【文章內(nèi)容簡介】 使對方遲到，也可有意義地打發(fā)時間。只要稍加用心，等人時間就可以變成充實、有意義的時間，而且大書店目標很容易找，可以說是最適當?shù)臅鎴鏊＊ァ　?.名片的整理　　在整理通訊錄時，可采用一般的方法，按照姓氏來排列。不過名片方面，就不用要這個方法，而是要分成工作、公司等幾個項目來整理。　　如此，即使一下子想不起對方的姓名，只要知道對方是“A公司的職員”，仔細找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個方法更容易檢索。　　此外，整理名片時，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。　　5.在“工作手冊”上詳細記錄零散信息　　出門辦點小事，卻不巧趕上擁擠時間，結(jié)果白白等了半個多鐘頭，這種情況經(jīng)常會發(fā)生，只是平常不太會感覺到，其實這些浪費掉的時間，一累積起來，也是相當可觀的。　　所以，為了防止這種無謂的浪費，連乍看之下很可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊”上，比如郵局在哪一天哪個時間人最少，或是哪個窗口辦事速度最快……，將這些具體的信息記在手冊上，辦起事來將更為方便、迅速。　　6．開會時間要加上尾數(shù)，以防止遲到　　召集會議時，如果把時間訂在“一點”、“兩點”，一定會有人遲到。這種幾點“整”的時刻，大都會令人感覺這只是個概括性的標準，很容易漫不經(jīng)心的珊珊來遲?！　∷?，你盡可能在開會時間加上尾數(shù)，如“一點十五分”，這樣一來，會令人心生疑惑：“這個時間是不是具有什么特別意義?”因而產(chǎn)生極高的興致，如此會議就能準時開始。　　7．立刻在收到的名片上寫“當事人”的資料　　對商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。從初次見到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應(yīng)整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個人資料來源。　　當與人交換名片后，你可以馬上在對方的名片上書寫他的專長、興趣、資歷等等，這么一來，要找人才就輕松多了。主要的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個字，這一點是非常重要的。　　8．與沒有時間觀念的人約會時，可接著安排另一個約會　　約會老是遲到，沒有時間觀念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地說個沒完，即使是事情已談完，他們也無意離開，仍興致勃勃地準備暢談一番。在與這種沒有時間觀念的人約會時，你可接著又安排另一個約會，并且事前聲明：“我兩點十五分有約會，我早一點在一點四十分見面吧”!　　這么一來，幾乎所有的人都會準時赴約，由于時間有限，會面得以快速地進行。從第二個意義上來說，又可防止時間的浪費。　　9．與公司主管會面時，在對方名片上書寫秘書小姐的芳名　　當你與公司董事高級主管交換名片時，你可以請教對方專任秘書的芳名，趁著記憶猶新，馬上寫在收到的名片上。　　因為在與這種高階層人物聯(lián)絡(luò)時，他們不可能會親自接電話，通常都經(jīng)過秘書轉(zhuǎn)接，如果事先曉得秘書的芳名，聯(lián)絡(luò)起來自然會順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，對日后的工作自是大有益處。　　10．名片上除“個人資料外”，另記錄其他資料以加深印象　　除了“個人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的“見面日期”、“見面場所”、“介紹人”、“會談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來。當然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時借此加深對他人的印象，即使是很久不見的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象。　　最好在交換名片的當天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷?！　?1牢記女職員的生日　　 整體工作能不能順利進行，關(guān)鍵多半在于女性職員，似乎每家公司都是如此。即使復(fù)印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會影響到工作效率與工作成果，因此很多人對女性職員都特別用心?；诖它c最好的方法是記住小姐們的生日，在當天送她們一張生日卡。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對你有什么不滿，也會一筆勾銷。　　 12. 通訊錄要采用活頁卡片，以便插換追加　　通訊錄最好是采用活頁式卡片，這種活頁式通訊錄，一張卡片上只登記一個人，所以不管對方搬了幾次家，改來改去都不怕沒地方可寫，換新卡片也是很簡單。　　此外，還可根據(jù)情況的需要，隨意插換追加。舉例來說，如果“陳大”的后面是“林二”，有一天又認識一個姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁，但是這種活頁式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。　　13.