【正文】 一場會議花銷，對它作初步的估計。在以上的假設下，而對十位與會者每開一個鐘頭的會議所須支付的代價則為2250元!倘若將會議主持人規(guī)劃會議的時間，以及會議的直接成本(資料印制、紙張、茶點等費用)包括在內(nèi)，則十個人開一個鐘頭的會議，所須支付的代價可能接近3000元!這即是說，這十個人所開的一個鐘頭的會議如果無法實現(xiàn)目標，那么3000元就會“泡湯”，而且原先若不召開這一個鐘頭的會議，而將這個“泡湯”的3000元使用于其它途徑，則可能產(chǎn)生相當可觀的效益! (3)與會者對會議感到不滿。3為什么會議沒有實效導致會議失效的因素極多，有的存在于開會之前，有的發(fā)生于會議進行中，有的則出現(xiàn)于開完會之后。 ②目標不明確。 ④與會人選不當(與會者太多或與會者太少)。 ⑥開會通知時間不當(太早通知開會或太晚通知開會)。 ⑧會議地點不當。 10與會者無準備而來。 12會議不能準時開始。 14向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。 ②外界干擾。 ④主席出難題。 ⑥猶豫不決。 ⑧少數(shù)人壟斷會議。 10與會者不表明真正感受或意見。 12與會者與主席爭論。 14 與會者欠缺熱心。 16主席未能總結(jié)會議成果。 ②不能對決議事項進行追蹤。 ④不能及時解散已實現(xiàn)任務的臨時性委員會或工作小組。 以上諸種因素大都可由主席加以控制?！?主席角色 有人說：“會議的主席有如樂隊的指揮。會議的主席固然有如樂隊的指揮那樣具有舉足輕重的作用，但是擔當會議的主席卻比擔當樂隊的指揮更加困難，因為前者在主持會議過程中需要扮演多種角色，而后者在主持演奏過程中則始終扮演同一角色。主席不但要令與會者了解信息的內(nèi)容，而且要避免使他們對信息產(chǎn)生誤解或曲解。在這種情況下，主席又扮演了解說者的角色。主席的參與程度要視課程的性質(zhì)，以及與會者對課程的熟悉程度而定。但若課程本身很適合采取專案討論或角色扮演等方式進行，那么即使與會者對該課程不甚了解，主席的參與程度大概可以降低到總會議時間的50%左右。3宣傳政策 在這一類會議中，主席為使與會者按受新政策，他首先必須扮演提供者的角色，將他所要宣傳的政策作一番敘述。再次，他必須扮演解說者的角色，對與會者的任何疑問提供解答。在這一類會議中，主席的參與程度，大致以占總會議時間的50%至70%較為恰當。他通常需要做到下列五件事：(1) 闡釋問題的內(nèi)涵、問題發(fā)生的背景、以及解決問題的重要性。 (3)借控制者角色，將會議導入實現(xiàn)目標途徑，以避免時間浪費以及無謂的意見沖突。 (5)回復主席身份，歸結(jié)會議的成果及指明未來方向。 5收集信息 在這一類會議中，主席除了扮演陳述者與媒介兩種角色，以闡明會議目標及鼓動與會者提供信息外，最重要的便是扮演聆聽者角色，以搜集與會者所提供的信息。 由以上闡釋可知，主席在不同的會議中，需要扮演不同的角色，甚至在同一個會議中，也要扮演多種不同的角色。任何一種會議極少為單一目標而召開，它通常是為實現(xiàn)多種目標而召開的。□ 主席素質(zhì)〖HT〗 在任何一場會議中，主席均要扮演多種角色，以及從事多次的角色轉(zhuǎn)換。現(xiàn)在，看看一位卓越的主席所應具備的素質(zhì)：1思考清晰敏銳盡管主席沒有必要成為參加會議的人群中思考最清晰敏銳者，但他若想獲得與會者的尊敬，他的思考至少應比大多數(shù)的與會者更加清晰敏銳。 2善于言詞表達主席對語言應具有高度的掌握能力，以便將自己的思想觀念準確、無誤地表達出來。3良好的分析能力 主席必須懂得如何澄清問題，透視問題的每一個層面，指出每一種見解的利弊得失，以及分辨事情的輕重緩急。即使主席本人對某些與會者的某些觀點有所偏愛或厭惡感，他都不應以他的個人好惡影響他對事情的判斷。 5公正 主席在會議中絕對不應有袒護的行為，因為他有這種行為，不但阻礙進一步的討論，而且將使與會者——甚至包括被袒護者在內(nèi)——對他失去信心。面對這一類的與會者，主席應主動提供協(xié)助與鼓勵，要做到這一點，主席非具有高度的耐性不可。