【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 (7)建立個(gè)人信貸，并列明應(yīng)向參加者個(gè)人直接收取的費(fèi)用。 (8)指定可以取消預(yù)定而不向你單位收費(fèi)的一段時(shí)間或最后期限。 將協(xié)議細(xì)節(jié)——不管多么細(xì)微——寫成書面合同的重要性，無(wú)論怎樣強(qiáng)調(diào)也不為過(guò)分。隨著會(huì)期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場(chǎng)地管理部門保持聯(lián)系。人員、旅館裝修或其它變更都可能對(duì)會(huì)議計(jì)劃產(chǎn)生重大影響。密切聯(lián)絡(luò)會(huì)有好處。 6選定地點(diǎn)和時(shí)間的重要性 沒(méi)有一個(gè)時(shí)間或一個(gè)地點(diǎn)對(duì)所有的會(huì)議都是最佳的，但是對(duì)每一個(gè)集會(huì)來(lái)說(shuō)，都有它的最佳時(shí)間和最佳地點(diǎn)。要確定一個(gè)大家都方便的時(shí)間，應(yīng)在安排之前和主要的參加者聯(lián)系。任意安排的會(huì)議對(duì)一些參加者可能不便；在這種情況下，或者是他們的正常工作，或者是會(huì)議本身會(huì)遭到損失。每日的不同時(shí)間對(duì)機(jī)警程度和精神集中程度會(huì)有影響：下班以后開(kāi)會(huì)容易身心疲倦、與個(gè)人計(jì)劃沖突，而飯后立即開(kāi)會(huì)則正趕上感受能力低的時(shí)候。 還要記住，拖長(zhǎng)開(kāi)會(huì)時(shí)間導(dǎo)致效果遞減，那些以鼓勵(lì)創(chuàng)造性思維為目的的會(huì)議尤為如此。 一般說(shuō)來(lái)，少開(kāi)會(huì)比多開(kāi)會(huì)好，但是“開(kāi)足夠的會(huì)”的含義，取決于實(shí)用目的。當(dāng)會(huì)議目的是協(xié)調(diào)或檢查時(shí)，定期安排比隨時(shí)召開(kāi)好：在重要項(xiàng)目的最后階段，則每天開(kāi)會(huì)可能是恰當(dāng)?shù)摹?7會(huì)議室 會(huì)議效果常常受到會(huì)議地點(diǎn)和物質(zhì)享受的影響。你自己的辦公地點(diǎn)可能是最自然也是最易于利用的地點(diǎn)，但它不一定最有助于達(dá)到會(huì)議的目的。選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)包括對(duì)如下因素的評(píng)估： (1)理想的會(huì)址對(duì)絕大多數(shù)與會(huì)者來(lái)說(shuō)，應(yīng)該是旅程最短的(不要受級(jí)別影響而忽視大眾的便利)。 (2)首先要考慮沒(méi)有打擾、噪音和其他使人分心的因素。許多業(yè)務(wù)會(huì)議安排在遠(yuǎn)離辦公室的地方，以擺脫日常事務(wù)，達(dá)到集中注意力于會(huì)議的目的。不用說(shuō)，適當(dāng)?shù)耐L(fēng)裝置，空氣流通，照明度，音響效果和溫度調(diào)節(jié)，這些都是促成有效的會(huì)議氣氛必不可少的主要條件。 (3)與會(huì)者座椅的舒適程度和他的注意力持續(xù)時(shí)間之間有明顯的相互關(guān)系。假如會(huì)議地點(diǎn)是租來(lái)的，應(yīng)檢查那里的設(shè)施和器材。便于圓桌會(huì)議參加者的器材，對(duì)大多數(shù)會(huì)議有好處。同樣重要的是也應(yīng)該有能使人精神振奮的設(shè)施。 會(huì)議議程的擬定 顧名思義，議程即是會(huì)議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的各種議案之外，尚包括與會(huì)者姓名、會(huì)議時(shí)間以及會(huì)議地點(diǎn)等項(xiàng)目。 主席在編排議程的時(shí)候，最好能遵守以下兩個(gè)原則： (1)按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說(shuō)越緊要的事項(xiàng)越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項(xiàng)則越應(yīng)排在議程的后端處理。