【正文】 示范表演人，以及停車場、失物招領(lǐng)處、衣帽存放間和登記處的服務(wù)人員。 14預(yù)定視聽設(shè)備、黑板、法蘭絨板和其它提供真實性效果的用具。 12準(zhǔn)備專門設(shè)施。 １０訂購指示牌、裝飾品、旗子或花。 ⑧為場地、食品、娛樂節(jié)目、額外桌椅，以及專門設(shè)備訂立合同。 ⑥著手宣傳方案。 ④完成最后方案。 ②確定組織機(jī)構(gòu)計劃及權(quán)力分工。 ⑨聘請外界發(fā)言人或安排娛樂節(jié)目。 ⑦規(guī)定沒有互相抵觸的日期。 ⑤估計費用。 ③考慮暫定方案。 第一階段(開會日期的數(shù)月前)： ①確定宗旨和目標(biāo)。 (6)食品和娛樂經(jīng)理。 (5)設(shè)施經(jīng)理。 (4)項目公共關(guān)系經(jīng)理。 (3)規(guī)劃經(jīng)理。 (2)項目指導(dǎo)人。 4全公司大會的核對細(xì)則 對人員配備的要求： (1)會議總主持人。 (3)安排一些娛樂節(jié)目，喧鬧的集會往往可以通過關(guān)閉酒吧、改為演出而使之安靜。 (2)安排在聚會開始不久就供應(yīng)足夠數(shù)量的食物。公司圣誕節(jié)聚會比公司其它集會更可能供應(yīng)含酒精飲料。有一位總裁把在參觀結(jié)束時向每一位訪問者致意作為他自己的任務(wù)，他認(rèn)為最后的印象是最有意義的。主人和迎候者是重要的，但是員工有機(jī)會和公司高級代表面對面的接觸是最重要的考慮因素。 (7)擬定禮儀。標(biāo)明休息室，檢查急救用品，油漆通道線或方向標(biāo)記，在等候的地方提供增設(shè)的座位。 (6)準(zhǔn)備各項設(shè)備。把情況簡介寫成摘要提供給向?qū)АＵ偌胁块T的負(fù)責(zé)人和第一線管理人，向他們解釋最后計劃并爭取他們的協(xié)助。除產(chǎn)品展覽外，許多公司設(shè)計五顏六色的標(biāo)記，以表明對每一個主要設(shè)備項目的投資額、提供一個職業(yè)崗位的平均成本、以及公司銷貨現(xiàn)金的情況。參觀工廠如加上直觀器材會更有意義。要求職工提出他們希望邀請的補(bǔ)充名單。 (3)發(fā)請柬。費用取決于公司款待的程度。要避免和其它社團(tuán)活動或是假日沖突，要考慮可能的氣候、業(yè)務(wù)日程和一年中各項設(shè)施使訪問者最感興趣的時間。 假如有人負(fù)責(zé)以下細(xì)節(jié)，這些舉動就會更成功，每個有關(guān)的人負(fù)擔(dān)也就更?。?(1)規(guī)定日期。它有助于辦公室人員和裝配線上的工人與公司的最終產(chǎn)品聯(lián)系起來。要正確地觀察會議的全面影響。要留意在以下幾方面有沒有抵觸，即在員工個人利益方面，在工會計劃方面，在生產(chǎn)進(jìn)度方面，在可用場地方面，在假日安排方面。 (4)起草暫定議程并且指派一個代表委員會進(jìn)行審查。 (2)征求第一線管理人員的意見和建議，找出誰能對計劃貢獻(xiàn)特殊才干和能力。 1初步計劃 由于費用、涉及的人數(shù)、生產(chǎn)的可能中斷以及管理部門處于員工的嚴(yán)密檢查和評判之下，全公司大會需要非常謹(jǐn)慎和詳盡的計劃。 許多主管人員認(rèn)為個人接觸是全公司大會最重要的一環(huán)。 全公司大會 　 全公司大會為你提供引起別人注意的會議，也為增進(jìn)工作成員之間團(tuán)結(jié)一致的感情提供機(jī)會。當(dāng)委員會的看法將導(dǎo)致錯誤決定時，要找一個推辭的借口。作會議結(jié)論以前，要確定全體參加者都有機(jī)會表達(dá)自己的意見，然后把一致的意見納入結(jié)論。 (5)倉促作結(jié)論往往不能充分發(fā)揮委員會的功能。提出其它方面新的事實和展望可能防止對峙，把迄今達(dá)成的一致意見寫在黑板上可能打破僵局。幽默感甚或暫時休會可能有幫助。主持人必須找到自由討論變成爭論之處，并把討論從中心人物轉(zhuǎn)向另外一個人，辦法或許是提出一個相關(guān)的事項。另一個辦法就是重申目標(biāo)或問題，歸納那些可能已達(dá)成一致的意見，并澄清有待進(jìn)行的事項。