它單位或個(gè)人的職責(zé)。這個(gè)集體的成功要求每一位成員： ①為會(huì)議預(yù)作準(zhǔn)備，包括搜集必需的資料，或協(xié)調(diào)參加者將在會(huì)上代表的任何人。 (2)明確問(wèn)題。 (9)建立控制程序，以保證采納的解決辦法的永久性。作會(huì)議結(jié)論以前，要確定全體參加者都有機(jī)會(huì)表達(dá)自己的意見，然后把一致的意見納入結(jié)論。要正確地觀察會(huì)議的全面影響。除產(chǎn)品展覽外，許多公司設(shè)計(jì)五顏六色的標(biāo)記，以表明對(duì)每一個(gè)主要設(shè)備項(xiàng)目的投資額、提供一個(gè)職業(yè)崗位的平均成本、以及公司銷貨現(xiàn)金的情況。公司圣誕節(jié)聚會(huì)比公司其它集會(huì)更可能供應(yīng)含酒精飲料。 (6)食品和娛樂(lè)經(jīng)理。 ⑥著手宣傳方案。 22為萬(wàn)一發(fā)生“臨時(shí)空?qǐng)觥倍才艖?yīng)急發(fā)言人(或娛樂(lè)節(jié)目)。 ⑦把所有場(chǎng)地移交安全巡邏隊(duì)。) (3)富于想象地、有吸引力地安放餐桌，可以大大增加全面效果而不增加費(fèi)用。 最好的服務(wù)和安排，一般可得自與公司有經(jīng)常而大量業(yè)務(wù)的人。 (8)安排由宴會(huì)承辦人、飯店、俱樂(lè)部或餐館提供錄音帶或現(xiàn)場(chǎng)的伴奏音樂(lè)和任何其它娛樂(lè)節(jié)目。正上熟菜的時(shí)候，不要打亂。結(jié)束酒吧的信號(hào)應(yīng)該是秘密的，這樣可以使無(wú)禮的賓客不去設(shè)法延長(zhǎng)宴會(huì)。室溫在開始時(shí)可以稍為涼一些，要指定不在臺(tái)上就座的某人與管理部門聯(lián)系調(diào)節(jié)空調(diào)。 (7)安排宴會(huì)后的結(jié)束工作。 ⑧向簽訂合同者提供詳盡說(shuō)明、會(huì)場(chǎng)平面圖和座位計(jì)劃、菜單和服務(wù)要求等。 ④檢查出口，不使堵塞，并做到整個(gè)場(chǎng)地整潔。 ④支付帳單，結(jié)清帳目。 (3)考慮發(fā)言人的個(gè)人需要——?jiǎng)?wù)必做到預(yù)定旅館房間和當(dāng)?shù)亟煌ò才攀沁m當(dāng)?shù)模l(fā)言人不會(huì)在宴會(huì)和招待會(huì)上受怠慢或無(wú)人接待，并且在講話前有休息時(shí)間和準(zhǔn)備時(shí)間。 ⑥全部日程的概要，包括其他講題和發(fā)言人。 ②確定所有材料和設(shè)備均已歸還其原來(lái)部門。 ②通知宴會(huì)承辦人和場(chǎng)地經(jīng)理最后的登記表并檢查各項(xiàng)要求說(shuō)明。 ⑥招標(biāo)承辦場(chǎng)地和宴會(huì)。征求各發(fā)言人的意見并協(xié)調(diào)各表演節(jié)目的人，使他們都有機(jī)會(huì)熟悉環(huán)境和安排，因?yàn)樾〉恼{(diào)整可能是必要的。需要特別考慮的一些項(xiàng)目包括： (1)通風(fēng)和溫度。決不要依賴宴會(huì)承辦人或餐館主動(dòng)結(jié)束酒吧服務(wù)。 (4)熟菜必須熱上，冷菜必須冷上。 (6)可能需要補(bǔ)充的工作人員，諸如幻燈片或錄像放映員、擴(kuò)音系統(tǒng)操作員、保安警察、額外的衣帽間服務(wù)員和其他人員，包括每人應(yīng)在崗位的具體時(shí)間。但有時(shí)候在公司自有建筑物之外舉行會(huì)議而支出額外開銷是正當(dāng)?shù)摹? (2)假如宴會(huì)前舉行雞尾酒會(huì)，要肯定對(duì)酒會(huì)的掌握和截止時(shí)間均有明確的規(guī)定。 ⑤監(jiān)督和徹底檢查清理工作。 20 建立與本地報(bào)紙、雜志、電視臺(tái)和無(wú)線電臺(tái)的聯(lián)絡(luò)。 ④完成最后方案。 (5)設(shè)施經(jīng)理。有一位總裁把在參觀結(jié)束時(shí)向每一位訪問(wèn)者致意作為他自己的任務(wù)，他認(rèn)為最后的印象是最有意義的。參觀工廠如加上直觀器材會(huì)更有意義。要留意在以下幾方面有沒(méi)有抵觸，即在員工個(gè)人利益方面，在工會(huì)計(jì)劃方面，在生產(chǎn)進(jìn)度方面，在可用場(chǎng)地方面，在假日安排方面。 (5)倉(cāng)促作結(jié)論往往不能充分發(fā)揮委員會(huì)的功能。 (7)完成新方法。解決問(wèn)題小組獲得顯著成功，通常是因?yàn)橹鞒秩俗隽藴?zhǔn)備工作。根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，委員會(huì)的大小是以限制為宜。委員會(huì)組織的要點(diǎn)如下： (1)任務(wù)——委員會(huì)的形成通常是作為超越正常業(yè)務(wù)渠道的手段，或者是因?yàn)闆](méi)有一個(gè)恰當(dāng)?shù)牟块T在正常的職責(zé)分工下對(duì)某一特殊職能負(fù)責(zé)。工作人員會(huì)議對(duì)一個(gè)機(jī)構(gòu)得不償失，有如下的典型情況： (1)有些部門負(fù)責(zé)人覺(jué)得召集一個(gè)會(huì)議，并依靠集體意見制定大多數(shù)計(jì)劃和決策更為省力。