【文章內(nèi)容簡介】 ，同時(shí)適度規(guī)范出行事的方式，又不會(huì)妨礙到個(gè)人才能的發(fā)揮，這就是個(gè)值行深入探險(xiǎn)討的課題了。因此，每當(dāng)組織同時(shí)面臨這個(gè)問題時(shí)，到底應(yīng)該將工作內(nèi)容與人為因素劃分到什么程度？因此，組織若想迅速有效地達(dá)成目標(biāo)，詳盡客觀而有擁有具體要求的工作說明是不可或缺的。另一方面，組織必須確保它的成員是否受到刺激，士氣高昂而且訓(xùn)練有素，因?yàn)槿肆λ刭|(zhì)將會(huì)是影響成效的最大因素?；旧?，所謂的確保所指的不僅是工作有明確的劃分。還應(yīng)確保個(gè)別能力的肯定，評(píng)估與發(fā)展。不可避免的，人們有可能變換工作或依規(guī)定輪調(diào)，此時(shí)也應(yīng)明確告知該工作的性質(zhì)，產(chǎn)出情形，以及該工作可能無法完全滿足該員工的需求等等。311 工作分析所謂工作分析，乃是將有關(guān)某一工作的資訊集中匯整，以最簡明的方式傳達(dá)工作內(nèi)容及基本要求。分析的結(jié)果，通常就是我們所稱的工作說明書。對(duì)工作說明書的看法各有不同，有人將它視為每樣工作最不可或缺的一部分。相對(duì)的，也有人認(rèn)為它完全沒有存在成長要。這兩種極端看法，都源自于過份拘泥工作說明的“說明”性質(zhì)，它不該被拿來當(dāng)作拒絕某項(xiàng)工作的借口，而主管人員也不應(yīng)過于任意地使用工作說明來要求部屬。在有關(guān)每個(gè)職位的任務(wù)中所提及的各個(gè)產(chǎn)出要領(lǐng)，都應(yīng)該在事先與任務(wù)負(fù)責(zé)人溝通協(xié)調(diào)，避免日后問題的發(fā)生。至于工作說明書的格式，將在稍后詳盡介紹。312 工作說明書的使用工作說明書有許多用處，列舉如下：1)工作評(píng)量— 讓組織能對(duì)每項(xiàng)職務(wù)內(nèi)容及發(fā)揮成效進(jìn)行評(píng)量。2)組織分析— 確定每項(xiàng)事務(wù)都有人負(fù)責(zé)，沒有重復(fù)或遺漏之處。3)人力資源規(guī)劃— 有助于決定 所需人力的數(shù)量及種類。4)召募用任用— 有助于決定擁有何種技能，知識(shí)的人適合擔(dān)任此項(xiàng)職務(wù)。5)教育訓(xùn)練方向— 有助于發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人力所不足的知識(shí)，技能，做為安排教育訓(xùn)練的依據(jù) 。6)績效管理——有助于將整體績效轉(zhuǎn)換成人績效目標(biāo) 。工作說明書與人事任用資格之間的差異在於前乾為針對(duì)某一職位而設(shè)定工作大綱及目標(biāo) ，后者則是在此職位者的資格條件要求，例如特殊技能，經(jīng)歷，年資等。313 工作說明書的種類工作說明書的形式隨著工作特性而變化，舉例來說，一般行政人中和專業(yè)技術(shù)人員，管理人員的工作說明著重點(diǎn)便有不同，后兩者重視的是工作產(chǎn)出項(xiàng)目，而非特定的事務(wù)項(xiàng)目。工作說明書的用途是決定 它形式的最主人因素。常見到的工作說明書多半是將某個(gè)職位負(fù)責(zé)的事務(wù)逐項(xiàng)列出，著重的是“該做什么”而非“該達(dá)到什么效果”。此種工作說明對(duì)于 當(dāng)事人自然簡單明確得多，然而卻無法讓其了解工作的全貌。314 工作說明書的內(nèi)容1)基本資料不論何種工作說明書，至少要包含以下內(nèi)容。A. 公司名稱部門別。B. 職稱職掌者姓名(在某些情況下可以留白，這通常是為了在評(píng)估設(shè)置職位時(shí)保持客觀)。