【正文】 二階段(宴會前幾個月)： ①訂購一些特殊物品如晚會紀念品、餐桌裝飾品、能起說明作用的陳列品、紀念品或獎品。 ②預定額外的視聽設備。 ③與場地管理部門考察新的事態(tài)發(fā)展、變動或添置。 ④增加工作人員，指定專人辦理登記、監(jiān)督烈酒控制、陪伴發(fā)言人或特邀來賓。 ⑤匯集資料和訂購復制品(印刷的節(jié)目單、菜單、座位表和委員會名單。) ⑥再次確定與項目有關的人的協(xié)議(會議的時間和地點，登臺露面的確切時間、報酬，以及其它細節(jié))。 ⑦安排出現(xiàn)意外情況時的代替節(jié)目。 第三階段(在活動開始前的時刻，如有可能，在前一天)： ①確定所有接受特殊任務的人和那些在項目中出面的人的地位和理解力。 ②通知宴會承辦人和場地經(jīng)理最后的登記表并檢查各項要求說明。 ③檢查房間布置，使之符合計劃的要求(確保適合實際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用)。 ④檢查出口，不使堵塞，并做到整個場地整潔。⑤落實特殊裝飾已按計劃裝置。 ⑥視聽設備就位后，要試驗其工作情況(回響不會太大，擴音系統(tǒng)適當，放映機焦距準確)。 ⑦仔細檢查首席餐桌的安排及座位卡的位置。 ⑧落實酒吧的服務安排使主人的烈酒控制措施得以實現(xiàn)，再次與酒吧領班確定酒吧結束時間。 ⑨與總管再次確定供應時間及細節(jié)(安排收集就餐券以及上完甜點和咖啡之后服務員立即離去。) 10使發(fā)言人及表演娛樂節(jié)目的人員熟悉環(huán)境，因為為了最大限度的舒適，可能有必要做小的調(diào)整。 第四階段(緊跟著賓客離開之后)： ①活動后立刻盤存烈酒。 ②與管理部門確定出席人數(shù)以供開帳單之用。 ③貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設備。 ④向有關服務人員致酬。 ⑤視察場地有無需要招領的失物。⑥把場所移交場地經(jīng)理的代表。 第五階段(一周之內(nèi))： ①與項目工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項。 ②確定所有材料和設備均已歸還其原來部門。 ③核實活動的全部費用。 ④支付帳單，結清帳目。 ⑤向有關各方寄送正式的感謝信。 ⑥向授權機構報告出席人數(shù)和活動經(jīng)過。 7對發(fā)言人的照料和接待。 知名人士和權威人士會增加對會議的事前興趣和吸引更多的出席者。但是，不幸的是著名人士并非總是擅長演講的。一旦你選定發(fā)言人，如果遵循下列預防措施，就可以收到與發(fā)言人關系較好和使會議開得更好的效果。 (1)邀請函要具體。向發(fā)言人提供出席人員的詳細情況及會議的目的。發(fā)言人需要知道以下項目： ①會議的日期、時間和地點。 ②主辦單位的名稱、背景和目的。 ③他發(fā)表講話的那次會議的目的和性質(zhì)。 ④指定的具體講題和規(guī)定的時間。 ⑤聽眾人數(shù)和特點。 ⑥全部日程的概要，包括其他講題和發(fā)言人。 (2)明確說明單位對酬金及開支的政策。 (3)考慮發(fā)言人的個人需要——務必做到預定旅館房間和當?shù)亟煌ò才攀沁m當?shù)?，發(fā)言人不會在宴會和招待會上受怠慢或無人接待，并且在講話前有休息時間和準備時間。 (4)計劃應付意外情況，如提供在發(fā)生緊急情況時聯(lián)絡人的姓名、地址和電話號碼。 (5)在會議前幾天就用電話與發(fā)言來賓再次確定和澄清最后的細節(jié)。 (6)恪守各項安排；未經(jīng)發(fā)言人同意，決不要安排額外的講話，也不要在他發(fā)言之前安排另外的冗長講話。 (7)會后立即發(fā)出感謝信，并支付開支和酬金。切勿使發(fā)言人處于不得不向你單位索取商定的酬金的境地。 　 哈佛管理技能培訓教程：第十一單元 哈佛經(jīng)理手冊 第二章 哈佛經(jīng)理會議要點 第二章哈佛經(jīng)理會議要點 會議發(fā)言要點 即然會議是一種面對面的溝通，因此主席必須掌握面對面溝通的技巧——陳述技巧、發(fā)問技巧、傾聽技巧與答復技巧。 主席是會議成敗所系的靈魂人物，因此他必須善作陳述。主席的陳述必須發(fā)揮三種效果：第一、喚起聽眾的注意，并為聽眾創(chuàng)造聽取信息的欲望；第二、令聽眾確切地了解所傳達的信息；第三、說服聽眾，并促使聽眾立刻采取某些行動。想獲取這三種效果確實不是一件容易的事，但并非不可能。假如主席在陳述之前能夠做好充分的準備，在陳述過程中能夠刻意地講求陳述技巧、視聽器材的使用技巧、以及物品的展示技巧，則這三種效果大概不難獲得。 陳述前的準備工作 主席在陳述前必須做妥準備工作。至于準備時間長短，則視主席陳述經(jīng)驗的多寡，以及主席對陳述的主題的了解程度而定。一般說來，主席在陳述之前至少必須做好下列各項準備工作： (1)了解聽眾。主席應設法了解聽眾對陳述的主題到底有多大的興趣、對陳述的主題擁有多少知識以及對陳述的主題抱什么態(tài)度。 (2)熟悉陳述的主題。主席對陳述的主題應具一定的深度與廣度的認識。唯有這樣，他才能答復聽眾的疑問，也唯有這樣，聽眾才會感到他言之有理。 (3)設定希望實現(xiàn)的具體目標。主席應先確定，他到底希望聽眾從他的陳述中得到什么樣的觀念、對于所得到的觀念產(chǎn)生什么樣的看法以及把所得到的觀念充作什么樣的作用。 (4)將有助于實現(xiàn)上述具體目標的各種信息羅列出來。這些信息包括一般性的消息、研究的成果、理論、案例、個人經(jīng)驗、別人的觀念等。 (5)根據(jù)所能運用的陳述時間，從已經(jīng)羅列出來的各種信息中選擇最重要者與最切題者。 (6)考慮使用適當?shù)囊暵犉鞑?。切記：當人們聽到某些事情的時候，也能同時看到這些事情，則他們對這些事情的理解程度將大為提高。 (7)準備一份陳述的綱要，以供陳述時使用。該份綱要可劃分為引言、本體與結語等三部分?！耙浴辈糠种荚谖牨娮⒁?，并且清楚地將陳述目的溝通給他們。例如在會議剛開始時，主席把會議的目標、進行的方式，以及他對與會者的期望，簡明扼要地作說明，即是一種良好的引言。“本體”部分旨在將陳述的內(nèi)容按邏輯程序進行闡釋或剖析。在此所謂羅輯程序，是指方便聽眾掌握信息的程序，例如由簡而繁、由已知到未知、由過去到現(xiàn)在、由少數(shù)到多數(shù)等陳述內(nèi)容摘要，并且指出由該陳述所獲得的啟示。據(jù)說某位善于陳述的布道家，曾經(jīng)透露他的陳述要訣：“先告訴他們你即將告訴他們的是什么；接著便告訴他們；最后再告訴他們你先前所告訴他們的是什么?！?Tell them what you are going to tell them,a nd tell them what you told them)這種陳述方式頗值得我們參考采用。 (8)備妥各種視聽器材，包括掛圖、投影片、錄音帶、幻燈片、影片、講議等。 (9)用錄音機及錄像機作陳述演練，或是在一、兩位假想聽眾面前進行陳述演練。 陳述技巧 陳述成敗，主要取決于陳述者本人是否擁有自信心與熱忱。