【正文】 一場(chǎng)會(huì)議花銷，對(duì)它作初步的估計(jì)。在以上的假設(shè)下，而對(duì)十位與會(huì)者每開一個(gè)鐘頭的會(huì)議所須支付的代價(jià)則為2250元!倘若將會(huì)議主持人規(guī)劃會(huì)議的時(shí)間，以及會(huì)議的直接成本(資料印制、紙張、茶點(diǎn)等費(fèi)用)包括在內(nèi)，則十個(gè)人開一個(gè)鐘頭的會(huì)議，所須支付的代價(jià)可能接近3000元!這即是說(shuō)，這十個(gè)人所開的一個(gè)鐘頭的會(huì)議如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，那么3000元就會(huì)“泡湯”，而且原先若不召開這一個(gè)鐘頭的會(huì)議，而將這個(gè)“泡湯”的3000元使用于其它途徑，則可能產(chǎn)生相當(dāng)可觀的效益! (3)與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。3為什么會(huì)議沒(méi)有實(shí)效導(dǎo)致會(huì)議失效的因素極多，有的存在于開會(huì)之前，有的發(fā)生于會(huì)議進(jìn)行中，有的則出現(xiàn)于開完會(huì)之后。 ②目標(biāo)不明確。 ④與會(huì)人選不當(dāng)(與會(huì)者太多或與會(huì)者太少)。 ⑥開會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)(太早通知開會(huì)或太晚通知開會(huì))。 ⑧會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)。 10與會(huì)者無(wú)準(zhǔn)備而來(lái)。 12會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始。 14向來(lái)很少開會(huì)，致使每次會(huì)議議案堆積過(guò)多。 ②外界干擾。 ④主席出難題。 ⑥猶豫不決。 ⑧少數(shù)人壟斷會(huì)議。 10與會(huì)者不表明真正感受或意見。 12與會(huì)者與主席爭(zhēng)論。 14 與會(huì)者欠缺熱心。 16主席未能總結(jié)會(huì)議成果。 ②不能對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。 ④不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組。 以上諸種因素大都可由主席加以控制?！?主席角色 有人說(shuō)：“會(huì)議的主席有如樂(lè)隊(duì)的指揮。會(huì)議的主席固然有如樂(lè)隊(duì)的指揮那樣具有舉足輕重的作用，但是擔(dān)當(dāng)會(huì)議的主席卻比擔(dān)當(dāng)樂(lè)隊(duì)的指揮更加困難，因?yàn)榍罢咴谥鞒謺?huì)議過(guò)程中需要扮演多種角色，而后者在主持演奏過(guò)程中則始終扮演同一角色。主席不但要令與會(huì)者了解信息的內(nèi)容，而且要避免使他們對(duì)信息產(chǎn)生誤解或曲解。在這種情況下，主席又扮演了解說(shuō)者的角色。主席的參與程度要視課程的性質(zhì)，以及與會(huì)者對(duì)課程的熟悉程度而定。但若課程本身很適合采取專案討論或角色扮演等方式進(jìn)行，那么即使與會(huì)者對(duì)該課程不甚了解，主席的參與程度大概可以降低到總會(huì)議時(shí)間的50%左右。3宣傳政策 在這一類會(huì)議中，主席為使與會(huì)者按受新政策，他首先必須扮演提供者的角色，將他所要宣傳的政策作一番敘述。