C. 工作代碼。D. 日期(在任務(wù)內(nèi)容更新迅速時(shí)尤其重要)。E. 此職位主要的任務(wù)說明。F. 對(duì)此職位主要的任務(wù)，責(zé)任說明——最好能標(biāo)示出各項(xiàng)任務(wù)所占的時(shí)間比例。G. 職掌聲應(yīng)具備的特殊才能和經(jīng)歷。H. 從屬關(guān)系。其中包括該向哪位主管報(bào)備，直接或間接屬下的人數(shù)及職務(wù)類別。I. 相關(guān)數(shù)據(jù)。例如預(yù)算、人員的編制。J. 職掌者與雇主的簽名，確保此份工作說明已得到雙方的認(rèn)可。2)以下資料可視需要加入工作說明書中：A. 工作環(huán)境：執(zhí)行職務(wù)進(jìn)時(shí)所處的環(huán)境，以用此份工作對(duì)部門組織整體的關(guān)系和影響。B. 裁量權(quán)限：此項(xiàng)職務(wù)所具備的自由裁量權(quán)。區(qū)別何種事務(wù)可以自己決策或報(bào)備主管原則，方針及程序。C. 溝通與互動(dòng)：說明此項(xiàng)職務(wù)與組織內(nèi)外的主要訊息管道及運(yùn)用方法。D. 從屬人員的職務(wù)：簡要說明隸屬此職位下的人員工作內(nèi)容。E. 運(yùn)作關(guān)系：說明決策，命令，目標(biāo)，成果等訊息，在組織內(nèi)是如何在上下階級(jí)間傳送的。F. 問題與挑戰(zhàn)：說明此項(xiàng)職務(wù)最常遇到的問題，最需要技巧解決的部份是什么。G. 作業(yè)參考范例。H. 附加事項(xiàng)：其他任何職掌者與上司覺得有必要放入工作說明書中的事項(xiàng)。3)完備的工作說明書特征。A. 完備的工作說明書必須符合下列要件。B. 職務(wù)內(nèi)容符合實(shí)際情況，正確無誤。C. 職稱與職務(wù)內(nèi)容相符合。D. 有職務(wù)主旨說明為什么需要這份職務(wù)。E. 主要工作項(xiàng)目或是工作目標(biāo)不宜過于詳盡(例如：Hay管理顧問公司一向認(rèn)為，最佳的管理幅度不超過八人)。F. 所有內(nèi)容沒有不說盡或相互矛盾之處。315 工作分析與工作說明書的準(zhǔn)備1)收集工作內(nèi)容資料的方法；A. 直觀法：尤其運(yùn)用于操作類工作。B. 與職掌者訪談：這是獲得第一手資訊的最好方法，因?yàn)闆]有人比職掌者本人更清楚工作細(xì)節(jié)。C. 訪問職掌者的主管：特別是職位出缺時(shí)。D. 準(zhǔn)備工作說明問卷：由職掌者填寫，主管簽名確認(rèn)。2)執(zhí)行工作分析的方法：A. 設(shè)計(jì)問卷，取行所需資訊：問題安排有一定的順序，并能確認(rèn)回答的內(nèi)容有無矛盾之處。B. 請(qǐng)每位職掌者親自填寫此份問卷。C. 與職掌者本人面談，確定他對(duì)問卷內(nèi)容的了解無誤，所提供的答案也確保可信。D. 依問卷資料準(zhǔn)備一份更新的工作說明書。32 零售連鎖業(yè)組織職掌321 管理處1) 公司經(jīng)營策略、計(jì)劃之推動(dòng)2) 公司之發(fā)展，人才需求之儲(chǔ)備、培訓(xùn)3) 財(cái)會(huì)單位工作計(jì)劃執(zhí)行之評(píng)核督導(dǎo)4) 行政單位工作計(jì)劃執(zhí)行之評(píng)核督導(dǎo)5) 問題的反應(yīng)與呈報(bào)6) 人員士氣與績效的提高7) 人員的在職訓(xùn)練8) 其他有關(guān)經(jīng)營管理事項(xiàng)9) 公司營運(yùn)目標(biāo)的達(dá)成與分析10) 公司干部會(huì)議的參與11) 單位內(nèi)會(huì)議的召開與主持12) 工作檢討與計(jì)劃13) 費(fèi)用預(yù)算之控制，差異分析之報(bào)告14) 