【文章內(nèi)容簡介】 員會議并非一下子就出現(xiàn)的——它是廣泛的計劃和準備加上熟練的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的綜合結(jié)果。大多數(shù)的工作人員會議是定期召開的，但是有效的會議提防死板的常規(guī)。象任何其它工具一樣，工作人員會議要求持續(xù)予以注意，以保證生產(chǎn)能力。以下是某些危險信號，表明“這件工具需要磨快了”： (1)當會議不是全面管理職能的組成要素，而成為經(jīng)營的附屬品的時候。 (2)議程中既沒有必要的信息需要傳遞，也沒有與會者真感興趣的項目。 (3)會議召開的次數(shù)比業(yè)務(wù)活動性質(zhì)的需要似乎更為頻繁的時候。 (4)會議持續(xù)時間似乎超過了會議目的值得花費的時間。 (5)領(lǐng)導(dǎo)紀律松弛，達到會后行動和成果的可能性減少。消除工作人員會議庸俗成規(guī)的關(guān)鍵，在于這個機構(gòu)把會議計劃結(jié)合到總體經(jīng)營范圍的程度。許多公司如同對其它經(jīng)營職能那樣，規(guī)定會議的生產(chǎn)性目標。 3打破例會的“常規(guī)” 公司在發(fā)展，職責在擴大，組織機構(gòu)的經(jīng)管責任在改變，但是工作人員會議 還保留著固定狀態(tài)。會議模式一旦形成，就傾向于固定不變——由于習慣，總是同一時間， 同一地點和相同的召集次數(shù)，同樣的圈內(nèi)人而不顧當前是否需要他們出席。會議主持人必須 不斷對工作人員會議的有效性重新評估。他必須象其他人的看法那樣看待會議，并且以領(lǐng)導(dǎo) 人的身份，象其他人的看法那樣看待他自己。 負責人可能不時地試圖通過詢問主要與會者評價會議的有效性?；蛟S同樣明智的是，審閱一系列會議的記錄，以檢查某些方面的進展情況： (1)假如工作人員在以前的一次或一系列會議已經(jīng)決定明確的行動路線，那么，行動的現(xiàn)狀如何? (2)對工作人員的建議有何反應(yīng)?導(dǎo)致了什么行動? (3)工作人員在會后和會外是否協(xié)調(diào)合作地行使職責?會上得到的表面和解在會后的現(xiàn)實中起作用了嗎? (4)擱置的問題和延遲的行動現(xiàn)在怎樣了?是否有充分理由把這些重新列入議程項目? (5)管理部門行動與工作人員會議建議相反之處，與會者是否在行動以前已被告知?向他們做過任何解釋嗎? (6)一般而言，每位與會者的參加都是合適的嗎?在會議參加者和那些負責執(zhí)行會議決議者之間，有沒有信息交流延遲的跡象? (7)與工作人員會議比較，是否有更有效的辦法可用來處理所遇到的情況? 4失誤和障礙 工作人員會議在管理職能方面有明確的經(jīng)營管理作用，但是應(yīng)當僅在事情的復(fù)雜性、不穩(wěn)定性或重要性，需要工作人員集體參與的時候才召開這種會議。據(jù)估計，約有三分之一的會議包括了不需要參加的人，開會的時間比需要為長，或者本來就不需要召開。工作人員會議對一個機構(gòu)得不償失，有如下的典型情況： (1)有些部門負責人覺得召集一個會議，并依靠集體意見制定大多數(shù)計劃和決策更為省力。這樣就分散了責任，使主管人從集體參加得到安慰，日后如有某人受到譴責則尤為如此。 (2)參加會議可以成為一種聲望和地位，以至于一旦被邀請，人數(shù)多得可觀的成員會繼續(xù)參加，而不管當時是否需要他們出席。如果這種參加被視為員工在機構(gòu)的政治框架里的權(quán)威和地位，那么，圈內(nèi)人的成員資格可能比會議成果更為重要。 (3)無計劃的會議產(chǎn)生無計劃的結(jié)果。例如，有些部門負責人在他們自己的辦公室召集會議，可是沒有足夠的椅子，每次隔幾分鐘打進來的電話使會議中斷，應(yīng)該顯示六個月生產(chǎn)報告圖表的放映機有一個燒壞的燈泡。 (4)提防認為開會遲到是高職位的特權(quán)之一的主管人員。