再次，他必須扮演解說(shuō)者的角色，對(duì)與會(huì)者的任何疑問(wèn)提供解答。在這一類會(huì)議中，主席的參與程度，大致以占總會(huì)議時(shí)間的50%至70%較為恰當(dāng)。他通常需要做到下列五件事：(1) 闡釋問(wèn)題的內(nèi)涵、問(wèn)題發(fā)生的背景、以及解決問(wèn)題的重要性。 (3)借控制者角色，將會(huì)議導(dǎo)入實(shí)現(xiàn)目標(biāo)途徑，以避免時(shí)間浪費(fèi)以及無(wú)謂的意見沖突。 (5)回復(fù)主席身份，歸結(jié)會(huì)議的成果及指明未來(lái)方向。 5收集信息 在這一類會(huì)議中，主席除了扮演陳述者與媒介兩種角色，以闡明會(huì)議目標(biāo)及鼓動(dòng)與會(huì)者提供信息外，最重要的便是扮演聆聽者角色，以搜集與會(huì)者所提供的信息。 由以上闡釋可知，主席在不同的會(huì)議中，需要扮演不同的角色，甚至在同一個(gè)會(huì)議中，也要扮演多種不同的角色。任何一種會(huì)議極少為單一目標(biāo)而召開，它通常是為實(shí)現(xiàn)多種目標(biāo)而召開的?！?主席素質(zhì)〖HT〗 在任何一場(chǎng)會(huì)議中，主席均要扮演多種角色，以及從事多次的角色轉(zhuǎn)換。現(xiàn)在，看看一位卓越的主席所應(yīng)具備的素質(zhì)：1思考清晰敏銳盡管主席沒(méi)有必要成為參加會(huì)議的人群中思考最清晰敏銳者，但他若想獲得與會(huì)者的尊敬，他的思考至少應(yīng)比大多數(shù)的與會(huì)者更加清晰敏銳。 2善于言詞表達(dá)主席對(duì)語(yǔ)言應(yīng)具有高度的掌握能力，以便將自己的思想觀念準(zhǔn)確、無(wú)誤地表達(dá)出來(lái)。3良好的分析能力 主席必須懂得如何澄清問(wèn)題，透視問(wèn)題的每一個(gè)層面，指出每一種見解的利弊得失，以及分辨事情的輕重緩急。即使主席本人對(duì)某些與會(huì)者的某些觀點(diǎn)有所偏愛(ài)或厭惡感，他都不應(yīng)以他的個(gè)人好惡影響他對(duì)事情的判斷。 5公正 主席在會(huì)議中絕對(duì)不應(yīng)有袒護(hù)的行為，因?yàn)樗羞@種行為，不但阻礙進(jìn)一步的討論，而且將使與會(huì)者——甚至包括被袒護(hù)者在內(nèi)——對(duì)他失去信心。面對(duì)這一類的與會(huì)者，主席應(yīng)主動(dòng)提供協(xié)助與鼓勵(lì)，要做到這一點(diǎn)，主席非具有高度的耐性不可。主席必須能夠在不冒犯他們的前提下，有效地對(duì)付他們。他應(yīng)避免在幕前過(guò)度地暴露自己。 9具有幽默感 幽默感對(duì)消除緊張氣氛，以及令會(huì)議順利進(jìn)行具有很大的作用。二、會(huì)議過(guò)程□ 全體小組討論 如果說(shuō)，成功的會(huì)議有什么秘訣的話，那就是自由而公開的討論。幾乎每個(gè)下屬人員都希望有機(jī)會(huì)自由提問(wèn)和討論組織內(nèi)部的重大事件的決策內(nèi)容，相互交流切磋彼此的思想。圓桌會(huì)議的成功或失敗完全取決于會(huì)議主持人本身。在某些方面，非正式的圓桌討論把最大的責(zé)任放在會(huì)議主持人肩上。他必須能適應(yīng)討論問(wèn)題多變的要求以及各人的性格。 (2)事先思考，以便發(fā)現(xiàn)常見的可能出現(xiàn)的問(wèn)題和反對(duì)者可能采取的論點(diǎn)。假如打進(jìn)來(lái)的電話必須接，就要考慮在另外的地方開會(huì)；要檢查材料和視聽設(shè)備，以保證一切順利。 (5)了解與會(huì)者中的每一個(gè)人，充分考慮與每個(gè)具有特殊個(gè)性的與會(huì)者的交流方式。幽默和插話能起作用，但當(dāng)這種情況達(dá)到一定程度時(shí)，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人要向小組及時(shí)提醒會(huì)議的目的。 (8)用一般的語(yǔ)言講話，不要總想表現(xiàn)得高人一等。要正視和處理爭(zhēng)論的焦點(diǎn)，避免爭(zhēng)論白熱化，個(gè)個(gè)面紅耳赤。 (11)要遏制操縱會(huì)議的任何傾向，實(shí)際經(jīng)驗(yàn)表明，任何人談話超過(guò)時(shí)間的20%，就意味著失效。 (13)不斷核對(duì)回饋的信息，要問(wèn)一下：“這些有道理嗎?”要確知與會(huì)者正以和你相同的目的行動(dòng)。用黑板記錄小組成員的論點(diǎn)。 (15)鼓勵(lì)小組的全體成員參加討論。 (17)扮演公平的調(diào)解人來(lái)緩和激烈的爭(zhēng)論，或引導(dǎo)其他與會(huì)者介入討論，以使?fàn)幷撝鹘抢潇o下來(lái)，或者宣布極短暫的休息，要?jiǎng)?chuàng)造性地利用不同意見。(19)隨時(shí)提防注意力的分散，保持會(huì)議活躍。(20)要有節(jié)制地使用直接問(wèn)句，這種問(wèn)句會(huì)產(chǎn)生一種學(xué)校教室的氣氛，而阻礙自由表達(dá)的氣氛。 (21)要有耐心，要記住交流意見是需要時(shí)間的，當(dāng)想法新奇或是有許多言外之意有待探索時(shí)，尤為如此。 (23)在任何會(huì)議閉幕以前，要做出總結(jié)，歸納會(huì)議成果或著手行動(dòng)。常見的情況是領(lǐng)導(dǎo)方式有毛病——領(lǐng)導(dǎo)人壟斷會(huì)議或其它原因。你也許想責(zé)備某一個(gè)人，但是這種行動(dòng)會(huì)使得所有的與會(huì)者產(chǎn)生自衛(wèi)態(tài)度。有些領(lǐng)導(dǎo)人往往想走在小組的前頭，做總結(jié)或回答問(wèn)題，而不是鼓勵(lì)討論。小組的對(duì)立很容易由于領(lǐng)導(dǎo)人粗心大意或添加色彩的陳述而造成。 (4)避免透露領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為能接受的答案或解決辦法。假如目的是客觀地思考和真誠(chéng)的雙向交流，那就要避免偏頗錯(cuò)誤的想法。要委婉地要求小組成員井井有條地走向會(huì)議的目的。 (6)避免傲慢地對(duì)待關(guān)鍵問(wèn)題或與會(huì)者。要核查回饋的信息，以確定會(huì)議的成效。要使結(jié)論為大家共同理解，并且即將付諸于行動(dòng)。 (2)從容地應(yīng)付好辯的與會(huì)者，并保持冷靜。同時(shí)強(qiáng)調(diào)大多數(shù)的意見，并且不使與會(huì)者發(fā)言涉及個(gè)人。要向他保證，他的經(jīng)驗(yàn)可以對(duì)其他與會(huì)者有價(jià)值，而且交流思想對(duì)會(huì)議目的是重要的。抓住他的某個(gè)觀點(diǎn)，征求其他人的意見，并在小組內(nèi)傳遞這個(gè)問(wèn)題。要讓他行動(dòng)起來(lái)，提一個(gè)他很可能回答好的或很容易回答的問(wèn)題，點(diǎn)他的名，讓他回答；多方設(shè)法使他參加，例如，協(xié)助示范表演或者鼓勵(lì)他作報(bào)告。找一些他活動(dòng)中的事情來(lái)贊揚(yáng)，并評(píng)價(jià)他的作用，以便把一些他有興趣的事引入討論。