人員工作績效的評(píng)估與分析15) 季本部門費(fèi)用預(yù)算的編列16) 工作成果報(bào)告17) 年度營業(yè)費(fèi)用預(yù)算之編列與分析報(bào)告18) 本部門年度計(jì)劃的編訂19) 年度運(yùn)作322 行政1) 部門內(nèi)下級(jí)單位運(yùn)作事項(xiàng)稽查與協(xié)助2) 問題的反應(yīng)與呈報(bào)3) 人員士氣與績效的提高4) 人員的在職訓(xùn)練5) 其它有關(guān)行政交辦事項(xiàng)6) 公司營運(yùn)目標(biāo)的協(xié)助達(dá)成7) 公司干部會(huì)議的參與8) 單位內(nèi)會(huì)議的召開與主持9) 周工作檢討與計(jì)劃10) 部門費(fèi)用預(yù)算的控制11) 人員工作績效的評(píng)估12) 部門費(fèi)用預(yù)算的編列13) 工作成果報(bào)告14) 單位費(fèi)用預(yù)算的編列15) 單位年度計(jì)劃的編訂16) 年度運(yùn)作檢討 323 人事1) 有關(guān)人員調(diào)度、評(píng)估事項(xiàng)之處理2) 有關(guān)本公司人事運(yùn)作制度建立與修訂3) 員工任免遷調(diào)考勤、考績、獎(jiǎng)懲、退休及撫恤辦理事項(xiàng)4) 人事資料建立、更新(含對(duì)保及雇用契約)事項(xiàng)5) 員工出勤、公差、請(qǐng)休假管理事項(xiàng)6) 各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理事項(xiàng)7) 公司各項(xiàng)制度、核決限及各種員會(huì)章程擬定事項(xiàng)8) 人員召募應(yīng)征事項(xiàng)等之處理9) 工作檢討計(jì)劃10) 人員盤點(diǎn)11) 人力計(jì)劃編訂事項(xiàng)(依25日人員盤點(diǎn)資料）12) 員工薪資核算13) 公司組織職掌之規(guī)劃及修訂14) 薪資獎(jiǎng)金辦法擬定15) 各項(xiàng)福利措施之?dāng)M定事項(xiàng)16) 員工薪給辦法擬定事項(xiàng)17) 各級(jí)人員升級(jí)之資格評(píng)審規(guī)劃推動(dòng)人員出勤狀況18) 公司人力發(fā)展之規(guī)劃與推動(dòng)324 培訓(xùn)1) 各級(jí)人員教育訓(xùn)練課程內(nèi)容、時(shí)數(shù)、師資、日期之安排2) 新進(jìn)、在職人員教育訓(xùn)練事項(xiàng)3) 各項(xiàng)訓(xùn)練評(píng)核事項(xiàng)4) 內(nèi)部師資之養(yǎng)成與訓(xùn)練5) 訓(xùn)練教材之保存與管理6) 各課程師資之提議敦聘7) 配合營業(yè)單位執(zhí)行各級(jí)訓(xùn)練、專案訓(xùn)練事宜8) 其它有關(guān)人資、教育訓(xùn)練、交辦事項(xiàng)等之辦理9) 周工作檢討計(jì)劃10) 制定年度教育訓(xùn)練計(jì)劃、編制預(yù)算325 總務(wù)1) 總部財(cái)產(chǎn)編號(hào)的規(guī)畫與執(zhí)行2) 有關(guān)總部與直營店的總務(wù)事項(xiàng)3) 設(shè)備器材、日常耗料、辦公用品、文具器材、事務(wù)性用品采購事項(xiàng)4) 采購信息收集事項(xiàng)5) 與商品課協(xié)調(diào)商品采購事項(xiàng)6) 比價(jià)、詢價(jià)及定價(jià)建議7) 供貨廠商之開發(fā)8) 供貨廠商之評(píng)估、考核及決定9) 其他日常采購事項(xiàng)10) 各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)管理事項(xiàng)11) 