周全的準備與豐富的陳述經(jīng)驗，可為陳述者帶來高度的自信心。基于此，陳述者應盡量把握陳述的機會，以便培植這一方面的自信心。至于熱忱有無，則除了受陳述者本人天生資質(zhì)所決定外，仍然要看陳述者對陳述的信息是否具有高度評價而定。倘若陳述者認為他所陳述的信息不但是正確的，而且值得聽眾聽取，則他的熱忱將油然而生?；诖?，為令自己對陳述產(chǎn)生熱忱，陳述者應慎選自認有益于聽眾的信息，作為陳述的內(nèi)容。除了自信心與熱耽，陳述者仍須講求下列九種技巧： (1)要與聽眾保持視線接觸。這即是說，陳述者應盡量減少念讀文稿。 (2)靈活運用“停頓”技巧，以便令聽眾得以深思及判斷所聽到的信息，并作出反應。 (3)盡量使用聽眾有切身經(jīng)驗的與聽眾所易于體會的實例或軼事。 (4)適當?shù)馗淖円袅俊⒁粽{(diào)、或語氣。這樣做不但有助于消除聽眾的沉悶感覺，而且仍可令陳述本身顯得更加生動。 (5)善用幽默性話語。有些人善于運用既詼諧又不失莊重的話語；這些人在陳述時可盡量發(fā)揮這方面的所長。欠缺這方面才華的人，則不必勉強自己。值得注意的是，幽默性話語并不等于輕佻的話語或是淺薄的話語。輕佻的與淺薄的話語應絕對避免。 (6)要克制足以令聽眾分心的各種舉止。這是一項很難界定的個人行為特征。有些人一邊在陳述，一邊在聽眾面前隨意走動并揮舞雙手，他們不但不會令聽眾分心，反而足以喚起聽眾注意并維持其興趣；但另一些人在陳述時只要稍微走動，聽眾即無法集中精神聽講。有些人在陳述時手中不停地玩弄物品，聽眾并不以為然；但另一些人的類似動作，卻足以引起聽眾的不快?；乇茏阋粤盥牨姺中牡呐e止的最佳方法，便是向聽眾探尋實情，并設法改正。其次，便是設法令自己的陳述變得極度精彩有趣，以便令聽眾因全神貫注聆聽，而意識不到自己的舉止。 (7)注意措辭，并述說符合聽眾的程度與聽眾要求的層次的語言。 (8)以投影片、幻燈片、掛圖，或派發(fā)講義充當講稿。切忌一邊陳述，一邊翻閱講稿，因為這樣做不但浪費時間，而且很容易令聽眾喪失興趣與耐性。 (9)設法憑發(fā)問令聽眾介入，避免從頭到尾都唱獨腳戲。 視聽器材的配合作用 當人們聽到某些事情的時候，也能同時看到這些事情，則他們對這些事情的理解程度將大為提高。基于此，陳述者——特別是口才不佳的陳述者，在陳述的時候，應盡量多利用視聽器材。在蕓蕓眾多的視聽器材當中，最被普遍使用以及效果最好的恐怕是投影機?，F(xiàn)將使用投影機的要領簡介如下： (1)使用投影機時應該站立。站立不僅便于操作，而且可令陳述者掌握全局而不致淪為投影機的配角。 (2)使用投影機時不應熄滅全部燈光，因為一旦熄滅全部燈光，則身為主角的陳述者將從聽眾的視野內(nèi)消失，并使投影機成為聽眾注視的焦點。 (3)可當場在空白的投影片上書寫或繪制簡單的文字或圖形，復雜的則應事先備妥。當場書寫或繪制，不僅可以令聽眾產(chǎn)生真實感及親切感，而且仍可進一步吸引聽眾的注意力；事先備妥投影片雖無上述好處，但卻可節(jié)省時間。 (4)投影片不必講求完美，但至少應整齊清楚。 (5)每張投影片原則上應引入一種觀念，以令聽眾對該觀念產(chǎn)生完整的印象。 物品的展示技巧、 在陳述過程中，主席常有機會展示物品，因此他需要講求展示物品的技巧。現(xiàn)將有關技巧簡介如下： (1)公開地將物品帶進會場，不要遮遮掩掩，也不要將它藏在身上或是其它隱蔽處，而應置之于會議桌上，以便引發(fā)與會者注意與好奇心，并且方便主席在適當?shù)臅r候從事展示與講解。 (2)在展示與講解物品之前，切莫玩弄它，以免引起與會者焦灼感。 (3)展示物品之際，應令與會者都看清楚。