【導(dǎo)讀】蒞羅肇膁螃羄膀蕆蠆羃節(jié)芀薅蒅蒁蕿肄羋莇薈膆蒃蚆蚇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅膁芅蒄蚄芃膇螂蚄羃莃蚈蚃肅膆薄螞膇莁蒀螁袇膄莆螀罿荿蚅蝿肁膂蟻螈芄莈薇螈羃芁蒃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒄薄襖羀芇蒀袃肂蒃蒞袂膅芅螄袂羄肈蝕袁肇莄薆袀腿膇蒂衿袈莂莈袈羈膅蚇羇肅莀薃羆膅膃葿羆裊荿蒞羅肇膁螃羄膀蕆蠆羃節(jié)芀薅蒅蒁蕿肄羋莇薈膆蒃蚆蚇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅膁芅蒄蚄芃膇螂蚄羃莃蚈蚃肅膆薄螞膇莁蒀螁袇膄莆螀罿荿蚅蝿肁膂蟻螈芄莈薇螈羃芁蒃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒄薄襖羀芇蒀袃肂蒃蒞袂膅芅螄袂羄肈蝕袁肇莄薆袀腿膇蒂衿袈莂莈袈羈膅蚇羇肅莀薃羆膅膃葿羆裊荿蒞羅肇膁螃羄膀蕆蠆羃節(jié)芀薅蒅蒁蕿肄羋莇薈膆蒃蚆蚇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅膁芅蒄蚄芃膇螂

　　

【正文】 會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時候，都有接待人員為參會者提供服務(wù)。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準(zhǔn)備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕谩? 對會議接待人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉會議的 日程安排 、會議場地情況、 意外情況處理辦法案 等。 充足準(zhǔn)備接待資料 在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料，一方面保證每個參會人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下： 胸卡或吊牌 參會人員名單 參會人員登記表 、簽到表 辦公用品，如鉛筆、紙張 、記錄本 會議日程 關(guān)于 會議地點(diǎn) 、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、 用餐地址等信息 會議相關(guān)印刷品 會議評估反饋表 其他會議信息 為每個參會人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領(lǐng)取。會議接待前注意了這 2 個問題后，會議的接待就能圓滿地進(jìn)行。 二、 會議意外事件處理 、 意外事件處理預(yù)案 會議 過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會的人員較多，組織者要對 會議過程 進(jìn)行 控制 ，需要制定 意外事件處理預(yù)案 以應(yīng)對會議過程中的 突發(fā)事件 、 緊急事件 。 意外事件 易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定 意外事件處理預(yù)案 呢？ 會議前詳細(xì)的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發(fā)生，以下 幾 個方面最有可能出現(xiàn)問題： 人員 會議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會因?yàn)樯?、其他重要事?xiàng)而無法出席會議，或者因?yàn)榻煌▎栴}，而無法準(zhǔn)時到達(dá)會議現(xiàn)場。 處理預(yù)案： 為每個重要角色準(zhǔn)備后備人選； 會議前與他們聯(lián)系，以確保無缺席情況出 現(xiàn)，安排 會議接待人員 及時反饋交通、天氣變化； 及時調(diào)整會議日程，例如增加提問時間，以應(yīng)對某個發(fā)言人的缺席。 場地 會 議場地 可能會出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會議室無法按時提供；為參會人員預(yù)訂的客房不足；會議場地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場不足，等等。 處理預(yù)案： 大型會議的場地出現(xiàn)意外，最難處理，因?yàn)闀h通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會人員已經(jīng)匯集過來了，很難準(zhǔn)備一個備選地點(diǎn)，因此，會議場地在選擇時，一定要選擇有信譽(yù)的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時提供備選場地，或者是備選日程安排。 音像輔助設(shè)備 音像輔助設(shè)備 也較易出現(xiàn)問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。 處理預(yù)案： 在會議籌備時，一定要了解會議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運(yùn)轉(zhuǎn)，確保能及時找到設(shè)備維護(hù)的人員或 服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。組織者在參會時，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。 會議資料 會議資料可能會出現(xiàn)短缺；或者因?yàn)閺?fù)印 設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無法按時按量提供；會議相關(guān)印刷品的 供應(yīng)商 ，可能無法按時將資料送達(dá)等等。 