會議接待標準流程(參考版)
2024-11-15 12:30本頁面
【正文】 。通知服務中心派人清掃會議現(xiàn)場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。感謝客人光臨，送別客人。會議主管和服務人員應主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設施設備有否損壞，如有問題及時與會務組聯(lián)系并做好記錄。（30分鐘前通知待命），迎賓或項目經(jīng)理或會議主管送達梯口道別。主動詢問主辦方有否需要幫助，聯(lián)系服務中心替客人將物品清場。1茶歇服務要注意及時添加飲品、食品，客人用完后立即收拾，恢復整潔。1服務人員要保持主動服務，加強同客人間溝通和交流，滿足客人需求。1服務人員時刻關(guān)注會議客人動態(tài)及需求，分辨會議客人，防止其它不相關(guān)人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導，尤其是會議主管要加強現(xiàn)場管理。（如：培訓會議茶歇時進場斟添茶水）服務人員根據(jù)客人指定茶歇時間提前燒煮茶和咖啡，擺放點心、水果等食品。服務人員根據(jù)會議進程，進行燈光調(diào)節(jié)，確保燈光達到會議要求。主席臺客人入座，要提供拉椅服務，緊接著斟倒茶水。，（如認識可稱呼領(lǐng)導姓名），同時提供衣帽服務。詢問客人是否需要衣帽服務，提供寄存服務時提示客人手機、錢包等貴重物品不要放在衣服內(nèi)，箱、包類物品到指定寄存處存放。會議服務程序服務人員主動詢問主辦方或負責人會議廳內(nèi)燈光需求、背景音樂要求、確認會議人數(shù)、確認茶歇時間，做到心中有數(shù)。會議廳入口大門開啟，客人集中進入時注意分流指引客人進入會場。并檢查會議指示牌是否正確擺放，內(nèi)容是否正確。1會議開始前三十分鐘需把會議室擺臺再次檢查一遍，包括開空調(diào)，開燈，檢查話筒，投影等，如有茶歇也須提前與供應方核對。確認衣帽寄存安排就緒（核對衣帽牌號、衣架數(shù)量）1檢查“會議進行中”提示牌是否吊掛在指定位置。檢查煙缸/火柴、蓋杯（茶葉泡好，杯具不可有缺口，茶葉無雜質(zhì)）、燈光照明、空調(diào)、電視機、頻道設置、遙控器、毛巾等物品及用具符合標準。各項用品均應在會議前30分鐘準備妥當。③水果飲料根據(jù)會議標準，有時還要備有不同的飲料和水果。②簽到桌及文具用品、筆、紙或簿。第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，暖水瓶一般3～4名與會人員配備1個。還要準備適量備用杯。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤?？腿瞬紙鰰r提醒客人有損公司設施的粘貼物一律禁止使用（如：雙面膠、釘子等）檢查會場整體是否符合會議擺臺標準：臺面要整潔，臺布、椅套、臺裙要挺括無皺，各種用具干凈、齊全，擺放符合擺臺標準。對會場人數(shù)、臺型及要求進行最后確認，也可根據(jù)客人要求現(xiàn)場改動。調(diào)試好相關(guān)設備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調(diào)（2224度，可靈活控制）、燈光開啟（無瞎燈，可自由調(diào)節(jié)）核對會議橫幅amp。使所有服務員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負責的工作，按照分工各自進行準備工作。調(diào)配人員、分工負責。4:根據(jù)會務組要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券 5:代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存 6:當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發(fā)給代表 7:會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表會議期間1:要求酒店落實叫早服務2:準確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進行3:會議室布置情況落實4:安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記5:及時統(tǒng)計票務預訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋 6:與酒店公司財務人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取7:準備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程會議結(jié)束工作1:會議結(jié)算1:我向會務給出書面報告，交會務組審核。會議報到1:在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”“簽到處”2:報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。會議接站會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門出站口，一塊設在提取行李出口處。如:專家、領(lǐng)導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。四:會議其它費用開支預算1:代表證2:廣告牌3:展板4:用車5:宴會標準6:水果7:紀念品8:資料打印、復印9:照相、攝像10:其它 人員安排1:根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考察咨詢，引導人員(至房間、餐廳、電梯、會議室)2:會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務 3:攝影組:根據(jù)會議需求安排攝影人員4:車輛小組:根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。及時聯(lián)系就醫(yī)。提前購買常備藥品，種類包括:感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。5:與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。3:提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生
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