【文章內(nèi)容簡介】 和采購方式確定具體的采購時間。 1．現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)從實際使用或需要日期算起，倒算出合理的采購時間。 2．以最佳成本為原則確定最經(jīng)濟的訂貨方式采購時間通常是按照庫存量控制的方法確定采購時間。 3．保險儲備量和定量當某一商品達到訂貨點時就是采購時間。 十二、對采購時間的控制是防止正常的業(yè)務(wù)活動被推遲，或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。 十三、采購時間的控制由倉庫管理部門運用經(jīng)濟批量法和分析最低存貨點來進行，但當請購單已經(jīng)提出，采購員應(yīng)及時處理請購單，并將處理結(jié)果 15 / 58 及時通知倉庫管理部門。 十四、 供應(yīng)商初步評價 1．采購部與使用部門根據(jù)公司實際需求尋找適合的供應(yīng)商，同時收集多方面的資料，如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價格作為篩選的依據(jù)，并要求有合作意向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”。 2．采購員對“供應(yīng)商基本資料表”進行初步評價，挑選出值得進一步評審的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商候選名單，交采購經(jīng)理審核。 3．選擇供應(yīng)商標準 （1）供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證，應(yīng)有必要的資金能力。 （2）供應(yīng)商按國家（國際）標準建立質(zhì)量體系并已通過認證。 （3）有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識。 （4）具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本公司經(jīng)營需要。 （5）同等價格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價同質(zhì)擇其近。 4．采購員在對供應(yīng)商進行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。 十五、 供應(yīng)商現(xiàn)場評審 1．采購部會同使用部門、請購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財務(wù)部門共同進行供應(yīng)商的現(xiàn)場評審，并提出相應(yīng)的意見和建議。 2．供應(yīng)商評價內(nèi)容 （1）采購部主要負責評價供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務(wù)等方面。 （2）財務(wù)部主要負責評價供應(yīng)商要求的付款條件等。 （3）使用部門、質(zhì)量管理部門主要負責評價供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。 （4）上述所有部門共同對采購的價格、交貨時間進行評價。 3．適用范圍 （1）根據(jù)所采購物資對公司經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別，不同級別實行不同的等級控制。 （2）必須對提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商進行現(xiàn)場評審。 16 / 58 （3）對于普通物資的供應(yīng)商，無需進行現(xiàn)場評審。 （4）緊急、小額零星的采購，由使用部門直接提出申請，采購員進行市場調(diào)查后，直接選擇供應(yīng)商，經(jīng)采購經(jīng)理審批后，進行采購。 十六、供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定 1．采購部負責與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽定“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”。 2．“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商提供合格物資的一種契約。 十七、樣品需求與供應(yīng)商送樣 1．如有樣品需求，由采購員通知供應(yīng)商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出詳細的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。 2．樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營情況下的具有代表性的商品，數(shù)量應(yīng)多于兩件。 十八、 樣品確認 1．樣品在送達公司后，由驗收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗，并填寫“樣品簽樣試用回單”。 2．經(jīng)確認合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標簽”，并注明合格或不合格，標識檢驗狀態(tài)。 3．合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，一件留在采購部作為今后檢驗的依據(jù)。 十九、確定合格供應(yīng)商名單 1．采購員根據(jù)現(xiàn)場評審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果選擇合格供應(yīng)商，無需進行現(xiàn)場評審的，直接填寫合格供應(yīng)商名單后，交采購經(jīng)理審核。 2．采購經(jīng)理審核無誤后，交主管副總審核。 3．原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供采購時選擇。 4．唯一供應(yīng)商或獨占市場的供應(yīng)商，可直接列入“合格供應(yīng)商名單”。 二十、 選定合格的供應(yīng)商后，采購員在合格的供應(yīng)商名單內(nèi)找出合適的供應(yīng)商進行采購。 二十一、采購價格審核 1．財務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負責審核采購價格，并報財務(wù)總監(jiān)、主管 17 / 58 副總審批。 2．對所有超過規(guī)定價格的訂單必須經(jīng)過主管副總特殊審批。 