【文章內(nèi)容簡介】 3 文件和記錄控制控制管理體系的所有文件的制定、批準、發(fā)布、發(fā)放、變更，防止使用無效、過期、作廢文件，定期審查、修訂文件，確保文件持續(xù)適用和滿足使用要求。 職責(zé)，負責(zé)文件的接收、整理、發(fā)放、回收、鑒定、銷毀、原稿保存。、法規(guī)、規(guī)范、標準的識別和有效文件的控制。與體系有關(guān)的文件都應(yīng)進行控制。文件包括內(nèi)部的和外來的，其載體可以是紙質(zhì)的、電子媒體或其他形式。包括：質(zhì)保手冊、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄、管理制度、施工方案等其它文件。包括：法律、法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標準、型式試驗報告、監(jiān)督檢驗報告、分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明材料、資格證明材料等。所有文件只有經(jīng)過授權(quán)人的審核和批準，并填寫“文件審批單”后方可正式發(fā)布。、管理制度、質(zhì)量記錄由質(zhì)保工程師組織編寫，工程師審核，經(jīng)理批準。，作業(yè)責(zé)任人審核，技術(shù)負責(zé)人審批。 文件的編號 所有文件均應(yīng)進行編號，具體編號辦法如下： 質(zhì)量保證手冊文件編號：TY/ZS032011共73頁 第 26頁標題3 文件和記錄控制第 A 版 第3次修訂實施日期：2011年10月15日（1）質(zhì)量保證手冊編號TY/ZS□□□□ 年代號（該文件批準實施的年份，下同） 質(zhì)量保證手冊代號（用漢語拼音字母表示） 本公司代號（用漢語拼音字母表示）（2）作業(yè)文件編號 TY/ ZW □□□□□□ 年代號 作業(yè)文件序號（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 作業(yè)文件代號（用漢語拼音字母表示） 本公司代號（用漢語拼音字母表示）（3）管理制度編號TY/ GZ □□□□□□ 年代號 管理制度序號（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 管理制度代號（用漢語拼音字母表示） 本公司代號（用漢語拼音字母表示）（4）質(zhì)量記錄表（單）編號TY/ZJ □□□□□□ 年代號 質(zhì)量記錄序號（用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 質(zhì)量記錄代號（用漢語拼音字母表示） 本公司代號（用漢語拼音字母表示）質(zhì)量保證手冊文件編號：TY/ZS032011共73 頁 第 27頁標題3 文件和記錄控制第 A 版 第3次修訂實施日期：2011年10月15日“受控”和“非受控”兩大類，限于公司內(nèi)部使用與質(zhì)量保證體系運行緊密相關(guān)的文件為受控文件，需要提供給咨詢公司、認證公司和顧客使用的為非受控文件。、作業(yè)文件及外來文件應(yīng)在文件的顯目位置加蓋“受控”印章，并注有分發(fā)號，每份文件都有不同的分發(fā)號，便于追溯。非受控的文件加蓋“非受控”印章?！白鲝U”專用印章，具有保留價值作為參考的文件再加蓋“參考”專用印章。 文件發(fā)放前應(yīng)確定發(fā)放范圍，提出“文件領(lǐng)用（發(fā)放）控制清單”，經(jīng)工程師批準后統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。 文件領(lǐng)用人在“文件發(fā)放（回收）登記表”上簽名領(lǐng)取文件，便于追溯。 當(dāng)文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應(yīng)到辦公室辦理更換手續(xù)，交回破損文件、補發(fā)新文件，文件管理員將破損文件銷毀。，確保完整、整潔，持有者調(diào)離工作崗位或離職時，須將文件交還公司辦公室，辦理核收登記。領(lǐng)用人如遇有丟失情況，應(yīng)寫出書面材料，經(jīng)工程師批準，方可辦理補發(fā)手續(xù)，重新編號。,確定是否進行更改以及更改的內(nèi)容。，由技安部組織評審。，應(yīng)由文件更改提出部門的負責(zé)人填寫“文件更改申請單”說明更改原因，對重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。，當(dāng)原審批人已不在職時，由接替人員審批。，并按“文件領(lǐng)用（發(fā)放）清單”的發(fā)放修改后的文件，同時收回作廢的舊文件。 文件的換版與作廢（1）文件在下列情況下應(yīng)進行換版，原版文件作廢，換發(fā)新版本。