這樣做的一個(gè)好處便是：就算在預(yù)定的會(huì)議時(shí)間內(nèi)無(wú)法將全部議案處理完畢，但起碼較緊要的議案已被處理過(guò)。那些較不緊要的議案，則可另?yè)駮r(shí)間處理，或是并入下次會(huì)議中再予處理。 (2)每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來(lái)。假如能這樣做，則主席可讓某些人只參與與他們有關(guān)的某些特定議案的討論。這即是說(shuō)，假如議程中明示幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分被分配于探討某一議案，則主席可以故意讓某些人遲到(即令某些人在涉及他們的議案被討論之前幾分鐘才進(jìn)入會(huì)場(chǎng))，也可以故意讓某些人早退(即令某些人在涉及他們的議案被討論過(guò)之后離開(kāi)會(huì)場(chǎng))。這樣做，顯然可以節(jié)省與會(huì)者的時(shí)間。不過(guò)，會(huì)場(chǎng)的秩序?qū)⒉幻馐艿礁蓴_。因此，主席只能有限度地容許遲到或早退。 有些主管在主持會(huì)議時(shí)并不準(zhǔn)備議程，這是一種很壞的習(xí)慣。議程不僅能夠規(guī)范會(huì)議的內(nèi)容，而且也足以約束溝通的次序與溝通的節(jié)奏。一旦會(huì)議欠缺議程，則會(huì)議的內(nèi)容勢(shì)必不確定，溝通的次序勢(shì)必雜亂，溝通的節(jié)奏勢(shì)必太快或太慢。換句話說(shuō)，欠缺議程的會(huì)議是注定不具實(shí)效的。為了改變這種不良的習(xí)慣，每一個(gè)機(jī)構(gòu)都應(yīng)考慮采取政策性聲明，嚴(yán)格要求擬妥議程之后才準(zhǔn)許開(kāi)會(huì)。 為讓與會(huì)者對(duì)會(huì)議及早作準(zhǔn)備——包括心理準(zhǔn)備及實(shí)質(zhì)準(zhǔn)備——議程應(yīng)隨會(huì)議通知事先發(fā)給與會(huì)者。 雖然并非所有會(huì)議都需要正式的議程，但是與會(huì)者至少應(yīng)當(dāng)事前有所了解，以便做好準(zhǔn)備。議事日程是受到尊重還是被忽視，這與管理部門對(duì)它的利用程度是成正比的。 但書面的議程有另一個(gè)重要好處：會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者將集會(huì)的目標(biāo)寫成書面的議程，有助于會(huì)議目的的具體化。這樣，議程就能使會(huì)議按照既定軌道進(jìn)行，讓主持人能集中他的精力去處理參加會(huì)議人員彼此之間的相互影響。 擬定議程的責(zé)任通常落在會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人的肩上。但是，人們一般對(duì)他們參加創(chuàng)造的事情才愿意予以支持。提前參與能使那些參加會(huì)議的人依照擬定的議程把問(wèn)題看得更清楚。下面是可能有助于鼓勵(lì)與會(huì)者參加的一些建議： (1)對(duì)將要討論的問(wèn)題要求及早思考。 ①對(duì)問(wèn)題的解決或處理，有哪些看起來(lái)是行得通的? ②哪些是顯而易見(jiàn)的危險(xiǎn)? ③所要討論的問(wèn)題其最后結(jié)果可能意味著什么? (2)如果時(shí)間允許，把參加會(huì)議者的建議合并到暫定議程里，提前分發(fā)，以征求補(bǔ)充意見(jiàn)。 (3)提前向與會(huì)者簡(jiǎn)明介紹會(huì)議的目的，并要求他們做一些具體工作，例如抽樣調(diào)查員工意見(jiàn)，匯集統(tǒng)計(jì)數(shù)字，或搜集背景資料。 會(huì)議常因野心過(guò)大的計(jì)劃而在一開(kāi)始就注定失敗。下面是制定實(shí)際可行的目標(biāo)的一些建議： (4)可能的話，把議程的話題限制在同一個(gè)主題范圍內(nèi)。這有助于從容進(jìn)行，同時(shí)使必須參加企業(yè)會(huì)議的人數(shù)減到最少。假如議程中有不同主題，可以分別安排為兩個(gè)小會(huì)進(jìn)行。 (5)假如這些主題之間沒(méi)有關(guān)系，要力求少安排一些話題。因?yàn)橐古c會(huì)者從他很感興趣的問(wèn)題轉(zhuǎn)到興趣不高的問(wèn)題上，而又始終全神貫注，是很困難的。 (6)設(shè)法將議程話題限制為一個(gè)主要的討論項(xiàng)目，輔之以不需大量準(zhǔn)備的次要項(xiàng)目。 (7)不把某些特殊的(有勢(shì)力的)管理人員的“心愛(ài)項(xiàng)目”列入議程。 (8)提前分發(fā)每一項(xiàng)議程話題的附件，以節(jié)省開(kāi)會(huì)時(shí)間。這樣就可以確定：每一項(xiàng)拿到會(huì)上討論的話題在會(huì)前都已向與會(huì)者簡(jiǎn)明介紹。這是一種利用以前會(huì)議記錄實(shí)際可行的方法。 (9)在議程上要表明會(huì)議開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間。與會(huì)者知道會(huì)議不允許超過(guò)時(shí)間，就會(huì)更加積極。 (10)對(duì)那些非常有爭(zhēng)議的、極為復(fù)雜的或小組完全不熟悉的話題，要安排充分的時(shí)間。 (11)要記住注意力的持續(xù)時(shí)間是有限度的。對(duì)一位實(shí)業(yè)家來(lái)說(shuō)，有效的會(huì)議一般持續(xù)一個(gè)小時(shí)，當(dāng)會(huì)議進(jìn)行了一個(gè)半小時(shí)，就接近效果遞減的臨界線了。 (12)假如會(huì)議必需開(kāi)到兩小時(shí)以上，應(yīng)安排中間休息時(shí)間。 (13)假如可能，要留出會(huì)后交談和娛樂(lè)的時(shí)間。 會(huì)議通知的派發(fā) 很多會(huì)議召集人，常常為送發(fā)適當(dāng)?shù)臅?huì)議通知而頭痛。這可能是因?yàn)樗麄兊氖韬鏊斐桑部赡苁且驗(yàn)樗麄兲^(guò)匆促地決定召開(kāi)會(huì)議，以致欠缺足夠時(shí)間作妥善的斟酌所造成。 一份良好的會(huì)議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包括下列五項(xiàng)： (1)開(kāi)會(huì)的時(shí)間(包括日期及起止時(shí)間)。 (2)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)。倘若開(kāi)會(huì)地點(diǎn)并非與會(huì)者所熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖。 (3)會(huì)議的目標(biāo)。 (4)與會(huì)者須事先準(zhǔn)備的事項(xiàng)。 (5)其他與會(huì)者的姓名。 一般的會(huì)議通知最好是在開(kāi)會(huì)前一個(gè)星期寄到與會(huì)者手中，因?yàn)楝F(xiàn)代人在安排各種活動(dòng)時(shí)，多半提早一個(gè)星期作規(guī)劃，而且一個(gè)星期的時(shí)間大概足以做好開(kāi)會(huì)前的各種準(zhǔn)備工作。超過(guò)一個(gè)星期的會(huì)議通知比較容易被遺忘，因此當(dāng)你有必要發(fā)出超過(guò)一星期的會(huì)議通知時(shí)，你最好能在開(kāi)會(huì)前兩、三天設(shè)法再向與會(huì)者提醒開(kāi)會(huì)時(shí)間。除非是緊急會(huì)議，否則不要發(fā)出短過(guò)一星期的會(huì)議通知，因?yàn)樘掖俚耐ㄖ?，不但令與會(huì)者來(lái)不及作好會(huì)前的準(zhǔn)備工作，而且也很容易令他們覺(jué)得會(huì)議召集人把他們當(dāng)作“呼之即來(lái)”的人物看待! 會(huì)場(chǎng)的布置 布置會(huì)議場(chǎng)地，應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。例如在提供信息的會(huì)議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問(wèn)題的會(huì)議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會(huì)議里，如人數(shù)不多，則可令與會(huì)者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會(huì)者與主席之間的溝通，而且也便于與會(huì)者跟與會(huì)者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會(huì)者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。 座位編排與會(huì)議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外，在布置場(chǎng)地時(shí)，你仍須