【正文】 集更多的事實(shí)，把它們和問題聯(lián)系起來。 (7)識(shí)別可供選擇的解決方法。 (9)把委員會(huì)的最后結(jié)論變?yōu)榻ㄗh。 (2)必要時(shí)妥協(xié)。 (4)在一個(gè)示范(檢驗(yàn))場(chǎng)合試驗(yàn)解決辦法。 (6)安置和執(zhí)行。 (8)評(píng)估效果?！?委員會(huì)成效 由于委員會(huì)通常考慮專門問題的領(lǐng)域，并且常常超越部門界限和管理層次，因此委員會(huì)的成功就要求機(jī)智的領(lǐng)導(dǎo)能力。融合這些品性需要技巧。 (2)當(dāng)討論漫無邊際時(shí)，主持人應(yīng)設(shè)法注入引起爭(zhēng)論的問題，或者要求那些沉默的人提出具體意見。 (3)動(dòng)機(jī)和意見的差異往往變得明顯和激烈。重新分析問題或歸納部分一致的意見可能是有效的策略。 (4)當(dāng)小組內(nèi)想法或意見不一致時(shí)，最有效的領(lǐng)導(dǎo)策略是防止分歧固定下來。幽默、暫時(shí)休會(huì)或其它緩和情緒的方法可能有用。要提供機(jī)會(huì)去考慮不同的選擇，探索隱含的意思，詢問佐證的事實(shí)。 (6)隱蔽的動(dòng)機(jī)可能把聰明的人導(dǎo)入錯(cuò)誤的結(jié)論。要注入假設(shè)的問題，收集和提出更多的外部資料，或是邀請(qǐng)一位博學(xué)的局外人來咨詢，以改變思路。大型會(huì)議不適于雙向交流或公開討論，但是它們對(duì)傳遞信息和建立更加良好的關(guān)系有好處。有些人認(rèn)為在這種會(huì)上的講話，其重要性不如使職工有機(jī)會(huì)會(huì)見最高管理部門和從上層直接得到信息。下面是使這種集會(huì)處在管理控制之下的一些建議： (1)征求意見、進(jìn)行商討和爭(zhēng)取支持，要有上層管理部門參加。 (3)制定暫編預(yù)算和費(fèi)用估計(jì)。 (5)檢驗(yàn)計(jì)劃的可行性。 (6)在最高層管理部門重新評(píng)估暫定的計(jì)劃和規(guī)劃。 2自由參加的招待會(huì)和參觀工廠 “自由參加的招待會(huì)”結(jié)合對(duì)公司各項(xiàng)設(shè)施的巡視，是最簡(jiǎn)單、最便宜和最有效的贏得職工好感的辦法。它還能形成對(duì)公司的新的自豪感和新的興趣。要有幾個(gè)月的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)間。 (2)規(guī)劃預(yù)算。通常供應(yīng)點(diǎn)心和飲料，并分發(fā)小冊(cè)子、小商品或者產(chǎn)品樣品。請(qǐng)柬或通知必須明確時(shí)間、職工家屬是否在邀請(qǐng)之列、以及對(duì)兒童有無人數(shù)或年齡限制。 (4)準(zhǔn)備展覽品和陳列品。這些器材會(huì)加深參觀者的印象，使他們覺得公司是一個(gè)良好而安全的工作地方，而且公司的計(jì)劃表明前途大有希望。 (5)訓(xùn)練工作人員并使他們處于待命狀態(tài)。假如第一線管理人自己不能擔(dān)任向?qū)?，就?qǐng)他們推薦向?qū)?。?zhǔn)備和分發(fā)對(duì)可能提出的問題的答案。包括指示到公司所在地的標(biāo)記，安排適當(dāng)?shù)耐＼噲?chǎng)和為訪問者引路的服務(wù)員。假如沒有自助食堂或恰當(dāng)?shù)恼写c休息的地方，就搭一個(gè)帳逢，供訪問者聚集和進(jìn)行社交活動(dòng)。行政部門的禮儀對(duì)自由參加的招待會(huì)的成功起著重要作用。在某些場(chǎng)合，由公司的高級(jí)職員正式向整個(gè)集會(huì)發(fā)表講話；在另一些場(chǎng)合，由公司的高級(jí)職員正式向整個(gè)集會(huì)發(fā)表講話；在另一些場(chǎng)合，開始參觀的每個(gè)小組，都受到高級(jí)職員的歡迎。 3公司宴會(huì)和圣誕節(jié)聚會(huì) 大多數(shù)公司都在圣誕節(jié)聚會(huì)。如果聚會(huì)計(jì)劃包括烈性酒，管理部門應(yīng)考慮以下細(xì)節(jié)： (1)包括員工的妻子或丈夫，最好發(fā)一封邀請(qǐng)信。早開始，早散會(huì)不但減少飲酒量，而且大量減少交通事故。 (4)關(guān)閉酒吧后以最后一項(xiàng)活動(dòng)使慶祝活動(dòng)達(dá)到高潮，抽獎(jiǎng)和發(fā)獎(jiǎng)品可使參加慶祝活動(dòng)的人有充足時(shí)間在他們離開以前安靜下來。主持會(huì)議，對(duì)會(huì)議負(fù)有管理責(zé)任，但是把準(zhǔn)備工作委托給別人負(fù)責(zé)。受會(huì)議總主持人委派，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的計(jì)劃、組織、全面指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全部人員活動(dòng)、材料和設(shè)施，批準(zhǔn)全部財(cái)務(wù)開支和契約協(xié)議。輔助并對(duì)項(xiàng)目指導(dǎo)人負(fù)責(zé)，安排規(guī)劃內(nèi)容、會(huì)議議程、發(fā)言人的獲得和照顧、大會(huì)?？?。受項(xiàng)目指導(dǎo)人委派，負(fù)責(zé)公司的宣傳和宣傳的內(nèi)外交流，以及和報(bào)刊與公眾的關(guān)系。受項(xiàng)目指導(dǎo)人委派，負(fù)責(zé)用于會(huì)議的全部專門設(shè)備、材料和供應(yīng)品的訂貨、安裝、保養(yǎng)和處置；負(fù)責(zé)布置和維護(hù)會(huì)議場(chǎng)所。受設(shè)施經(jīng)理委派，負(fù)責(zé)訂購(gòu)和監(jiān)督全部食品和飲料的供應(yīng)，并監(jiān)督會(huì)后的食品供應(yīng)的清理；安排和協(xié)調(diào)表演娛樂節(jié)目的人。 ②任命項(xiàng)目指導(dǎo)人。 ④使公司所有工作部門介入，并征詢其意見。⑥規(guī)劃暫編預(yù)算。⑧預(yù)定會(huì)議場(chǎng)地。第二階段(開會(huì)日期前二三個(gè)月) ①完成人員配備。 ③確定工作預(yù)算和開支程序。 ⑤通知員工開會(huì)。 ⑦邀請(qǐng)?zhí)貏e來賓。 ⑨準(zhǔn)備展覽品和陳列品。 １１落實(shí)裝飾品和裝置符合消防和安全規(guī)章。 13預(yù)定專用電話和其它臨時(shí)裝置。 15協(xié)調(diào)和確定發(fā)言人，以及對(duì)發(fā)言人的介紹。 17預(yù)定免費(fèi)樣品或是紀(jì)念品。 19聘請(qǐng)攝影師。 21使公司主管人員和監(jiān)察人熟悉行動(dòng)的最后計(jì)劃。 第三階段(在準(zhǔn)備期的最后幾天)： ①檢查最后方案和完成行動(dòng)計(jì)劃。 ③檢查每次會(huì)議指定的場(chǎng)所，核對(duì)座位計(jì)劃設(shè)施和設(shè)備。 ⑤為擴(kuò)音系統(tǒng)和視聽設(shè)備確定專門設(shè)備操作員。 ⑦核實(shí)每一個(gè)方面均已就位待命(包括人手和設(shè)備)：食品和飲料服務(wù)，衣帽存放間，發(fā)言人和娛樂節(jié)目演員的休息室和化裝室，來賓停車場(chǎng)。 ⑨檢查保安人員和應(yīng)急安排。 ②計(jì)算出席人數(shù)。 ④尋找被遺忘的器材物品。 ⑥檢查是否有可能引起火災(zāi)或安全事故的危險(xiǎn)。 第五階段(在會(huì)議期后一周之內(nèi))： ①在項(xiàng)目工作人員中發(fā)動(dòng)討論會(huì)，以征求建議評(píng)估并了解未了事項(xiàng)的狀況。 ③檢查存貨和清單，以確知全部財(cái)產(chǎn)、設(shè)備和材料都已有了著落，并已適當(dāng)處置或退還。 ⑤把會(huì)議報(bào)告匯編和提交授權(quán)機(jī)構(gòu)。會(huì)議計(jì)劃者的職責(zé)是提供可以達(dá)到這個(gè)目的的氣氛。你充其量可以指望在這種氣氛下吸引全部聽眾的注意力，最多達(dá)45分鐘到1小時(shí)——這個(gè)時(shí)間對(duì)公司的目的是否足夠?假如不夠，其它形式的會(huì)議可能更適合一些。 1宴會(huì)成功的十項(xiàng)標(biāo)志 為一個(gè)大型團(tuán)體安排宴會(huì)不是一件容易的事情。 有經(jīng)驗(yàn)的計(jì)劃者認(rèn)為以下10點(diǎn)意味著一次順利進(jìn)行的招待宴會(huì)： (1)選擇一個(gè)有吸引力的、通風(fēng)良好的房間或宴會(huì)廳，要有足夠的空間，擁擠會(huì)破壞最精心設(shè)計(jì)的場(chǎng)合。