【正文】 度再開會。同時在考慮召開會議之前，應設法探尋取代會議的更有效途徑以提高工作效率。有些人認為開會過程中的討論甚至爭議，是一種必然的事情，因此對這些人來說，盡管是冗長的討論或爭辯，也不可能被視為違背“在最短時間內(nèi)實現(xiàn)目標”的要求。例如當會議的主題在于探討裁減，與會者對這樣的會議一定不會感到高興。這是因為若想使與會者感到滿意，就不能不花時間討論，但是若想在短時間內(nèi)實現(xiàn)目標，就必須剝奪與會者自由討論的機會。這顯然是有益的，盡管其效益大小很難衡量。所謂機會成本，即指投入于會議的時間、精力及金錢改變使用途徑所能產(chǎn)生的效益。盡管會議的機會成本難以衡量，但可從一場會議花銷，對它作初步的估計。3為什么會議沒有實效導致會議失效的因素極多，有的存在于開會之前，有的發(fā)生于會議進行中，有的則出現(xiàn)于開完會之后。 ④與會人選不當(與會者太多或與會者太少)。 ⑧會議地點不當。 12會議不能準時開始。 ②外界干擾。 ⑥猶豫不決。 10與會者不表明真正感受或意見。 14 與會者欠缺熱心。 ②不能對決議事項進行追蹤。 以上諸種因素大都可由主席加以控制。會議的主席固然有如樂隊的指揮那樣具有舉足輕重的作用，但是擔當會議的主席卻比擔當樂隊的指揮更加困難，因為前者在主持會議過程中需要扮演多種角色，而后者在主持演奏過程中則始終扮演同一角色。在這種情況下，主席又扮演了解說者的角色。但若課程本身很適合采取專案討論或角色扮演等方式進行，那么即使與會者對該課程不甚了解，主席的參與程度大概可以降低到總會議時間的50%左右。再次，他必須扮演解說者的角色，對與會者的任何疑問提供解答。他通常需要做到下列五件事：(1) 闡釋問題的內(nèi)涵、問題發(fā)生的背景、以及解決問題的重要性。 (5)回復主席身份，歸結會議的成果及指明未來方向。 由以上闡釋可知，主席在不同的會議中，需要扮演不同的角色，甚至在同一個會議中，也要扮演多種不同的角色。□ 主席素質(zhì)〖HT〗 在任何一場會議中，主席均要扮演多種角色，以及從事多次的角色轉換。 2善于言詞表達主席對語言應具有高度的掌握能力，以便將自己的思想觀念準確、無誤地表達出來。即使主席本人對某些與會者的某些觀點有所偏愛或厭惡感，他都不應以他的個人好惡影響他對事情的判斷。面對這一類的與會者，主席應主動提供協(xié)助與鼓勵，要做到這一點，主席非具有高度的耐性不可。他應避免在幕前過度地暴露自己。二、會議過程□ 全體小組討論 如果說，成功的會議有什么秘訣的話，那就是自由而公開的討論。圓桌會議的成功或失敗完全取決于會議主持人本身。他必須能適應討論問題多變的要求以及各人的性格。假如打進來的電話必須接，就要考慮在另外的地方開會；要檢查材料和視聽設備，以保證一切順利。幽默和插話能起作用，但當這種情況達到一定程度時，會議領導人要向小組及時提醒會議的目的。要正視和處理爭論的焦點，避免爭論白熱化，個個面紅耳赤。 (13)不斷核對回饋的信息，要問一下：“這些有道理嗎?”要確知與會者正以和你相同的目的行動。 (15)鼓勵小組的全體成員參加討論。(19)隨時提防注意力的分散，保持會議活躍。 (21)要有耐心，要記住交流意見是需要時間的，當想法新奇或是有許多言外之意有待探索時，尤為如此。常見的情況是領導方式有毛病——領導人壟斷會議或其它原因。有些領導人往往想走在小組的前頭，做總結或回答問題，而不是鼓勵討論。 (4)避免透露領導人認為能接受的答案或解決辦法。要委婉地要求小組成員井井有條地走向會議的目的。要核查回饋的信息，以確定會議的成效。 (2)從容地應付好辯的與會者，并保持冷靜。要向他保證，他的經(jīng)驗可以對其他與會者有價值，而且交流思想對會議目的是重要的。要讓他行動起來，提一個他很可能回答好的或很容易回答的問題，點他的名，讓他回答；多方設法使他參加，例如，協(xié)助示范表演或者鼓勵他作報告。假如這個搗亂者故意出難題，要避免對他直接批評、譏諷或嘲笑，而要重申他的反對或批評意見，并把問題交給小組處理(假如他繼續(xù)搗亂，小組應一致把他看做一種威脅，并挫其銳氣)?！?