【文章內(nèi)容簡介】 述實施質(zhì)量保證體系要素所涉及的各職能部門活動的文件；質(zhì)量保證體系通過文件的形式進行表述，各系統(tǒng)均有程序文件，使其有法可依，有章可循，確保各專業(yè)系統(tǒng)得到有效實施和控制。 工藝文件和質(zhì)量記錄 工藝文件是描述現(xiàn)場作業(yè)或管理用的詳細工作文件，如工藝卡片、操作規(guī)程、試驗規(guī)程、檢驗卡片/ 規(guī)程等；工藝文件應滿足質(zhì)量保證體系實施過程控制需求。 質(zhì)量記錄是質(zhì)量運轉(zhuǎn)的憑證和質(zhì)量證實、追溯的依據(jù)，質(zhì)量表格應滿足公司產(chǎn)品質(zhì)量控制的需求；記錄應標準化、文件化。 質(zhì)量計劃分局制定和貫徹實施能確保工程質(zhì)量的質(zhì)量計劃，在質(zhì)量計劃中對各專業(yè)的質(zhì)量控制點（包括審核點、 見證點、停止點）進行合理配置。程序文件1 文件控制程序 目的對管理體系所要求的相關(guān)文件、資料進行控制，確保各相關(guān)場所都能夠得到相應文件、資料的有效版本。 適用范圍本程序適用于全分局以及與公司管理體系要求有關(guān)的所有文件、資料的控制。 職責 文件批準 分局長負責主持制定管理方針和質(zhì)量目標、環(huán)境目標、職業(yè)健康安全目標，批準并發(fā)布《質(zhì)量保證手冊》。 管理者代表審查《質(zhì)量保證管理手冊》，批準管理體系程序文件。 分局總工程師（或副總工程師）負責批準及貫徹執(zhí)行國家和行業(yè)頒發(fā)的技術(shù)標準、規(guī)范規(guī)程及其他相關(guān)的技術(shù)文件。 管理文件的批準由分管分局領導負責；作業(yè)文件的批準根據(jù)需要由分管分局領導或者責任部門負責人負責。、修改、解釋和實施過程中的歸口管理；負責分局發(fā)放文件及工程項目竣工資料的歸檔和借閱。 責任部門與管理體系相關(guān)的職能部門負責擬制職責范圍內(nèi)的管理文件、作業(yè)文件的編制、實施及更改；負責審核管理文件及其文件更改通知書與管理手冊的一致性、協(xié)調(diào)性；責任部門提出文件發(fā)放范圍。 文件持有者 維護管理體系文件的規(guī)范性，督導有關(guān)人員履行文件內(nèi)容； 按文件更改通知書及時更改文件內(nèi)容； 發(fā)現(xiàn)不妥之處向擬文部門提出修改意見； 妥善保存管理文件，防止破損及遺失； 管理文件不準對外借閱； 因故離崗時，將“有效文件清單”及所列文件移交給繼任人員，或?qū)l(fā)文部門所發(fā)管理文件移交給發(fā)文部門； 項目經(jīng)理部 負責對所在工程項目與管理工作有關(guān)的文件和資料的控制； 負責根據(jù)工程項目實際制定落實實施性文件，并定期檢查該程序的執(zhí)行情況。 管理文件的分類 形成文件的管理方針和目標、指標； 管理手冊、程序文件及管理文件（分局、項目經(jīng)理部）； 合同文件； 項目施工組織設計、質(zhì)量計劃、技術(shù)方案（措施）、作業(yè)指導書、技術(shù)交底以及建設單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督站和其他管理部門相關(guān)的通知、來往函件和文件； 相關(guān)法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、技術(shù)文獻、技術(shù)文件； 上級主管及相關(guān)部門文件； 相關(guān)軟件； 管理體系記錄。 文件的起草 起草公文文件按照《中國水利水電第十一工程局有限公司公文處理辦法》執(zhí)行。 文件的底稿應保留，有會簽單的還應將附會簽單，一并存檔備查。 擬稿時沒有說明時不得使用簡稱，不自造簡化字，對難懂的術(shù)語應予以說明。對書寫方式有專門要求的，應予以滿足。 文件需引用國標、部標、行業(yè)標準及政府法令、法規(guī)等有效資料，應注明版號、生效日期。 管理文件的審批 質(zhì)量保證手冊、管理方針及管理目標等由分局長批準頒布實施。 