【文章內容簡介】 理者感到極度不安，雖然增加的通話時間可以節(jié)省幾天的旅途奔波或是代替冗長的會議。 視時間為主宰的人雖然重形式而不重實質，但這并不意味他們一定喜愛形式。管理者有時也會違背形式的要求，但管理者不敢公然違背，而只是以“自欺欺人”的方式逃避。例如管理者常聽某些人說“偷得浮生半日閑”。言下之意為： (1)他們不應當在忙忙碌碌的工作中偷閑； (2)他們想偷閑，而且無論如何都要偷閑； (3)他們期望能避免罪惡感或良心的譴責。 視時間為主宰的人并不面臨“選擇”的困擾，他們生活得頗為瀟灑，因為他們只需聽從時間的指揮而無需費腦筋。他們最大的缺點在于無條件的向時間屈服，以致不能善用時間，發(fā)掘生命過程中無窮的機會更無從談起。 　 視時間為敵人的人：重效率而不重效能 　 視時間為敵人的人，經常將時間當作超越與打擊的對象。這種人的行為特征為： (1)自管理者設定難以完成的時限，以便“打破記錄”或“刷新紀錄”。例如這種人開車上班， 喜歡尋找捷徑，以便創(chuàng)造紀錄；對這種人來說，節(jié)省下來的一點時間好象能積蓄下來似的。 (2)在任何約定時間的場合，因早到而感到“勝利”、因遲到而感到“沮喪”。這種“勝利”或“沮喪”的感覺，是針對時間的早晚而產生，并非針對時間的早晚所導致的后果而產生的。例如有些人開會總是早到，則令早到的便是等候其他與會者的來臨。仍有一些人因約會時遲到一、兩分鐘而感到沮喪，他們卻是因自己與時間打輸了一場仗而感到沮喪。 視時間為敵人的人一個最大的長處，便是洋溢著突破障礙的競爭精神。但與時間競賽的人，是終究注定要失敗的。其次，當一個人的心理經常處于競爭狀態(tài)，他將難以充分體會經驗、成就或喜樂。管理者也將難以生活在現在，因為他的心擺在了下一場的戰(zhàn)斗上。管理者視時間為敵人，就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一種“投入——產出”的概念。當管理者能以較少的“投入”獲得同等的“產出”，或是以同等的“投入”獲得較多的“產出”，甚至以較少的“投入”獲得較多的“產出”時，則被視為富有效率。 自從泰勒于上世紀前倡導“科學管理”以來，效率的概念不但已經家喻戶曉，而且逐漸成為鑒定好壞與判別對錯的價值尺度，甚至在若干場合中還被當作一種追求的目標!效率之所以受到如此重視，恐怕應歸功于管理學界對它不遺余力的研究與追求。從早期的“動作研究”、“時間研究”與“工作設計”到近期的“作業(yè)研究”、“計劃審核術”等技術性探索，無一不是致力于提高效率。在可支配的資源(包括時間)極度匱乏的情況下，講求效率是明智和必要的，因為效率的提高足以減輕資源(包括時間)的浪費?？墒?，為了將“效率的提高足以減輕資源的浪費”變成事實，管理者仍要講求“效能”。所謂效能，是指適合目標的設定，以及為完成特定目標所需的適合手段的選擇。有效能的管理者不但能夠制定適合的目標，而且能夠選擇適合的手段以完成既定目標。譬如當黑白電視機已處身于“生命循環(huán)”的成熟期，而彩色電視機正方興未艾時，若管理者仍選定黑白電視機為目標產品，且不論其生產效率有多高，這種產品肯定要滯銷。這樣的管理者是無效能可言的。再如管理者為了推銷女性化妝品，而在某一電視節(jié)目內從事產品廣告。倘若該節(jié)目(此即完成目標的手段)不受女性歡迎，則不論其收視率有多高，或廣告費有多便宜，這種廣告肯定無法實現促銷的目的。