【正文】 會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時候，都有接待人員為參會者提供服務(wù)。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準(zhǔn)備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕谩? 對會議接待人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉會議的日程安排、會議場地情況、意外情況處理辦法案等。充足準(zhǔn)備接待資料 在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料，一方面保證每個參會人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：胸卡或吊牌參會人員名單參會人員登記表、簽到表辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本會議日程關(guān)于會議地點、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息會議相關(guān)印刷品會議評估反饋表其他會議信息 為每個參會人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領(lǐng)取。會議接待前注意了這2個問題后，會議的接待就能圓滿地進(jìn)行。二、會議意外事件處理、意外事件處理預(yù)案 會議過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會的人員較多，組織者要對會議過程進(jìn)行控制，需要制定意外事件處理預(yù)案以應(yīng)對會議過程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定意外事件處理預(yù)案呢？ 會議前詳細(xì)的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發(fā)生，以下幾個方面最有可能出現(xiàn)問題：人員 會議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會因為生病、其他重要事項而無法出席會議，或者因為交通問題，而無法準(zhǔn)時到達(dá)會議現(xiàn)場。 處理預(yù)案：為每個重要角色準(zhǔn)備后備人選；會議前與他們聯(lián)系，以確保無缺席情況出現(xiàn)，安排會議接待人員及時反饋交通、天氣變化；及時調(diào)整會議日程，例如增加提問時間，以應(yīng)對某個發(fā)言人的缺席。 場地 會議場地可能會出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會議室無法按時提供；為參會人員預(yù)訂的客房不足；會議場地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場不足，等等。 處理預(yù)案：大型會議的場地出現(xiàn)意外，最難處理，因為會議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會人員已經(jīng)匯集過來了，很難準(zhǔn)備一個備選地點，因此，會議場地在選擇時，一定要選擇有信譽的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時提供備選場地，或者是備選日程安排。 音像輔助設(shè)備 音像輔助設(shè)備也較易出現(xiàn)問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。 處理預(yù)案：在會議籌備時，一定要了解會議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運轉(zhuǎn)，確保能及時找到設(shè)備維護的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。組織者在參會時，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。 會議資料 會議資料可能會出現(xiàn)短缺；或者因為復(fù)印設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無法按時按量提供；會議相關(guān)印刷品的供應(yīng)商，可能無法按時將資料送達(dá)等等。 處理預(yù)案：要事先了解會議場地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場所；會議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時無法解決，要及時向參會人員進(jìn)行解釋，并說明能夠提供資料的時間或備選方法。 其他意外情況 其他可能存在的問題，如參會人數(shù)不足，或超過預(yù)期；突發(fā)安全事故，等等。第四章 會議總結(jié) 會議記錄與會議紀(jì)要，同樣作為會議情況的記錄方式，會議紀(jì)要與會議記錄有什么不同呢？一、會議記錄格式的2個部分 會議記錄對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議記錄工作，寫好會議記錄是會議組織者的一項重要工作。會議記錄怎么寫？本文提供會議記錄的范文與會議記錄格式供參考。會議記錄格式包括3個部分：會議組織情況 要求寫明：會議名稱、會議時間、會議地點、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。會議過程及發(fā)言內(nèi)容 記錄會議的實際過程，有時候會與《會議日程》的安排不同，需要通過會議記錄記錄下來。 對于發(fā)言的內(nèi)容，可以詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言；也可以摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內(nèi)容，多用于一般性會議。 除發(fā)言外，會議記錄還應(yīng)忠實記錄會議上的有關(guān)動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時加入的環(huán)節(jié)、會議的中斷、休息以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。 會議記錄還要將會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。參會人員簽字 最后，會議記錄應(yīng)該讓所有的參會人員簽字，如果參會者人數(shù)眾多，可以由參會人員代表簽字，這樣一份嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅h記錄，可以成為具有法律效力的文件，隨時備查。一、會議記錄范文 會議記錄對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議記錄工作，寫好會議記錄是會議組織者的一項重要工作。會議記錄怎么寫？在此提供會議記錄的范文與會議記錄格式供參考。根據(jù)會議記錄格式的2個部分，現(xiàn)提供會議記錄范文。會議記錄范文年度工作總結(jié)會議記錄會議名稱：年度工作總結(jié)會議時間：2010年12月31日會議地點：XX賓館VIP會議室出席人數(shù)：寧XX、蔣XX、李XX，許XX、呂XX、王XX、趙XX、XX、XX缺席人數(shù)：XX（出差）列席人數(shù)： XX、XX，XX主持人：寧XX記錄人：辦公室王XX會議內(nèi)容： 李XX：2010年通過大家的努力，圓滿的完成了XX公司下達(dá)的各項任務(wù)，為XX公司的發(fā)展打下了基礎(chǔ)，為了總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)揚有點，克服不足，今天我們召開XX年度工作總結(jié)會。下面請各部門、項目部分別發(fā)言，對2010年工作進(jìn)行總結(jié)。許XX： 趙XX：。 寧XX：今天的會議討論了4件事情：①2010年工作總結(jié)；②明年工作計劃；③對2010年先進(jìn)進(jìn)行了表彰；④對2010年宣傳工作進(jìn)行了總結(jié)。希望大家共同努力，把工作做好，拿出更好的成績，為公司的發(fā)展做出貢獻(xiàn)！所有參會人員鼓掌！寧XX：現(xiàn)在散會！參會人員簽字 以上是一份會議記錄，作為會議情況的另一種記錄方式是會議紀(jì)要，會議紀(jì)要與會議記錄有什么不同呢二、會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別 會議紀(jì)要對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議紀(jì)要工作，寫好會議紀(jì)要是會議組織者的一項重要工作。會議紀(jì)要怎么寫？本文提供會議紀(jì)要范文與會議紀(jì)要格式供參考，并說明會議紀(jì)要與會議記錄的不同。 會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀(jì)實性和指導(dǎo)性的文件。會議紀(jì)要與會議記錄的主要區(qū)別有2點：性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔，而會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址住宿條件等級、此次會議所訂房間類型與數(shù)量會議室號碼、大小、類型、數(shù)量會場座位、擺放、設(shè)施（可參考：會議室座位安排的五種方式）