【文章內(nèi)容簡介】 其他場地費用：這些費用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂 、 保健、媒介服務等，可視會議需要進行采購。 對于這些單項服務支持，籌辦者應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議 住宿費用 正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內(nèi)開放的服務項目有關 —— 譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、 客房 水果 、鮮花 提供等服務是否開放有關。會議籌辦者應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。 餐飲費用 會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的在 會議的食品飲料安排 中，已有詳細介紹。 茶點基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。 正餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到 15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算，而改為按預定人數(shù)收取費用） 其他娛樂、演出、保健、旅游項目費用 會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據(jù)活動安排另行準備預 算。 雜費 雜費是指會議與活動過程中，產(chǎn)生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。 六、 會議物品采購清單與采購人員安排 在 會議的三類相關人員 中， 會議 籌備人員往往還要負責所有會議 相關物品的 采購 、訂制與租賃，在 采購 前列一個 采購清單 ，并安排好 會議采購 人員，會使 采購 進行得有條不紊，且不會產(chǎn)生遺漏。 會議物品采購、訂制及租賃主要包含的 11 項內(nèi)容： 會議場地租用，可參考： 會議地點的選擇 會議地點 的選擇與會議議程、參會人員、預算密切相關。 會議場所 的費用，通常在整個預算中占比較大，同時， 場地 對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講， 場地選擇 是個重要的事情。 如果公司內(nèi)部有合適的地點選擇，會議地點可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場地與設備，選擇內(nèi)部地點開會可以節(jié)省費用，適合于內(nèi)部會議與活動。 由外部的服務商提供的會議場地，通常有 三類地點： ① 賓館、酒店、 ② 會議中心、 ③ 飯店這幾類場所。 ① 賓館、酒店 許多賓館有專門接待商務會議的業(yè)務，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。 ② 會議中心 會議中心 _屬于專業(yè)從事會議服務的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè)的會議相關設施；精通會務服務的服務人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務。 ③ 飯店 飯店 _有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務。 會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚 至會選在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現(xiàn)地點與想象的不一樣就來不及了。 如果由于各種原因無法親自去踩點，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設施等級。可以通過 16 個 項目評估會議地點 。 住宿、娛樂、演員、旅行目的地 預訂 車輛使用及租賃安排 票務預訂提供機構選擇 音像輔助設備 租賃 會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。 會場布置 雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。 會場布置 通常 由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在 會場布置 之前，通常會 出個 會場布置方案 ，甚至畫出 會場布置 的效果圖，報告給會議領導小組來審批。 會場布置總體要求 會場布置要與會議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會議內(nèi)容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴謹商務的等等。 會議場所的室外布置 會議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇： 主會標 歡迎拱門、條幅 彩球、鮮花、氦氣球 地毯 展架、易拉寶、廣告板 引導牌 燈箱 簽到臺 休息座椅等 會議場所的室內(nèi)布置 會議場所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇： 會標、背景板 主席臺 、 聽眾席、 演講臺的布置， 鮮花、彩球、彩帶等裝飾 音像輔助設備 燈光、電源設備 茶點， 獎品、禮品、活動道具 桌牌、名牌 攝像設備，等 禮品、獎品、紀念品、演出道具采購清單 餐飲 、水果、飲用瓶裝水等 接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品 會議相關印刷品需要提前確實內(nèi)容，提供印刷服務供應商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料，等 1與會議相關的其他物品 各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達不到 要求、送貨不及時、售后服務跟不上等問題 七、 請柬 、 邀請函的 7 項信息與范文 有 些 會議 或活動需要 邀請 某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送 請柬 或 邀請函 ， 請柬 與 邀請函 的內(nèi)容為被邀請者提供了會議的相關信息，為了讓被邀請者了解會議信息， 請柬 與 邀請函的內(nèi)容應體現(xiàn) 7 類信息， 在此 提供 請柬 與 邀請函范文 供參考。 請柬與邀請函具備的 7 項信息： 活動類型 活動日期、時間 與會期 會議邀請者與被邀請者 會議地點 是否需要回復 提供的餐飲 其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等 邀請函范文 XXX 先生 /女士： XX 公司將于 2 月 5 日 8： 3017： 00，舉辦公司年會，特邀請合作伙伴派員參加。 會議議程 如下： …… 會議地點在 XX 國際會議中心中餐廳，會議提供午餐及茶點。請貴公司于 2 月 2 日前提供參會人員人數(shù)及名單。 因有團隊活動，參會者請 備 休閑裝。會議中心地址： XX 街XX 號，公司接送車輛 8： 00，由火車站接參會者到會議中心。 XX 公司 1 月 9 日 請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議，請柬與邀請函的 預算 越高；對有回復要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復要及時登 記，以便統(tǒng)計精確的人數(shù)，人數(shù)在預定 餐飲 、住宿等項時，非常重要，也與會議的 預算 密切相關。 第二章 會議地點的選擇 會議地點的選擇 是屬于會前籌備的一部分，但單獨作為一節(jié)來講，是因為會議地點選擇的非常重要，甚至是影響會議成敗的關鍵因素，參會人員對會議感受、會議預算都與會議地點的選擇關系密切。 一、 會議地點評估的 幾 個項目 在 選擇會議地點 后，要對 會議場地 進行評估，可參考如下16 個項目： 會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費 停車場 安全 情況、保安服務質(zhì)量 電信聯(lián)絡便利性 裝修與外觀 清潔程度 大堂、衛(wèi)生間裝修、設施、清潔 食品、茶點（可參考： 會議的