工作人員會議工作人員會議使下級管理人員及監(jiān)督人員有機會對管理職能進行參與獻策。因為成員們作為一個集體定期會晤，天天接觸，所以就形成一種親密的非正式的形式。 (2)業(yè)務活動的性質(zhì)，有節(jié)制地經(jīng)營比對條件和環(huán)境高度敏感的動態(tài)項目，所需的開會頻率為低。喜歡多開定期會議的機構宣稱，增加開會的頻率有助于： ①提供與上級管理部門的最近信息交流。⑤發(fā)表許多觀點和范圍廣泛的背景經(jīng)驗，以供解決問題或作出決策。 有些領導人報告稱，他們通過半小時工作人員會議所學到的東西，比他們整日的個人談話、特別會議和電話磋商為多。許多信息資料可用書面形式更好地分發(fā)。訓練將來的管理人員，用正規(guī)的、有指導的管理層發(fā)展計劃可能更為有效。象任何其它工具一樣，工作人員會議要求持續(xù)予以注意，以保證生產(chǎn)能力。 (4)會議持續(xù)時間似乎超過了會議目的值得花費的時間。 3打破例會的“常規(guī)” 公司在發(fā)展，職責在擴大，組織機構的經(jīng)管責任在改變，但是工作人員會議還保留著固定狀態(tài)。 負責人可能不時地試圖通過詢問主要與會者評價會議的有效性。這樣就分散了責任，使主管人從集體參加得到安慰，日后如有某人受到譴責則尤為如此。例如，有些部門負責人在他們自己的辦公室召集會議，可是沒有足夠的椅子，每次隔幾分鐘打進來的電話使會議中斷，應該顯示六個月生產(chǎn)報告圖表的放映機有一個燒壞的燈泡。雖然他的自尊心在奴役聽眾中得到實現(xiàn)和滿足，但很可能一事無成。□ 常設委員會 委員會的主要優(yōu)點是能作用于一切管理權力范圍，以找到完成已委派的工作所需的特殊人才。不論哪種情況，重要的是明確規(guī)定委員會的目的和職責。 (2)調(diào)查還是收集信息。 (6)做出決策。 (9)領導能力——雖然會議主持人可能對委員會的任務成員沒有直接的公司責任，但是他應當能博得成員的尊敬和信任。 答應擔任委員會成員，意味著每一位參加者有責任作出某些積極努力。 ④做一位積極學習的出席者，而不是消極的觀察者。負責組成委員會的人，也應當負責決定繼續(xù)干下去的步驟。 ②轉換委員會成員，這樣可以鼓勵新的觀點，使自滿的常規(guī)恢復活力，分攤工作量，和增加管理層發(fā)展的機會。 下面是應考慮的基本因素和應遵循的步驟： (1)匯集事實。 (5)收集更多的事實，把它們和問題聯(lián)系起來。 (9)把委員會的最后結論變?yōu)榻ㄗh。 (4)在一個示范(檢驗)場合試驗解決辦法。 (8)評估效果。融合這些品性需要技巧。 (3)動機和意見的差異往往變得明顯和激烈。 (4)當小組內(nèi)想法或意見不一致時，最有效的領導策略是防止分歧固定下來。要提供機會去考慮不同的選擇，探索隱含的意思，詢問佐證的事實。要注入假設的問題，收集和提出更多的外部資料，或是邀請一位博學的局外人來咨詢，以改變思路。有些人認為在這種會上的講話，其重要性不如使職工有機會會見最高管理部門和從上層直接得到信息。 (3)制定暫編預算和費用估計。 (6)在最高層管理部門重新評估暫定的計劃和規(guī)劃。它還能形成對公司的新的自豪感和新的興趣。 (2)規(guī)劃預算。請柬或通知必須明確時間、職工家屬是否在邀請之列、以及對兒童有無人數(shù)或年齡限制。這些器材會加深參觀者的印象，使他們覺得公司是一個良好而安全的工作地方，而且公司的計劃表明前途大有希望。假如第一線管理人自己不能擔任向?qū)?，就請他們推薦向?qū)?。包括指示到公司所在地的標記，安排適當?shù)耐＼噲龊蜑樵L問者引路的服務員。行政部門的禮儀對自由參加的招待會的成功起著重要作用。 3公司宴會和圣誕節(jié)聚會 大多數(shù)公司都在圣誕節(jié)聚會。早開始，早散會不但減少飲酒量，而且大量減少交通事故。主持會議，對會議負有管理責任，但是把準備工作委托給別人負責。輔助并對項目指導人負責，安排規(guī)劃內(nèi)容、會議議程、發(fā)言人的獲得和照顧、大會專刊等。