處理預(yù)案： 要事先了解會議場地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場所；會議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時無法解決，要及時向參會人員進(jìn)行解釋，并說明能夠提供資料的時間或備選方法。 其他意外情況 其他可能存 在的問題，如參會人數(shù)不足，或超過預(yù)期；突發(fā)安全事故，等等。 第四章 會議總結(jié) 會議記錄與會議紀(jì)要，同樣作為會議情況的記錄方式，會議紀(jì)要與會議記錄有什么不同呢？ 一、 會議記錄格式的 2 個部分 會議記錄 對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好 會議記錄 工作，寫好會議記錄 是會議組 織者的一項(xiàng)重要工作。 會議記錄怎么寫 ？本文提供 會議記錄 的 范文 與 會議記錄格式 供參考。 會議記錄格式包括 3 個部分： 會議組織情況 要求寫明：會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。 會議過程及發(fā)言內(nèi)容 記錄會議的實(shí)際過程，有時候會與 《會議日程》 的安排不同，需要通過會 議記錄記錄下來。 對于發(fā)言的內(nèi)容，可以詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言；也可以摘要性記錄，只記錄會議要點(diǎn)和中心內(nèi)容，多用于一般性會議。 除發(fā)言外，會議記錄還應(yīng)忠實(shí)記錄會議上的有關(guān)動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時加入的環(huán)節(jié)、會議的中斷、休息以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。 會議記錄還要將會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。 參會人員簽字 最后，會議記錄應(yīng)該讓所有的參會人員簽字，如果參會者人數(shù)眾多，可以由參會人 員代表簽字，這樣一份嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅h記錄，可以成為具有法律效力的文件，隨時備查。 一 、 會議記錄范文 會議記錄 對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好 會議記錄 工作，寫好會議記錄 是會議組織者的一項(xiàng)重要工作。 會議記錄怎么寫 ？ 在此提供 會議記錄 的 范文 與 會議記錄格式 供參考。 根據(jù) 會議記錄格式的 2 個部分 ，現(xiàn)提供會議記錄范文。 會議記錄范文 年 度工作總結(jié)會議記錄 會議名稱： 年 度工作總結(jié) 會議時間： 2020 年 12 月 31 日 會議地點(diǎn)： XX 賓館 VIP 會議室 出席人數(shù)： 寧 XX、蔣 XX、 李 XX，許 XX、呂 XX、王 XX、趙 XX、XX、 XX 缺席人數(shù)： XX（出差） 列席人數(shù)： XX、 XX， XX 主持人： 寧 XX 記錄人： 辦公室王 XX 會議 內(nèi)容： 李 XX： 2020年通過大家的努力，圓滿的完成了 XX公司下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)，為 XX 公司的發(fā)展打下了基礎(chǔ)，為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揚(yáng)有點(diǎn)，克服不足，今天我們召開 XX 年 度工作總結(jié) 會。下面請各部門、項(xiàng)目部分別發(fā)言，對 2020 年工作進(jìn)行總結(jié)。 許 XX： 趙 XX： 。 寧 XX：今天的會議討論了 4 件事情： ① 2020 年工作總結(jié) ；② 明年工作計劃 ； ③ 對 2020 年先進(jìn)進(jìn)行了表彰 ； ④ 對 2020年宣 傳工作進(jìn)行了總結(jié) 。希望大家共同努力，把工作做好，拿出更好的 成績 ，為公司的發(fā)展做出貢獻(xiàn)！ 所有參 會人員鼓掌！ 寧 XX：現(xiàn)在散會！ 參會人員簽字 以上是一份會議記錄，作為會議情況的另一種記錄方式是會議紀(jì)要，會議紀(jì)要與會議記錄有什么不同呢 二 、 會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別 會議紀(jì)要 對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好 會議紀(jì)要 工作，寫好會議紀(jì)要 是會議組織者的一項(xiàng)重要工作。 會議紀(jì)要 怎么寫 ？本文提供 會議紀(jì)要范文 與 會議紀(jì)要格式 供參考，并說明 會議紀(jì)要 與 會議記錄 的不同。 會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。會議紀(jì)要與 會議記錄 的主要區(qū)別有 2點(diǎn)： 性質(zhì)不同： 會議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。 功能不同： 會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔，而會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址 住宿條件等級、此次會議所訂房間類型與數(shù)量 會議室號碼、大小、類型、數(shù)量 會場座位、擺放、設(shè)施（可參考： 會議室座位安排的五種方