【文章內(nèi)容簡介】 (7)建立個人信貸，并列明應(yīng)向參加者個人直接收取的費用。 (8)指定可以取消預(yù)定而不向你單位收費的一段時間或最后期限。 將協(xié)議細(xì)節(jié)——不管多么細(xì)微——寫成書面合同的重要性，無論怎樣強(qiáng)調(diào)也不為過分。隨著會期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場地管理部門保持聯(lián)系。人員、旅館裝修或其它變更都可能對會議計劃產(chǎn)生重大影響。密切聯(lián)絡(luò)會有好處。 6選定地點和時間的重要性 沒有一個時間或一個地點對所有的會議都是最佳的，但是對每一個集會來說，都有它的最佳時間和最佳地點。要確定一個大家都方便的時間，應(yīng)在安排之前和主要的參加者聯(lián)系。任意安排的會議對一些參加者可能不便；在這種情況下，或者是他們的正常工作，或者是會議本身會遭到損失。每日的不同時間對機(jī)警程度和精神集中程度會有影響：下班以后開會容易身心疲倦、與個人計劃沖突，而飯后立即開會則正趕上感受能力低的時候。 還要記住，拖長開會時間導(dǎo)致效果遞減，那些以鼓勵創(chuàng)造性思維為目的的會議尤為如此。 一般說來，少開會比多開會好，但是“開足夠的會”的含義，取決于實用目的。當(dāng)會議目的是協(xié)調(diào)或檢查時，定期安排比隨時召開好：在重要項目的最后階段，則每天開會可能是恰當(dāng)?shù)摹?7會議室 會議效果常常受到會議地點和物質(zhì)享受的影響。你自己的辦公地點可能是最自然也是最易于利用的地點，但它不一定最有助于達(dá)到會議的目的。選擇會議地點應(yīng)當(dāng)包括對如下因素的評估： (1)理想的會址對絕大多數(shù)與會者來說，應(yīng)該是旅程最短的(不要受級別影響而忽視大眾的便利)。 (2)首先要考慮沒有打擾、噪音和其他使人分心的因素。許多業(yè)務(wù)會議安排在遠(yuǎn)離辦公室的地方，以擺脫日常事務(wù)，達(dá)到集中注意力于會議的目的。不用說，適當(dāng)?shù)耐L(fēng)裝置，空氣流通，照明度，音響效果和溫度調(diào)節(jié)，這些都是促成有效的會議氣氛必不可少的主要條件。 (3)與會者座椅的舒適程度和他的注意力持續(xù)時間之間有明顯的相互關(guān)系。假如會議地點是租來的，應(yīng)檢查那里的設(shè)施和器材。便于圓桌會議參加者的器材，對大多數(shù)會議有好處。同樣重要的是也應(yīng)該有能使人精神振奮的設(shè)施。 會議議程的擬定 顧名思義，議程即是會議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實現(xiàn)會議目的各種議案之外，尚包括與會者姓名、會議時間以及會議地點等項目。 主席在編排議程的時候，最好能遵守以下兩個原則： (1)按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說越緊要的事項越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項則越應(yīng)排在議程的后端處理。這樣做的一個好處便是：就算在預(yù)定的會議時間內(nèi)無法將全部議案處理完畢，但起碼較緊要的議案已被處理過。那些較不緊要的議案，則可另擇時間處理，或是并入下次會議中再予處理。 (2)每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并明白地標(biāo)示出來。假如能這樣做，則主席可讓某些人只參與與他們有關(guān)的某些特定議案的討論。這即是說，假如議程中明示幾點幾分到幾點幾分被分配于探討某一議案，則主席可以故意讓某些人遲到(即令某些人在涉及他們的議案被討論之前幾分鐘才進(jìn)入會場)，也可以故意讓某些人早退(即令某些人在涉及他們的議案被討論過之后離開會場)。這樣做，顯然可以節(jié)省與會者的時間。不過，會場的秩序?qū)⒉幻馐艿礁蓴_。因此，主席只能有限度地容許遲到或早退。 有些主管在主持會議時并不準(zhǔn)備議程，這是一種很壞的習(xí)慣。議程不僅能夠規(guī)范會議的內(nèi)容，而且也足以約束溝通的次序與溝通的節(jié)奏。一旦會議欠缺議程，則會議的內(nèi)容勢必不確定，溝通的次序勢必雜亂，溝通的節(jié)奏勢必太快或太慢。換句話說，欠缺議程的會議是注定不具實效的。為了改變這種不良的習(xí)慣，每一個機(jī)構(gòu)都應(yīng)考慮采取政策性聲明，嚴(yán)格要求擬妥議程之后才準(zhǔn)許開會。 為讓與會者對會議及早作準(zhǔn)備——包括心理準(zhǔn)備及實質(zhì)準(zhǔn)備——議程應(yīng)隨會議通知事先發(fā)給與會者。 