受項目指導人委派，負責用于會議的全部專門設備、材料和供應品的訂貨、安裝、保養(yǎng)和處置；負責布置和維護會議場所。 ②任命項目指導人。⑥規(guī)劃暫編預算。第二階段(開會日期前二三個月) ①完成人員配備。 ⑤通知員工開會。 ⑨準備展覽品和陳列品。 13預定專用電話和其它臨時裝置。 17預定免費樣品或是紀念品。 21使公司主管人員和監(jiān)察人熟悉行動的最后計劃。 ③檢查每次會議指定的場所，核對座位計劃設施和設備。 ⑦核實每一個方面均已就位待命(包括人手和設備)：食品和飲料服務，衣帽存放間，發(fā)言人和娛樂節(jié)目演員的休息室和化裝室，來賓停車場。 ②計算出席人數(shù)。 ⑥檢查是否有可能引起火災或安全事故的危險。 ③檢查存貨和清單，以確知全部財產(chǎn)、設備和材料都已有了著落，并已適當處置或退還。會議計劃者的職責是提供可以達到這個目的的氣氛。 1宴會成功的十項標志 為一個大型團體安排宴會不是一件容易的事情。(如果招待會后是正餐，則以45分鐘到一個小時最為相宜；業(yè)務性的雞尾酒會通常最多兩小時。 (5)準時開宴。) (7)親切地介紹主賓和宣布事項，但耗用時間要有限度。 (10)按照宣告的時間結束宴會。不論是哪種情況，你的宴會承辦人對活動的成功是一個關鍵因素。 有經(jīng)驗的宴會承辦人只需要知道宴會時間和日期、預計出席人數(shù)和預算。協(xié)議應包括： (1)預定特別指定的一個或若干房間為舉行宴會之用。 (3)安排烈酒的供應和控制，包括開始與終止供應時間，烈酒是按份抑或按瓶計費，還是由你自己供應，以及酒保和服務員的提供。 (7)預計宴會承辦人可能訂購和供應的特別物品，例如花木布置、宴會帽，餐桌紀念品。 3價格適當?shù)拿啦? 預算越有限，有創(chuàng)造力的計劃就越重要。這里有一些建議： (1)在質(zhì)地、顏色和味道方面運用對比。 (3)要與眾不同。假使第一道菜是冷的，就帶著冰上。用簡單的計算和列在下面的數(shù)字，即可看到嚴格控制的重要性。這樣，核對宴會前發(fā)出的瓶數(shù)和宴會后的余數(shù)都比較簡單。酒保為允許“自斟自飲”而自豪的做法會增加烈酒消耗量。這是主人的工作。假如只有雞尾酒會，一般認為兩小時是最合適的和最實際可行的。 5管理人員需要幫助 管理宴會類似組織演出——主管人是負責全部效果、表演、費用和觀眾舒適的演出人。編列核對清單和分派工作任務是絕對必要的。要記住體溫可以使室溫升高。務必做到餐桌之間有充足的地方，以便賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供文娛活動之用，接待的地方有適當數(shù)量的椅子，出口處不堵塞，以及所有地方都整齊清潔和美麗悅目。 (4)烈酒的控制。再次確定服務的時間和細節(jié)。如果你計劃安排跳舞或伴奏音樂，就指定一名工作人員監(jiān)督樂隊。 6宴會和招待會的核對細則 對人員配備的要求： (1)項目經(jīng)理。 (3)公共關系指導人。 ③完成項目工作人員的指派。 ⑦選定場地和宴會承辦人并簽訂合同。 11設計節(jié)目預告材料和發(fā)布消息日程。 ②預定額外的視聽設備。) ⑥再次確定與項目有關的人的協(xié)議(會議的時間和地點，登臺露面的確切時間、報酬，以及其它細節(jié))。 ③檢查房間布置，使之符合計劃的要求(確保適合實際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用)。⑦仔細檢查首席餐桌的安排及座位卡的位置。第四階段(緊跟著賓客離開之后)： ①活動后立刻盤存烈酒。 ⑤視察場地有無需要招領的失物。 ③核實活動的全部費用。 7對發(fā)言人的照料和接待。 (1)邀請函要具體。 ③他發(fā)表講話的那次會議的目的和性質(zhì)。 (2)明確說明單位對酬金及開支的政策。 (6)恪守各項安排；未經(jīng)發(fā)言人同意，決不要安排額外的講話，也不要在他發(fā)言之前安排另外的