賀年卡上的“最新動態(tài)”，要馬上轉(zhuǎn)記到人才錄上　　最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有時候，也會順便寫上個人的最新動態(tài)，比如換工作、買房子搬家、通知結(jié)婚、添丁報喜等等。　　對這些賀年卡上的新信息，你必須仔細篩選，將必要的轉(zhuǎn)記到“人才錄”中當事人的卡片上。這些都是人才信息的基礎(chǔ)資料，如果遺漏對方搬家的通知，以致于失去聯(lián)絡(luò)，于公于私，都無法再發(fā)展下去。　　14.個人動態(tài)的原始資料，要保存一定期間　　只要一收到告知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等有關(guān)生活變化的書信或明信片，你可將其轉(zhuǎn)記到“人才錄”的卡片上。　　至于那些信件，則收到盒子里保存一定期間，因為如果馬上將原始資料丟棄，就無法對比“人才錄”上的記錄有無錯誤，以致于經(jīng)常發(fā)生陰錯陽差的現(xiàn)象。為了防止誤認或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。　　15.借著人才錄的幫助，即使多年不見的人，也能談得很融洽　　“人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個人資料的檔案，其中設(shè)有種種項目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等　　因此，即使與多年不見的人會面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對方現(xiàn)在在哪家公司哪個單位擔任什么職務(wù)、家里有幾個人、結(jié)婚紀念日是哪一天……，借此彼此不會感到陌生，能很快地熟識起來，相談甚歡。　　16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便　　采用名片大小的卡片做活頁式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區(qū)號、地址、電話號碼，第二行寫公司的郵遞區(qū)號、地址、電話號碼、傳真機號碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團體名。　　這些資料一目了然，可以說是效率很高的通訊錄。市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自制的通訊錄具有充分的填寫空位。　　17.人才錄要以拼音字母加以細致分類字母區(qū)分　　活頁卡片人才錄上的索引欄，并不是按現(xiàn)成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名的前三個字音，填入索引欄。以“林達新”來說，你可在卡片的右上角，寫上“L、D、X”三個字，如此一來，在L區(qū)之中，還可按4的順序，加以細分化。(或者，亦可在L之后以男、女行業(yè)、地域區(qū)分)因而得以縮短找尋的時間，很快找到自己所要的資料。 雖然找一個人省不了多少時間，但是在找很多人的情況下，效率可就大有不同。　　18.“記號式”通訊錄，可提高工作效率　　為了在交待秘書寄賀年卡、問候卡之時省去一一勾名單的麻煩，你可以先在通訊錄上加“○”、“△”、“”、“□”等等記號?！啊稹北硎久磕昙目ㄆ娜耍啊鳌北硎疽鸭牧撕脦啄陞s一直沒回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無所謂的人，此外，“□”表示目前不在國內(nèi)的人。　　將寄卡片的工作交待屬下去辦，如果采用“記號式”通訊錄，那么受命的人就可以順利進行工作。　　19.先將通訊錄復(fù)印下來，以便進行核對賀年卡的工作　　如果你所在單位每年要寄發(fā)好幾千封的賀年卡與問候卡，如此龐大的數(shù)量，很容易發(fā)生漏寄的失誤，所以最好的方法是先將通訊錄復(fù)印下來，以便進行核對賀年卡的工作。　　先將通訊錄的姓名欄全部復(fù)印下來，把復(fù)印名單放在手邊，寫完卡片后再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫過。這階段的工作，你可全部交給秘書去做。你只要在卡片上親筆加上幾句話，并且在先前的復(fù)印名單上，再蓋個章，以表示確認無誤。如此一來，就不會發(fā)生漏寄的情形。　　20.核對寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印〖HT5”，5SS〗你單位在如果核對寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是采用不打印臺的橡皮章。如果用筆勾記號，其記號的大小與位置很難統(tǒng)一，確認時很容易發(fā)生眼睛疲勞等負面現(xiàn)象。還是采用市售大小統(tǒng)一的橡皮章比較快。　　21.賀年卡已差不多都收到了，就開始做整理　　如果收到?jīng)]有寄卡片給他的人所寄來的卡片，一般都會馬上再補寄一張，因此，過了正月初七之后，還是經(jīng)常會收到卡片。等賀年卡已收齊，就可將全部的卡片加以整理。 　　以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后根據(jù)通訊錄復(fù)印名單，查出沒有寄卡片給他的人，有必要的話，再補寄一張給他。先前因搬家地址不明以至于沒有寄卡片給他的人，如果收到他所寄來的卡片，就要將其新地址轉(zhuǎn)記通訊錄上。　　22.日期章蓋在寫有寄件人姓名的那面　　一年之中，也許你會收到很多很多的信件，所以，收到時若不好好整理，最后就會亂成一堆，陷入無法整理的狀態(tài)。　　