華彩海通項目—行政會議管理(編輯修改稿)
2025-07-15 20:52 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 公司內(nèi)部非獨立部門職責權(quán)限范圍內(nèi)能解決的事項，需要多部門間協(xié)調(diào)、協(xié)作的事項 部門主管向分管副總匯報例會l 部門主管向分管副總匯報例會的目的n 分管副總通過例會，聽取各部門對前一階段工作的回顧、分析與總結(jié)n 當部門工作出現(xiàn)偏離工作計劃的現(xiàn)象時，在例會上部門主管要向分管副總進行述職，并接受分管副總的質(zhì)詢n 分管副總根據(jù)公司計劃，指導(dǎo)各部門制定部門工作計劃n 各部門需要通過分管副總進行協(xié)調(diào)或需要分管副總的指導(dǎo)時，通過例會向分管副總尋求支持l 部門主管向分管副總匯報例會時間安排部門主管向分管副總匯報例會包括周例會和月例會n 周例會時間定在每周一上午10：00開始n 每月第一周安排月例會，時間與周例會時間安排相同l 部門主管向分管副總匯報例會地點安排n 部門主管向分管副總匯報例會地點安排在公司科研大樓***室l 部門主管向分管副總匯報例會人員確定n 會議召集人：分管副總經(jīng)理n 與會人員：分管副總經(jīng)理、直線分管各部門主管、相關(guān)人員n 記錄人：分管副總秘書l 部門主管向分管副總匯報例會主題的確定部門主管向分管副總匯報例會的主要目的是分管副總聽取各部門的工作匯報，并根據(jù)需要對各部門工作進行協(xié)調(diào)安排，在這個大的主題下，有以下幾個子議題：n 各部門對前一階段工作的回顧、分析與總結(jié)n 當部門工作出現(xiàn)偏離工作計劃的現(xiàn)象時，部門主管向分管副總進行述職，并接受分管副總的質(zhì)詢n 分管副總根據(jù)公司計劃，指導(dǎo)各部門制定部門工作計劃n 各部門向分管副總尋求支持l 部門主管向分管副總匯報例會的運作流程與會人員根據(jù)例會主題準備資料會議前期準備召集人宣布會議開始制定下一階段工作計劃，分管副總根據(jù)需要向各部門提供支持各部門對前一階段工作進行總結(jié)，并接受分管副總的質(zhì)詢整理會議紀要會議決議和行動點的組織實施、追蹤、檢核與會人員在會議紀要上簽名，會議紀要存檔會前會中會后形成會議決議和行動點召集人對會議總結(jié)n 會議組織：由分管副總秘書負責組織部門主管向分管副總匯報例會n 主題資料準備：各部門在例會之前要根據(jù)例會主題需要，準備相關(guān)的書面資料，主要是分管副總對分管系統(tǒng)的整體情況的總結(jié)以及對下一階段工作的安排，和各部門對本部門工作的總結(jié)以及部門下一階段工作計劃；資料采用幻燈片的方式，以便于演示n 會議前期準備：包括會議組織者—分管副總秘書—根據(jù)會議需要就文件、資料、場地、器材、后勤等的準備工作并及時通知與會人員n 召集人宣布會議開始：會議召集人準時宣布會議開始，如果與會人員有新人，需要首先介紹新人。n 總結(jié)：會議首先是各部門向分管副總進行前一階段的工作總結(jié)匯報，對于實際與計劃偏離較大的情況，部門主管要向分管副總進行述職，并接受分管副總的質(zhì)詢；然后分管副總對本系統(tǒng)工作進行總結(jié)，在需要的情況下，對公司整體運營情況向各部門進行通報；結(jié)合公司情況和各部門情況，分管副總與各部門主管一起對前一階段工作分析，形成決議和（或）改進行動點n 計劃：分管副總根據(jù)公司計劃，制定本系統(tǒng)下一階段工作計劃，并指導(dǎo)各部門制定本部門工作計劃；然后各部門主管根據(jù)分管副總對本部門工作計劃的指示，結(jié)合原定計劃，向分管副總匯報本部門下一階段工作計劃；對于需要分管副總幫助協(xié)調(diào)或指導(dǎo)的工作，分管副總根據(jù)需要提供支持n 形成會議決議和行動點：為提高會議的效率和效果，必須堅決杜絕議而不決、決而無果的現(xiàn)象，因此，在例會中，一定要就前一階段工作形成相應(yīng)的決議和（或）改進行動點，對下一階段工作計劃在盡可能的情況下形成決議和行動點，并確定責任人、協(xié)助人等，以便于分管副總秘書對會議決議和行動點進行組織實施、追蹤和檢核n 會議總結(jié)：會議結(jié)束前，會議召集人對本次會議過程進行回顧，并對形成的決議和行動點進行總結(jié)；同時確定下次會議的主題n 整理會議紀要：每次會議，分管副總秘書必須進行詳細地記錄，會后要整理出會議紀要，并請與會人員簽名并存檔n 會議落實：對于會議中形成的決議和行動點，由分管副總秘書負責組織實施、追蹤和檢核，以保證會議結(jié)果能夠得到很好的貫徹 專題會議l 有下列情形之一時，應(yīng)召開跨部門專題會議：n 公司高管層成員提出時；n 某部門認為有需要，報行政部審批確定時；n 有重要事項必須多部門間協(xié)調(diào)、協(xié)作時；n 有突發(fā)性事件發(fā)生時。l 專題會議時間安排n 專題會議的時間根據(jù)專題的提出機動安排l 專題會議地點安排n 專題會議的地點安排以有利于與會人員按時抵達為原則l 專題會議人員確定n 會議召集人：專題的提出部門主管或該部門主管委托人n 與會人員：與專題相關(guān)人員n 記錄人：行政部l 專題會議主題的確定n 專題會議的主題為專題提出者確定的主題，但盡可能保證每次專題會議主題只有一個l 專題會議的運作流程專題提出會議前期準備召集人宣布會議開始就會議主題進行討論介紹會議主題和議程整理會議紀要會議決議和行動點的組織實施、追蹤、檢核與會人員在會議紀要上簽名，會議紀要存檔會前會中會后形成會議決議和行動點召集人對會議總結(jié)n 會議組織：跨部門專題會議由專題提出部門向行政部提出申請，行政部批準后，由行政部負責組織n 專題提出：根據(jù)需要，由公司高管層成員提出，或?qū)ｎ}提出部門向行政部申請，經(jīng)行政部批準后，確定專題會議的議題，專題提出部門根據(jù)確定的議題制定會議議程（公司高管層成員提出專題時由行政部負責），報行政部審批后，由行政部負責分發(fā)到與會人員n 會議前期準備：包括會議組織部門—行政部—根據(jù)會議需要就場地、器材、后勤等的準備工作并及時通知與會人員，以及專題提出部門就會議所需文件、資料的準備和與會人
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