程序文件分別由各有關(guān)單位（部門）負責編寫，單位（部門）負責人審核，有關(guān)部門和人員參加會審和會簽，管理者代表批準，會審會簽記錄應保存。 管理文件由有關(guān)單位（部門）負責編寫，單位（部門）負責人審核，該單位（部門）主管領導批準。 施工組織設計、質(zhì)量計劃、技術(shù)方案（措施）、作業(yè)指導書等技術(shù)文件，由項目經(jīng)理部技術(shù)部門組織編寫。 重點項目的質(zhì)量計劃以電子版形式報技術(shù)質(zhì)量部門。 記錄性文件控制按《記錄控制程序》執(zhí)行。 法律法規(guī)性文件、上級主管部門的文件（標準）和其他外來文件等需經(jīng)單位（部門）主管領導批準。 對于需要評審的文件，如合同文件、管理手冊、程序文件、重要的管理性文件和要做重大修改的文件等，應先經(jīng)責任單位（部門）評審（會審），再由原批準人批準，并做好評審記錄。 責任部門/項目經(jīng)理部應對所發(fā)文件和執(zhí)行的有關(guān)外部文件適時進行評審，編制“有效（作廢）文件清單”。發(fā)往文件持有者。項目經(jīng)理部的“有效（作廢）文件清單”主要內(nèi)容應包括項目經(jīng)理部發(fā)文和轉(zhuǎn)錄/摘抄甲方（業(yè)主）、設計、監(jiān)理的文件和資料。每次公布/收到“有效（作廢）文件清單”后，上次公布/收到的“有效（作廢）文件清單”即告作廢，及時自行銷毀。 使用單位/崗位當獲得外部文件換版信息后，及時與相應責任部門確認有效性。 文件的收發(fā)與管理 發(fā)文單位、部門、項目經(jīng)理部按要求將發(fā)文統(tǒng)一登記在《文件發(fā)文登記簿》上（發(fā)文登記薄分為：管理文件、技術(shù)文件等），并根據(jù)文件要求發(fā)放到相應層次，文件發(fā)放應統(tǒng)一編號和有接受人簽字，數(shù)量要與發(fā)文數(shù)量一致，并在《文件發(fā)放登記簿》上登記。 文件接受單位、部門、項目經(jīng)理部對接受文件應統(tǒng)一登記在《文件收文登記簿》上，并根據(jù)文件內(nèi)容和領導傳閱后的批示要求予以實施。 管理文件和技術(shù)文件的持有者應妥善保管文件，使文件保持清晰、易于識別。一旦發(fā)生文件丟失或損壞，丟失者應向文件管理部門寫出說明，及時采取補救措施。 機構(gòu)如有調(diào)整，應及時將管理文件、技術(shù)文件交上級主管部門或移交新單位，并辦理移交手續(xù)。 工程項目竣工驗收后，項目經(jīng)理部將領用的管理手冊、程序文件、管理文件等交回原發(fā)放部門。 蓋單位公章的文件底稿由各單位統(tǒng)一保存，擬文部門將文件底稿交單位辦公室，其它文件底稿由責任部門保存。 報給顧客單位或上級的管理文件、技術(shù)文件、作業(yè)文件、竣工資料等文件、資料要做好文件發(fā)放登記。 文件的代號、標識和編號、標識和編號按照《中國水利水電第十一工程局有限公司公文處理辦法》執(zhí)行。 項目經(jīng)理部技術(shù)文件的代號、標識和編號按顧客的要求執(zhí)行。 作廢文件的標識與處理 對于作廢文件，應及時予以收回。需保留作廢文件時，做“作廢保留”標識，注明作廢范圍，與有效文件分離存放。 作廢管理文件的處理由該文件發(fā)放部門具體執(zhí)行，文件持有者收到文件新?lián)Q版本或文件作廢通知后，原版本即告作廢，應及時將作廢文件撤出。 文件的更改 文件更改應由原編制、審核、批準的部門實施。 管理體系文件更改采用《文件更改通知》的形式并標明修改狀態(tài)，由原發(fā)文或經(jīng)授權(quán)的部門及時通知相應文件持有場所和個人。該文件持有者應依據(jù)通知內(nèi)容和要求在原文件上及時更改，并注明更改日期、更改依據(jù)、修訂狀態(tài)和更改人簽名。 文件管理人員應妥善保存管理文件更改通知單，與工程項目竣工資料有關(guān)的，應在工程交工時附在交工資料內(nèi)，并反映到竣工圖上。 管理體系程序文件多次修改或大幅度修改后應考慮換版重新印發(fā)。 文件的復制 復制文件，需經(jīng)該部門領導或主管領導批準后方可復制，并按發(fā)放要求進行登記。 