假如這個(gè)搗亂者故意出難題，要避免對(duì)他直接批評(píng)、譏諷或嘲笑，而要重申他的反對(duì)或批評(píng)意見，并把問(wèn)題交給小組處理(假如他繼續(xù)搗亂，小組應(yīng)一致把他看做一種威脅，并挫其銳氣)。 (8)由于“應(yīng)聲蟲”的公開或隱含的奉承阿諛和始終同意，他向領(lǐng)導(dǎo)者反饋的信息反應(yīng)是虛假的。□ 工作人員會(huì)議工作人員會(huì)議使下級(jí)管理人員及監(jiān)督人員有機(jī)會(huì)對(duì)管理職能進(jìn)行參與獻(xiàn)策。集體參與是基本目標(biāo)之一，因?yàn)榇蠖鄶?shù)工作人員會(huì)議是了解實(shí)情解決問(wèn)題的會(huì)議。因?yàn)槌蓡T們作為一個(gè)集體定期會(huì)晤，天天接觸，所以就形成一種親密的非正式的形式。除非會(huì)議主持人認(rèn)識(shí)到這個(gè)情況，并作為一種日常習(xí)慣去抵制它，否則，某些議程可能影響他作為會(huì)議主持人的威信。 (2)業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)，有節(jié)制地經(jīng)營(yíng)比對(duì)條件和環(huán)境高度敏感的動(dòng)態(tài)項(xiàng)目，所需的開會(huì)頻率為低。具有其它有效聯(lián)絡(luò)手段的機(jī)構(gòu)可能每月開一次工作人員會(huì)議就夠了。喜歡多開定期會(huì)議的機(jī)構(gòu)宣稱，增加開會(huì)的頻率有助于： ①提供與上級(jí)管理部門的最近信息交流。 ③鼓勵(lì)通過(guò)持續(xù)的檢查回顧，不斷思考現(xiàn)實(shí)的和潛在的問(wèn)題。⑤發(fā)表許多觀點(diǎn)和范圍廣泛的背景經(jīng)驗(yàn)，以供解決問(wèn)題或作出決策。 ⑦認(rèn)識(shí)總體經(jīng)營(yíng)及其現(xiàn)狀。 有些領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告稱，他們通過(guò)半小時(shí)工作人員會(huì)議所學(xué)到的東西，比他們整日的個(gè)人談話、特別會(huì)議和電話磋商為多。 但是，對(duì)主張多開工作人員會(huì)議的每個(gè)論點(diǎn)都有其對(duì)立面。許多信息資料可用書面形式更好地分發(fā)。 很多管理人員覺(jué)得他們沒(méi)有時(shí)間聽取其他管理人員的問(wèn)題，當(dāng)一兩個(gè)部門想要獨(dú)占會(huì)議時(shí)，尤為如此。訓(xùn)練將來(lái)的管理人員，用正規(guī)的、有指導(dǎo)的管理層發(fā)展計(jì)劃可能更為有效。 2危險(xiǎn)的信號(hào) 高效的工作人員會(huì)議并非一下子就出現(xiàn)的——它是廣泛的計(jì)劃和準(zhǔn)備加上熟練的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的綜合結(jié)果。象任何其它工具一樣，工作人員會(huì)議要求持續(xù)予以注意，以保證生產(chǎn)能力。 (2)議程中既沒(méi)有必要的信息需要傳遞，也沒(méi)有與會(huì)者真感興趣的項(xiàng)目。 (4)會(huì)議持續(xù)時(shí)間似乎超過(guò)了會(huì)議目的值得花費(fèi)的時(shí)間。消除工作人員會(huì)議庸俗成規(guī)的關(guān)鍵，在于這個(gè)機(jī)構(gòu)把會(huì)議計(jì)劃結(jié)合到總體經(jīng)營(yíng)范圍的程度。 3打破例會(huì)的“常規(guī)” 公司在發(fā)展，職責(zé)在擴(kuò)大，組織機(jī)構(gòu)的經(jīng)管責(zé)任在改變，但是工作人員會(huì)議還保留著固定狀態(tài)。