這樣的管理者也是無效能可言的。上述實例顯示，倘若管理者只講求效率而不講求效能，則將因為目標無法實現而導致嚴重的資源浪費。這對講求效率以避免浪費的管理者來說，真是一種莫大的諷刺!而令人遺憾的是，只講求效率而忽視效能的管理者卻比比皆是。當代著名管理學者彼得杜拉克有鑒于此，在1966年撰寫了《有效的主管》一書，以呼吁管理者重視效能。在這一本書上，他很簡明扼要地指出：效率是“以正確的方式做事”，而效能則是“做正確的事”。這兩句名言，頗值得管理者三思。 盡管有許多管理者只強調效率而忽視效能，但仍有一些管理者卻只強調效能而忽視效率。如為了提高士氣，有些管理者會不惜代價地要求冗員提前退休。這在短期內很容易收到預期效果，但在長期內則極可能演變成員工人人自危，致使士氣反而較前低落。一旦管理者只講求效能而不講求效率，則勢必無法長期確保所獲得的效能。 由此可知，效率與效能不應偏廢，但這并不意味效率與效能具有同樣的重要性。管理者固然期望能同時發(fā)揮效率與效能，但在效率與效能無法兼得時，管理者首先應著眼于效能，然后再設法提高效率。難怪彼得杜拉克會斬釘截鐵地說：“對企業(yè)不可缺少的是效能，而非效率。” 　 視時間為神秘物的人：囿于時間所加以的限制 　 視時間為神秘物的人通常都對時間高深莫測。他們對待時間的態(tài)度，與他們對待自己身體的態(tài)度極為相似。除非等到他們的腸胃出毛病，否則他們不會意識到腸胃的存在或是腸胃的重要性。同樣，除非等到他們對時間的使用受到限制，否則他們不會意識到時間的存在或是時間的重要性。 視時間為神秘物的人因為忽視時間所加以的各種限制，所以能夠專心致志地工作。這未嘗不是一種長處。但是，時間對絕大多數人特別是管理者來說都是吝嗇的。除非他們真正了解到這種吝嗇，否則他們將無法適當地從事時間的調配。 　 視時間為奴隸的人：長時間沉溺于工作 視時間為奴隸的人最關切的，是如何管理時間?！耙晻r間為奴隸”的這種觀念轉化成管理者的一種行為，便是長時間地沉迷于工作，成為所謂的“工作狂”。 在各種各類的機構中，許多管理者的工作時間都很長，而且職位愈高者工作時間愈長。管理者時時可以聽到這一類的話：“一位基層的管理者如能在八小時內做好一天的事，他已算是一位能干的人物。但是一位高層的管理者如能在十小時、甚至十二小時內做好一天的事，則他應被視為特別杰出的俊才。 難道職位越高的管理者，他的工作時間將無可避免地延長?許多人對這個問題都給予了肯定的答復。理由是：當一個人在組織中職位上升得愈高，工作愈加緊要，其責任愈加重大，所以工作時間自然延長?？墒牵瑢@個問題的否定答復，或許更加令人信服：當一個人在組織中職位升得愈高，上級授予他的權力愈大，供他差遣的員工也愈多，因此工作時間不應隨職位的升高而增加。 統(tǒng)計調查顯示，每周工作時間超過五十五小時、甚至六十小時的管理者大有人在。令人感到奇怪的是：這些長時間工作的人大多數都不認為自己工作過長。事實上，有些管理者只有等到心臟病突發(fā)、太太鬧分居、或子女求見時，才領悟到自己的工作時間過長。 例外性的長時間工作并不足以產生不良后果，但是經常性的長時間工作則有不良后果。以下三種不良的后果很值得管理者注意： (1)研究發(fā)現，每天的工作時間一超過八小時，則生產效率將快速的遞減。倘若這些研究的結果是可信的，則每周工作時間最好不超過四十八小時(按六個工作天計算)為好。 (2)長時間工作足以令人養(yǎng)成拖延的習慣。