主持人必須有能力在關(guān)鍵時刻介入，以引導(dǎo)討論避開如下的失誤： (1)假如小組改變了原始的目標(biāo)，老練的領(lǐng)導(dǎo)人可能設(shè)法重申話題或目標(biāo)，并通過投票決定繼續(xù)討論是否適宜。參加者的背景、個人聲望、才智、氣質(zhì)、動機(jī)、個人保障和表達(dá)能力都會有極大差異。 (9)建立控制程序，以保證采納的解決辦法的永久性。 (7)完成新方法。 (5)使最后用戶接受經(jīng)過檢驗的解決辦法并加以訓(xùn)練。 (3)檢驗修訂的解決辦法是否符合成功的全部標(biāo)準(zhǔn)。 假如問題解決委員會已授權(quán)行動，這些準(zhǔn)則可以還應(yīng)包括： (1)說服那些必須解決問題的人接受這個解決方法。 (8)檢驗解決方法是否符合成功的標(biāo)準(zhǔn)，考慮可以介紹哪些擬議中的新問題的解決方法。 (6)分析資料并合理歸類。 (4)研究預(yù)算和確定支出限度。 (2)明確問題。解決問題小組獲得顯著成功，通常是因為主持人做了準(zhǔn)備工作。 ③分發(fā)委員會會議紀(jì)錄，以便既向有興趣的各方提供信息，又確定委員會經(jīng)營動向和完成任務(wù)程度。公司經(jīng)營上的改變可能需要改變委員會的目的和組成。且體的任務(wù)要有具體的期限。經(jīng)常見到的情況是委員會組成了，然后就被忘掉了。 ⑤完成商定的任務(wù)，并為設(shè)想的后繼討論做好準(zhǔn)備。 ③避免利用集會作為滿足個人動機(jī)的手段(例如為贏得賞識或者為牢騷辯護(hù))。這個集體的成功要求每一位成員： ①為會議預(yù)作準(zhǔn)備，包括搜集必需的資料，或協(xié)調(diào)參加者將在會上代表的任何人。根據(jù)實際經(jīng)驗，委員會的大小是以限制為宜。要指定一位領(lǐng)導(dǎo)人，其能力和工作量應(yīng)該使他或她切實可行地能籌劃、準(zhǔn)備和指導(dǎo)委員會完成任務(wù)。委員會是否負(fù)有一項特殊任務(wù)的責(zé)任，并在完成后解散?它將為諸如推薦獎勵或調(diào)查財產(chǎn)損失等經(jīng)營出現(xiàn)的問題而開會嗎?委員會是否象機(jī)構(gòu)的其它單位那樣，有持續(xù)的責(zé)任，從而具有永久性的地位?常設(shè)委員會唯一的變動就是成員的更換(例如由工作人員經(jīng)營的委員會)，但在多數(shù)情況下，有確定期限并在完成任務(wù)后，即行撤銷的委員會，能更好地發(fā)揮作用。 (7)采取積極行動。 (5)提出意見或建議。 (3)提供評估。要事先決定你想要它起多大作用。委員會既不可重疊也不可侵占其它單位或個人的職責(zé)。委員會組織的要點如下： (1)任務(wù)——委員會的形成通常是作為超越正常業(yè)務(wù)渠道的手段，或者是因為沒有一個恰當(dāng)?shù)牟块T在正常的職責(zé)分工下對某一特殊職能負(fù)責(zé)。 許多公司得益于委員會制度的組織系統(tǒng)，但有人認(rèn)為委員會在行動方面緩慢而優(yōu)柔寡斷。 假如你能發(fā)現(xiàn)并消除上述這些問題中的一個，你的工作人員會議必定會得到益處。 (6)有時候，一個告示或備忘錄可以起相同作用，但是召集會議似乎比組織那些材料，容易得多。 (5)謹(jǐn)防會議主持人認(rèn)為確保人人明白的最好方式是由他包攬全部講話。 (4)提防認(rèn)為開會遲到是高職位的特權(quán)之一的主管人員。 (3)無計劃的會議產(chǎn)生無計劃的結(jié)果。 (2)參加會議可以成為一種聲望和地位，以至于一旦被邀請，人數(shù)多得可觀的成員會繼續(xù)參加，而不管當(dāng)時是否需要他們出席。工作人員會議對一個機(jī)構(gòu)得不償失，有如下的典型情況： (1)有些部門負(fù)責(zé)人覺得召集一個會議，并依靠集體意見制定大多數(shù)計劃和決策更為省力?；蛟S同樣明智的是，審閱一系列會議的記錄，以檢查某些方面的進(jìn)展情況： (1)假如工作人員在以前的一次或一系列會議已經(jīng)決定明確的行動路線，那么，行動的現(xiàn)狀如何? (2)對工作人員的建議有何反應(yīng)?