【文章內容簡介】 要進行采購。對于這些單項服務支持，籌辦者應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議住宿費用 正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、客房水果、鮮花提供等服務是否開放有關。會議籌辦者應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。 餐飲費用　　會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的在會議的食品飲料安排中，已有詳細介紹?！　〔椟c基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。 正餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算，而改為按預定人數收取費用） 其他娛樂、演出、保健、旅游項目費用 會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據活動安排另行準備預算。 雜費　　雜費是指會議與活動過程中，產生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。六、會議物品采購清單與采購人員安排 在會議的三類相關人員中，會議籌備人員往往還要負責所有會議相關物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進行得有條不紊，且不會產生遺漏。 會議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項內容：會議場地租用，可參考：會議地點的選擇 會議地點的選擇與會議議程、參會人員、預算密切相關。會議場所的費用，通常在整個預算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。 如果公司內部有合適的地點選擇，會議地點可以安排在公司內部。由于減少了租用場地與設備，選擇內部地點開會可以節(jié)省費用，適合于內部會議與活動。 由外部的服務商提供的會議場地，通常有三類地點：①賓館、酒店、②會議中心、③飯店這幾類場所。①賓館、酒店 許多賓館有專門接待商務會議的業(yè)務，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。②會議中心 會議中心_屬于專業(yè)從事會議服務的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè)的會議相關設施；精通會務服務的服務人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務。③飯店 飯店_有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務。 會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚至會選在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現地點與想象的不一樣就來不及了。 如果由于各種原因無法親自去踩點，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設施等級?？梢酝ㄟ^16個項目評估會議地點。住宿、娛樂、演員、旅行目的地預訂車輛使用及租賃安排票務預訂提供機構選擇音像輔助設備租賃會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。會場布置雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領導小組來審批。會場布置總體要求 會場布置要與會議的內容相匹配，根據會議內容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴謹商務的等等。 會議場所的室外布置 會議場所的室外及入口布置可根據需要選擇：主會標歡迎拱門、條幅彩球、鮮花、氦氣球地毯展架、易拉寶、廣告板引導牌燈箱簽到臺休息座椅等會議場所的室內布置會議場所的室內布置可根據需要選擇：會標、背景板主席臺、聽眾席、演講臺的布置， 鮮花、彩球、彩帶等裝飾音像輔助設備燈光、電源設備茶點，獎品、禮品、活動道具桌牌、名牌攝像設備，等禮品、獎品、紀念品、演出道具采購清單餐飲、水果、飲用瓶裝水等接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品會議相關印刷品需要提前確實內容，提供印刷服務供應商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料，等1與會議相關的其他物品各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應商，以免出現產品質量達不到要求、送貨不及時、售后服務跟不上等問題七、請柬、邀請函的7項信息與范文 有?些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內容為被邀請者提供了會議的相關信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內容應體現7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。請柬與邀請函具備的7項信息：活動類型活動日期、時間 與會期會議邀請者與被邀請者會議地點是否需要回復提供的餐飲其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等邀請函范文XXX先生/女士： XX公司將于2月5日8：3017：00，舉辦公司年會，特邀請合作伙伴派員參加。會議議程如下：…… 會議地點在XX國際會議中心中餐廳，會議提供午餐及茶點。請貴公司于2月2日前提供參會人員人數及名單。 因有團隊活動，參會者請備休閑裝。會議中心地址：XX街XX號，公司接送車輛8：00，由火車站接參會者到會議中心。XX公司1月9日 請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議，請柬與邀請函的預算越高；對有回復要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復要及時登記，以便統(tǒng)計精確的人數，人數在預定餐飲、住宿等項時，非常重要，也與會議的預算密切相關。第二章 會議地點的選擇 會議地點的選擇是屬于會前籌備的一部分，但單獨作為一節(jié)來講，是因為會議地點選擇的非常重要，甚至是影響會議成敗的關鍵因素，參會人員對會議感受、會議預算都與會議地點的選擇關系密切。一、會議地點評估的幾個項目在選擇會議地點后，要對會議場地進行評估，可參考如下16個項目：會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費停車場安全情況、保安服務質量電信聯絡便利性裝修與外觀清潔程度大堂、衛(wèi)生間裝修、設施、清潔食品、茶點（可參考：會議的食品飲料安排）餐飲服務水平工作人員表現1服務水平1供暖、空調、照明設