【正文】 ，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價(jià)，了解場地的設(shè)施等級。會(huì)議場所的費(fèi)用，通常在整個(gè)預(yù)算中占比較大，同時(shí)，場地對參會(huì)人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個(gè)重要的事情。會(huì)議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。 場地費(fèi)用　　具體可細(xì)分為：　?、贂?huì)議場地租金：通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。 會(huì)議前期的籌備過程中要考慮的，如主席臺的座位安排與姓名牌如何擺放？主持人是否要準(zhǔn)備串詞？發(fā)言的人是否要準(zhǔn)備投影設(shè)備？嘉賓是否要有標(biāo)志？表演的人是否需要道具與服裝，等等，都要在參會(huì)人員名單確定后，進(jìn)行準(zhǔn)備。乘車座位安排應(yīng)適當(dāng)寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點(diǎn)或預(yù)先點(diǎn)好。同行卡可隨乘車號一同發(fā)放，也可以在前往下榻賓館的途中發(fā)放。 根據(jù)來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會(huì)議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、會(huì)議（會(huì)見）、參觀等各項(xiàng)活動(dòng)，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。 分公司副經(jīng)理對各主管工作總結(jié)通報(bào)2010年宣傳工作情況分公司總經(jīng)理講話優(yōu)秀員工表彰XX辦公室XX年X月X日傳發(fā)各主管副總、各部門負(fù)責(zé)人三、會(huì)議的三類相關(guān)人員 年會(huì)通常有三類相關(guān)人員：領(lǐng)導(dǎo)小組、籌備與接待人員和參加人員。絕密* 精品文檔由卡哇伊紫羅蘭整理提供大型會(huì)議組織接待流程實(shí)施辦法會(huì)議是一種重要的商務(wù)活動(dòng)，作為重要的交流形式，會(huì)議能夠通過面對面交流、身體語言的溝通，使所有參會(huì)人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會(huì)議提供雙向的交流機(jī)會(huì)，可以提問、回答、討論等等，要開好會(huì)議，會(huì)議的組織、會(huì)議與活動(dòng)的組織流程及實(shí)施是一個(gè)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳌X公司年會(huì)議程（范文） 公司將于XX年X月X日舉行年度會(huì)議，會(huì)議主要議程如下：分公司各項(xiàng)目部、部門匯報(bào)上一年度工作情況及下年度工作打算。在接到接待任務(wù)時(shí)，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊(duì)人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習(xí)慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎(chǔ)。細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。根據(jù)來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計(jì)劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。客人用房： 各種類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層房間號），工作人員用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務(wù)）。要求餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品價(jià)廉物美。根據(jù)來賓和迎送人員的人數(shù)，以及行李數(shù)量安排車輛。同時(shí)，也便于接待人員清點(diǎn)每輛車上的人數(shù)。③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。對于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，籌辦者應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議住宿費(fèi)用 正常的住宿費(fèi)除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。 會(huì)議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項(xiàng)內(nèi)容：會(huì)議場地租用，可參考：會(huì)議地點(diǎn)的選擇 會(huì)議地點(diǎn)的選擇與會(huì)議議程、參會(huì)人員、預(yù)算密切相關(guān)。 會(huì)議場地如果由外部提供，會(huì)議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會(huì)議場地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點(diǎn)就很重要了，不然，等大隊(duì)人馬過去開會(huì)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)與想象的不一樣就來不及了。會(huì)議相關(guān)的印刷品，包括：請柬、會(huì)議宣傳單、代表名錄、會(huì)議日程表、參會(huì)人員信息登記表、會(huì)議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料，等1與會(huì)議相關(guān)的其他物品各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不到要求、送貨不及時(shí)、售后服務(wù)跟不上等問題七、請柬、邀請函的7項(xiàng)信息與范文 有?些會(huì)議或活動(dòng)需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會(huì)議的相關(guān)信息，為了讓被邀請者了解會(huì)議信息，請柬與邀請函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。一、會(huì)議地點(diǎn)評估的幾個(gè)項(xiàng)目在選擇會(huì)議地點(diǎn)后，要對會(huì)議場地進(jìn)行評估，可參考如下16個(gè)項(xiàng)目：會(huì)議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費(fèi)停車場安全情況、保安服務(wù)質(zhì)量電信聯(lián)絡(luò)便利性裝修與外觀清潔程度大堂、衛(wèi)生間裝修、設(shè)施、清潔食品、茶點(diǎn)（可參考：會(huì)議的食品飲料安排）餐飲服務(wù)水平工作人員表現(xiàn)1服務(wù)水平1供暖、空調(diào)、照明設(shè)施1住宿設(shè)施1音像輔助設(shè)備1休閑設(shè)施1其他設(shè)施與服務(wù) 以上項(xiàng)目最好能列個(gè)表，逐項(xiàng)按好、中、差打分。這樣的布置有利于演講者與聽眾的溝通。茶點(diǎn)的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。所以，計(jì)算機(jī)也是會(huì)議室常備的音像輔助設(shè)備之一。如果會(huì)議場地沒有足夠的音像輔助設(shè)備，就需要會(huì)議籌備人員通過其他方式，如租賃、借用，事先事先在會(huì)議場地布置好四、會(huì)場布置要注意的幾個(gè)細(xì)節(jié) 會(huì)場布置雖然是個(gè)細(xì)節(jié)，但卻是整個(gè)會(huì)議的一個(gè)面子問題，給參會(huì)者留下對會(huì)議的第一印象，是非常重要的。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：胸卡或吊牌參會(huì)人員名單參會(huì)人員登記表、簽到表辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本會(huì)議日程關(guān)于會(huì)議地點(diǎn)、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息會(huì)議相關(guān)印刷品會(huì)議評估反饋表其他會(huì)議信息 為每個(gè)參會(huì)人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個(gè)資料袋中，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。 處理預(yù)案：在會(huì)議籌備時(shí)，一定要了解會(huì)議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運(yùn)轉(zhuǎn)，確保能及時(shí)找到設(shè)備維護(hù)的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。會(huì)議記錄格式包括3個(gè)部分：會(huì)議組織情況 要求寫明：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。會(huì)議記錄怎么寫？在此提供會(huì)議記錄的范文與會(huì)議記錄格式供參考。安排好會(huì)議紀(jì)要工作，寫好會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議組織者的一項(xiàng)重要