會(huì)議接待流程方案(參考版)
2024-11-04 00:25本頁(yè)面
【正文】 將會(huì)議用具，設(shè)備整理好歸倉(cāng)，關(guān)閉空調(diào)，照明設(shè)施，電源設(shè)施，門窗鎖好，會(huì)議廳鑰匙交指定存放處。將客人意見或建議進(jìn)行書面記錄。找合適機(jī)會(huì)詢問主辦方意見或建議。衣帽服務(wù)人員核對(duì)客人牌號(hào)后，迅速交遞客人衣帽，做到準(zhǔn)確，無誤。服務(wù)人員應(yīng)站立門口，微笑向客人道別。會(huì)議結(jié)束服務(wù)打開會(huì)議廳大門，引領(lǐng)主席臺(tái)客人到梯口。1會(huì)議中間休息，要盡快整理會(huì)場(chǎng)（如：臺(tái)椅等），添補(bǔ)和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。1會(huì)議期間服務(wù)人員站于會(huì)議廳門口主動(dòng)為進(jìn)出門客人拉/關(guān)大門。1根據(jù)會(huì)議進(jìn)程主動(dòng)提供話筒傳遞服務(wù)。客人入座后開始沖泡茶水，會(huì)議開始后十分鐘進(jìn)行第二次茶水的補(bǔ)充，以后每間隔2030分鐘左右為客人斟添茶水、更換煙缸，服務(wù)動(dòng)作要輕、穩(wěn)，按上茶服務(wù)規(guī)范進(jìn)行，特殊情況按客人要求服務(wù)。，迎賓員指引帶入會(huì)場(chǎng)（行進(jìn)時(shí)保持2米左右間距）。先到達(dá)的客人入座后，提供茶水服務(wù)。服務(wù)人員再次確認(rèn)話筒是否開啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其主席臺(tái)需特別關(guān)注。當(dāng)客人來到會(huì)議廳時(shí)，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。休息室門口各安排兩名迎賓員，由項(xiàng)目經(jīng)理、會(huì)議主管分別迎候。會(huì)議迎候服務(wù)（會(huì)議開始前30分鐘門口迎候）精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，配合會(huì)務(wù)組人員的工作，請(qǐng)賓客簽到、發(fā)放資料、引領(lǐng)賓客就坐。1每個(gè)會(huì)議開始前會(huì)議主管應(yīng)和會(huì)議主持人進(jìn)行一次整個(gè)會(huì)議細(xì)節(jié)的梳理，包括所需設(shè)備核實(shí)及臺(tái)型的再次確認(rèn)。1通知服務(wù)中心派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。茶歇區(qū)域放置合理，檢查茶歇擺放標(biāo)準(zhǔn)。落實(shí)廳內(nèi)沙發(fā)、茶幾、鮮花及綠色植物擺放。水果要經(jīng)過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。、便箋、圓珠筆或紅藍(lán)鉛筆等，要每人一份整齊地?cái)[放在會(huì)議桌上。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。第三，如果與會(huì)人數(shù)較多，或會(huì)場(chǎng)服務(wù)不方便，可適當(dāng)增加一些暖水瓶。第一，不用不保溫的暖水瓶。第三，茶杯要按會(huì)議人數(shù)配放，每人一套。會(huì)議擺臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)： ①茶水具 : 第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號(hào)配套的茶具。客人現(xiàn)場(chǎng)布置提出合理改動(dòng)要求時(shí)，服務(wù)人員要積極主動(dòng)配合。指示牌內(nèi)容、時(shí)間同會(huì)議通知相符并放置指定位置。確認(rèn)會(huì)議廳內(nèi)各種用具和設(shè)施符合會(huì)議通知單要求（簽到臺(tái)/椅、簽到簿/筆、簽到臺(tái)高插花、會(huì)議桌、椅/椅套、臺(tái)布、臺(tái)裙、臺(tái)卡、水杯/礦水、紙杯墊/杯蓋、蓋杯/茶葉、暖水壺、煙缸、毛巾/毛巾碟、紙/筆、銀盆、皮墊、糖、鮮花和綠色植物）確認(rèn)會(huì)議設(shè)備就位及清潔無污，如：舞臺(tái)、講臺(tái)/講臺(tái)礦水及杯具、講臺(tái)花、激光筆、白板（紅/藍(lán)/黑3色馬克筆）、投影屏幕、寫字板。會(huì)前，會(huì)議主管要向參加會(huì)議服務(wù)的所有人員介紹會(huì)議基本情況，說明服務(wù)中的要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。并列《會(huì)議結(jié)算清單》，包括此會(huì)議的實(shí)際人數(shù)、天數(shù)、實(shí)際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會(huì)議期間其它費(fèi)用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤 2:向會(huì)務(wù)組提供所需發(fā)票 3:返還會(huì)務(wù)組附加的會(huì)議利潤(rùn) 2:會(huì)議返程1:根據(jù)代表返程機(jī)、車票時(shí)間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2:可根據(jù)會(huì)務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會(huì)務(wù)組贈(zèng)送麗江特色精美禮品第五篇：會(huì)議接待流程會(huì)議接待流程會(huì)前準(zhǔn)備工作接到會(huì)議通知單后確認(rèn)出席會(huì)議的人數(shù)，會(huì)議類型、名稱，主辦單位，會(huì)議日程安排，會(huì)議的賓主身份，會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議的特殊要求及與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣。3:提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺(tái)、保管好個(gè)人財(cái)物，耐心、細(xì)致地解說會(huì)議報(bào)到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求?；疖囌净蛘唢w機(jī)場(chǎng)設(shè)一塊醒目接站牌。5:旅游接待小組:根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6:生活小組:此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù)發(fā)票的開據(jù)在會(huì)議前通知上注明由我方承辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。7:在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭?；驹O(shè)備包括:體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。6:醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。
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