《質(zhì)量保證手冊》、《程序文件》不得復制。 外來文件的控制 對外來文件，經(jīng)單位主管領導簽認后，即轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文件，按有關(guān)規(guī)定辦理。 各部門、各單位對外來文件應分類接收和處置。、借閱，工程項目竣工后，竣工資料按要求整理并交公司檔案館存檔。 檔案部門應編制文件總目錄，按有關(guān)檔案管理要求保管，并予以控制。 凡需查閱已歸檔的文件、竣工資料，均應按檔案館借閱制度辦理手續(xù)后，方可借閱。2 記錄控制程序 目的對管理體系所要求的記錄進行嚴格有效控制，為工程（產(chǎn)品）、過程管理和管理體系符合要求及管理體系有效運行提供證據(jù)。 適用范圍 本程序適用于為證明工程（產(chǎn)品）、過程、管理體系符合要求和證明管理體系有效運行的所有記錄控制。 工程管理科負責本程序的編制、修訂、解釋和歸口管理。 項目經(jīng)理部負責收集、整理、保管各自的記錄。 各級檔案館/資料室，負責相應記錄的歸檔和對歸檔記錄的管理工作。 機關(guān)責任部門、項目經(jīng)理部負責人批準自行編制（未規(guī)定格式）的記錄格式。 責任部門和有關(guān)崗位按管理體系文件要求，分發(fā)、留存記錄，并做好登記。 來自勞務協(xié)作方的記錄亦執(zhí)行本程序。 記錄的格式、形式 管理體系運行記錄，采用管理體系程序文件中明確的記錄格式。 對于地方政府主管部門、行業(yè)要求和顧客有特殊要求和制定的記錄格式，應予以采用。 對于無統(tǒng)一格式規(guī)定的記錄，由各使用單位和部門自行編制，單位或部門負責人審定后使用。 對管理體系文件中的記錄格式的更改，按《文件控制程序》有關(guān)文件更改的條款執(zhí)行，并且報工管科備案。 記錄由責任部門和有關(guān)崗位依據(jù)管理體系文件和顧客的要求，以書面或電子軟件等形式建立，應作到：產(chǎn)生及時，記錄清晰，內(nèi)容齊全真實。 記錄的形式可以是紙張、磁盤、照片、樣件及其它可追溯的形式（但要符合顧客與行業(yè)規(guī)范的要求）。上報備案記錄可采用傳真、電子郵件和磁盤等。 記錄的分類 管理體系運行記錄； 工程質(zhì)量記錄； 監(jiān)視和測量數(shù)據(jù)； 監(jiān)測裝置校準及維護記錄； 不符合、糾正措施及整改記錄； 顧客投訴記錄和處理決定； 竣工交付資料； 供應商及分包方的記錄。 記錄的分級 記錄分為一級記錄和二級記錄：a)符合下列條件之一者為一級記錄：管理體系文件規(guī)定者；有長期保存價值者。b)符合下列條件之一者為二級記錄：管理體系文件規(guī)定者；沒有長期保存價值者。 一級記錄保存期限為五年以上；二級記錄保存期限：需提交顧客的應保存至產(chǎn)品交付使用時；不需提交顧客的至少應保存至保修期結(jié)束；與產(chǎn)品質(zhì)量無直接關(guān)系的記錄保存一年至五年。 責任部門按記錄的重要程度在相應的程序文件、作業(yè)文件中規(guī)定一、二級記錄清單。 記錄的收集 責任部門按管理體系文件和工程實施要求，收集相應記錄，應注意其完整性；在規(guī)定的時間內(nèi)未收到記錄時，要立即進行索取。 項目經(jīng)理部竣工資料必須在移交顧客的同時，將同一版本的資料送交檔案室。 記錄的標識記錄的代碼、編號按《文件控制程序》規(guī)定執(zhí)行。 記錄填寫 記錄由過程實施者填寫。記錄的填寫要及時、真實、準確，反映實際情況且內(nèi)容完整。各種記錄的填寫要文字工整、通順清晰，簽字齊全，不能隨意涂改。若因某種原因不能填寫的項目，應說明理由并將該項用單杠劃去。 如因筆誤或計算錯誤需要修改原記錄時，應用單杠將錯誤處劃去，在其上方寫上更改后的文字和數(shù)據(jù)，由更改人和最終簽認人簽字或蓋章，并注明日期。 記錄的保存與防護 工程管理科根據(jù)國家、行業(yè)規(guī)范的規(guī)定，編制建設工程項目文件材料歸檔范圍和保存期限；編制質(zhì)量管理體系記錄清單，將所有與管理體系運行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號（版本）、保存期限、主管部門等內(nèi)容，交管理者代表審批。