會(huì)議主持人必須不斷對(duì)工作人員會(huì)議的有效性重新評(píng)估。 負(fù)責(zé)人可能不時(shí)地試圖通過(guò)詢問(wèn)主要與會(huì)者評(píng)價(jià)會(huì)議的有效性。據(jù)估計(jì)，約有三分之一的會(huì)議包括了不需要參加的人，開會(huì)的時(shí)間比需要為長(zhǎng)，或者本來(lái)就不需要召開。這樣就分散了責(zé)任，使主管人從集體參加得到安慰，日后如有某人受到譴責(zé)則尤為如此。如果這種參加被視為員工在機(jī)構(gòu)的政治框架里的權(quán)威和地位，那么，圈內(nèi)人的成員資格可能比會(huì)議成果更為重要。例如，有些部門負(fù)責(zé)人在他們自己的辦公室召集會(huì)議，可是沒(méi)有足夠的椅子，每次隔幾分鐘打進(jìn)來(lái)的電話使會(huì)議中斷，應(yīng)該顯示六個(gè)月生產(chǎn)報(bào)告圖表的放映機(jī)有一個(gè)燒壞的燈泡。假如會(huì)議主持人怕得罪高階人士，而不敢不等人到齊就開會(huì)，會(huì)議必然比原安排超出半小時(shí)，從而消耗其他人員的工作時(shí)間。雖然他的自尊心在奴役聽眾中得到實(shí)現(xiàn)和滿足，但很可能一事無(wú)成。此外，工作人員需要樹立集體精神的會(huì)議?！?常設(shè)委員會(huì) 委員會(huì)的主要優(yōu)點(diǎn)是能作用于一切管理權(quán)力范圍，以找到完成已委派的工作所需的特殊人才。委員會(huì)的成功取決于其組織方式和會(huì)議原則的應(yīng)用方式。不論哪種情況，重要的是明確規(guī)定委員會(huì)的目的和職責(zé)。委員會(huì)的首要任務(wù)是補(bǔ)充。 (2)調(diào)查還是收集信息。 (4)解決問(wèn)題。 (6)做出決策。 (8)持久性——委員會(huì)的“憲章”應(yīng)當(dāng)規(guī)定任務(wù)期限。 (9)領(lǐng)導(dǎo)能力——雖然會(huì)議主持人可能對(duì)委員會(huì)的任務(wù)成員沒(méi)有直接的公司責(zé)任，但是他應(yīng)當(dāng)能博得成員的尊敬和信任。 (10)成員資格——委員會(huì)的大小取決于它的目的，以及為實(shí)現(xiàn)這一目的的才能、權(quán)力或責(zé)任。 答應(yīng)擔(dān)任委員會(huì)成員，意味著每一位參加者有責(zé)任作出某些積極努力。 ②加入(而不是獨(dú)占)委員會(huì)的任務(wù)和功能。 ④做一位積極學(xué)習(xí)的出席者，而不是消極的觀察者。 (11)貫徹到底——委員會(huì)制度的最薄弱部分是繼續(xù)干下去。負(fù)責(zé)組成委員會(huì)的人，也應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)決定繼續(xù)干下去的步驟。對(duì)常設(shè)的或是持續(xù)的委員會(huì)來(lái)說(shuō)，明智的做法通常是： ①定期檢查委員會(huì)的成果、任務(wù)和成員資格。 ②轉(zhuǎn)換委員會(huì)成員，這樣可以鼓勵(lì)新的觀點(diǎn)，使自滿的常規(guī)恢復(fù)活力，分?jǐn)偣ぷ髁?，和增加管理層發(fā)展的機(jī)會(huì)?！?咨詢委員會(huì) 解決問(wèn)題的成功決于完善的計(jì)劃、熟練的領(lǐng)導(dǎo)和對(duì)問(wèn)題的正確限定。 下面是應(yīng)考慮的基本因素和應(yīng)遵循的步驟： (1)匯集事實(shí)。 (3)建立和商定判斷標(biāo)準(zhǔn)。 (5)收