第五章哈佛經(jīng)理會議處理方案-wenkub
2023-05-22 19:10:15 本頁面
【正文】 (1)時機(jī)未成熟的會議。你更要下定決心，在你未來所即將參與的各個會議里 ，你的表現(xiàn)要一次比一次更加理想。 懂得借會議獲取成就的人，并不見得比別人更聰明，或擁有比別人更多的內(nèi)幕消息，甚或比別人更受有權(quán)勢的人所鐘愛，而是因?yàn)樗葎e人更善于掌握參與會議的技巧。盡管可以從前文所介紹的各種主持會議的技巧之中，隱隱約約地看出參與會議的訣竅，但仍想借以下的篇幅，將參與會議的人所必須特別留心的要領(lǐng)，作簡略的說明。盡管可以從前文所介紹的各種主持會議的技巧之中，隱隱約約地看出參與會議的訣竅，但仍想借以下的篇幅，將參與會議的人所必須特別留心的要領(lǐng)，作簡略的說明。 建立正確心態(tài) 我們必須特別強(qiáng)調(diào)的是：在任何一個機(jī)構(gòu)內(nèi)，絕大多數(shù)重要的決策都是在會議中制定的。 建立正確心態(tài) 我們必須特別強(qiáng)調(diào)的是：在任何一個機(jī)構(gòu)內(nèi)，絕大多數(shù)重要的決策都是在會議中制定的。但是，參與會議的技巧的掌握并非一蹴而就，而是需要經(jīng)歷長期的磨練才能奏效。西德前總理艾德諾曾說： “我堅(jiān)持今天的我要比昨天的我更加聰慧。假如某次會議旨在探討公司要不要推出一種含潤膚效果的新產(chǎn)品。不適當(dāng)?shù)呐c會者所提供的大致都是不適當(dāng)?shù)囊庖?，這對達(dá)成會議目標(biāo)不但無益，反而有害。倘若你無法不參加這些會議，則設(shè)法令會議延期召開。其次我們要問：召集會議者是自發(fā)地召集會議 ?還是被動地為他人召集會議 ?前者的重要性往往要比后者更大。這就是古今中外的名人 !例如在開會中，有人強(qiáng)烈地反對你刊登廣告的提議，因?yàn)檫@個人認(rèn)為多數(shù)的廣告支出都是平白的浪費(fèi)。我認(rèn)為真正的原因在于：工資調(diào)整的幅度遠(yuǎn)低于通貨膨脹率。 (因?yàn)樗罒o對證 !) 只要你平時多搜集一些名人言行錄，并在開會前事先選定足以支持你的論點(diǎn)的名言，則你的說服力將大大提升，因?yàn)榭鬃印㈨n非子、孫子、彼得、杜拉克、亞伯拉罕、馬斯洛 …… 等人隨時會應(yīng)你的征召而出現(xiàn)在你左右。兩年前退休的王太太與廖太太的優(yōu)越表現(xiàn)，相信大家仍然印象深刻 !”運(yùn)用先例來支持自己的論點(diǎn)，等于要求反對你的論點(diǎn)的人答復(fù)這樣的一個難題： “過去行得通的事，為什么現(xiàn)在行不通 ?”這一個問題是很難答復(fù)的。類似這樣的情況在會議中層出不窮，原因是：你的提議威脅到另一部門或另一些人的安全感。你應(yīng)在會議之前 ，先與這些可能反對你的意見的人進(jìn)行疏通，以便安排一些足以維護(hù)他們的顏面的措施，甚至取得他們的某一程度的諒解或支持。這一點(diǎn)，廣告科的各位先生知道得比我更加清楚 …… 。 (3)重復(fù)述說你的意見。 ”(2) “因此，我確信產(chǎn)品 A可以大量推出。蓬頭垢面者通常得不到與會者的好感。開會遲到的這種行為所顯示的信息可能是：你不重視這場會議、你故意擺架子、你不理會會場將因你的遲到而受干擾、你不介意浪費(fèi)其他與會者的時間 …… 等等。當(dāng)你穿的衣服或是身上所配帶的裝飾品太奇特或太耀眼時，與 會者的注意力將集中在你的衣服與配件上，而不會凝神諦聽你所說的話語。 (5)兩眼正視。以手勢配合說話的內(nèi)容，可以令聽眾印象深刻。