質(zhì)量保證手冊文件編號：TY/ZS032011共73頁 第28頁標題3 文件和記錄控制第 A 版 第3次修訂實施日期：2011年10月15日A、 公司的組織機構(gòu)發(fā)生重大改變；B、 引用的法律、法規(guī)、標準發(fā)生重大改變；C、 管理評審的要求；D、 文件修訂的次數(shù)達到五次以上。文件修訂狀態(tài)由0→1→2→3…依次類推，版本號由A→A→C→D…依次類推。（2） 作廢的文件由文員按“文件發(fā)放（回收）登記表”收回。作廢文件加蓋“作廢”印章，文員填寫“文件作廢/銷毀登記表”。若因法律或積累知識而需要保留的作廢文件統(tǒng)一由辦公室保管，加蓋“作廢保留”印章；需銷毀的文件填寫“文件銷毀審批表”經(jīng)文件管理部門負責(zé)人批準后統(tǒng)一銷毀。、借閱和復(fù)制。、復(fù)制歸檔文件的人員，應(yīng)填寫“文件借閱、復(fù)制申請登記表”，經(jīng)辦公室批準后可予以借閱、復(fù)制。借閱者應(yīng)在規(guī)定日期歸還文件和資料，到期不歸，由辦公室負責(zé)收回。，填寫“文件借閱、復(fù)制申請登記表”辦理復(fù)制手續(xù)，由辦公室對復(fù)制文件進行編號、標識、發(fā)放和回收。 辦公室應(yīng)根據(jù)管理活動的需要，及時通過報刊、網(wǎng)絡(luò)、咨詢機構(gòu)、出版發(fā)行機構(gòu)和上級部門等渠道收集相關(guān)的法律、法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標準等其它外來文件，其中安全技術(shù)規(guī)范、標準必須是正式版本，并做好“外來文件清單”的收文登記。 工程部應(yīng)在設(shè)備監(jiān)督檢驗后收集檢驗機構(gòu)的監(jiān)督檢驗報告，將其與設(shè)備安裝資料一起歸檔；銷售部應(yīng)收集采購部件的型式試驗報告、分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明文件及資格證明文件等資料。，確保外來文件的有效性。、領(lǐng)用和標識等管理工作。 文件的有效性控制為控制文件的有效性，辦公室應(yīng)匯總編輯全公司“有效文件一覽表”，并根據(jù)修訂狀態(tài)及時調(diào)整。 記錄質(zhì)量保證手冊文件編號：TY/ZS032011共73頁 第 29頁標題3 文件和記錄控制第 A 版 第3次修訂實施日期：2011年10月15日TY/ ZJ092011《文件審批表》TY/ ZJ102011《文件領(lǐng)用（發(fā)放）控制清單》TY/ ZJ112011《文件更改申請單》TY/ ZJ122011《文件作廢/銷毀登記表》TY/ ZJ132011《有效文件一覽表》TY/ ZJ142011《外來文件清單》TY/ ZJ152011《文件發(fā)放（收回）登記表》TY/ ZJ162011《文件借閱、復(fù)制申請登記表》TY/ ZJ172011《文件銷毀審批表》應(yīng)對公司質(zhì)量保證體系和產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄進行控制，明確記錄的填寫、確認、收集、歸檔、貯存等要求。，具體負責(zé)記錄的編號、收集、檢索、貯存和處置。、填寫、保管、貯存和處置。每年年底交辦公室匯總歸檔。，由各部門組織編制，部門負責(zé)人審核，質(zhì)保工程師批準。，并填寫“記錄一覽表”。，應(yīng)逐臺建檔，按電梯施工項目、合同和年份分類，建立檔案號。、準確、真實，不得虛假，不能填寫無依據(jù)的數(shù)據(jù)。、不得隨意涂改、變動。質(zhì)量保證手冊文件編號：TY/ZS032011共 73頁 第 30頁標題3 文件和記錄控制第 A 版 第3次修訂實施日期：2011年10月15日，要求完整，不得有漏項、空項，須用不退色水筆填寫。，記錄人員應(yīng)簽名(章)，并填寫日期。，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，并在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名。，移交后由辦公室負責(zé)保管,質(zhì)量記錄的保管應(yīng)做到防雨、防水、防火、防潮、防蛀、防霉、防蟲、防鼠、防丟失等九防要求。，所有質(zhì)量記錄應(yīng)分類保存，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的質(zhì)量記錄應(yīng)保持清潔，字跡清晰。，也應(yīng)有相應(yīng)的儲存條件，必要時應(yīng)進行備份。：（1）質(zhì)量管理工作見證資料保存五年； （2）維保技術(shù)檔案保存至維保合同中止后二年；（3）安裝技術(shù)檔案：永久保存；（4）儀器設(shè)備定期檢定資料：不少于五個計量周期；（5）儀器設(shè)備檔案：至該臺設(shè)備報廢。，應(yīng)經(jīng)辦公室負責(zé)人同意，閱后應(yīng)立即歸還保管人員。