【正文】 同時強調大多數的意見，并且不使與會者發(fā)言涉及個人。集體參與是基本目標之一，因為大多數工作人員會議是了解實情解決問題的會議。 ⑦認識總體經營及其現狀。 (2)議程中既沒有必要的信息需要傳遞，也沒有與會者真感興趣的項目。如果這種參加被視為員工在機構的政治框架里的權威和地位，那么，圈內人的成員資格可能比會議成果更為重要。委員會的首要任務是補充。 ②加入(而不是獨占)委員會的任務和功能。 (3)建立和商定判斷標準?！?委員會成效 由于委員會通?？紤]專門問題的領域，并且常常超越部門界限和管理層次，因此委員會的成功就要求機智的領導能力。 (6)隱蔽的動機可能把聰明的人導入錯誤的結論。 2自由參加的招待會和參觀工廠 “自由參加的招待會”結合對公司各項設施的巡視，是最簡單、最便宜和最有效的贏得職工好感的辦法。 (5)訓練工作人員并使他們處于待命狀態(tài)。如果聚會計劃包括烈性酒，管理部門應考慮以下細節(jié)： (1)包括員工的妻子或丈夫，最好發(fā)一封邀請信。受設施經理委派，負責訂購和監(jiān)督全部食品和飲料的供應，并監(jiān)督會后的食品供應的清理；安排和協調表演娛樂節(jié)目的人。 ⑦邀請?zhí)貏e來賓。 第三階段(在準備期的最后幾天)： ①檢查最后方案和完成行動計劃。 第五階段(在會議期后一周之內)： ①在項目工作人員中發(fā)動討論會，以征求建議評估并了解未了事項的狀況。選派一位知識淵博的人來檢查這些細節(jié)。不管安排是多么小心和周到，最后一分鐘出點問題是不可避免的。 (9)有關可能取消的規(guī)定和有關主辦者保證出席人數的最后日期規(guī)定。假如節(jié)目時間很緊，就在上冷菜時宣布，上熟菜時最好避免干擾。避免可能發(fā)生不愉快情況，可以通過指定一位有足夠威望的主管人命令酒吧中止而無異議。 (2)一般物品裝備。招待會后的烈酒盤存；貯存或歸還視聽設備、專用陳列品或裝飾品；向服務工作人員致酬；證實招待會和宴會出席人數，以供開帳單之用；以及其它細節(jié)。 ⑨設計詳細的議程或規(guī)劃。⑤落實特殊裝飾已按計劃裝置。 ⑤向有關各方寄送正式的感謝信。 (4)計劃應付意外情況，如提供在發(fā)生緊急情況時聯絡人的姓名、地址和電話號碼。 ⑤聽眾人數和特點。 第五階段(一周之內)： ①與項目工作人員協調處理全部未了事項。 第三階段(在活動開始前的時刻，如有可能，在前一天)： ①確定所有接受特殊任務的人和那些在項目中出面的人的地位和理解力。 ⑤制定初步預算(包括如需付給出席者報酬的經費在內)。 (6)節(jié)目。集會經理可以假定宴會承辦人、各委員會和各助理均已完成他們的協議任務，但是講效率和有經驗的管理人愿意和他自己的工作人員仔細檢查，以確保每項計劃均已完全令人滿意地執(zhí)行。要備有一兩種酒精成分不多的酒。用牛肉疏菜麥片濃湯，或濃肉汁菜湯而不用標準的湯或者考慮和蘋果餡餅同樣美國式的帶甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。 (5)一般物質條件，包括樓面布置、座位安排、講臺的位置和大小、擴音器和擴音系統、放映設備、聚光燈和其它設備。想象力能幫助你把預算保持在合理范圍內。 有經驗的計劃者認為以下10點意味著一次順利進行的招待宴會： (1)選擇一個有吸引力的、通風良好的房間或宴會廳，要有足夠的空間，擁擠會破壞最精心設計的場合。 ④尋找被遺忘的器材物品。 19聘請攝影師。 ③確定工作預算和開支程序。受項目指導人委派，負責公司的宣傳和宣傳的內外交流，以及和報刊與公眾的關系。在某些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發(fā)表講話；在另一些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發(fā)表講話；在另一些場合，開始參觀的每個小組，都受到高級職員的歡迎。 (4)準備展覽品和陳列品。 (5)檢驗計劃的可行性。幽默、暫時休會或其它緩和情緒的方法可能有用。 (6)安置和執(zhí)行。□ 咨詢委員會 解決問題的成功決于完善的計劃、熟練的領導和對問題的正確限定。 (10)成員資格——委員會的大小取決于它的目的，以及為實現這一目的的才能、權力或責任。委員會的成功取決于其組織方式和會議原則的應用方式。據估計，約有三分之一的會議包括了不需要參加的人，開會的時間比需要為長，或者本來就不需要召開。 2危險的信號 高效的工作人員會議并非一下子就出現的——它是廣泛的計劃和準備加上熟練的領導藝術的綜合結果。 ③鼓勵通過持續(xù)的檢查回顧，不斷思考現實的和潛在的問題。 (8)由于“應聲蟲”的公開或隱含的奉承阿諛和始終同意，他向領導者反饋的信息反應是虛假的。要使結論為大家共同理解，并且即將付諸于行動。你也許想責備某一個人，但是這種行動會使得所有的與會者產生自衛(wèi)態(tài)度。用黑板記錄小組成員的論點。 (2)事先思考，以便發(fā)現常見的可能出現的問題和反對者可能采取的論點。主席必須能夠在不冒犯他們的前提下，有效地對付他們。任何一種會議極少為單一目標而召開，它通常是為實現多種目標而召開的。3宣傳政策 在這一類會議中，主席為使與會者按受新政策，他首先必須扮演提供者的角色，將他所要宣傳的政策作一番敘述。 ④不能及時解散已實現任務的臨時性委員會或工作小組。 ④主席出難題。 ②目標不明確。當然，要使會議全部符合這些要求實在不容易，但這些要求至少應成為會議主持人及與會者共同努力的方向。只要上級主管對屬下所要求召開的會議不是有求必應，這種政策才能發(fā)揮實效，屬下若無充分的正當理由，將不敢隨便開會。 (2)為符合慣例或傳統作風而開會——有些會議是因“歷來都利用星期三下午那段時間開會”而召開。3解決問題當一位主管面臨問題時，他可當機立斷地親自加以解決，也可將它授權給別人代為解決，而不需付諸于會議。 會議只是一種管理工具，一般人對它有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度!熱衷會議的人認為會議不可缺少，他們能夠舉出許多冠冕堂皇的理由，來維護自己的觀點；厭惡會議的人則將會議看作浪費時間與浪費精力的一種活動。B這未免言重了，因為就算不召開會議，一個機構照樣可以存在下去，更何況我們總能找到一些可以取代會議的途徑。至于接受會議形式與否，最主要考慮在：與會者之間的交流是否足以產生良好的說服效果。這一類會議被當作取得上司信任與好感的手段。 (2)目標能在最短時間內被實現——這個要求本身頗具爭論性。 (2)會議所承擔的機會成本相當可觀。 ⑦開會通知內容欠周詳。 ⑨與會者之間交頭接耳。”這句話只說對一半。 4解決問題 在這一類會議中，主席最重要的任務在于領導與會者探索問題最佳解決途徑。只要主席能在會議之前多作準備，則他的思考能力一定可以大大提高。主席在運用時應特別注意避免輕浮或淺薄的話語。 (6)為了讓與會者感覺輕松，你應表現為小組的一員，而不是做有威脅性的局外人。 (18)在還有其他觀點需要聆聽時，要限制某一個觀點的發(fā)表時間。平淡地陳述意見容易抑制討論。 (3)容易怨恨的人可能覺得尊嚴受到了傷害，因為他認為有人正教訓他怎樣做工作。主持人的職責在很大程度上是調動所有一線管理人員的發(fā)言熱情。 ⑧作為訓練基地，為機構培養(yǎng)將來的上層管理人員。 (3)會議召開的次數比業(yè)務活動性質的需要似乎更為頻繁的時候。 (3)無計劃的會議產生無計劃的結果。要事先決定你想要它起多大作用。 ③避免利用集會作為滿足個人動機的手段(例如為贏得賞識或者為牢騷辯護)。 (4)研究預算和確定支出限度。參加者的背景、個人聲望、才智、氣質、動機、個人保障和表達能力都會有極大差異。當委員會的看法將導致錯誤決定時，要找一個推辭的借口。它有助于辦公室人員和裝配線上的工人與公司的最終產品聯系起來。召集所有部門的負責人和第一線管理人，向他們解釋最后計劃并爭取他們的協助。 (2)安排在聚會開始不久就供應足夠數量的食物。 第一階段(開會日期的數月前)： ①確定宗旨和目標。 ⑧為場地、食品、娛樂節(jié)目、額外桌椅，以及專門設備訂立合同。 ②檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機、恰當登記方法、電話、布告欄、一般和緊急通知。 ②向發(fā)言人和其它有特殊貢獻者致函正式表示感謝。 (4)盡可能使用最舒適的座位，安排的方式要把背對講臺的人減少到最低限度。有經驗的總管或宴會廳領班有許多辦法來保證公司宴會的成功。 以上所有各項應列入宴會經理的核對細則。4有關烈酒的一些令人清醒的事實 從管理部門的觀點看，計劃中有關供應烈酒部分比其它任何部分都要更加小心準備和控制。假如雞尾酒會在宴會之前，一般認為45分鐘到一小時是最大的極限。檢查家具確已按照計劃放好，而且適合活動的實際需要。下列核對細則可以協助你制定你自己的計劃表。 10 約請發(fā)言人、表演娛樂節(jié)目的人、致詞的人，以及其他執(zhí)事人員。 ⑥視聽設備就位后，要試驗其工作情況(回響不會太大，擴音系統適當，放映機焦距準確)。 ⑥向授權機構報告出席人數和活動經過。 (5)在會議前幾天就用電話與發(fā)言來賓再次確定和澄清最后的細節(jié)。 ④指定的具體講題和規(guī)定的時間。⑥把場所移交場地經理的代表。 ⑦安排出現意外情況時的代替節(jié)目。 ④編列暫定的邀請名單，估計出席人數。安排服務員收集就餐券(假如適用的話)，并安排服務員在上甜點和咖啡以后即刻離去(由在場助手催促服務員離去是個好辦法)。 活動前的幾小時，項目經理必須到現場檢查。很多公司認為購買按照標準配方大量調配的雞尾酒是可取的，這樣承辦單位就可以在開會前調配。要考慮老一套菜單所沒有的菜，它們通常都是可以弄到的，而且并不會更貴。 (4)安排小費或服務費以支付食品和酒吧服務員、衣帽間的服務員和其他人員。 2訂立承辦宴會和服務的合同 自由參加的招待會或周年慶祝會，往往可以通過把車庫或倉庫改裝成宴會或特別招待會的場所，進行戲劇性的安排。成功的場合計劃得如此好，組織得如此好，管理得如此好，以致賓客并不意識到詳盡的計劃。 ③拆卸和退還租來或借來的設備。 18預定證章、邀請信、小冊子、入場券和其它印刷品。 ②確定組織機構計劃及權力分工。 (4)項目公共關系經理。主人和迎候者是重要的，但是員工有機會和公司高級代表面對面的接觸是最重要的考慮因素。要求職工提出他們希望邀請的補充名單。 (4)起草暫定議程并且指派一個代表委員會進行審查。提出其它方面新的事實和展望可能防止對峙，把迄今達成的一致意見寫在黑板上可能打破僵局。 (5)使最后用戶接受經過檢驗的解決辦法并加以訓練。 ③分發(fā)委員會會議紀錄，以便既向有興趣的各方提供信息，又確定委員會經營動向和完成任務程度。要指定一位領導人，其能力和工作量應該使他或她切實可行地能籌劃、準備和指導委員會完成任務。 許多公司得益于委員會制度的組織系統，但有人認為委員會在行動方面緩慢而優(yōu)柔寡斷?；蛟S同樣明智的是，審閱一系列會議的記錄，以檢查某些方面的進展情況： (1)假如工作人員在以前的一次或一系列會議已經決定明確的行動路線，那么，行動的現狀如何? (2)對工作人員的建議有何反應?導致了什么行動? (3)工作人員在會后和會外是否協調合作地行使職責?會上得到的表面和解在會后的現實中起作用了嗎? (4)擱置的問題和延遲的行動現在怎樣了?是否有充分理由把這些重新列入議程項目? (5)管理部門行動與工作人員會議建議相反之處，與會者是否在行動以前已被告知?向他們做過任何解釋嗎? (6)一般而言，每位與會者的參加都是合適的嗎?在會議參加者和那些負責執(zhí)行會議決議者之間，有沒有信息交流延遲的跡象? (7)與工作人員會議比較，是否有更有效的辦法可用來處理所遇到的情況? 4失誤和障礙 工作人員會議在管理職能方面有明確的經營管理作用，但是應當僅在事情的復雜性、不穩(wěn)定性