協(xié)助廠商公共事務(wù)處理事項(xiàng)12) 事務(wù)用品申請(qǐng)事項(xiàng)13) 事務(wù)性用品倉管事項(xiàng)14) 報(bào)表管理事項(xiàng)15) 對(duì)外公文之繕寫、擬稿(用印)事項(xiàng)16) 工作檢討報(bào)表17) 盤營盤損的計(jì)算與呈報(bào)18) 財(cái)產(chǎn)盤點(diǎn)事項(xiàng)19) 各項(xiàng)采購與庶務(wù)工作進(jìn)行評(píng)估與考核20) 總部財(cái)產(chǎn)與總倉定期盤點(diǎn)執(zhí)行規(guī)畫與督導(dǎo)21) 安排督導(dǎo)直營店設(shè)備盤點(diǎn)事項(xiàng)326 財(cái)會(huì) 1) 流動(dòng)資金管理(現(xiàn)金、支票)事項(xiàng)2) 應(yīng)付帳款管理事項(xiàng)3) 現(xiàn)金管理事項(xiàng)4) 分析財(cái)務(wù)報(bào)表事項(xiàng)5) 資金調(diào)度計(jì)劃事項(xiàng)6) 公司及各店原始憑證之審核7) 財(cái)務(wù)計(jì)劃事項(xiàng)8) 收支傳票憑證查核事項(xiàng)9) 發(fā)票管理(含查核)事項(xiàng)10) 銀行往來公共事務(wù)處理事項(xiàng)11) 借貸款辦理事項(xiàng)12) 預(yù)算收支分析事項(xiàng)13) 預(yù)收支控制查核事項(xiàng)14) 預(yù)算編列事項(xiàng)15) 股務(wù)登記事項(xiàng)16) 其他相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)17) 營運(yùn)部營運(yùn)目標(biāo)的達(dá)成分析18) 公司干部會(huì)議的參與19) 單位內(nèi)會(huì)議的召開與主持20) 工作檢討與計(jì)劃21) 工作檢討會(huì)議22) 部門費(fèi)用預(yù)算的控制23) 經(jīng)營分析24) 單位工作績效的評(píng)估25) 工作成果報(bào)告26) 本課費(fèi)用預(yù)算的編列27) 單位年度計(jì)劃的編訂28) 年度經(jīng)營運(yùn)作分析檢討29) 每月財(cái)會(huì)部運(yùn)作日程表30) 還款計(jì)劃，資金調(diào)度運(yùn)用計(jì)劃31) 帳單整理32) 帳單處理及統(tǒng)計(jì)表完成33) 薪資核算審核庫存現(xiàn)金傳票審核，上月實(shí)際營業(yè)額結(jié)算審核34) 損益表、資產(chǎn)負(fù)債表完成審核35) 薪資發(fā)放,傳票稽查36) 審核廠商應(yīng)付貨款及傳票37) 審核廠商應(yīng)付貨款及傳票38) 審核廠商應(yīng)付貨款及傳票 業(yè)務(wù)獎(jiǎng)金發(fā)放39) 審核廠商應(yīng)付貨款及傳票40) 資金調(diào)度41) 進(jìn)銷項(xiàng)發(fā)票稅金繳納42) 財(cái)務(wù)報(bào)表稽核費(fèi)用分析整理43) 應(yīng)付廠商貨款整理審核完成44) 獎(jiǎng)金試算簽核45) 獎(jiǎng)金發(fā)放，應(yīng)付廠商貸款寄發(fā)，上月?lián)p益表修正46) 保險(xiǎn)審核47) 庫存盤點(diǎn)稽核抽查48) 庫存盤點(diǎn)稽核抽查、調(diào)整、結(jié)轉(zhuǎn)盤盈損，本月營收總結(jié)49) 營運(yùn)部繳款查核50) 銀行財(cái)務(wù)調(diào)度、資產(chǎn)運(yùn)用項(xiàng)之建議處理51) 帳目傳票簽核事項(xiàng)、沖帳查核52) 