【正文】 么時(shí)候停止(發(fā)言人應(yīng)懂得20～30分鐘的時(shí)間限制)。 (9)安排節(jié)目應(yīng)使賓客最多坐兩個(gè)半小時(shí)。 (10)按照宣告的時(shí)間結(jié)束宴會(huì)。 2訂立承辦宴會(huì)和服務(wù)的合同 自由參加的招待會(huì)或周年慶祝會(huì)，往往可以通過(guò)把車庫(kù)或倉(cāng)庫(kù)改裝成宴會(huì)或特別招待會(huì)的場(chǎng)所，進(jìn)行戲劇性的安排。想象力能幫助你把預(yù)算保持在合理范圍內(nèi)。但有時(shí)候在公司自有建筑物之外舉行會(huì)議而支出額外開(kāi)銷是正當(dāng)?shù)?。不論是哪種情況，你的宴會(huì)承辦人對(duì)活動(dòng)的成功是一個(gè)關(guān)鍵因素。 最好的服務(wù)和安排，一般可得自與公司有經(jīng)常而大量業(yè)務(wù)的人。不管安排是多么小心和周到，最后一分鐘出點(diǎn)問(wèn)題是不可避免的。有經(jīng)驗(yàn)的總管或宴會(huì)廳領(lǐng)班有許多辦法來(lái)保證公司宴會(huì)的成功。 有經(jīng)驗(yàn)的宴會(huì)承辦人只需要知道宴會(huì)時(shí)間和日期、預(yù)計(jì)出席人數(shù)和預(yù)算。大多數(shù)專業(yè)的宴會(huì)承辦人能根據(jù)這些主要條件開(kāi)展整個(gè)活動(dòng)。他們能夠用計(jì)劃和訂單提供資料，使宴會(huì)主辦者最后確定預(yù)算。然而你必定仍然愿意和宴會(huì)承辦人訂立盡可能詳細(xì)的書面協(xié)議。協(xié)議應(yīng)包括： (1)預(yù)定特別指定的一個(gè)或若干房間為舉行宴會(huì)之用。假如你需要時(shí)間去安裝特別的視聽(tīng)設(shè)備、裝飾品、餐桌紀(jì)念品和座位卡，商定提前使用就特別重要。 (2)預(yù)先選定的菜單，逐道列舉菜名。假如涉及自助餐或餐前小吃，要逐項(xiàng)具體說(shuō)明名稱和數(shù)量。 (3)安排烈酒的供應(yīng)和控制，包括開(kāi)始與終止供應(yīng)時(shí)間，烈酒是按份抑或按瓶計(jì)費(fèi)，還是由你自己供應(yīng)，以及酒保和服務(wù)員的提供。 (4)安排小費(fèi)或服務(wù)費(fèi)以支付食品和酒吧服務(wù)員、衣帽間的服務(wù)員和其他人員。 (5)一般物質(zhì)條件，包括樓面布置、座位安排、講臺(tái)的位置和大小、擴(kuò)音器和擴(kuò)音系統(tǒng)、放映設(shè)備、聚光燈和其它設(shè)備。 (6)可能需要補(bǔ)充的工作人員，諸如幻燈片或錄像放映員、擴(kuò)音系統(tǒng)操作員、保安警察、額外的衣帽間服務(wù)員和其他人員，包括每人應(yīng)在崗位的具體時(shí)間。 (7)預(yù)計(jì)宴會(huì)承辦人可能訂購(gòu)和供應(yīng)的特別物品，例如花木布置、宴會(huì)帽，餐桌紀(jì)念品。 (8)安排由宴會(huì)承辦人、飯店、俱樂(lè)部或餐館提供錄音帶或現(xiàn)場(chǎng)的伴奏音樂(lè)和任何其它娛樂(lè)節(jié)目。 (9)有關(guān)可能取消的規(guī)定和有關(guān)主辦者保證出席人數(shù)的最后日期規(guī)定。 以上所有各項(xiàng)應(yīng)列入宴會(huì)經(jīng)理的核對(duì)細(xì)則。 3價(jià)格適當(dāng)?shù)拿啦? 預(yù)算越有限，有創(chuàng)造力的計(jì)劃就越重要。要記住，想象并不是代價(jià)很高的因素。要在預(yù)算和宴會(huì)承辦人能力的限度之內(nèi)，富于想象地尋求不同于上周宴會(huì)或賓客在普通餐館可能看到的菜單。