最好的方法是，當天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫有寄件人地址、姓名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就可以知道收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進行分類工作。　　23. 以“請問你有何貴事?”這句話會打斷廢話太多的電話　　在最忙碌的當兒，有人打電話來說了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過這種經(jīng)驗。　　在這種情況之下，最好的方法是以“請問你有何貴事?”來打斷對方的話頭，以便趕快進入主題。視情況而定，也可以說：“我現(xiàn)在有客人，有事請直說。”幾句話就把事情解決。這樣或許有些不客氣，不過，如果一通電話要浪費數(shù)秒到數(shù)分鐘的時間，長時間累積下來，也是相當可觀的，所以，應(yīng)盡量減少這種不必要的時間浪費。　　24.對付長舌的妙法〖HT5”，5SS〗在這個世界上，有種舌頭特別長的人，正事談完了依然喋喋不休地說個不停。在這種會談之中，有時也會意外地獲取有用的信息?？墒?，如有急事當然不能把寶貴的時間浪費在聊天上。　　在與長舌的人會面時，你應(yīng)該根據(jù)情況決定“結(jié)束會談的時刻”，并先在手表上設(shè)定時間。等到手表響起，你就說：“實在很抱歉，我另外有急事。”借此結(jié)束會談。以這種方法來打斷談話，對方也能夠接受。讓定時表說出有口難言的“逐客令”。　　25.與客戶面談時，請他帶份備忘錄前來　　當客戶要約你面談時，你最好要求對方盡可能帶一份重點備忘錄前來面談，因為，即使腦海中很清楚事情的始末，一旦實際用口說出來，還是會有很多不清楚的問題所在。　　請客戶先大略整理一下要點，比如某月某日發(fā)生了什么事，牽涉到繼承問題的家屬、親戚……等等，這樣就能很快了解客戶的情況，得以省下相當?shù)臅r間。請對方盡可能帶一份重點備忘錄前來會談，可說是有效與人會談的要訣。　　26.選擇下午時間與人會談　　與人會談時，有時要遷就對方的方便，不過，你最好還是盡可能約定下午的時間，因為這樣可以避免占用有效利用的時間。　　上午是開始一天工作的時段，指示秘書打字、回信，打電話聯(lián)絡(luò)要事等等，這些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達到很高的工作效率。　　而且，一上午埋頭于桌上作業(yè)，到了下午多少會感到有點疲倦，在這個時候與人會面，正好可以轉(zhuǎn)換一下心情。　　27.事先訂好會議開始與結(jié)束的時間　　在召集會議時，最好先決定會議開始與結(jié)束的時間，并通知開會的人員，因為先定下結(jié)束時間，會使參加人員產(chǎn)生專心開會的意識，有一掃松懈氣氛的功效。這就是心理學(xué)上所說的“截止效果”。舉例來說，因為入學(xué)考試每堂只考一小時，考生為在限時內(nèi)寫完考卷，就會集中全副心神專心作答。將這原理應(yīng)用到會議上，就不會浪費時間與精力。　　 28.預(yù)先通知參加開會的人，會議是逾時不候的　　無論做任何事，總有人不守時。比如說兩點開會，就有人到了兩點十分左右才珊珊而來。如果等到遲到者全來了之后才開始開會，等于使其他準時而來的人都損失十分鐘，造成時間大量的浪費。　　因此在通知開會時間時，清楚表示會議是逾時不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準時開會，遲到的人也無話可說，而且下次也不敢再遲到了。29開會前要求提案者準備書面報告　　馬拉松會議的原因，都在于事先準備得不夠周全。沒有審議議題內(nèi)容的時間，在會場中被要求馬上說出結(jié)論，任何人都只有瞠目以對的份兒，當然在沉默中浪費不少時間?；谶@些，會議的召集人最好事先準備“議題”、“問題要點”、“對策”等等用紙，預(yù)先要求提案者提出報告，并將其復(fù)印分發(fā)給每個人，這樣每個問題、觀念都一目了然，自能提高會議的效率。　　30.對上司做工作報告時，要先打好腹稿〖HT5”，5SS〗在對人傳達要事時，若不先整理出條理，就冒然開口，往往都不得要領(lǐng)。尤其是對上司做工作報告，說話結(jié)結(jié)巴巴，不只浪費時間，更會令上司感到不耐煩，而影響到對自己工作能力的評價。　　不只是對自己的同事，連對自己家人也是一樣，都要“先想好要說的話，才把人叫過來?！倍议_口時，要先從結(jié)論說起，這樣，對方就會知道談話重點所在，不但不會浪費時間，也比較不會發(fā)生誤會。　　31.好的工作程序要記入工作手冊，使新進者也能應(yīng)用　　在做一件工作時，往往必須多方摸索嘗試，不過，在嘗試的過程中，即使發(fā)現(xiàn)新的方法，一旦完成這件工作，有時也會忘了這個妙法，因此，所造成的時間浪費無法估計。　　所以，在你所在單位中，如果有人發(fā)現(xiàn)效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊”中，這樣這個工作經(jīng)驗就不再為發(fā)現(xiàn)者所獨有，而且，任何人只要照章行事，一定可以順利無誤地完成工作。　　32.“實用工作手冊”來自以往的工作經(jīng)驗　　不管期望做得多么完整，“工作手冊”一定會有所遺漏。一種文件寫法雖然已考慮到種種狀況，但為了對應(yīng)特別的情況，就必須采取相應(yīng)的做法。因此明知不夠完整，還是編制工作手冊，將其當成“試金石”。一旦工作上發(fā)生困擾的問題，就立刻追加、修正工作手冊的內(nèi)容。這樣日積月累就能完成一本“實用工作手冊”，任何狀況發(fā)生都能從中找到最有效率的解決方法。　　33.多關(guān)心女職員，托以重任　　以相當?shù)木?