主席最好是將它置于與會者視線接觸到的范圍內(nèi)。倘若有少數(shù)與會者因座位角度關系以致視野不佳，主席應主動調(diào)整自己的位置，以便令這些與會者也能看清楚該物品。 (4)展示物品之際，主席應小心翼翼地將它當作貴重的物品看待。這不但可強調(diào)主席對展示中的物品的重視，也可令與會者重視該物品。 (5)在講解物品時，主席切莫將它交給與會者輪流觀察或觸摸，因為主席一旦把物品交出，則正在觀察或觸摸的與會者，將無法留意到主席的講解，尚未輪到觀察或觸摸的與會者，也因焦急地等待物品的傳遞，而無心聆聽主席的講解。 (6)如展示物品時需要對它進行操作，則主席應事先將操作方法演練純熟。倘若主席顯示不知如何操作，則與會者不但會降低對展示品的評價，而且也會降低對主席的評價。 會議傾聽要點 曾經(jīng)有人說：“造物者之所以賜給我們兩只耳朵與一張嘴巴，恐怕是希望我們多聽少說?！钡z憾的是，絕大多數(shù)人卻反其道而行! 在會議中，傾聽是主席與與會者雙方都必須培養(yǎng)的技巧。尤其就主席來說，傾聽更是一種絕對不可或缺的修養(yǎng)。不過，有很多會議主持人卻未能了解傾聽的真義，他們之中甚至還有不少人以為不說話便是傾聽。這是一種嚴重的錯誤!傾聽是一種極富警覺性與極費心思的歷程。在面對面溝通的場合里，傾聽不僅是指一般所熟悉的“耳到”，即運用聽覺器官去接收信息，它仍包括“眼到”、“心到”與“腦到”。現(xiàn)扼要闡述如下： (1)眼到。即觀察溝通對手的臉部表情、眼情、手勢、體態(tài)與穿著等，以判斷他的口頭語言的真正涵意。 (2)心到。即以換位思考的態(tài)度站在溝通對手的立場與角度，去體會他的處境與感受。 (3)腦到。即運用大腦去分析溝通對手的動機，以便了解他的口頭語言是否話中有話、弦外有音。 除非會議主持人能夠同時做到耳到、眼到、心到與腦到，否則在會議中，他將無法獲致良好的傾聽效果，換言之，他將處于某一個程度的“聽而不聞”的狀態(tài)。 下面列舉了在會議過程中，一般人最容易犯上的十五種傾聽的毛病。前八種毛病足以令自己無法有效地聽取他人的信息，后七種毛病則足以令他人無法有效地聽取自己的信息。希望會議主持人能將這些毛病當作誡律。 1毛病之一：作白日夢 (1)耳雖到，卻聽而不聞；眼雖到，卻視而不見；心雖到，卻蕩漾于九霄云外；腦雖到，卻神不守舍! (2)若想作白日夢，為什么不選擇會議室以外的場合!? 2毛病之二：只聽取話語中所傳達的事實 (1)事實有可能被誤解；事實有可能被曲解；事實有可能被隱瞞；事實有可能被夸張! (2)真正重要的并不是話語中所傳達的事實，而是話語所涵蘊的觀念或用意! 3毛病之三：萎靡不振 (1)精神渙散等于心智的局部癱瘓。處于這種狀態(tài)的人，自然注意力不集中。 (2)振作精神是傾聽的第一步! 4毛病之四：拒絕聽取某人或某種主題話語 (1)你能根據(jù)說話者外表、教育程度、人緣、財富等因素而判定他的話不值得你聽嗎? (2)你是否認為難以理解的話或引不起興趣的話都不值得你聽? (3)只有無知的人或是含高度偏見的人，才會對以上兩個問題作肯定的答復。 5毛病之五：情緒激動 (1)當一個人情緒激動時，他通常只能聽到他所想聽的話語，卻聽不到他所不想聽的話語。 (2)先冷靜下來再聽! 6毛病之六：心不在焉，但卻擺出凝神諦聽的姿態(tài)〖HT5”，5SS〗本來心不在焉已經(jīng)有礙聽的效果，擺出凝神諦聽的姿態(tài)，將進一步隔絕信息的接收，因為可用以接收信息的心思，已被轉(zhuǎn)用在擺姿態(tài)上。 7毛病之七：筆錄所聽到的一切信息 如果就所聽到的話語作重點性或總結性的筆