主席必須能夠在不冒犯他們的前提下，有效地對付他們。他應避免在幕前過度地暴露自己。 9具有幽默感 幽默感對消除緊張氣氛，以及令會議順利進行具有很大的作用。二、會議過程□ 全體小組討論 如果說，成功的會議有什么秘訣的話，那就是自由而公開的討論。幾乎每個下屬人員都希望有機會自由提問和討論組織內(nèi)部的重大事件的決策內(nèi)容，相互交流切磋彼此的思想。圓桌會議的成功或失敗完全取決于會議主持人本身。在某些方面，非正式的圓桌討論把最大的責任放在會議主持人肩上。他必須能適應討論問題多變的要求以及各人的性格。 (2)事先思考，以便發(fā)現(xiàn)常見的可能出現(xiàn)的問題和反對者可能采取的論點。假如打進來的電話必須接，就要考慮在另外的地方開會；要檢查材料和視聽設備，以保證一切順利。 (5)了解與會者中的每一個人，充分考慮與每個具有特殊個性的與會者的交流方式。幽默和插話能起作用，但當這種情況達到一定程度時，會議領導人要向小組及時提醒會議的目的。 (8)用一般的語言講話，不要總想表現(xiàn)得高人一等。要正視和處理爭論的焦點，避免爭論白熱化，個個面紅耳赤。 (11)要遏制操縱會議的任何傾向，實際經(jīng)驗表明，任何人談話超過時間的20%，就意味著失效。 (13)不斷核對回饋的信息，要問一下：“這些有道理嗎?”要確知與會者正以和你相同的目的行動。用黑板記錄小組成員的論點。 (15)鼓勵小組的全體成員參加討論。 (17)扮演公平的調(diào)解人來緩和激烈的爭論，或引導其他與會者介入討論，以使爭論主角冷靜下來，或者宣布極短暫的休息，要創(chuàng)造性地利用不同意見。(19)隨時提防注意力的分散，保持會議活躍。(20)要有節(jié)制地使用直接問句，這種問句會產(chǎn)生一種學校教室的氣氛，而阻礙自由表達的氣氛。 (21)要有耐心，要記住交流意見是需要時間的，當想法新奇或是有許多言外之意有待探索時，尤為如此。 (23)在任何會議閉幕以前，要做出總結(jié)，歸納會議成果或著手行動。常見的情況是領導方式有毛病——領導人壟斷會議或其它原因。你也許想責備某一個人，但是這種行動會使得所有的與會者產(chǎn)生自衛(wèi)態(tài)度。有些領導人往往想走在小組的前頭，做總結(jié)或回答問題，而不是鼓勵討論。小組的對立很容易由于領導人粗心大意或添加色彩的陳述而造成。 (4)避免透露領導人認為能接受的答案或解決辦法。假如目的是客觀地思考和真誠的雙向交流，那就要避免偏頗錯誤的想法。要委婉地要求小組成員井井有條地走向會議的目的。 (6)避免傲慢地對待關(guān)鍵問題或與會者。要核查回饋的信息，以確定會議的成效。要使結(jié)論為大家共同理解，并且即將付諸于行動。 (2)從容地應付好辯的與會者，并保持冷靜。同時強調(diào)大多數(shù)的意見，并且不使與會者發(fā)言涉及個人。要向他保證，他的經(jīng)驗可以對其他與會者有價值，而且交流思想對會議目的是重要的。抓住他的某個觀點，征求其他人的意見，并在小組內(nèi)傳遞這個問題。要讓他行動起來，提一個他很可能回答好的或很容易回答的問題，點他的名，讓他回答；多方設法使他參加，例如，協(xié)助示范表演或者鼓勵他作報告。找一些他活動中的事情來贊揚，并評價他的作用，以便把一些他有興趣的事引入討論。假如這個搗亂者故意出難題，要避免對他直接批評、譏諷或嘲笑，而要重申他的反對或批評意見，并把問題交給小組處理(假如他繼續(xù)搗亂，小組應一致把他看做一種威脅，并挫其銳氣)。 (8)由于“應聲蟲”的公開或隱含的奉承阿諛和始終同意，他向領導者反饋的信息反應是虛假的?！?工作人員會議工作人員會議使下級管理人員及監(jiān)督人員有機會對管理職能進行參與獻策。集體參與是基本目標之一，因為大多數(shù)工作人員會議是了解實情解決問題的會議。因為成員們作為一個集體定期會晤，天天接觸，所以就形成一種親密的非正式的形式。除非會議主持人認識到這個情況，并作為一種日常習慣去抵制它，否則，某些議程可能影響他作為會議主持人的威信。 (2)業(yè)務活動的性質(zhì)，有節(jié)制地經(jīng)營比對條件和環(huán)境高度敏感的動態(tài)項目，所需的開會頻率為低。