【正文】 會議結束后，會務人員總結、反饋辦會經(jīng)驗和不足。第4章 、會議結束后續(xù)工作會議結束后，應疏導參會人員離開會場，查看有無遺留物品、資料，清退會議室、客房等。組織者在參會時，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。 場地 會議場地可能會出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預定的會議室無法按時提供；為參會人員預訂的客房不足；會議場地的設備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡系統(tǒng)故障等；停車場不足，等等。會議接待前注意了這2個問題后，會議的接待就能圓滿地進行。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當?shù)匕才藕?。如果會議場地沒有足夠的音像輔助設備，就需要會議籌備人員通過其他方式，如租賃、借用，事先事先在會議場地布置好五、會場布置要注意的幾個細節(jié) 會場布置雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。 展板 展板是便攜式的圖板，展示會議相關的內(nèi)容或宣傳信息，由會議組織者事前準備好，擺放在會議室相關位置。所以，計算機也是會議室常備的音像輔助設備之一。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：內(nèi)部食堂；外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；會議或住宿場所提供；自行采購，有些茶點、飲料可自行采購。茶點的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。 禮儀型 有些非常正式的會議，對就座禮儀要求很高，例如有上級領導、重要嘉賓參加的會議，在主席臺上就座的人，如何安排座位一定要參照禮儀指導書，并事先征求會議領導小組、領導及嘉賓本人或秘書的意見。這樣的布置有利于演講者與聽眾的溝通。會議室座位安排通常有五種方式： 圓桌會議型 所有人轉(zhuǎn)著桌子就座，方便所有人參與討論，通常用于小型會議及需要討論較多的會議。一、會議地點評估的幾個項目 在選擇會議地點后，要對會議場地進行評估，可參考如下16個項目：會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費停車場安全情況、保安服務質(zhì)量電信聯(lián)絡便利性裝修與外觀清潔程度大堂、衛(wèi)生間裝修、設施、清潔食品、茶點（可參考：會議的食品飲料安排）餐飲服務水平工作人員表現(xiàn)1服務水平1供暖、空調(diào)、照明設施1住宿設施1音像輔助設備1休閑設施1其他設施與服務 以上項目逐項按好、中、差打分。 因有團隊活動，參會者請備休閑裝。會議相關的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料，等1與會議相關的其他物品各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達不到要求、送貨不及時、售后服務跟不上等問題九、請柬、邀請函的7項信息與范文 有些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會議的相關信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內(nèi)容應體現(xiàn)7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。 會場布置雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。 ③飯店 飯店有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務。由于減少了租用場地與設備，選擇內(nèi)部地點開會可以節(jié)省費用，適合于內(nèi)部會議與活動。八、會議物品采購清單與采購人員安排 在會議的三類相關人員中，會議籌備人員往往還要負責所有會議相關物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進行得有條不紊，且不會產(chǎn)生遺漏?！　〔椟c基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。對于這些單項服務支持，籌辦者應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。另外，這些會議設施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。會議預算包括以下6項內(nèi)容：交通費用　　交通費用可以細分為：　?、俪霭l(fā)地至會務地的交通費用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通；　?、跁h期間交通費用：主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通；③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。 會議日程與會議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時間安排。在來賓抵達時，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號。如果是車隊行進，出發(fā)前應明確行車順序，并通知有關人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，以免行進中發(fā)生錯位。用車接客時，應主動打開（右側）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側為主，后排左側為次，司機右側由隨從人員乘坐）下車時，接待人應先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時，由隨同人員開門并站在車門后側以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。宴請時根據(jù)需要安排打印席卡。根據(jù)來賓的生活習慣、飲食愛好、民族特點，結合本地飲食特色定餐。房間布置：客人抵達前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時檢查房間內(nèi)設施是否能正常使用，按照要求為房間配水果 ( 需每天更換 )。提前召開有關部門協(xié)調(diào)會，明確任務分工，落實到人（會議記錄、照相、攝像）領導審批接待計劃，申請接待費用。 根據(jù)來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。這就要求接待人員加強靈活應變能力、臨場發(fā)揮能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損作企業(yè)形象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”。在接待過程中，要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個