，對記錄應按國家和行業(yè)規(guī)范的規(guī)定、管理體系運行的要求和項目施工單元的劃分進行分類，依日期順序進行整理保存。，根據(jù)不同記錄形式及其特性進行管理。做到通風、干燥、防鼠咬、防蟲蛀和查閱方便等，并按要求和規(guī)定的期限進行保存、上報或歸檔。、二級單位和項目經(jīng)理部，應匯總形成本單位的記錄清單。 記錄的保管 責任部門和相關(guān)崗位需指定責任人集中保管記錄，并做到便于存取和查閱。 責任人每月需對記錄進行一次整理，一旦發(fā)現(xiàn)丟失、損壞和變質(zhì)，應及時恢復。 記錄的檢索、借閱和復制 各相關(guān)部門保管的記錄應建立檢索目錄，需借閱或復制時應填寫申請和說明原因，并經(jīng)相應部門負責人批準，檔案館/資料室管理人員應同時登記備案和負責收回。 合同有要求時，在商定期內(nèi)的記錄按商定內(nèi)容提供給顧客或其代表評價時查閱。 記錄的歸檔 各級檔案/資料管理部門，提出需歸檔的記錄種類及其要求，并對所歸檔的記錄進行審查，確認符合要求后，方可歸檔，并辦理歸檔移交手續(xù)。公司檔案館負責對各單位歸檔記錄的管理工作進行檢查和指導。、項目經(jīng)理部，負責按記錄的管理、傳遞要求，對需保存和歸檔的記錄進行整理、移交和管理。 項目工程竣工資料由工程管理科負責移交公司檔案館。 記錄的銷毀 對于過期或因其他特殊情況需要銷毀記錄時，由記錄的管理部門填寫《記錄處理審批表》，經(jīng)主管領導批準后，由被授權(quán)人進行銷毀。3 合同控制程序識別并確定產(chǎn)品要求，通過評審確保這些要求得到規(guī)定且分局有能力滿足規(guī)定的要求。本程序適用于工程項目（產(chǎn)品）投標意向的確立和所有工程項目（產(chǎn)品）合同的控制。、修改、解釋和歸口管理；主管工程項目（產(chǎn)品）投標意向的確立和投標階段的合同評審工作。、修訂和管理工作。，分局長或分管副局長負責主持并審定、批準。（產(chǎn)品）合同的實施及資料的收集整理。 市場開發(fā)科依據(jù)招標公告要求的條件，確定是否購買招標文件。、現(xiàn)場考察、市場調(diào)查和自身對產(chǎn)品要求的理解，識別并確定產(chǎn)品要求，當有疑問使有關(guān)要求難以或不能確定時，應及時與顧客聯(lián)絡溝通，予以澄清并保持相關(guān)記錄。：a)顧客明確規(guī)定的要求：一般為產(chǎn)品質(zhì)量要求、交付及交付后要求和顧客明示的其他要求。b)顧客雖未規(guī)定但屬于規(guī)定用途或已知的預期用途所必須的要求。這類要求可以向顧客做出承諾，也可以直接在產(chǎn)品實現(xiàn)過程中滿足。c)與產(chǎn)品有關(guān)的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范等要求。屬強制性的，必須滿足。d)內(nèi)部規(guī)定的或向社會公開承諾的附加要求。：a)投標和合同評審具體實施實行分局和項目經(jīng)理部兩級管理；b)在進行工程項目（產(chǎn)品）投標意向的確立時，可集中討論研究，也可采用分散征集意見的方法進行。c)在進行工程項目（產(chǎn)品）投標階段的合同評審時，應召集相關(guān)部門參加，充分聽取意見，形成完整意向和記錄。：a)合同文件的規(guī)定和顧客的隱含要求，應得到充分的理解，組織的附加要求應予以充分反映，體現(xiàn)雙方責任、義務、利益的合理與公正；b)在工期、技術(shù)、質(zhì)量、安全、物資與設備采購供應、計量支付、結(jié)算方式以及施工機械、人員配置、施工環(huán)境等方面能滿足合同和顧客的隱含要求；c)充分分析工程項目（產(chǎn)品）實現(xiàn)的運作條件，施工難易程度，合同履行中的風險因素，并提出有效的避險措施；d)采取有效措施，使本局的附加要求得到相應的滿足和認可；e)填寫評審記錄，參加評審人員會簽。：a)投標前的評審，由市場開發(fā)科根據(jù)工程項目（產(chǎn)品）實現(xiàn)