會(huì)議組織流程標(biāo)準(zhǔn)(編輯修改稿)
2025-08-10 17:36 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。 餐飲費(fèi)用 會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的在會(huì)議的食品飲料安排中，已有詳細(xì)介紹?！ 〔椟c(diǎn)基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。 正餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用） 其他娛樂、演出、保健、旅游項(xiàng)目費(fèi)用 會(huì)議室、住宿費(fèi)用中可能含一部分娛樂項(xiàng)目的費(fèi)用，會(huì)議期間可以利用，但有些項(xiàng)目需要根據(jù)活動(dòng)安排另行準(zhǔn)備預(yù)算。 雜費(fèi) 雜費(fèi)是指會(huì)議與活動(dòng)過程中，產(chǎn)生的一些臨時(shí)性費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。八、會(huì)議物品采購清單與采購人員安排 在會(huì)議的三類相關(guān)人員中，會(huì)議籌備人員往往還要負(fù)責(zé)所有會(huì)議相關(guān)物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個(gè)采購清單，并安排好會(huì)議采購人員，會(huì)使采購進(jìn)行得有條不紊，且不會(huì)產(chǎn)生遺漏。 會(huì)議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項(xiàng)內(nèi)容： 會(huì)議場(chǎng)地租用，可參考：會(huì)議地點(diǎn)的選擇 會(huì)議地點(diǎn)的選擇與會(huì)議議程、參會(huì)人員、預(yù)算密切相關(guān)。會(huì)議場(chǎng)所的費(fèi)用，通常在整個(gè)預(yù)算中占比較大，同時(shí)，場(chǎng)地對(duì)參會(huì)人員的感受影響也較大，因此，對(duì)于籌辦人員來講，場(chǎng)地選擇是個(gè)重要的事情。 如果公司內(nèi)部有合適的地點(diǎn)選擇，會(huì)議地點(diǎn)可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場(chǎng)地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點(diǎn)開會(huì)可以節(jié)省費(fèi)用，適合于內(nèi)部會(huì)議與活動(dòng)。 由外部的服務(wù)商提供的會(huì)議場(chǎng)地，通常有三類地點(diǎn)：①賓館、酒店、②會(huì)議中心③飯店這幾類場(chǎng)所。 ①賓館、酒店 許多賓館有專門接待商務(wù)會(huì)議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時(shí)能夠提供住宿和餐飲，因此，對(duì)于有食宿需求的會(huì)議，是很合適的選擇。 ②會(huì)議中心 會(huì)議中心屬于專業(yè)從事會(huì)議服務(wù)的場(chǎng)所，通常有適合各種規(guī)模的會(huì)議室；有專業(yè)的會(huì)議相關(guān)設(shè)施；精通會(huì)務(wù)服務(wù)的服務(wù)人員；大部分的會(huì)議中心也提供餐飲與住宿服務(wù)。 ③飯店 飯店有適合大型活動(dòng)的房間，同時(shí)也提供餐飲服務(wù)。 會(huì)議場(chǎng)地如果由外部提供，會(huì)議籌備人員有可能對(duì)場(chǎng)地不是非常了解，有些會(huì)議場(chǎng)地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國(guó)家的地方，因此，事先踩點(diǎn)就很重要了，不然，等大隊(duì)人馬過去開會(huì)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)與想象的不一樣就來不及了。 如果由于各種原因無法親自去踩點(diǎn)，也就由熟悉會(huì)議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場(chǎng)地的其他用戶對(duì)場(chǎng)地的評(píng)價(jià)，了解場(chǎng)地的設(shè)施等級(jí)。住宿、娛樂、演員、旅行目的地預(yù)訂車輛使用及租賃安排票務(wù)預(yù)訂提供機(jī)構(gòu)選擇音像輔助設(shè)備租賃會(huì)場(chǎng)布置所需物品訂制，如指示牌、會(huì)標(biāo)、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。 會(huì)場(chǎng)布置雖然是個(gè)細(xì)節(jié)，但卻是整個(gè)會(huì)議的一個(gè)面子問題，給參會(huì)者留下對(duì)會(huì)議的第一印象，是非常重要的。會(huì)場(chǎng)布置通常由會(huì)議場(chǎng)所提供方和會(huì)議籌備人員配合完成，在會(huì)場(chǎng)布置之前，通常會(huì)出個(gè)會(huì)場(chǎng)布置方案，甚至畫出會(huì)場(chǎng)布置的效果圖，報(bào)告給會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組來審批。 會(huì)場(chǎng)布置總體要求 會(huì)場(chǎng)布置要與會(huì)議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容可把會(huì)場(chǎng)布置為：喜慶熱鬧的、動(dòng)感活躍的、嚴(yán)謹(jǐn)商務(wù)的等等。 會(huì)議場(chǎng)所的室外布置 會(huì)議場(chǎng)所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：主會(huì)標(biāo)歡迎拱門、條幅彩球、鮮花、氦氣球地毯展架、易拉寶、廣告板引導(dǎo)牌燈箱簽到臺(tái)休息座椅等 會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置 會(huì)議場(chǎng)所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：會(huì)標(biāo)、背景板主席臺(tái)、聽眾席、演講臺(tái)的布置， 鮮花、彩球、彩帶等裝飾音像輔助設(shè)備燈光、電源設(shè)備茶點(diǎn)，獎(jiǎng)品、禮品、活動(dòng)道具桌牌、名牌攝像設(shè)備，等禮品、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、演出道具采購清單餐飲、水果、飲用瓶裝水等接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品會(huì)議相關(guān)印刷品需要提前確實(shí)內(nèi)容，提供印刷服務(wù)供應(yīng)商，以確保在會(huì)議召開前印刷完成。會(huì)議相關(guān)的印刷品，包括：請(qǐng)柬、會(huì)議宣傳單、代表名錄、會(huì)議日程表、參會(huì)人員信息登記表、會(huì)議評(píng)估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料，等1與會(huì)議相關(guān)的其他物品各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不到要求、送貨不及時(shí)、售后服務(wù)跟不上等問題九、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函的7項(xiàng)信息與范文 有些會(huì)議或活動(dòng)需要邀請(qǐng)某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)函，請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的內(nèi)容為被邀請(qǐng)者提供了會(huì)議的相關(guān)信息，為了讓被邀請(qǐng)者了解會(huì)議信息，請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)7類信息，在此提供請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函范文供參考。請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函具備的7項(xiàng)信息：活動(dòng)類型活動(dòng)日期、時(shí)間 與會(huì)期會(huì)議邀請(qǐng)者與被邀請(qǐng)者會(huì)議地點(diǎn)是否需要回復(fù)(會(huì)議回執(zhí))提供的餐飲其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等邀請(qǐng)函范文XXX先生/女士： XX公司將于2月5日8：3017：00，舉辦公司年會(huì)，特邀請(qǐng)合作伙伴派員參加。會(huì)議議程如下：…… 會(huì)議地點(diǎn)在XX國(guó)際會(huì)議中心中餐廳，會(huì)議提供午餐及茶點(diǎn)。請(qǐng)貴公司于2月2日前提供參會(huì)人員人數(shù)及名單。 因有團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，參會(huì)者請(qǐng)備休閑裝。會(huì)議中心地址：XX街XX號(hào)，公司接送車輛8：00，由火車站接參會(huì)者到會(huì)議中心。XX公司1月9日
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