外界的空間愈大時，手勢可愈夸張；外界的空間愈小時，手勢應(yīng)愈收斂。其實(shí)，這樣的感覺是很自然的，因?yàn)閿?shù)字只是代表事實(shí)的一種符號，而非事實(shí)本身。只有這樣，人們對數(shù)字才感到親切，也才能產(chǎn)生興趣。 (3)人們都不喜歡不愿傾聽他 人意見的人。但是，當(dāng)一個人的想象力與創(chuàng)造力超越了聽眾所能理解或想象的范圍，則該想象力與創(chuàng)造力將很容易被視為荒謬。下一次再參與會議，請參照下列諸種要領(lǐng)行事，你將獲取不同凡響的良好結(jié)果： (1)從積極的角度看問題 ——將那些只以產(chǎn)生不良后遺癥的消極性意念，扭轉(zhuǎn)為積極性意念。 (4)自告奮勇地承擔(dān)工作，這對減輕與會者的精神負(fù)擔(dān)與實(shí)質(zhì)負(fù)擔(dān)均有幫助。 (8)鼓勵與會者積極進(jìn)取。與會者怎樣才能協(xié)助主席增進(jìn)會議的實(shí)效呢 ?以下是一些具體的建議： (1)千萬要自律，切莫為主席制造難題。 (4)如果討論的內(nèi)容偏離主題，則設(shè)法提醒與會者有關(guān)會議的目標(biāo)及問題的焦點(diǎn)，以便將與會者的注意力拉回正軌。 特殊事項(xiàng)主持人：受銷售經(jīng)理委托，負(fù)責(zé)計(jì)劃、組織和監(jiān)督與會議有關(guān)但從屬于會議的社交活動，包括正式宴會、體育比賽項(xiàng)目、觀光、為配偶和兒童準(zhǔn)備的活動及其它活動。 (3)指定項(xiàng)目管理工作人員并確定權(quán)力分工。 (7)向預(yù)期參加者通知開會日期。 第二階段 (會前兩月 )： (1)用需要的人員擴(kuò)大項(xiàng)目工作隊(duì)伍。 (5)為每次會議準(zhǔn)備房間布置圖和設(shè)備清單。 (10)就場地管理部門和你單位本身各應(yīng)提供哪些商品和服務(wù)達(dá)到完全理解。 (14)將登記表和方案資料郵寄給全部參加者。 (18)匯集特別材料和設(shè)備，以供運(yùn)往會址。 第三階段 (會前最后幾天 )： (1)與項(xiàng)目的全部工作人員進(jìn)行核對，以檢查他們對程序的了解。 (4)核對發(fā)言人和大人物的到達(dá)時間，以及見面、歡迎和其他禮儀安排。 (6)再次確定每位發(fā)言人的計(jì)劃，所需幫助，常規(guī)的和特殊的設(shè)備，和免費(fèi)贈送的材料。 (8)審查特別活動、參觀和所有娛樂活動有關(guān)的細(xì)節(jié)。 (2)歸還、運(yùn)送或處置所有設(shè)備、供應(yīng)品、展覽品和裝飾品。 第五階段 (會后一周左右 )： (1)與會議工作人員開展評論以完成未了的細(xì)節(jié)。 (5)發(fā)送正式感謝信函給來賓發(fā)言人及方案的其他參加者。這個高得驚人的要求使各國首腦們臉色發(fā)青?？墒侨銮袪柗蛉耸且粋€有著堅(jiān)強(qiáng)意志力的剛毅的女性，她不為 鎊這個似乎是各國首腦公認(rèn)的數(shù)字所動，她仍堅(jiān)持自己的立場。她的真實(shí)目標(biāo)并不是 10億英鎊，但她的策略就是提出相當(dāng)多的要求，并頑強(qiáng)地堅(jiān)持自己的立場，用以改變各國首腦的預(yù)期目標(biāo)。而這種作風(fēng)，又可對法國產(chǎn)生壓力。她堅(jiān)強(qiáng)的意志力、頑強(qiáng) 的作風(fēng)，
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