假如會議主持人怕得罪高階人士，而不敢不等人到齊就開會，會議必然比原安排超出半小時，從而消耗其他人員的工作時間。 (5)謹防會議主持人認為確保人人明白的最好方式是由他包攬全部講話。雖然他的自尊心在奴役聽眾中得到實現(xiàn)和滿足，但很可能一事無成。 (6)有時候，一個告示或備忘錄可以起相同作用，但是召集會議似乎比組織那些材料，容易得多。此外，工作人員需要樹立集體精神的會議。 假如你能發(fā)現(xiàn)并消除上述這些問題中的一個，你的工作人員會議必定會得到益處。 常設(shè)委員會 　 委員會的主要優(yōu)點是能作用于一切管理權(quán)力范圍，以找到完成已委派的工作所需的特殊人才。 許多公司得益于委員會制度的組織系統(tǒng)，但有人認為委員會在行動方面緩慢而優(yōu)柔寡斷。委員會的成功取決于其組織方式和會議原則的應(yīng)用方式。委員會組織的要點如下： (1)任務(wù)——委員會的形成通常是作為超越正常業(yè)務(wù)渠道的手段，或者是因為沒有一個恰當?shù)牟块T在正常的職責分工下對某一特殊職能負責。不論哪種情況，重要的是明確規(guī)定委員會的目的和職責。委員會既不可重疊也不可侵占其它單位或個人的職責。委員會的首要任務(wù)是補充。要事先決定你想要它起多大作用。 (2)調(diào)查還是收集信息。 (3)提供評估。 (4)解決問題。 (5)提出意見或建議。 (6)做出決策。 (7)采取積極行動。 (8)持久性——委員會的“憲章”應(yīng)當規(guī)定任務(wù)期限。委員會是否負有一項特殊任務(wù)的責任，并在完成后解散?它將為諸如推薦獎勵或調(diào)查財產(chǎn)損失等經(jīng)營出現(xiàn)的問題而開會嗎?委員會是否象機構(gòu)的其它單位那樣，有持續(xù)的責任，從而具有永久性的地位?常設(shè)委員會唯一的變動就是成員的更換(例如由工作人員經(jīng)營的委員會)，但在多數(shù)情況下，有確定期限并在完成任務(wù)后，即行撤銷的委員會，能更好地發(fā)揮作用。 (9)領(lǐng)導(dǎo)能力——雖然會議主持人可能對委員會的任務(wù)成員沒有直接的公司責任，但是他應(yīng)當能博得成員的尊敬和信任。要指定一位領(lǐng)導(dǎo)人，其能力和工作量應(yīng)該使他或她切實可行地能籌劃、準備和指導(dǎo)委員會完成任務(wù)。 (10)成員資格——委員會的大小取決于它的目的，以及為實現(xiàn)這一目的的才能、權(quán)力或責任。根據(jù)實際經(jīng)驗，委員會的大小是以限制為宜。 答應(yīng)擔任委員會成員，意味著每一位參加者有責任作出某些積極努力。這個集體的成功要求每一位成員： ①為會議預(yù)作準備，包括搜集必需的資料，或協(xié)調(diào)參加者將在會上代表的任何人。 ②加入(而不是獨占)委員會的任務(wù)和功能。 ③避免利用集會作為滿足個人動機的手段(例如為贏得賞識或者為牢騷辯護)。 ④做一位積極學(xué)習的出席者，而不是消極的觀察者。 ⑤完成商定的任務(wù)，并為設(shè)想的后繼討論做好準備。 (11)貫徹到底——委員會制度的最薄弱部分是繼續(xù)干下去。經(jīng)常見到的情況是委員會組成了，然后就被忘掉了。負責組成委員會的人，也應(yīng)當負責決定繼續(xù)干下去的步驟。且體的任務(wù)要有具體的期限。對常設(shè)的或是持續(xù)的委員會來說，明智的做法通常是： ①定期檢查委員會的成果、任務(wù)和成員資格。公司經(jīng)營上的改變可能需要改變委員會的目的和組成。 ②轉(zhuǎn)換委員會成員，這樣可以鼓勵新的觀點，使自滿的常規(guī)恢復(fù)活力，分攤工作量，和增加管理層發(fā)展的機會。 ③分發(fā)委員會會議紀錄，以便既向有興趣的各方提供信息，又確定委員會經(jīng)營動向和完成任務(wù)程度。 