菜單不必精致或昂貴，以使賓客為出席而高興。這里有一些建議： (1)在質(zhì)地、顏色和味道方面運(yùn)用對(duì)比。不要在加奶油的主菜之后，跟上含奶油的甜點(diǎn)心。 (2)增添戲劇氣氛。甜點(diǎn)放在“華麗的大燈臺(tái)”上端上來(lái)的“動(dòng)人景象”，是最容易的辦法之一。 (3)要與眾不同。要考慮老一套菜單所沒(méi)有的菜，它們通常都是可以弄到的，而且并不會(huì)更貴。用牛肉疏菜麥片濃湯，或濃肉汁菜湯而不用標(biāo)準(zhǔn)的湯或者考慮和蘋果餡餅同樣美國(guó)式的帶甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。 (4)熟菜必須熱上，冷菜必須冷上。假使第一道菜是冷的，就帶著冰上。正上熟菜的時(shí)候，不要打亂。假如節(jié)目時(shí)間很緊，就在上冷菜時(shí)宣布，上熟菜時(shí)最好避免干擾。4有關(guān)烈酒的一些令人清醒的事實(shí) 從管理部門的觀點(diǎn)看，計(jì)劃中有關(guān)供應(yīng)烈酒部分比其它任何部分都要更加小心準(zhǔn)備和控制。用簡(jiǎn)單的計(jì)算和列在下面的數(shù)字，即可看到嚴(yán)格控制的重要性。事實(shí)上，不可能準(zhǔn)確地?cái)?shù)清招待會(huì)上的飲料消耗數(shù)字。宴會(huì)承辦人、飯店、俱樂(lè)部或餐館的經(jīng)營(yíng)可能是誠(chéng)實(shí)的，但是除非你有自己的控制辦法，否則開(kāi)帳單時(shí)，你難免感到不愉快的意外。有經(jīng)驗(yàn)的招待會(huì)管理人員一般認(rèn)為最好按瓶訂購(gòu)烈酒。這樣，核對(duì)宴會(huì)前發(fā)出的瓶數(shù)和宴會(huì)后的余數(shù)都比較簡(jiǎn)單。(空瓶應(yīng)在最后點(diǎn)清時(shí)才挪走。)開(kāi)著的瓶通常按每瓶的十分之一估計(jì)，以確定不應(yīng)開(kāi)帳的費(fèi)用。 一般可取的辦法是要求所有的飲料經(jīng)過(guò)計(jì)量。酒保為允許“自斟自飲”而自豪的做法會(huì)增加烈酒消耗量。很多公司認(rèn)為購(gòu)買按照標(biāo)準(zhǔn)配方大量調(diào)配的雞尾酒是可取的，這樣承辦單位就可以在開(kāi)會(huì)前調(diào)配。要備有一兩種酒精成分不多的酒。決不要依賴宴會(huì)承辦人或餐館主動(dòng)結(jié)束酒吧服務(wù)。這是主人的工作。結(jié)束酒吧的信號(hào)應(yīng)該是秘密的，這樣可以使無(wú)禮的賓客不去設(shè)法延長(zhǎng)宴會(huì)。避免可能發(fā)生不愉快情況，可以通過(guò)指定一位有足夠威望的主管人命令酒吧中止而無(wú)異議。假如雞尾酒會(huì)在宴會(huì)之前，一般認(rèn)為45分鐘到一小時(shí)是最大的極限。假如只有雞尾酒會(huì)，一般認(rèn)為兩小時(shí)是最合適的和最實(shí)際可行的。 為使賓客欣賞招待會(huì)，服務(wù)和時(shí)間的掌握是重要的考慮因素。不能提供合適的服務(wù)最容易把招待會(huì)變成難題。有經(jīng)驗(yàn)的雞尾酒會(huì)管理人員為25～100人的招待會(huì)安排一名酒吧服務(wù)員和1～2名服務(wù)員；假如人數(shù)在300人以上，就計(jì)劃雇用3名酒吧服務(wù)員和4名或更多的服務(wù)員。 5管理人員需要幫助 管理宴會(huì)類似組織演出——主管人是負(fù)責(zé)全部效果、表演、費(fèi)用和觀眾舒適的演出人。