具有其它有效聯(lián)絡手段的機構(gòu)可能每月開一次工作人員會議就夠了。喜歡多開定期會議的機構(gòu)宣稱，增加開會的頻率有助于： ①提供與上級管理部門的最近信息交流。 ③鼓勵通過持續(xù)的檢查回顧，不斷思考現(xiàn)實的和潛在的問題。⑤發(fā)表許多觀點和范圍廣泛的背景經(jīng)驗，以供解決問題或作出決策。 ⑦認識總體經(jīng)營及其現(xiàn)狀。 有些領導人報告稱，他們通過半小時工作人員會議所學到的東西，比他們整日的個人談話、特別會議和電話磋商為多。 但是，對主張多開工作人員會議的每個論點都有其對立面。許多信息資料可用書面形式更好地分發(fā)。 很多管理人員覺得他們沒有時間聽取其他管理人員的問題，當一兩個部門想要獨占會議時，尤為如此。訓練將來的管理人員，用正規(guī)的、有指導的管理層發(fā)展計劃可能更為有效。 2危險的信號 高效的工作人員會議并非一下子就出現(xiàn)的——它是廣泛的計劃和準備加上熟練的領導藝術(shù)的綜合結(jié)果。象任何其它工具一樣，工作人員會議要求持續(xù)予以注意，以保證生產(chǎn)能力。 (2)議程中既沒有必要的信息需要傳遞，也沒有與會者真感興趣的項目。 (4)會議持續(xù)時間似乎超過了會議目的值得花費的時間。消除工作人員會議庸俗成規(guī)的關(guān)鍵，在于這個機構(gòu)把會議計劃結(jié)合到總體經(jīng)營范圍的程度。 3打破例會的“常規(guī)” 公司在發(fā)展，職責在擴大，組織機構(gòu)的經(jīng)管責任在改變，但是工作人員會議還保留著固定狀態(tài)。會議主持人必須不斷對工作人員會議的有效性重新評估。 負責人可能不時地試圖通過詢問主要與會者評價會議的有效性。據(jù)估計，約有三分之一的會議包括了不需要參加的人，開會的時間比需要為長，或者本來就不需要召開。這樣就分散了責任，使主管人從集體參加得到安慰，日后如有某人受到譴責則尤為如此。如果這種參加被視為員工在機構(gòu)的政治框架里的權(quán)威和地位，那么，圈內(nèi)人的成員資格可能比會議成果更為重要。例如，有些部門負責人在他們自己的辦公室召集會議，可是沒有足夠的椅子，每次隔幾分鐘打進來的電話使會議中斷，應該顯示六個月生產(chǎn)報告圖表的放映機有一個燒壞的燈泡。假如會議主持人怕得罪高階人士，而不敢不等人到齊就開會，會議必然比原安排超出半小時，從而消耗其他人員的工作時間。雖然他的自尊心在奴役聽眾中得到實現(xiàn)和滿足，但很可能一事無成。此外，工作人員需要樹立集體精神的會議。□ 常設委員會 委員會的主要優(yōu)點是能作用于一切管理權(quán)力范圍，以找到完成已委派的工作所需的特殊人才。委員會的成功取決于其組織方式和會議原則的應用方式。不論哪種情況，重要的是明確規(guī)定委員會的目的和職責。委員會的首要任務是補充。 (2)調(diào)查還是收集信息。 (4)解決問題。 (6)做出決策。 (8)持久性——委員會的“憲章”應當規(guī)定任務期限。 (9)領導能力——雖然會議主持人可能對委員會的任務成員沒有直接的公司責任，但是他應當能博得成員的尊敬和信任。 (10)成員資格——委員會的大小取決于它的目的，以及為實現(xiàn)這一目的的才能、權(quán)力或責任。 答應擔任委員會成員，意味著每一位參加者有責任作出某些積極努力。 ②加入(而不是獨占)委員會的任務和功能。 ④做一位積極學習的出席者，而不是消極的觀察者。 (11)貫徹到底——委員會制度的最薄弱部分是繼續(xù)干下去。負責組成委員會的人，也應當負責決定繼續(xù)干下去的步驟。對常設的或是持續(xù)的委員會來說，明智的做法通常是： ①定期檢查委員會的成果、任務和成員資格。 ②轉(zhuǎn)換委員會成員，這樣可以鼓勵新的觀點，使自滿的常規(guī)恢復活力，分攤工作量，和增加管理層發(fā)展的機會。□ 咨詢委員會 解決問題的成功決于完善的計劃、熟練的領導和對問題的正確限定。 下面是應考慮的基本因素和應遵循的步驟： (1)匯集事實。 (3)建立和商定判斷標準。 (5)收