會議組織流程標(biāo)準(zhǔn)(編輯修改稿)
2024-08-10 17:36 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。 餐飲費用 會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的在會議的食品飲料安排中，已有詳細(xì)介紹?！ 〔椟c基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。 正餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用） 其他娛樂、演出、保健、旅游項目費用 會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據(jù)活動安排另行準(zhǔn)備預(yù)算。 雜費 雜費是指會議與活動過程中，產(chǎn)生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通常可以在會務(wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機(jī)動處理。八、會議物品采購清單與采購人員安排 在會議的三類相關(guān)人員中，會議籌備人員往往還要負(fù)責(zé)所有會議相關(guān)物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進(jìn)行得有條不紊，且不會產(chǎn)生遺漏。 會議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項內(nèi)容： 會議場地租用，可參考：會議地點的選擇 會議地點的選擇與會議議程、參會人員、預(yù)算密切相關(guān)。會議場所的費用，通常在整個預(yù)算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。 如果公司內(nèi)部有合適的地點選擇，會議地點可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點開會可以節(jié)省費用，適合于內(nèi)部會議與活動。 由外部的服務(wù)商提供的會議場地，通常有三類地點：①賓館、酒店、②會議中心③飯店這幾類場所。 ①賓館、酒店 許多賓館有專門接待商務(wù)會議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。 ②會議中心 會議中心屬于專業(yè)從事會議服務(wù)的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè)的會議相關(guān)設(shè)施；精通會務(wù)服務(wù)的服務(wù)人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務(wù)。 ③飯店 飯店有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務(wù)。 會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現(xiàn)地點與想象的不一樣就來不及了。 如果由于各種原因無法親自去踩點，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設(shè)施等級。住宿、娛樂、演員、旅行目的地預(yù)訂車輛使用及租賃安排票務(wù)預(yù)訂提供機(jī)構(gòu)選擇音像輔助設(shè)備租賃會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標(biāo)、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。 會場布置雖然是個細(xì)節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領(lǐng)導(dǎo)小組來審批。 會場布置總體要求 會場布置要與會議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會議內(nèi)容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴(yán)謹(jǐn)商務(wù)的等等。 會議場所的室外布置 會議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：主會標(biāo)歡迎拱門、條幅彩球、鮮花、氦氣球地毯展架、易拉寶、廣告板引導(dǎo)牌燈箱簽到臺休息座椅等 會議場所的室內(nèi)布置 會議場所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：會標(biāo)、背景板主席臺、聽眾席、演講臺的布置， 鮮花、彩球、彩帶等裝飾音像輔助設(shè)備燈光、電源設(shè)備茶點，獎品、禮品、活動道具桌牌、名牌攝像設(shè)備，等禮品、獎品、紀(jì)念品、演出道具采購清單餐飲、水果、飲用瓶裝水等接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品會議相關(guān)印刷品需要提前確實內(nèi)容，提供印刷服務(wù)供應(yīng)商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關(guān)的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料，等1與會議相關(guān)的其他物品各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不到要求、送貨不及時、售后服務(wù)跟不上等問題九、請柬、邀請函的7項信息與范文 有些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會議的相關(guān)信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。請柬與邀請函具備的7項信息：活動類型活動日期、時間 與會期會議邀請者與被邀請者會議地點是否需要回復(fù)(會議回執(zhí))提供的餐飲其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等邀請函范文XXX先生/女士： XX公司將于2月5日8：3017：00，舉辦公司年會，特邀請合作伙伴派員參加。會議議程如下：…… 會議地點在XX國際會議中心中餐廳，會議提供午餐及茶點。請貴公司于2月2日前提供參會人員人數(shù)及名單。 因有團(tuán)隊活動，參會者請備休閑裝。會議中心地址：XX街XX號，公司接送車輛8：00，由火車站接參會者到會議中心。XX公司1月9日
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