咨詢委員會 　 解決問題的成功決于完善的計劃、熟練的領(lǐng)導(dǎo)和對問題的正確限定。解決問題小組獲得顯著成功，通常是因為主持人做了準備工作。 下面是應(yīng)考慮的基本因素和應(yīng)遵循的步驟： (1)匯集事實。 (2)明確問題。 (3)建立和商定判斷標準。 (4)研究預(yù)算和確定支出限度。 (5)收集更多的事實，把它們和問題聯(lián)系起來。 (6)分析資料并合理歸類。 (7)識別可供選擇的解決方法。 (8)檢驗解決方法是否符合成功的標準，考慮可以介紹哪些擬議中的新問題的解決方法。 (9)把委員會的最后結(jié)論變?yōu)榻ㄗh。 假如問題解決委員會已授權(quán)行動，這些準則可以還應(yīng)包括： (1)說服那些必須解決問題的人接受這個解決方法。 (2)必要時妥協(xié)。 (3)檢驗修訂的解決辦法是否符合成功的全部標準。 (4)在一個示范(檢驗)場合試驗解決辦法。 (5)使最后用戶接受經(jīng)過檢驗的解決辦法并加以訓(xùn)練。 (6)安置和執(zhí)行。 (7)完成新方法。 (8)評估效果。 (9)建立控制程序，以保證采納的解決辦法的永久性。 委員會成效 由于委員會通?？紤]專門問題的領(lǐng)域，并且常常超越部門界限和管理層次，因此委員會的成功就要求機智的領(lǐng)導(dǎo)能力。參加者的背景、個人聲望、才智、氣質(zhì)、動機、個人保障和表達能力都會有極大差異。融合這些品性需要技巧。主持人必須有能力在關(guān)鍵時刻介入，以引導(dǎo)討論避開如下的失誤： (1)假如小組改變了原始的目標，老練的領(lǐng)導(dǎo)人可能設(shè)法重申話題或目標，并通過投票決定繼續(xù)討論是否適宜。 (2)當討論漫無邊際時，主持人應(yīng)設(shè)法注入引起爭論的問題，或者要求那些沉默的人提出具體意見。另一個辦法就是重申目標或問題，歸納那些可能已達成一致的意見，并澄清有待進行的事項。 (3)動機和意見的差異往往變得明顯和激烈。主持人必須找到自由討論變成爭論之處，并把討論從中心人物轉(zhuǎn)向另外一個人，辦法或許是提出一個相關(guān)的事項。重新分析問題或歸納部分一致的意見可能是有效的策略。幽默感甚或暫時休會可能有幫助。 (4)當小組內(nèi)想法或意見不一致時，最有效的領(lǐng)導(dǎo)策略是防止分歧固定下來。提出其它方面新的事實和展望可能防止對峙，把迄今達成的一致意見寫在黑板上可能打破僵局。幽默、暫時休會或其它緩和情緒的方法可能有用。 (5)倉促作結(jié)論往往不能充分發(fā)揮委員會的功能。要提供機會去考慮不同的選擇，探索隱含的意思，詢問佐證的事實。作會議結(jié)論以前，要確定全體參加者都有機會表達自己的意見，然后把一致的意見納入結(jié)論。 (6)隱蔽的動機可能把聰明的人導(dǎo)入錯誤的結(jié)論。當委員會的看法將導(dǎo)致錯誤決定時，要找一個推辭的借口。要注入假設(shè)的問題，收集和提出更多的外部資料，或是邀請一位博學(xué)的局外人來咨詢，以改變思路。 全公司大會 　 全公司大會為你提供引起別人注意的會議，也為增進工作成員之間團結(jié)一致的感情提供機會。大型會議不適于雙向交流或公開討論，但是它們對傳遞信息和建立更加良好的關(guān)系有好處。 許多主管人員認為個人接觸是全公司大會最重要的一環(huán)。有些人認為在這種會上的講話，其重要性不如使職工有機會會見最高管理部門和從上層直接得到信息。 1初步計劃 由于費用、涉及的人數(shù)、生產(chǎn)的可能中斷以及管理部門處于員工的嚴密檢查和評判之下，全公司大會需要非常謹慎和詳盡的計劃。下面是使這種集會處在管理控制之下的一些建議： (1)征求意見、進行商討和爭取支持，要有上層管理部門參加。 (2)征求第一線管理人員的意見和建議，找出誰能對計劃貢獻特殊才干和能力。 (3)制定暫編預(yù)算和費用估計。 (4)起草暫定議程并且指派一個代表委員會進行審查。 (5)檢驗計劃的可行性。要留意在以下幾方面有沒有抵觸，即在員工個人利益方面，在工會計劃方面，在生產(chǎn)進度方面，在可用場地方面，在假日安排方面。 (6)在最高層管理部門重新評估暫定的計劃和規(guī)劃。要正確地觀察會議的全面影響。 2自由參加的招待會和參觀工廠 “自由參加的招待會”結(jié)合對公司各項設(shè)施的巡視，是最簡單、最便宜和最有效的贏得職工好感的辦法。它有助于辦公室人員和裝配線上的工人與公司的最終產(chǎn)品聯(lián)系起來。它還能形成對公司的新的自豪感和新的興趣。 假如有人負責以下細節(jié)，這些舉動就會更成功，每個有關(guān)的人負擔也就更?。?(1)規(guī)定日期。要有幾個月的計劃和準備時間。要避免和其它社團活動或是假日沖突，要考慮可能的氣候、業(yè)務(wù)日程和一年中各項設(shè)施使訪問者最感興趣的時間。 (2)規(guī)劃預(yù)算。費用取決于公司款待的程度。通常供應(yīng)點心和飲料，并分發(fā)小冊子、小商品或者產(chǎn)品樣品。 (3)發(fā)請柬。請柬或通知必須明確時間、職工家屬是否在邀請之列、以及對兒童有無人數(shù)或年齡限制。要求職工提出他們希望邀請的補充名單。 (4)準備展覽品和陳列品。參觀工廠如加上直觀器材會更有意義。這些器材會加深參觀者的印象，使他們覺得公司是一個良好而安全的工作地方，而且公司的計劃表明前途大有希望。除產(chǎn)品展覽外，許多公司設(shè)計五顏六色的標記，以表明對每一個主要設(shè)備項目的投資額、提供一個職業(yè)崗位的平均成本、以及公司銷貨現(xiàn)金的情況。 (5)訓(xùn)練工作人員并使他們處于待命狀態(tài)。召集所有部門的負責人和第一線管理人，向他們解釋最后計劃并爭取他們的協(xié)助。假如第一線管理人自己不能擔任向?qū)?，就請他們推薦向?qū)А０亚闆r簡介寫成摘要提供給向?qū)?。準備和分發(fā)對可能提出的問題的答案。 (6)準備各項設(shè)備。包括指示到公司所在地的標記，安排適當?shù)耐＼噲龊蜑樵L問者引路的服務(wù)員。標明休息室，檢查急救用品，油漆通道線或方向標記，在等候的地方提供增設(shè)的座位。假如沒有自助食堂或恰當?shù)恼写c休息的地方，就搭一個帳逢，供訪問者聚集和進行社交活動。 (7)擬定禮儀。行政部門的禮儀對自由參加的招待會的成功起著重要作用。主人和迎候者是重要的，但是員工有機會和公司高級代表面對面的接觸是最重要的考慮因素。在某些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發(fā)表講話；在另一些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發(fā)表講話；在另一些場合，開始參觀的每個小組，都受到高級職員的歡迎。有一位總裁把在參觀結(jié)束時向每一位訪問者致意作為他自己的任務(wù)，他認為最后的印象是最有意義的。 3公司宴會和圣誕節(jié)聚會 大多數(shù)公司都在圣誕節(jié)聚會。公司圣誕節(jié)聚會比公司其它集會更可能供應(yīng)含酒精飲料。如果聚會計劃包括烈性酒，管理部門應(yīng)考慮以下細節(jié)： (1)包括員工的妻子或丈夫，最好發(fā)一封邀請信。 (2)安排在聚會開始不久就供應(yīng)足夠數(shù)量的食物。早開始，早散會不但減少飲酒量，而且大量減少交通事故。 (3)安排一些娛樂節(jié)目，喧鬧的集會往往可以通過關(guān)閉酒吧、改為演出而使之安靜。 (4)關(guān)閉酒吧后以最后一項活動使慶祝活動達到高潮，抽獎和發(fā)獎品可使參加慶祝活動的人有充足時間在他們離開以前安靜下來。 4全公司大會的核對細則 對人員配備的要求： (1)會議總主持人。主持會議，對會議負有管理責任，但是把準備工作委托給別人負責。 (2)項目指導(dǎo)人。受會議總主持人委派，負責項目的