導(dǎo)致了什么行動? (3)工作人員在會后和會外是否協(xié)調(diào)合作地行使職責(zé)?會上得到的表面和解在會后的現(xiàn)實中起作用了嗎? (4)擱置的問題和延遲的行動現(xiàn)在怎樣了?是否有充分理由把這些重新列入議程項目? (5)管理部門行動與工作人員會議建議相反之處，與會者是否在行動以前已被告知?向他們做過任何解釋嗎? (6)一般而言，每位與會者的參加都是合適的嗎?在會議參加者和那些負(fù)責(zé)執(zhí)行會議決議者之間，有沒有信息交流延遲的跡象? (7)與工作人員會議比較，是否有更有效的辦法可用來處理所遇到的情況? 4失誤和障礙 工作人員會議在管理職能方面有明確的經(jīng)營管理作用，但是應(yīng)當(dāng)僅在事情的復(fù)雜性、不穩(wěn)定性或重要性，需要工作人員集體參與的時候才召開這種會議。他必須象其他人的看法那樣看待會議，并且以領(lǐng)導(dǎo) 人的身份，象其他人的看法那樣看待他自己。會議模式一旦形成，就傾向于固定不變——由于習(xí)慣，總是同一時間， 同一地點和相同的召集次數(shù)，同樣的圈內(nèi)人而不顧當(dāng)前是否需要他們出席。許多公司如同對其它經(jīng)營職能那樣，規(guī)定會議的生產(chǎn)性目標(biāo)。 (5)領(lǐng)導(dǎo)紀(jì)律松弛，達(dá)到會后行動和成果的可能性減少。 (3)會議召開的次數(shù)比業(yè)務(wù)活動性質(zhì)的需要似乎更為頻繁的時候。以下是某些危險信號，表明“這件工具需要磨快了”： (1)當(dāng)會議不是全面管理職能的組成要素，而成為經(jīng)營的附屬品的時候。大多數(shù)的工作人員會議是定期召開的，但是有效的會議提防死板的常規(guī)。主張較少會議的人認(rèn)為，考慮到多數(shù)管理人員每天排得滿滿的日程表，會議失之過少，也許比失之過多要好些。同時，假如過于詳盡地提過多的問題，每個人就會花費過多的時間。有些特別部門的問題以一對一的方式處理，往往能用較少的時間予以解決。反面的論點是告誡不要“由委員會管理”。只要適當(dāng)?shù)夭⑷胝麄€機(jī)構(gòu)的管理體系，這種經(jīng)常而定期的工作人員會議就可以成為公司最有生產(chǎn)性的財富之一。 ⑧作為訓(xùn)練基地，為機(jī)構(gòu)培養(yǎng)將來的上層管理人員。 ⑥使每位經(jīng)理洞悉其它部門的問題。 ④提供機(jī)會和每一位經(jīng)理的內(nèi)在聯(lián)系，他的工作可能與出現(xiàn)的問題有關(guān)系。 ②取得更密切的接觸，日常的進(jìn)展可予以記錄，但是特殊的成就可予以突出，以便立即 得到特別處理。有些機(jī)構(gòu)覺得每周開一次工作人員會議對他們很合適，另一些機(jī)構(gòu)覺得每天開一次會也不算多。 工作人員會議的頻率最終取決于會議的作用和期望它達(dá)到的成果。 1工作人員應(yīng)該多長時間開一次會 工作人員開會的頻率取決于兩個因素： (1)利用工作人員會議來交流信息、作出決策和解決實際問題的程度。但這里面也有危機(jī)，即小組中任何一個人的言行可造成一定的政治影響。主持人的職責(zé)在很大程度上是調(diào)動所有一線管理人員的發(fā)言熱情。更重要的是，它向最高管理部門提供了最基層一線的信息。在小組集中討論專門議題時，最好回避這個人，而集中注意力于那些具有客觀見解的人。必要時可以和他單獨談話。 (7)假如一個搗亂的人，只是想“出風(fēng)頭”得到大家注意，就設(shè)法繞過他，讓那些有更重要的話要說的人發(fā)言，或者就象對待喜歡多嘴的人那樣對待他。 (6)為使沒有興趣的人參與，設(shè)法提出涉及他工作內(nèi)容的直接問句。 (5)猶豫不定的與會者可能積極性不高。 (4)要得到多嘴與會者的支持，需要老練的領(lǐng)導(dǎo)能力。 (3)容易怨恨的人可能覺得尊嚴(yán)受到了傷害，因為他認(rèn)為有人正教訓(xùn)他怎樣做工作。利用提問讓他把話說出來，然后把他交給小組去對付。 