，應(yīng)填寫“文件借閱、復(fù)制申請登記表”，說明借閱/復(fù)制的名稱、數(shù)量和原因。歸還時應(yīng)注明歸還日期。，相關(guān)部門有責(zé)任按合同要求向顧客提供記錄的復(fù)印件，但公司應(yīng)盡可能留有一份原件。，由技安部負責(zé)保管和處理。質(zhì)量保證手冊文件編號：TY/ZS032011共73頁 第 31頁標題3 文件和記錄控制第 A 版 第3次修訂實施日期：2011年10月15日。，由管理員填寫“文件銷毀審批表”提出銷毀資料的目錄和理由，經(jīng)辦公室主任審核，工程師批準后進行銷毀。TY/ ZJ182011《記錄一覽表》TY/ ZJ162011《文件借閱復(fù)印登記表》質(zhì)量保證手冊文件編號：TY/ZS042011共73頁 第 32頁標題4 合同控制第 A 版 第3次修訂實施日期：2011年10月15日4 合同控制識別、確定并評審與服務(wù)有關(guān)的要求，必要時通過適當(dāng)?shù)姆绞脚c顧客進行溝通，以確定顧客的需求與期望。，負責(zé)合同的承接、評審、執(zhí)行和管理。辦公室根據(jù)合同草案、技術(shù)協(xié)議草案或口頭要求負責(zé)識別顧客的需求與期望，包括：（1） 顧客明示的要求，包括質(zhì)量要求及涉及可用性、交付、支持服務(wù)（如保修、培訓(xùn)等）、價格等方面的要求；（2） 顧客沒有明確要求，但預(yù)期或規(guī)定的用途所必需的要求；（3） 顧客沒有規(guī)定，但國家強制性標準及法律法規(guī)規(guī)定的要求。，并報經(jīng)理批準。，報經(jīng)理批準。（4） 顧客要求是否得到明確；（5） 公司是否有提供施工服務(wù)的能力；（6） 是否能滿足顧客提出的技術(shù)與質(zhì)量目標的要求；（7） 價格是否恰當(dāng)，交貨期是否能滿足要求；（8） 資源配備與材料供應(yīng)能否滿足要求。，可以授權(quán)評審。即可由業(yè)務(wù)員直接評審后簽訂合同。評審后在合同上加蓋“合同已評審”的標識。、期限長且有較高特殊要求的特殊安裝維修合同，業(yè)務(wù)員將顧客的質(zhì)量保證手冊文件編號：TY/ZS042011共73頁 第 33頁標題4 合同控制第 A 版 第3次修訂實施日期：2011年10月15日要求填寫在“合同評審表”上，傳遞給工程部、技安部等部門評審，有關(guān)部門寫好評審意見后反饋給辦公室，辦公室將評審結(jié)論報經(jīng)理批準后與顧客簽訂合同。，辦公室負責(zé)將相關(guān)的文件，發(fā)到相關(guān)部門，作為施工、采購、檢測等的依據(jù)。，發(fā)現(xiàn)問題及時與顧客聯(lián)絡(luò)，協(xié)商解決。并將合同執(zhí)行和問題處理情況，向經(jīng)理報告。，需要對合同進行修改，由相應(yīng)部門和顧客協(xié)商解決，并填寫“合同修改申請單”，并對修改的內(nèi)容進行評審后方可修改，必要時，同顧客簽訂合同修改協(xié)議書作為原合同補充附件?！昂贤薷耐ㄖ獑巍保皶r通知相關(guān)部門，以執(zhí)行合同修改的內(nèi)容。，填寫“合同登記表”。 記錄TY/ ZJ192011《合同評審表》TY/ ZJ202011《合同修改申請單》TY/ ZJ212011《合同修改通知單》TY/ ZJ222011《合同登記表》質(zhì)量保證手冊文件編號：TY/ZS052011共 73頁 第 34頁標題5 零部件和材料控制第 A 版 第3次修訂實施日期：2011年10月15日5 零部件和材料控制 對零部件、材料的供方、采購、驗收、標識、領(lǐng)用、代用進行控制，確保零部件、材料的采購、使用環(huán)節(jié)滿足產(chǎn)品質(zhì)量要求。、評價零部件和材料的采購、保管和發(fā)放。 零部件和材料分類工程部根據(jù)采購物資對最終電梯質(zhì)量影響程度，對采購物資進行分類：（1）重要物資（A類）：構(gòu)成最終電梯的主要部分或關(guān)鍵部分，直接影響電梯使用或安全性能，可能導(dǎo)致顧客嚴重投訴的物資，如：曳引機、門機、安全觸板、層門裝置、操縱箱類、限速器、安全鉗、液壓緩沖器、地坎、變頻器、PC機、進口空氣開關(guān)、光幕、繼電器、接觸器、光電開關(guān)、雙穩(wěn)態(tài)等。（2）較重要物資（A類）：構(gòu)成電梯非關(guān)鍵部位的物資，它一般不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量或即使略有影響，但可采取措施予以糾正的物資。如：鋼材類（鋼板、型材）、鋼絲繩類、導(dǎo)軌類、電纜類、電器、電線類、機械配件類、補償鏈類、彈簧類、軸承、橡膠、尼龍、塑料類、緊固件類等。（3）輔助物資（C類）：非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資。如：五金輔料類、油類、包裝箱、木料類、工具、刃具類、磨具類等，凡未列入A、A類的物資，均屬C