【正文】 附：會(huì)議籌辦流程圖確定參會(huì)人選安排議事日程確定會(huì)議主題主持會(huì)議提前考察會(huì)議場(chǎng)所確定會(huì)議時(shí)間、場(chǎng)所會(huì)議結(jié)束后續(xù)工作安排報(bào)到、住宿、餐飲等布置會(huì)議場(chǎng)所準(zhǔn)備會(huì)務(wù)材料發(fā)布會(huì)議信息配合服務(wù)確定參加參會(huì)準(zhǔn)備遵守會(huì)議議程 執(zhí)行會(huì)議。會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算，由會(huì)務(wù)人員對(duì)會(huì)議費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，整理單據(jù)（合同、發(fā)票、清單等）。收回會(huì)議文件，對(duì)需要收回的會(huì)議文件（包括書(shū)面、電子文件等），在會(huì)議結(jié)束時(shí)即時(shí)如數(shù)收回。 其他意外情況 其他可能存在的問(wèn)題，如參會(huì)人數(shù)不足，或超過(guò)預(yù)期；突發(fā)安全事故等提前做好預(yù)防措施。 會(huì)議資料 會(huì)議資料可能會(huì)出現(xiàn)短缺；或者因?yàn)閺?fù)印設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無(wú)法按時(shí)按量提供；會(huì)議相關(guān)印刷品的供應(yīng)商，可能無(wú)法按時(shí)將資料送達(dá)等等。 處理預(yù)案：在會(huì)議籌備時(shí)，一定要了解會(huì)議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運(yùn)轉(zhuǎn)，確保能及時(shí)找到設(shè)備維護(hù)的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。 處理預(yù)案：大型會(huì)議的場(chǎng)地出現(xiàn)意外，最難處理，因?yàn)闀?huì)議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會(huì)人員已經(jīng)匯集過(guò)來(lái)了，很難準(zhǔn)備一個(gè)備選地點(diǎn)，因此，會(huì)議場(chǎng)地在選擇時(shí)，一定要選擇有信譽(yù)的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時(shí)提供備選場(chǎng)地，或者是備選日程安排。 處理預(yù)案：為每個(gè)重要角色準(zhǔn)備后備人選；會(huì)議前與他們聯(lián)系，以確保無(wú)缺席情況出現(xiàn)，安排會(huì)議接待人員及時(shí)反饋交通、天氣變化；及時(shí)調(diào)整會(huì)議日程，例如增加提問(wèn)時(shí)間，以應(yīng)對(duì)某個(gè)發(fā)言人的缺席。二、會(huì)議意外事件處理、意外事件處理預(yù)案 會(huì)議過(guò)程千頭萬(wàn)緒，方方面面的事情很多，參會(huì)的人員較多，組織者要對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行控制，需要制定意外事件處理預(yù)案以應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程中的突發(fā)事件、緊急事件。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：胸卡或吊牌參會(huì)人員名單參會(huì)人員登記表、簽到表辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本會(huì)議日程關(guān)于會(huì)議地點(diǎn)、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息會(huì)議相關(guān)印刷品會(huì)議評(píng)估反饋表其他會(huì)議信息 為每個(gè)參會(huì)人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個(gè)資料袋中，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。 對(duì)會(huì)議接待人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉會(huì)議的日程安排、會(huì)議場(chǎng)地情況、意外情況處理辦法案等。 會(huì)議接待中要注意的事項(xiàng)為： 妥當(dāng)安排接待人員 會(huì)議的接待人員一定要安排好，保證在會(huì)議開(kāi)始、中間休息、就餐、結(jié)束的時(shí)候，都有接待人員為參會(huì)者提供服務(wù)。會(huì)場(chǎng)布置通常由會(huì)議場(chǎng)所提供方和會(huì)議籌備人員配合完成，在會(huì)場(chǎng)布置之前，通常要出個(gè)會(huì)場(chǎng)布置方案，畫(huà)出會(huì)場(chǎng)布置的效果圖，報(bào)告給會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)審批。 