第五章哈佛經(jīng)理會議處理方案(編輯修改稿)
2025-06-16 19:10 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 字。當(dāng)你拋出的數(shù)字過多，不但令聽眾感到納悶而關(guān)閉心扉，而且也會令聽眾覺得你沒人情味，因為你所關(guān)心的只是冷漠的數(shù)字。 (2)要設(shè)法為枯燥的數(shù)字注入生命，這即是說，要讓數(shù)字所代表的事實，能成為一般人生活經(jīng)驗中的一部分。只有這樣，人們對數(shù)字才感到親切，也才能產(chǎn)生興趣。舉例來說，下面的第 (1)種數(shù)字陳述方式若能改為第 (2)種陳述方式則其影響力將顯著加大： (1)“假如各位接納我的提議，則公司每個月至少能節(jié)省 67453750元的開支 !” (2)“假如各位接納我的提議，則公司每個月至少能節(jié)省 67453750元的開支 !從另一個角度來說，倘若這項節(jié)省下來的開支，能以加薪的方式平均分配給公司的每一成員，則每一個人每一個月的工資將增加 3500元 !” 七、樹立良好形象 你時時刻刻都須要留意自己在他人心目中的形象，因為好的形象對你在會議中的所作所為足以產(chǎn)生莫大的助力，壞的形象則足以令你在會議中處處受鉗制。下面是一些有助于你塑造及維護良好形象的參考事項： 人們總是喜歡誠實的人，以及以公平態(tài)度待人的人。 (2)聽眾所渴望聽到的是事實，因此對那些夸夸其談、自命不凡的人極度反感。 (3)人們都不喜歡不愿傾聽他 人意見的人。 (4)一般人對情緒激動的人的判斷力，通常欠缺信心。 人們對于態(tài)度冷靜、善于邏輯推理的人的判斷力，均寄以信心。 (6)人們對富于想象力與創(chuàng)造力的人均產(chǎn)生好感。但是，當(dāng)一個人的想象力與創(chuàng)造力超越了聽眾所能理解或想象的范圍，則該想象力與創(chuàng)造力將很容易被視為荒謬。天才與白癡畢竟只是一線之隔 ! (7)在會議中最令人討厭的兩種人大概是：喜歡打斷別人的話的人，以及喋喋不休的人。 八、保持積極態(tài)度 在一般會議中，我們經(jīng)常面臨的是消極的氣氛 ——包括消極的表情、消極的情緒、消極的話語、消極的反應(yīng)等 。在消極的氣氛籠罩下，你若能注入積極的言詞與積極的態(tài)度，你將成為嚴寒中的一股暖流，并成為與會者心靈寄托的所在。下一次再參與會議，請參照下列諸種要領(lǐng)行事，你將獲取不同凡響的良好結(jié)果： (1)從積極的角度看問題 ——將那些只以產(chǎn)生不良后遺癥的消極性意念，扭轉(zhuǎn)為積極性意念。例如將 “這一百萬元的投資當(dāng)中有一半肯定要泡湯 !”扭轉(zhuǎn)為 “這一百萬元的投資當(dāng)中有一半肯定會帶來效益 !”。 (2)傾聽那些足以蒙蔽真象的泄氣話，并設(shè)法解開迷霧。 (3)削弱會議中所面臨的問題的難度 ——設(shè)法先幫助解決較簡單的問題，以增進與會者對解 決困難問題的信心。 (4)自告奮勇地承擔(dān)工作，這對減輕與會者的精神負擔(dān)與實質(zhì)負擔(dān)均有幫助。 (5)當(dāng)其他與會者強調(diào)困境之際，你則設(shè)法提供解決方案。 (6)對提供良好的意見或解決途徑的其他與會者，表達你個人的激賞。 (7)面對棘手的問題時，應(yīng)講求實際，而不應(yīng)悲觀。 (8)鼓勵與會者積極進取。 九、協(xié)助控制會場 不具實效的會議最容易令與會者產(chǎn)生反感。當(dāng)你被邀參與一個幾乎可以斷定是無效的會議時，你有三種途徑可以選擇： (1)避免參與這樣的會議； (2)參與這樣的會議，但是采取消極的態(tài)度抵制 (如拒 絕發(fā)言 )，或是采取積極的態(tài)度反抗 (如故意搗蛋或指責(zé)主席 )； (3)幫助主席控制會場，以令會議富于實效。在以上三個途徑之中，除了在若干情況下可以采取第一途徑之外，應(yīng)該以選擇第三途徑為上策。與會者怎樣才能協(xié)助主席增進會議的實效呢 ?以下是一些具體的建議： (1)千萬要自律，切莫為主席制造難題。這至少包括：不要與鄰座交頭接耳；除非特別緊要的事情，否則不要中途離席；不要與主席或其他與會者爭論；不要意氣用事；不要在會議中從事與會議無關(guān)的工作。 (2)假如與會者之間發(fā)生爭論，則主動介入，并設(shè)法令爭論的每一方皆能理解 對方的觀點。 (3)倘若有人壟斷會議，則主動提出自己的意見，或鼓勵其他與會者發(fā)表意見，以打破壟斷局面。 (4)如果討論的內(nèi)容偏離主題，則設(shè)法提醒與會者有關(guān)會議的目標(biāo)及問題的焦點，以便將與會者的注意力拉回正軌。 核對會議清單 人員配備條件： 銷售經(jīng)理：充當(dāng)主持會議的高級職員和會議的主人，負有經(jīng)營管理會議及掌握會議的雙層責(zé)任；負責(zé)全面綜合監(jiān)督。但行政、事務(wù)、登記并與大會登記人員直接聯(lián)絡(luò)等具體責(zé)任則分別委托下列三位副主持人負擔(dān)： 活動計劃主持人：受銷售經(jīng)理委托，負責(zé)活動計劃內(nèi)容、會議日程和材料、 聯(lián)系并安排發(fā)言人、特殊出版物和其他活動計劃事項。 設(shè)施主持人：受銷售經(jīng)理委托，負責(zé)全部物質(zhì)安排，包括與會址管理部門的磋商、聯(lián)絡(luò)和配合，準(zhǔn)備和維護會議場所，并對有關(guān)會議的一切特殊設(shè)備、材料和供應(yīng)品進行訂購、運輸安置、保養(yǎng)和處置等工作。 特殊事項主持人：受銷售經(jīng)理委托，負責(zé)計劃、組織和監(jiān)督與會議有關(guān)但從屬于會議的社交活動，包括正式宴會、體育比賽項目、觀光、為配偶和兒童準(zhǔn)備的活動及其它活動。 公共關(guān)系管理人：負責(zé)協(xié)助登記、促銷和宣傳以及與新聞界的聯(lián)系。 第一階段 (會前數(shù)月 )： (1)規(guī)定明確的目標(biāo)和 “主 題 ”。 (2)發(fā)動宣傳人員并征求意見。 (3)指定項目管理工作人員并確定權(quán)力分工。 (4)請會址管理部門投標(biāo)。 (5)估計費用和設(shè)計暫編預(yù)算。 (6)視察會址并簽訂合同。 (7)向預(yù)期參加者通知開會日期。 (8)約請發(fā)言人。 (9)計劃業(yè)務(wù)方案內(nèi)容并探索特殊事項的可能性。 (10)計劃并實施宣傳方案。 第二階段 (會前兩月 )： (1)用需要的人員擴大項目工作隊伍。 (2)確定發(fā)言人和
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