除非這個(gè)人真正有負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和指揮復(fù)雜集會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，否則他將永遠(yuǎn)不了解工作量和對(duì)眾多細(xì)節(jié)的關(guān)心程度，而這些都是進(jìn)行真正成功活動(dòng)的要求。聽(tīng)其自然不可避免地帶來(lái)極大的損害。管理這類性質(zhì)的活動(dòng)，涉及許許多多細(xì)節(jié)，沒(méi)有一個(gè)人能單獨(dú)完成。編列核對(duì)清單和分派工作任務(wù)是絕對(duì)必要的。 活動(dòng)前的幾小時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理必須到現(xiàn)場(chǎng)檢查。集會(huì)經(jīng)理可以假定宴會(huì)承辦人、各委員會(huì)和各助理均已完成他們的協(xié)議任務(wù)，但是講效率和有經(jīng)驗(yàn)的管理人愿意和他自己的工作人員仔細(xì)檢查，以確保每項(xiàng)計(jì)劃均已完全令人滿意地執(zhí)行。需要特別考慮的一些項(xiàng)目包括： (1)通風(fēng)和溫度。要記住體溫可以使室溫升高。室溫在開(kāi)始時(shí)可以稍為涼一些，要指定不在臺(tái)上就座的某人與管理部門聯(lián)系調(diào)節(jié)空調(diào)。 (2)一般物品裝備。檢查家具確已按照計(jì)劃放好，而且適合活動(dòng)的實(shí)際需要。務(wù)必做到餐桌之間有充足的地方，以便賓客自由走動(dòng)，柜面足以放下首席餐桌或供文娛活動(dòng)之用，接待的地方有適當(dāng)數(shù)量的椅子，出口處不堵塞，以及所有地方都整齊清潔和美麗悅目。 (3)特定的座位安排。仔細(xì)檢查首席餐桌的安排(雙向座位卡是個(gè)好辦法，以免使聽(tīng)眾中那些走近嘉賓的人為難)。假如用客人座位卡，要事先把這些卡片按餐桌號(hào)碼分開(kāi)放在不同的信封里，不要依靠服務(wù)員分發(fā)座位卡。 (4)烈酒的控制。確定酒吧服務(wù)的安排能使主人控制烈酒的意圖得到實(shí)現(xiàn)。再次證實(shí)酒吧間領(lǐng)班對(duì)終止供酒時(shí)間完全理解。 (5)總管。再次確定服務(wù)的時(shí)間和細(xì)節(jié)。安排服務(wù)員收集就餐券(假如適用的話)，并安排服務(wù)員在上甜點(diǎn)和咖啡以后即刻離去(由在場(chǎng)助手催促服務(wù)員離去是個(gè)好辦法)。 (6)節(jié)目。征求各發(fā)言人的意見(jiàn)并協(xié)調(diào)各表演節(jié)目的人，使他們都有機(jī)會(huì)熟悉環(huán)境和安排，因?yàn)樾〉恼{(diào)整可能是必要的。如果你計(jì)劃安排跳舞或伴奏音樂(lè)，就指定一名工作人員監(jiān)督樂(lè)隊(duì)。 (7)安排宴會(huì)后的結(jié)束工作。招待會(huì)后的烈酒盤存；貯存或歸還視聽(tīng)設(shè)備、專用陳列品或裝飾品；向服務(wù)工作人員致酬；證實(shí)招待會(huì)和宴會(huì)出席人數(shù)，以供開(kāi)帳單之用；以及其它細(xì)節(jié)。下列核對(duì)細(xì)則可以協(xié)助你制定你自己的計(jì)劃表。 6宴會(huì)和招待會(huì)的核對(duì)細(xì)則 對(duì)人員配備的要求： (1)項(xiàng)目經(jīng)理。負(fù)責(zé)計(jì)劃、組織、推動(dòng)和全面指導(dǎo)及協(xié)調(diào)工作；負(fù)責(zé)監(jiān)督項(xiàng)目全部人員的活動(dòng)，器材和設(shè)施，批準(zhǔn)全部開(kāi)銷和簽訂的協(xié)議。 (2)設(shè)施主持人。