會(huì)議時(shí)，要使用何種音像輔助設(shè)備需事先與演講人、報(bào)告人進(jìn)行溝通，并按他們的要求準(zhǔn)備。 音響設(shè)備 根據(jù)會(huì)議室的大小及演講者的需要，提供麥克風(fēng)、音箱等，必要的音響設(shè)備。 畫(huà)架、活動(dòng)掛圖 畫(huà)架上面可掛多層白板紙，方便在會(huì)計(jì)過(guò)程中，由主持人、演講人、報(bào)告人記下與會(huì)人員的討論過(guò)程、重要觀點(diǎn)，畫(huà)架也可以用白板代替。 投影儀 投影儀可以把計(jì)算機(jī)屏幕上的內(nèi)容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會(huì)議室的重要設(shè)備。 計(jì)算機(jī) 有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內(nèi)容事先拷貝到會(huì)議室的計(jì)算機(jī)中，用計(jì)算機(jī)演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、圖表，甚至是動(dòng)畫(huà)、視頻內(nèi)容，使演講內(nèi)容更形象，便于理解。四、音像輔助設(shè)備 安排任何會(huì)議與活動(dòng)，都應(yīng)該事先確定是否需要在會(huì)議室使用音像輔助設(shè)備，由于音像輔助設(shè)備能夠表現(xiàn)事先準(zhǔn)備的內(nèi)容，會(huì)議室設(shè)備是否準(zhǔn)備妥當(dāng)會(huì)影響會(huì)議的效果，所以，使用音像輔助設(shè)備有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：①可事先準(zhǔn)備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內(nèi)容；②運(yùn)用音像輔助設(shè)備能夠顯示專業(yè)的演講與報(bào)告水平；③音像輔助設(shè)備可顯示現(xiàn)場(chǎng)書(shū)寫的內(nèi)容，方便與觀眾溝通；④幫助觀眾集中精力聽(tīng)講與討論，而不需要做筆記。午餐因會(huì)議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質(zhì)，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會(huì)議程序的一部分，擁有較正式的規(guī)格，期間可能會(huì)安排領(lǐng)導(dǎo)講話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排好的早餐會(huì)，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費(fèi)用包含在住宿費(fèi)用中，在預(yù)定住宿時(shí)，要與住宿提供者協(xié)商早餐的安排。 可以放在會(huì)議室內(nèi)的桌上供參會(huì)人員享用，也可以放在會(huì)議室外部，由參會(huì)人員外出休息時(shí)享用，具體提供時(shí)間、種類、數(shù)量、服務(wù)要求，需事前則會(huì)議籌辦人員與會(huì)議場(chǎng)所提供商協(xié)商。會(huì)議的食品飲料有兩類： 茶點(diǎn) 茶點(diǎn)包括會(huì)中茶點(diǎn)、咖啡、茶，在會(huì)議期間提供。三、會(huì)議的食品飲料安排 會(huì)議籌備過(guò)程中，一定要事先確定各類用餐的次數(shù)，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時(shí)間、提供者、菜單與費(fèi)用。 就餐座位安排 對(duì)于正式的晚餐或宴請(qǐng)，應(yīng)選擇這種方式安排座位，在餐桌上要擺放桌號(hào)提示牌，或提供座位用于表示就座的次序，可在參會(huì)人員的請(qǐng)柬上標(biāo)明就餐的餐桌號(hào)。 這種座位排列方式，應(yīng)稍微多提供一些座位，因?yàn)樵谥虚g的座位有可能是空的，聽(tīng)眾通常不會(huì)座得非常滿。聽(tīng)眾在演講者對(duì)面，按排坐，面向演講者。盡管圓桌會(huì)議型就座人員相對(duì)平等，但仍然需要注重就座的禮儀，可在座位上擺放姓名牌，用于提醒就座的次序。二、會(huì)議室座位安排的五種方式 會(huì)議座位安排，如何安排會(huì)議座位是會(huì)議籌備人員不能忽略的一個(gè)細(xì)節(jié)，會(huì)議室座位安排既要保證所有的參會(huì)人員能夠看到和聽(tīng)到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會(huì)議座位安排禮儀。在會(huì)議籌備階段，先選擇23個(gè)備選地點(diǎn)，逐一列出其優(yōu)劣，提交會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)小組決定最終的會(huì)議地址，以將保障會(huì)議地點(diǎn)與會(huì)議要求相符合。第二章 會(huì)議地點(diǎn)的選擇 會(huì)議地點(diǎn)的選擇是屬于會(huì)前籌備的一部分，但單獨(dú)