許多管理者對工作因保持著“白天做不完，夜晚還可以做；平時做不完，周末或禮拜天還可以做”的態(tài)度，于是使八小時可以做好的事被拖延到十小時才完成，五天可以做好的事被拖延到六天才完成。這不幸應驗了帕金森所提出的“帕金森定律”。即如可供完成工作的時間為八小時，則工作將在八小時內完成；如可供完成工作的時間被增加為十小時，則同樣的工作將改在十小時內完成。 (3)長時間工作可能導致工作的失敗。管理學者約瑟夫崔豈特曾經對一群管理者在事業(yè)上的成敗進行研究，他發(fā)現成功的管理者與失敗的管理者的差別在于：后者隨時愿意為工作而犧牲家庭。即忽視家庭而過度強調工作的管理者，其工作終究會不佳。長時間工作所導致的不良后果足以說明，為何一些機構會強迫員工定期休假、限制加班次數或加班時數、或是不準累積假期。 你想不想知道你有無“工作狂”的傾向?你想不想知道你的工作是否妨礙你的婚姻生活?請如實答復下面兩份問卷：  你是一個工作狂嗎? 　 (1)不論你多晚才就寢，你是否經常堅持早起? 是( )；否( ) (2)假如你單獨用餐，你是否邊吃邊閱讀或是邊吃邊工作? 是( )；否( ) (3)你是否每天都編排當天的工作項目表? 是( )；否( ) (4)你是否覺得“無所事事”是一件難以忍受的事? 是( )；否( ) (5)你是否精神飽滿且富有競爭力? 是( )；否( ) (6)你是否在周末或假日加班工作? 是( )；否( ) (7)你能否隨時隨地工作? 是( )；否( ) (8)你是否擔心退休日期的到來? 是( )；否( ) (9)你是否感到無暇享有假期? 是( )；否( ) (10)你是否真正喜愛你的工作? 是( )；否( ) 上面10問題的答復中，假如含有八個或八個以上的“是”，則表示你具有強烈的工作狂傾向。 　 你的工作是否妨礙你的婚姻生活? 　 (1)在一個工作日完了時，你是否因踏上回家的路程而感到高興? 是( )；否( ) （2)你是否每天都花費一些時間與你太太單獨相處，以便分享彼此的思想與感受，甚至從事攀談? 是( )；否( ) (3)你是否清楚你的子女在學校里念幾年級? 是( )；否( ) (4)你是否清楚你的家庭每周花在食物方面的開銷有多少? 是( )；否( ) (5)你的太太是否了解你公司的產品具有何種用途? 是( )；否( ) (6)你的太太是否了解你的實際工作? 是( )；否( ) (7)你的太太是否知道你的總收入? 是( )；否( ) (8)你的太太是否清楚了解你有哪些工作上的朋友以及你對他們的看法? 是( )；否( ) (9)你是否曾經為了陪太太做某件事而取消業(yè)務洽談? 是( )；否( ) (10)你是否清楚了解你太太有哪些朋友以及她對她們的看法? 是( )；否( ) (11)你是否知道你太太最近看了哪些書? 是( )；否( ) (12)你是否知道你太太就寢的時間? 是( )；否( ) (13)關于度假計劃，你是否與你太太具有一致的意見?倘若你們的意見不一致，你是否能與她安排一個彼此都能接受的解決途徑? 是( )；否( ) (14)你是否與你太太討論過人生目標，令她了解你的未來走勢? 是( )；否( ) (15)你的太太是否同意你的人生目標及未來取向? 是( )；否( ) (16)你是否相信你與你太太之間彼此均喜歡對方? 