大多數(shù)的工作人員會(huì)議是定期召開的，但是有效的會(huì)議提防死板的常規(guī)。④提供機(jī)會(huì)和每一位經(jīng)理的內(nèi)在聯(lián)系，他的工作可能與出現(xiàn)的問(wèn)題有關(guān)系。在小組集中討論專門議題時(shí)，最好回避這個(gè)人，而集中注意力于那些具有客觀見解的人。 3難應(yīng)付的與會(huì)者 有些難對(duì)付的人可能使主持人左右為難，下面是應(yīng)付他們的一些建議： (1)對(duì)付萬(wàn)事通的人，鼓勵(lì)其他與會(huì)者附和他們自己的見解，使小組成員降低他議論的重要性。 (2)避免代替小組思考。這樣可以避免離題，也可以幫助你歸納和做出結(jié)論。 (3)通過(guò)事先計(jì)劃來(lái)防止干擾。 8沉著并自我約束 為了激勵(lì)與會(huì)者信心，主席除了應(yīng)表現(xiàn)熱誠(chéng)與果敢的態(tài)度之外，須保持沉著堅(jiān)定，并自我約束。在這種情況下，主席所需扮演的角色將要更多，角色轉(zhuǎn)換自然更加頻繁。其次，他必須扮演媒介的角色，鼓勵(lì)與會(huì)者對(duì)他所提供的政策發(fā)生興趣。 ⑤與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。 ⑤讓沒(méi)有必要留在會(huì)場(chǎng)的人員留在會(huì)場(chǎng)。 ③欠缺議程。 2不切實(shí)效的會(huì)議有何危害 富于實(shí)效的會(huì)議，可以幫助我們發(fā)揮“提供信息、收集信息、解決問(wèn)題、宣傳政策、培育訓(xùn)練”等功能。 最后，讓我們總結(jié)一下：會(huì)議是一種可以幫助我們發(fā)揮“提供信息、解決問(wèn)題、宣傳政策與培育訓(xùn)練”等功能的手段，但它并非是發(fā)揮該功能的唯一手段，也未必是最好的手段，應(yīng)設(shè)法減少那些基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的會(huì)議。這就是一般所謂的“例會(huì)”。但若問(wèn)題緊迫度不高，同時(shí)主管希望獲得集思廣益的效果，則最好是能邀請(qǐng)部屬開會(huì)解決。他們也能夠舉出許多聳人聽聞的理由，來(lái)支持自己的見解。 ——林頓 熱衷會(huì)議的人總是強(qiáng)調(diào)會(huì)議的必要性，甚至認(rèn)為它是不可缺少的。書面宣傳雖然最符合經(jīng)濟(jì)原則，但卻不如面對(duì)面?zhèn)€別宣傳那樣有說(shuō)服力，因?yàn)槿舨捎妹鎸?duì)面方式，則主管可根據(jù)每位員工特點(diǎn)以調(diào)整其宣傳方式。 (4)為表功而開會(huì)——有些會(huì)議是因“若不多開會(huì)，則上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)以為咱們偷懶”而召開。嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，符合以下三種要求的會(huì)議才算富于實(shí)效： (1)目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)——會(huì)議既然是一種用以發(fā)揮特定功能，或更確切地說(shuō)，用以實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的手段，因此評(píng)測(cè)會(huì)議是否具實(shí)效，其首要的標(biāo)準(zhǔn)便是審視開會(huì)之前為會(huì)議所設(shè)定的目標(biāo)有實(shí)現(xiàn)的價(jià)值。會(huì)議是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，一旦目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，那么為會(huì)議投入的一切時(shí)間、精力及金錢將全部“泡湯”。 ⑥開會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)(太早通知開會(huì)或太晚通知開會(huì))。 ⑧少數(shù)人壟斷會(huì)議。□ 主席角色 有人說(shuō)：“會(huì)議的主席有如樂(lè)隊(duì)的指揮。在這一類會(huì)議中，主席的參與程度，大致以占總會(huì)議時(shí)間的50%至70%較為恰當(dāng)?，F(xiàn)在，看看一位卓越的主席所應(yīng)具備的素質(zhì)：1思考清晰敏銳盡管主席沒(méi)有必要成為參加會(huì)議的人群中思考最清晰敏銳者，但他若想獲得與會(huì)者的尊敬，他的思考至少應(yīng)比大多數(shù)的與會(huì)者更加清晰敏銳。 9具有幽默感 幽默感對(duì)消除緊張氣氛，以及令會(huì)議順利進(jìn)行具有很大的作用。 (5)了解與會(huì)者中的每一個(gè)人，充分考慮與每個(gè)具有特殊個(gè)性的與會(huì)者的交流方式。 (17)扮演公平的調(diào)解人來(lái)緩和激烈的爭(zhēng)論，或引導(dǎo)其他與會(huì)者介入討論，以使?fàn)幷撝鹘抢潇o下來(lái)，或者宣布極短暫的休息，要?jiǎng)?chuàng)造性地利用不同意見。小組的對(duì)立很容易由于領(lǐng)導(dǎo)人粗心大意或添加色彩的陳述而造成。