受項(xiàng)目經(jīng)理委派，負(fù)責(zé)物品和服務(wù)的安排，包括與宴會(huì)承辦人或場(chǎng)地管理部門磋商、聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)，監(jiān)督集會(huì)場(chǎng)所的準(zhǔn)備和食物與飲料的供應(yīng)，以及訂購(gòu)、運(yùn)輸、安置、保管和處置所有與活動(dòng)有關(guān)的特殊器材和供應(yīng)品。 (3)公共關(guān)系指導(dǎo)人。受項(xiàng)目經(jīng)理委派，負(fù)責(zé)計(jì)劃、組織和指導(dǎo)宣傳活動(dòng)；與新聞媒介保持聯(lián)系；可以協(xié)助項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)和登記。 第一階段(盡量提前)： ①?zèng)Q定集會(huì)的基本目的和主題。 ②確定時(shí)間和日期。 ③完成項(xiàng)目工作人員的指派。 ④編列暫定的邀請(qǐng)名單，估計(jì)出席人數(shù)。 ⑤制定初步預(yù)算(包括如需付給出席者報(bào)酬的經(jīng)費(fèi)在內(nèi))。 ⑥招標(biāo)承辦場(chǎng)地和宴會(huì)。 ⑦選定場(chǎng)地和宴會(huì)承辦人并簽訂合同。 ⑧向簽訂合同者提供詳盡說(shuō)明、會(huì)場(chǎng)平面圖和座位計(jì)劃、菜單和服務(wù)要求等。 ⑨設(shè)計(jì)詳細(xì)的議程或規(guī)劃。 10 約請(qǐng)發(fā)言人、表演娛樂(lè)節(jié)目的人、致詞的人，以及其他執(zhí)事人員。 11設(shè)計(jì)節(jié)目預(yù)告材料和發(fā)布消息日程。 12安排預(yù)定辦法，包括確定、截限和取消日期。 13向大人物和特邀來(lái)賓發(fā)送邀請(qǐng)信。 第二階段(宴會(huì)前幾個(gè)月)： ①訂購(gòu)一些特殊物品如晚會(huì)紀(jì)念品、餐桌裝飾品、能起說(shuō)明作用的陳列品、紀(jì)念品或獎(jiǎng)品。 ②預(yù)定額外的視聽(tīng)設(shè)備。 ③與場(chǎng)地管理部門考察新的事態(tài)發(fā)展、變動(dòng)或添置。 ④增加工作人員，指定專人辦理登記、監(jiān)督烈酒控制、陪伴發(fā)言人或特邀來(lái)賓。 ⑤匯集資料和訂購(gòu)復(fù)制品(印刷的節(jié)目單、菜單、座位表和委員會(huì)名單。) ⑥再次確定與項(xiàng)目有關(guān)的人的協(xié)議(會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，登臺(tái)露面的確切時(shí)間、報(bào)酬，以及其它細(xì)節(jié))。 ⑦安排出現(xiàn)意外情況時(shí)的代替節(jié)目。 第三階段(在活動(dòng)開(kāi)始前的時(shí)刻，如有可能，在前一天)： ①確定所有接受特殊任務(wù)的人和那些在項(xiàng)目中出面的人的地位和理解力。 ②通知宴會(huì)承辦人和場(chǎng)地經(jīng)理最后的登記表并檢查各項(xiàng)要求說(shuō)明。 ③檢查房間布置，使之符合計(jì)劃的要求(確保適合實(shí)際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動(dòng)，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂(lè)節(jié)目之用)。 ④檢查出口，不使堵塞，并做到整個(gè)場(chǎng)地整潔。⑤落實(shí)特殊裝飾已按計(jì)劃裝置。 ⑥視聽(tīng)設(shè)備就位后，要試驗(yàn)其工作情況(回響不會(huì)太大，擴(kuò)音系統(tǒng)適當(dāng)，放映機(jī)焦距準(zhǔn)確)。⑦仔細(xì)檢查首席餐桌的安排及座位卡的位置。⑧落實(shí)酒吧的服務(wù)安排使主人的烈酒控制措施得以實(shí)現(xiàn)，再次與酒吧領(lǐng)班確定酒吧結(jié)束時(shí)間。⑨與總管再次確定供應(yīng)時(shí)間及細(xì)節(jié)(安排收集就餐券以及上完甜點(diǎn)和咖啡之后服務(wù)員立即離去。)10使發(fā)言人及表演娛樂(lè)節(jié)目的人員熟悉環(huán)境，因?yàn)闉榱俗畲笙薅鹊氖孢m，可能有必要做小的調(diào)整。第四階段(緊跟著賓客離開(kāi)之后)： ①活動(dòng)后立刻盤存烈酒。 ②與管理部門確定出席人數(shù)以供開(kāi)帳單之用。 ③貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設(shè)備。 ④向有關(guān)服務(wù)人員致酬。 ⑤視察場(chǎng)地有無(wú)需要招領(lǐng)的失物。⑥把場(chǎng)所移交場(chǎng)地經(jīng)理的代表。 第五階段(一周之內(nèi))： ①與項(xiàng)目工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項(xiàng)。 ②確定所有材料和設(shè)備均已歸還其原來(lái)部門。 ③核實(shí)活動(dòng)的全部費(fèi)用。 ④支付帳單，結(jié)清帳目。 ⑤向有關(guān)各方寄送正式的感謝信。 ⑥向授權(quán)機(jī)構(gòu)報(bào)告出席人數(shù)和活動(dòng)經(jīng)過(guò)。 7對(duì)發(fā)言人的照料和接待。 知名人士和權(quán)威人士會(huì)增加對(duì)會(huì)議的事前興趣和吸引更多的出席者。但是，不幸的是著名人士并非總是擅長(zhǎng)演講的。一旦你選定發(fā)言人，如果遵循下列預(yù)防措施，就可以收到與發(fā)言人關(guān)系較好和使會(huì)議開(kāi)得更好的效果。 (1)邀請(qǐng)函要具體。向發(fā)言人提供出席人員的詳細(xì)情況及會(huì)議的目的。發(fā)言人需要知道以下項(xiàng)目： ①會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。 ②主辦單位的名稱、背景和目的。 ③他發(fā)表講話的那次會(huì)議的目的和性質(zhì)。 ④指定的具體講題和規(guī)定的時(shí)間。 ⑤聽(tīng)眾人數(shù)和特點(diǎn)。 ⑥全部日程的概要，包括其他講題和發(fā)言人。 (2)明確說(shuō)明單位對(duì)酬金及開(kāi)支的政策。 (3)考慮發(fā)言人的個(gè)人需要——?jiǎng)?wù)必做到預(yù)定旅館房間和當(dāng)?shù)亟煌ò才攀沁m當(dāng)?shù)?，發(fā)言人不會(huì)在宴會(huì)和招待會(huì)上受怠慢或無(wú)人接待，并且在講話前有休息時(shí)間和準(zhǔn)備時(shí)間。 (4)計(jì)劃應(yīng)付意外情況，如提供在發(fā)生緊急情況時(shí)聯(lián)絡(luò)人的姓名、地址和電話號(hào)碼。 (5)在會(huì)議前幾天就用電話與發(fā)言來(lái)賓再次確定和澄清最后的細(xì)節(jié)。 (6)恪守各項(xiàng)安排；未經(jīng)發(fā)言人同意，決不要安排額外的講話，也不要在他發(fā)言之前安排另外的冗長(zhǎng)講話。 (7)會(huì)后立即發(fā)出感謝信，并支付開(kāi)支和酬金。切勿使發(fā)言人處于不得不向你單位索取商定的酬金的境地。22 / 22