是( )；否( ) 以上16個問題的答復中，假如含有11個至16個“是”，則表示你與你的太太都善于緩解由你的工作所造成的壓力；假如含有6個至10個“是”，則表示對你婚姻生活的關心不夠；假如含有○個至5個“是”，則表示你太忽視家庭。 　 長時間工作原因及對策 　 一個人成為長時間的工作者，并不是偶然的，也不是天生的。長時間工作的原因及其治療方法是： (1)傳統(tǒng)上的“業(yè)精于勤而荒于嬉”的觀念是令人沉迷工作的一種重要因素。一般人都以為“愈是勤勉地工作，成就自然愈大”。其實，勤勉與成就之間并不一定成正比例，一個人所流的汗水的多少與他的工作成果的大小不一定成正比例。因此，“勤能補拙”這句話是值得商榷的。 (2)管理者常常看到，缺少安全感的人，工作都很起勁，因為愈是繁忙，就愈能令人感到安全。這與一見黑就吹口哨或唱歌以壯膽的道理是一樣的。這也說明了何以許多管理者常常因不了解或無法衡量“產出”而感到恐慌時，會刻意地強調“投入”(工作量或工作時間)。為了克服工作狂熱，管理者在觀念及制度上應該確立“針對成果給予獎勵，而非針對活動給予獎勵”的準則。倘若管理者所企求的是業(yè)績的創(chuàng)造者，而非時鐘的打卡者，則現有的許多獎賞制度包括工資制度、晉升制度、退休制度等——勢必面臨新的評價與新的變革。 (3)欠缺時間管理的技能也是令人不得不長時間工作的原因。 (4)有些人潛意識里希望受到工作壓制，這也是導致他們對工作產生狂熱的一種因素。有些管理者憑著長時間工作以顯示他們的重要性；有些則憑著它以滿足他們的“烈士感”；另一些因得不到休閑的樂趣而拼命地工作；甚至有一些則為逃避不愉快的家庭生活而長時間投身于工作。 只有心理治療家或精神病醫(yī)生才能切實有效地協(xié)助他們。但是具有上述各種特征的管理者，不妨先做若干自管理者輔導工作。首先自問：自己終身的目標是什么?自己現在的所作所為是否真正有助于完成該目標?再問：健康在自身的行事優(yōu)先次序表中是否占一席之地?自己夜以繼日地工作是否有礙健康?如果答案是肯定的話，那么健康所受到的危害是否是自己所愿支付的代價?最后再問：家人在自己的行事優(yōu)先次序表中是否占一席之地?自己對家人是否已給予足夠的關懷?自己是否自欺欺人地假裝長時間工作的“犧牲”，全是為了他們?這一系列的反復思索，對長時間工作者或許可以產生些益處。 　 管理人員正確的時間觀念 　 既然視時間為主宰、敵人、神秘物或奴隸，均不利于時間的有效運用，那么對管理者來說，什么樣的時間觀念才算是正確的呢?這是一個見仁見智的問題。許多時間管理專家都指出：時間是與生俱來的，它象空氣那樣地支持人們的生存，又象手或手指頭那樣地供管理者作多種不同的用途。因此，只要管理者不對時間抱任何成見，或加諸任何價值判斷，而視之為中性資源，則可能對它作出比較有效的運用。 視時間為中性資源，猶如人力資源、財力資源、物力資源與技術資源那樣，將有助于管理者切實把握“現在”，而不致迷失于“過去”或“未來”。但這并不意味著“過去”與“未來”不重要。“過去”猶如一面鏡子，它足以令管理者認清自己以免重蹈覆轍；“未來”是“現在”努力的導向與終結。不過，只有“現在”才是管理者可以采取行動的唯一時間。世界上的所有成就都是“現在”所塑造的。因此，管理者應能記取“過去”、把握“現在”、放眼“未來”。正像一位隱名的哲人對時間的看法那樣： 昨天是一張已被注銷的支票。 明天是一張尚未到期的本票。 今天則是隨時可運用的現金。請善用它! 二、時間管理誤區(qū) 探索時間管理的誤區(qū) 　 管理者克服時間