雖然并非所有會議都需要正式的議程，但是與會者至少應(yīng)當(dāng)事前有所了解，以便做好準(zhǔn)備。議事日程是受到尊重還是被忽視，這與管理部門對它的利用程度是成正比的。 但書面的議程有另一個重要好處：會議領(lǐng)導(dǎo)者將集會的目標(biāo)寫成書面的議程，有助于會議目的的具體化。這樣，議程就能使會議按照既定軌道進(jìn)行，讓主持人能集中他的精力去處理參加會議人員彼此之間的相互影響。 擬定議程的責(zé)任通常落在會議領(lǐng)導(dǎo)人的肩上。但是，人們一般對他們參加創(chuàng)造的事情才愿意予以支持。提前參與能使那些參加會議的人依照擬定的議程把問題看得更清楚。下面是可能有助于鼓勵與會者參加的一些建議： (1)對將要討論的問題要求及早思考。 ①對問題的解決或處理，有哪些看起來是行得通的? ②哪些是顯而易見的危險? ③所要討論的問題其最后結(jié)果可能意味著什么? (2)如果時間允許，把參加會議者的建議合并到暫定議程里，提前分發(fā)，以征求補(bǔ)充意見。 (3)提前向與會者簡明介紹會議的目的，并要求他們做一些具體工作，例如抽樣調(diào)查員工意見，匯集統(tǒng)計數(shù)字，或搜集背景資料。 會議常因野心過大的計劃而在一開始就注定失敗。下面是制定實際可行的目標(biāo)的一些建議： (4)可能的話，把議程的話題限制在同一個主題范圍內(nèi)。這有助于從容進(jìn)行，同時使必須參加企業(yè)會議的人數(shù)減到最少。假如議程中有不同主題，可以分別安排為兩個小會進(jìn)行。 (5)假如這些主題之間沒有關(guān)系，要力求少安排一些話題。因為要使與會者從他很感興趣的問題轉(zhuǎn)到興趣不高的問題上，而又始終全神貫注，是很困難的。 (6)設(shè)法將議程話題限制為一個主要的討論項目，輔之以不需大量準(zhǔn)備的次要項目。 (7)不把某些特殊的(有勢力的)管理人員的“心愛項目”列入議程。 (8)提前分發(fā)每一項議程話題的附件，以節(jié)省開會時間。這樣就可以確定：每一項拿到會上討論的話題在會前都已向與會者簡明介紹。這是一種利用以前會議記錄實際可行的方法。 (9)在議程上要表明會議開多長時間。與會者知道會議不允許超過時間，就會更加積極。 (10)對那些非常有爭議的、極為復(fù)雜的或小組完全不熟悉的話題，要安排充分的時間。 (11)要記住注意力的持續(xù)時間是有限度的。對一位實業(yè)家來說，有效的會議一般持續(xù)一個小時，當(dāng)會議進(jìn)行了一個半小時，就接近效果遞減的臨界線了。 (12)假如會議必需開到兩小時以上，應(yīng)安排中間休息時間。 (13)假如可能，要留出會后交談和娛樂的時間。 會議通知的派發(fā) 很多會議召集人，常常為送發(fā)適當(dāng)?shù)臅h通知而頭痛。這可能是因為他們的疏忽所造成，也可能是因為他們太過匆促地決定召開會議，以致欠缺足夠時間作妥善的斟酌所造成。 一份良好的會議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包括下列五項： (1)開會的時間(包括日期及起止時間)。 (2)開會地點。倘若開會地點并非與會者所熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖。 (3)會議的目標(biāo)。 (4)與會者須事先準(zhǔn)備的事項。 (5)其他與會者的姓名。 一般的會議通知最好是在開會前一個星期寄到與會者手中，因為現(xiàn)代人在安排各種活動時，多半提早一個星期作規(guī)劃，而且一個星期的時間大概足以做好開會前的各種準(zhǔn)備工作。超過一個星期的會議通知比較容易被遺忘，因此當(dāng)你有必要發(fā)出超過一星期的會議通知時，你最好能在開會前兩、三天設(shè)法再向與會者提醒開會時間。除非是緊急會議，否則不要發(fā)出短過一星期的會議通知，因為太匆促的通知，不但令與會者來不及作好會前的準(zhǔn)備工作，而且也很容易令他們覺得會議召集人把他們當(dāng)作“呼之即來”的人物看待! 會場的布置 布置會議場地，應(yīng)考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如在提供信息的會議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進(jìn)行多項溝通。再如在培訓(xùn)會議里，如人數(shù)不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。 座位編排與會議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外，在布置場地時，你仍須