銀行存單、銀行存款核對(duì)327 會(huì)計(jì)1) 因提供會(huì)計(jì)師資料2) 公司每日營業(yè)結(jié)算報(bào)表之編制3) 公司固定資產(chǎn)之會(huì)計(jì)記錄及折舊提計(jì)算4) 有關(guān)電腦制表、教育訓(xùn)練、定期保養(yǎng)與資料保管5) 有關(guān)會(huì)計(jì)文件之檔案處理6) 營運(yùn)部對(duì)帳務(wù)疑問之答詢與處理7) 工作檢討與計(jì)劃8) 損益表、資產(chǎn)負(fù)債表編制9) 薪資發(fā)放稽核與呈報(bào)及審查10) 發(fā)票(購買、開立、統(tǒng)計(jì)、制表)328 出納1) 有關(guān)應(yīng)收帳款、應(yīng)收票據(jù)之管理2) 現(xiàn)金、支票與會(huì)計(jì)帳目核對(duì)3) 公司庫存現(xiàn)金管理4) 有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表之編制5) 銀行存領(lǐng)轉(zhuǎn)帳事項(xiàng)并影印存檔6) 盤點(diǎn)管理、稽核7) 支票簽付8) 有關(guān)公司稅務(wù)事項(xiàng)之處理與管理9) 收票時(shí)注意票期、如過票期過長立即通知客戶更改與寄發(fā)10) 稽查發(fā)票數(shù)是否正確多部份是否更收或打入電腦11) 工作檢討與計(jì)劃12) 月初整理帳單與幫汒整理發(fā)票13) 公司人員薪資發(fā)放管理14) 有關(guān)應(yīng)付帳款、應(yīng)付票據(jù)之管理15) 傳票憑證保管 16) 各店每月結(jié)算及往來現(xiàn)金，撥付發(fā)票之處理。17) 辦理年度結(jié)算申報(bào)之相關(guān)事項(xiàng)18) 費(fèi)用預(yù)算的編列19) 年度計(jì)劃的編訂20) 年度運(yùn)作檢討329 企劃 1) 擬定年度季、月營銷計(jì)劃2) 廣告宣傳及各項(xiàng)活動(dòng)之規(guī)劃執(zhí)行3) 營銷策略規(guī)劃與環(huán)境分析4) 有關(guān)廣告媒體之聯(lián)絡(luò)事宜5) 負(fù)責(zé)市場資訊的收集，分析與呈報(bào)6) 其他相關(guān)營銷策略規(guī)劃事宜7) 有關(guān)廣促計(jì)畫之統(tǒng)籌、規(guī)畫與督核8) 門店制作物之設(shè)計(jì)、規(guī)劃及門店布置9) 門店配置圖(臺(tái)帳圖)規(guī)劃10) 門店宣傳、美工、廣告文字之作業(yè)11) 門店P(guān)OP作業(yè)12) 門店之廣告文字，圖形之繪制及設(shè)計(jì)13) 各項(xiàng)刊物及制作物之設(shè)計(jì)、規(guī)劃14) 負(fù)責(zé)媒體與報(bào)章雜志之聯(lián)絡(luò)溝通事宜15) 負(fù)責(zé)媒體與報(bào)章雜志之效益評(píng)估適宜16) 負(fù)責(zé)門店刊物之撰編與發(fā)行17) 門店促銷活動(dòng)教育、指導(dǎo)與執(zhí)行督導(dǎo)18) 負(fù)責(zé)促銷活動(dòng)各項(xiàng)使用物的準(zhǔn)備與清點(diǎn)19) 促銷活動(dòng)現(xiàn)場的布置與采排20) 促銷成果的回報(bào)與修正建議21) 其他有關(guān)宣傳與促銷現(xiàn)場之執(zhí)行事項(xiàng)22) 相關(guān)資料的存檔(企劃案、相片..)23) 競爭同業(yè)的信息掌握分析24) 營運(yùn)部營運(yùn)目標(biāo)的協(xié)助達(dá)成25) 公司干部會(huì)議的參與26) 單位內(nèi)會(huì)議的召開與主持27) 工作檢討與計(jì)