【正文】 B F E C A 主席臺(tái) D 主席臺(tái) 宴席座次 門 口 座次圖 聽眾 2 6 5 3 1 4 10 13 11 9 7 8 12 1 3 5 2 4 61 717 8888 8 2 1 5 9 7 3 4 6 四、 會(huì)議日程范文 會(huì)議日程 ，是會(huì)議開始前要發(fā)放的關(guān)于會(huì)議安排的 重要文檔，讓所有參會(huì)人員了解會(huì)議的地址、詳細(xì)內(nèi)容及時(shí)間安排，因此， 會(huì)議日程 是非常關(guān)鍵的應(yīng)用文， 在這里 提供一個(gè) 春節(jié)活動(dòng) 及公司年度會(huì)議 所使用的 日程模板 供大家參考。 如果來賓 人數(shù)較多，為了在接站時(shí)避免混亂，應(yīng)事先 排定乘車號(hào)和住房號(hào)，并打印成表格。如果來賓行李數(shù)量較多，應(yīng)該安排專門的行李車。駕駛員必須有極強(qiáng)的責(zé)任心，駕駛經(jīng)驗(yàn)豐富 、 服務(wù)態(tài)度好， 有一定的接待經(jīng)驗(yàn)和禮儀知識(shí)。 所用餐具必須 要求 做好消毒工作，并且堅(jiān)決杜絕使用有裂紋的餐具。安排房間的原則：根據(jù)不同層次安排不同規(guī)格的房間。 同行卡 可以使來賓清楚自己所住的房間，也便于來賓入 住客房后相互之間聯(lián)系。 安排食宿 提前辦理好住房手續(xù)（房間號(hào)應(yīng)盡量避免帶 4 或其他不吉利的數(shù)字），將房卡拿到， 以便使客人抵達(dá)賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進(jìn)入房間。 詳細(xì) 了解 酒店及酒店設(shè)施 ， 包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價(jià)格等告知 領(lǐng)導(dǎo) ，提供分析及使用建議，以便 領(lǐng)導(dǎo) 選擇酒店。 在制訂參會(huì)人員名單的時(shí)候，有這樣一個(gè)原則： “ 寧拉一群，不拉一人 ” ，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應(yīng)該邀請(qǐng)，不然會(huì)傷害未被邀請(qǐng)的人的感情。接待工作人員要 “ 眼觀六路、耳聽八方 ” ，對(duì)來賓的一個(gè)眼 神 、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會(huì)，以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。 2020 年 6 月廣州地鐵公司領(lǐng)導(dǎo)到重慶考察時(shí)，根據(jù)接待方案統(tǒng)一要求全部接待人員統(tǒng)一著裝（上衣為白色短袖、下裝為黑色長(zhǎng)褲），駕駛?cè)藛T全部帶白色禮儀手套，并事先介紹一些相關(guān)的禮儀知識(shí)，使每個(gè)接待人員的舉止大方得體，此次接待給廣州地鐵領(lǐng)導(dǎo)留下了良好的映像。 然后報(bào)請(qǐng) 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。有些客人可能一生只到 我單位 造訪一次，如果這一次的接 待 工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌 、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給客人留下終生的印象。 領(lǐng)導(dǎo)小組 領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項(xiàng)的決策人，包括會(huì)議時(shí)間、議程、邀請(qǐng)人員、地點(diǎn)等等，為整個(gè)會(huì)議定下基調(diào)； 籌備與接待 籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供會(huì)議籌備的具體細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在會(huì)議過程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會(huì)議成敗 重要責(zé)任的人員，一個(gè)會(huì)議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會(huì)很重要。 年會(huì)通常的內(nèi)容包括： 工作總結(jié) ；經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)與工作計(jì)劃的討論；優(yōu)秀員工發(fā)獎(jiǎng)；年終獎(jiǎng)、紅包的發(fā)放或宣布；員工才藝表演、團(tuán)隊(duì)競(jìng)賽；抽獎(jiǎng)；聚餐；戶外活動(dòng)，包括打球、滑雪、旅游等各類項(xiàng)目。 第一章 會(huì)前籌備 會(huì)前籌備：是會(huì)議和活動(dòng)舉辦前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備工作是會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素，會(huì)前籌備包括： 一、 會(huì)議時(shí)間的確定 確定會(huì)議時(shí)間 要考慮 單位 的 生產(chǎn)任務(wù) 周期，選在淡季的時(shí)候，大家相對(duì)不太忙，爭(zhēng)取 應(yīng)參加會(huì)的人員都 能夠 參加 。 為使會(huì)議有 充分的準(zhǔn)備，一般至少給出 28 周的時(shí)間提前讓參與活動(dòng)的人了解活動(dòng)的安排。 在制訂議程的時(shí)候，要根據(jù)工作需要 、預(yù)算等因素來考慮選擇哪些項(xiàng)目是一定需要的，哪些項(xiàng)目是備選的，哪些項(xiàng)目是全體人員參與，哪些項(xiàng)目是部分人員參與。 ① 精心策劃 要做好每一項(xiàng)接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。 我們平時(shí)要 詳細(xì) 了解當(dāng)?shù)亓?xí)俗、名勝古跡、土特產(chǎn)、交通以及 各類 酒店設(shè)施 ， 包括酒店位置、菜單 （品） 、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價(jià)格等， 為領(lǐng)導(dǎo) 提供分析 資料 及使用建議， 供屆時(shí)領(lǐng)導(dǎo) 選擇。 ② 規(guī)范運(yùn)作 每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的 “ 窗口 ” ，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。 在接待過程中 ，要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連 。這就要求 接待 人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場(chǎng)發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件 、意外情況 能力的訓(xùn)練，提高處 理突發(fā)事件、意外情況 的 水平，以便將各類有 損 作企業(yè)形象 的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實(shí)現(xiàn) “ 零失誤 ” 。 制定接待程序，落實(shí)各項(xiàng)細(xì)節(jié) ： 在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺(tái)；誰是會(huì)議的主持人；誰要在會(huì)議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要表演、比賽，等等，要針對(duì)不同參會(huì)人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備 和制定接待計(jì)劃 。 客人抵達(dá)前，必須在醒目處懸掛好歡迎 詞 。 熟知 房間數(shù)量及類型（標(biāo)準(zhǔn)間、商務(wù)房、工作人員房間） 及 同行卡。 房間布置 ： 客人抵達(dá)前必須 保證 房間清潔衛(wèi)生，同時(shí)檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能正常使用 ， 按照要求為房間 配 水果 ( 需每天更換 )。 根據(jù)來賓的生活習(xí)慣、飲食愛好、民族特點(diǎn)，結(jié)合本地飲食特色定餐。 宴請(qǐng)時(shí)根 據(jù)需要安排打印席卡。 用車接客時(shí)，應(yīng)主動(dòng)打開（右側(cè)）車門，以手示意請(qǐng)客人上車（小車后排右側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機(jī)右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時(shí)，接待人應(yīng)先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時(shí)，由隨同人員開門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。如果是車隊(duì)行進(jìn)，出發(fā)前應(yīng)明確行車順序，并通知有關(guān)人員， 事先講明路線與大致日程安排，注意集合時(shí)間及地點(diǎn)， 以免行進(jìn)中發(fā)生錯(cuò)位。在來賓抵達(dá)時(shí)，將乘車表 格 發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號(hào)。 會(huì)議日程與 會(huì)議議程 的主要區(qū)別是：是否有具體的時(shí)間安排。 會(huì) 議預(yù)算包括以下 6 項(xiàng)內(nèi)容： 交通費(fèi)用 交通費(fèi)用可以細(xì)分為： ① 出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通 ② 會(huì)議期間交通費(fèi)用：主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。 ④ 其他場(chǎng)地費(fèi)用：這些費(fèi)用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、娛樂 、 保健、媒介服務(wù)等，可視會(huì)議需要進(jìn)行采購。 茶點(diǎn)基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。 六、 會(huì)議物品采購清單與采購人員安排 在 會(huì)議的三類相關(guān)人員 中， 會(huì)議 籌備人員往往還要負(fù)責(zé)所有會(huì)議 相關(guān)物品的 采購 、訂制與租賃，在 采購 前列一個(gè) 采購清單 ，并安排好 會(huì)議采購 人員，會(huì)使 采購 進(jìn)行得有條不紊，且不會(huì)產(chǎn)生遺漏。由于減少了租用場(chǎng)地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點(diǎn)開會(huì)可以節(jié)省費(fèi)用，適合于內(nèi)部會(huì)議與活動(dòng)。 ③ 飯店 飯店 _有適合大型活動(dòng)的房間，同時(shí)也提供餐飲服務(wù)。 住宿、娛樂、演員、旅行目的地 預(yù)訂 車輛使用及租賃安排 票務(wù)預(yù)訂提供機(jī)構(gòu)選擇 音像輔