(如果招待會(huì)后是正餐，則以45分鐘到一個(gè)小時(shí)最為相宜；業(yè)務(wù)性的雞尾酒會(huì)通常最多兩小時(shí)。選派一位知識(shí)淵博的人來檢查這些細(xì)節(jié)。 (5)準(zhǔn)時(shí)開宴。 (6)要肯定菜肴吃起來和看上去一樣好。) (7)親切地介紹主賓和宣布事項(xiàng)，但耗用時(shí)間要有限度。要確知節(jié)目單上的那些人知道應(yīng)在什么時(shí)候停止(發(fā)言人應(yīng)懂得20～30分鐘的時(shí)間限制)。 (10)按照宣告的時(shí)間結(jié)束宴會(huì)。想象力能幫助你把預(yù)算保持在合理范圍內(nèi)。不論是哪種情況，你的宴會(huì)承辦人對(duì)活動(dòng)的成功是一個(gè)關(guān)鍵因素。不管安排是多么小心和周到，最后一分鐘出點(diǎn)問題是不可避免的。 有經(jīng)驗(yàn)的宴會(huì)承辦人只需要知道宴會(huì)時(shí)間和日期、預(yù)計(jì)出席人數(shù)和預(yù)算。他們能夠用計(jì)劃和訂單提供資料，使宴會(huì)主辦者最后確定預(yù)算。協(xié)議應(yīng)包括： (1)預(yù)定特別指定的一個(gè)或若干房間為舉行宴會(huì)之用。 (2)預(yù)先選定的菜單，逐道列舉菜名。 (3)安排烈酒的供應(yīng)和控制，包括開始與終止供應(yīng)時(shí)間，烈酒是按份抑或按瓶計(jì)費(fèi)，還是由你自己供應(yīng)，以及酒保和服務(wù)員的提供。 (5)一般物質(zhì)條件，包括樓面布置、座位安排、講臺(tái)的位置和大小、擴(kuò)音器和擴(kuò)音系統(tǒng)、放映設(shè)備、聚光燈和其它設(shè)備。 (7)預(yù)計(jì)宴會(huì)承辦人可能訂購(gòu)和供應(yīng)的特別物品，例如花木布置、宴會(huì)帽，餐桌紀(jì)念品。 (9)有關(guān)可能取消的規(guī)定和有關(guān)主辦者保證出席人數(shù)的最后日期規(guī)定。 3價(jià)格適當(dāng)?shù)拿啦? 預(yù)算越有限，有創(chuàng)造力的計(jì)劃就越重要。要在預(yù)算和宴會(huì)承辦人能力的限度之內(nèi)，富于想象地尋求不同于上周宴會(huì)或賓客在普通餐館可能看到的菜單。這里有一些建議： (1)在質(zhì)地、顏色和味道方面運(yùn)用對(duì)比。 (2)增添戲劇氣氛。 (3)要與眾不同。用牛肉疏菜麥片濃湯，或濃肉汁菜湯而不用標(biāo)準(zhǔn)的湯或者考慮和蘋果餡餅同樣美國(guó)式的帶甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。假使第一道菜是冷的，就帶著冰上。假如節(jié)目時(shí)間很緊，就在上冷菜時(shí)宣布，上熟菜時(shí)最好避免干擾。用簡(jiǎn)單的計(jì)算和列在下面的數(shù)字，即可看到嚴(yán)格控制的重要性。宴會(huì)承辦人、飯店、俱樂部或餐館的經(jīng)營(yíng)可能是誠(chéng)實(shí)的，但是除非你有自己的控制辦法，否則開帳單時(shí)，你難免感到不愉快的意外。這樣，核對(duì)宴會(huì)前發(fā)出的瓶數(shù)和宴會(huì)后的余數(shù)都比較簡(jiǎn)單。)開著的瓶通常按每瓶的十分之一估計(jì)，以確定不應(yīng)開帳的費(fèi)用。酒保為允許“自斟自飲”而自豪的做法會(huì)增加烈酒消耗量。要備有一兩種酒精成分不多的酒。這是主人的工作。避免可能發(fā)生不愉快情況，可以通過指定一位有足夠威望的主管人命令酒吧中止而無異議。假如只有雞尾酒會(huì)，一般認(rèn)為兩小時(shí)是最合適的和最實(shí)際可行的。不能提供合適的服務(wù)最容易把招待會(huì)變成難題。 5管理人員需要幫助 管理宴會(huì)類似組織演出——主管人是負(fù)責(zé)全部效果、表演、費(fèi)用和觀眾舒適的演出人。聽其自然不可避免地帶來極大的損害。編列核對(duì)清單和分派工作任務(wù)是絕對(duì)必要的。集會(huì)經(jīng)理可以假定宴會(huì)承辦人、各委員會(huì)和各助理均已完成他們的協(xié)議任務(wù)，但是講效率和有經(jīng)驗(yàn)的管理人愿意和他自己的工作人員仔細(xì)檢查，以確保每項(xiàng)計(jì)劃均已完全令人滿意地執(zhí)行。要記住體溫可以使室溫升高。 (2)一般物品裝備。務(wù)必做到餐桌之間有充足的地方，以便賓客自由走動(dòng)，柜面足以放下首席餐桌或供文娛活動(dòng)之用，接待的地方有適當(dāng)數(shù)量的椅子，出口處不堵塞，以及所有地方都整齊清潔和美麗悅目。仔細(xì)檢查首席餐桌的安排(雙向座位卡是個(gè)好辦法，以免使聽眾中那些走近嘉賓的人為難)。 (4)烈酒的控制。再次證實(shí)酒吧間領(lǐng)班對(duì)終止供酒時(shí)間完全理解。再次確定服務(wù)的時(shí)間和細(xì)節(jié)。 (6)節(jié)目。如果你計(jì)劃安排跳舞或伴奏音樂，就指定一名工作人員監(jiān)督樂隊(duì)。招待會(huì)后的烈酒盤存；貯存或歸還視聽設(shè)備、專用陳列品或裝飾品；向服務(wù)工作人員致酬；證實(shí)招待會(huì)和宴會(huì)出席人數(shù)，以供開帳單之用；以及其它細(xì)節(jié)。 6宴會(huì)和招待會(huì)的核對(duì)細(xì)則 對(duì)人員配備的要求： (1)項(xiàng)目經(jīng)理。 (2)設(shè)施主持人。 (3)公共關(guān)系指導(dǎo)人。 第一階段(盡量提前)： ①?zèng)Q定集會(huì)的基本目的和主題。 ③完成項(xiàng)目工作人員的指派。 ⑤制定初步預(yù)算(包括如需付給出席者報(bào)酬的經(jīng)費(fèi)在內(nèi))。 ⑦選定場(chǎng)地和宴會(huì)承辦人并簽訂合同。 ⑨設(shè)計(jì)詳細(xì)的議程或規(guī)劃。 11設(shè)計(jì)節(jié)目預(yù)告材料和發(fā)布消息日程。 13向大人物和特邀來賓發(fā)送邀請(qǐng)信。 ②預(yù)定額外的視聽設(shè)備。 ④增加工作人員，指定專人辦理登記、監(jiān)督烈酒控制、陪伴發(fā)言人或特邀來賓。) ⑥再次確定與項(xiàng)目有關(guān)的人的協(xié)議(會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，登臺(tái)露面的確切時(shí)間、報(bào)酬，以及其它細(xì)節(jié))。 第三階段(在活動(dòng)開始前的時(shí)刻，如有可能，在前一天)： ①確定所有接受特殊任務(wù)的人和那些在項(xiàng)目中出面的人的地位和理解力。 ③檢查房間布置，使之符合計(jì)劃的要求(確保適合實(shí)際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動(dòng)，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用)。⑤落實(shí)特殊裝飾已按計(jì)劃裝置。⑦仔細(xì)檢查首席餐桌的安排及座位卡的位置。⑨與總管再次確定供應(yīng)時(shí)間及細(xì)節(jié)(安排收集就餐券以及上完甜點(diǎn)和咖啡之后服務(wù)員立即離去。第四階段(緊跟著賓客離開之后)： ①活動(dòng)后立刻盤存烈酒。 ③貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設(shè)備。 ⑤視察場(chǎng)地有無需要招領(lǐng)的失物。 第五階段(一周之內(nèi))： ①與項(xiàng)目工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項(xiàng)。 ③核實(shí)活動(dòng)的全部費(fèi)用。 ⑤向有關(guān)各方寄送正式的感謝信。 7對(duì)發(fā)言人的照料和接待。但是，不幸的是著名人士并非總是擅長(zhǎng)演講的。 (1)邀請(qǐng)函要具體。發(fā)言人需要知道以下項(xiàng)目： ①會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。 ③他發(fā)表講話的那次會(huì)議的目的和性質(zhì)。 ⑤聽眾人數(shù)和特點(diǎn)。 (2)明確說明單位對(duì)酬金及開支的政策。 (4)計(jì)劃應(yīng)付意外情況，如提供在發(fā)生緊急情況時(shí)聯(lián)絡(luò)人的姓名、地址和電話號(hào)碼。 (6)恪守各項(xiàng)安排；未經(jīng)發(fā)言人同意，決不要安排額外的講話，也不要在他發(fā)言之前安排另外的冗長(zhǎng)講話。切勿使發(fā)言人處于不得不向你單位索取商定的酬