3難應(yīng)付的與會者 有些難對付的人可能使主持人左右為難，下面是應(yīng)付他們的一些建議： (1)對付萬事通的人，鼓勵其他與會者附和他們自己的見解，使小組成員降低他議論的重要性。 (7)避免尚未得出結(jié)論或者尚未開始積極行動就休會。不同的人以不同的形式吸收信息。當(dāng)人們從事于細(xì)節(jié)性討論時，最好用提問把他們引回到正題。 (5)避免把討論從中心目的引發(fā)離題議論。表面上，職員傾向于按照他們想象的管理部門的希望來做出反應(yīng)。平淡地陳述意見容易抑制討論。 (3)避免以錯誤的方式敘述事情。 (2)避免代替小組思考。領(lǐng)導(dǎo)人如果能學(xué)會如下的避免事項，可以更有效地領(lǐng)導(dǎo)： (1)避免使與會者為難。 2應(yīng)該避免的一些問題 當(dāng)會議不能實現(xiàn)與會者的期望時，指責(zé)通常指向會議的領(lǐng)導(dǎo)。 (22)要預(yù)先考慮到對與會者可能提出的意見的抵制。但直接問句可用以介紹一個特殊觀點，中止離開正題的討論，使漫不經(jīng)心或靦腆的人介入討論，縮短冗長獨白，領(lǐng)導(dǎo)人意識到有某些意見與已經(jīng)發(fā)表的觀點相反的時候，應(yīng)設(shè)法激發(fā)辯論。假如與會者開始煩躁不安，要設(shè)法讓他們參加行動。 (18)在還有其他觀點需要聆聽時，要限制某一個觀點的發(fā)表時間。 (16)鼓勵在友好協(xié)作的基礎(chǔ)上進(jìn)行生氣勃勃的討論。這樣可以避免離題， 也可以幫助你歸納和做出結(jié)論。 (14)既講述，又表演，選用直觀器材。 (12)避免材料不足，如果缺少的資料對討論本身確實是必不可少的，在緊急情況下，可以考慮暫時休會。 (10)引導(dǎo)會議按規(guī)定的議程進(jìn)行，始終要圍繞中心議題展開。 (9)明確會議的目的，假如宗旨是解決問題，則用簡潔而精確的話陳述問題，以使與會者確切了解會議內(nèi)容。 (7)和聽眾一起平等合作，避免操縱人們。 (6)為了讓與會者感覺輕松，你應(yīng)表現(xiàn)為小組的一員，而不是做有威脅性的局外人。 (4)評估你的聽眾，不可低估他們的才智，也不可高估他們知識的豐富程度。 (3)通過事先計劃來防止干擾。雖然沒有可以做為模式的實際做法，領(lǐng)導(dǎo)討論的能力一般可以應(yīng)用以下原則和技巧得到改進(jìn)： (1)做好準(zhǔn)備，會議主持人應(yīng)對討論主題的背景有完善充分的了解。由于討論的質(zhì)量取決于與會者態(tài)度的相互影響，所以會議領(lǐng)導(dǎo)人必須既敏感又靈活。 1對領(lǐng)導(dǎo)人的提示 一般都認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)人的工作就是在會議中組織、激發(fā)和引導(dǎo)會議的思考和進(jìn)程。 有成效的小組討論和“漫談”的區(qū)別，可以歸結(jié)為會議主持人的統(tǒng)馭能力的大小。訓(xùn)斥或指令對現(xiàn)代的員工都是沒用的。主席在運用時應(yīng)特別注意避免輕浮或淺薄的話語。比如不應(yīng)放蕩不羈地發(fā)表自己的意見、壟斷發(fā)言或理論說教等等。 8沉著并自我約束 為了激勵與會者信心，主席除了應(yīng)表現(xiàn)熱誠與果敢的態(tài)度之外，須保持沉著堅定，并自我約束。 7能靈活地應(yīng)付“挑刺”人物 與會者之中，難免會有少數(shù)“挑刺”人物存在，諸如有高度偏見者、喜愛壟斷發(fā)言者、火氣特別大者等。 6耐性 有些與會者在發(fā)表意見時往往辭不達(dá)意，另一些與會者則可能在群眾面前因感到膽怯而回避發(fā)言。當(dāng)他想提出個人觀點時，他必須告訴與會者他是站在個人立場發(fā)言，而并非以主席的身份說話。 4抱著對事不對人的態(tài)度 主席必須使每一位與會者的意見，都能得到其他與會者所關(guān)注。他必須能夠以語言推動討論、疏導(dǎo)與會者的思維方向，以及在會議的各個階段總結(jié)所取得的成果。只要主席能在會議之前多作準(zhǔn)備，則他的思考能力一