二十二、 條款審核 財務(wù)部門對采購訂單進行審核，特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。 二十三、 合同審批 根據(jù)《采購授權(quán)審批制度》的相關(guān)規(guī)定，報相關(guān)人員按權(quán)限進行審批。 二十四、登記采購訂單 1．采購員應(yīng)該按編號編制采購訂單。一式四聯(lián)。 （1）一聯(lián)提出請購部門，以便讓請購部門驗證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。 （2）一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門，一聯(lián)提交倉庫保管部門，作為驗收的標準。 （3）一聯(lián)提交財務(wù)部，作為入賬憑證。 2．采購員要及時對采購訂單進行歸檔，在采購訂單每月存檔時應(yīng)檢查已處理的采購?fù)问欠襁B續(xù)編號。 3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報表。 4．定期匯總所有未完成的采購申請，并編制報表。 二十五、本制度經(jīng)主管副總審批后，自頒布之日起執(zhí)行。 二十六、 本制度由采購部負責解釋。 18 / 58 第四章 采購申請審批管理 第一節(jié) 采購申請審批制度 第 1 條 公司為明確商品或勞務(wù)采購的申請與審批規(guī)范，特制定本制度。 第 2 條 理。 第 3 條 責權(quán)單位。 本公司內(nèi)所有部門的請購，除另有規(guī)定外，均依本制度的規(guī)定辦 1．采購部負責公司所需物資的采購工作。 2．財務(wù)部負責采購物資的貨款支付工作。 3．物資使用部門和倉庫部門提出采購申請。 4．財務(wù)總監(jiān)、主管副總根據(jù)權(quán)限審批采購項目。 第 4 條 原材料或零配件的請購。 1．需求部門請購。 （1）原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H經(jīng)營需要提出請購單。 （2）倉庫材料保管員接到請購單后，查看材料保管卡上記錄的庫存數(shù)，將庫存數(shù)與生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進行比較。 （3）當生產(chǎn)所需材料和倉庫最低庫存量合計已超過庫存數(shù)量時，則同意請購。 2．倉儲部門請購。 19 / 58 （1）倉庫部門在庫存材料已達到最低庫存量時提出請購申請。 （2）倉庫主管簽字的請購單需要通過兩方面的審批。 ①采購員審查請購單，檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。如果采購員認為請購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價格，編制采購預(yù)算。 ②經(jīng)采購員簽署同意的請購單交財務(wù)部進行審核，如果該項請購在經(jīng)營目標和采購預(yù)算范圍內(nèi)，財務(wù)部簽字確認后可交采購部門辦理采購手續(xù)。 ③采購部應(yīng)將處理過的請購單歸檔備案。 第 5 條 臨時性商品的請購。 1．臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。 2．使用部門需要在請購單上對采購商品作出描述，解釋其目的和用途。 3．請購單須由使用部門負責人審批同意，并須經(jīng)財務(wù)部和主管副總簽字后，采購部方可辦理采購手續(xù)。 第 6 條 資本支出和租賃合同。 1．對于資本支出和租賃合同，應(yīng)該由經(jīng)辦部門提出請購，股東大會進行決策。 2．對重要的、技術(shù)性較強的請購項目，應(yīng)當組織專家進行論證，集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。 第 7 條 請購單的開列和遞送。 1．請購單的開列。 （1）請購經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)庫存量管理基準、用料預(yù)算以及庫存情況開立請購單。 （2）請購單分為計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單。 20 / 58 （3）各部門在生產(chǎn)、基建、維護工作中需采購的各類物資、工具、儀器儀表以及房屋裝修、維修等各類開支，都必須按計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單所列內(nèi)容填報。 （4）請購單經(jīng)使用部門負責人審核后，依請購核準權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號，送采購部門。 2．需用日期相同且屬同一供應(yīng)商提供的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)根據(jù)請購單附表，以一單多品方式，提出請購。 3．緊急請購時，由請購部門于請購單中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。 4．材料檢驗必須經(jīng)過特定方式進行的，請購部門應(yīng)于請購單上注明要求。 5．物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制請購單，提出請購申請。 第 8 條 請購事項的撤銷 1．撤銷請購事項時應(yīng)由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在請購單第 2 聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標記并注明撤銷原因。 2．采購部門撤銷請購時，注意辦理以下事項。 （1）采購部門在原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。 （2）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門通知撤銷，并由物料管理部門將原請購單退回原請購部門。 （3）原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。 第 9 條 本制度經(jīng)主管副總審批，自頒布之日起執(zhí)行。 第 10 條 本制度由采購部負責解釋。 21 / 58 第五章 物料采購跟催方案 一、目的 為控制采購交期、確保生產(chǎn)順利進行、規(guī)范有效的實施物料跟催，特制定本方案。 二、適用范圍 本方案適用于采購物料跟催的管理工作。 三、管理職責 采購部為采購物料工作的歸口管理部門。 四、制定跟催工作規(guī)劃 (一)跟催工作準備 1. 確定交貨日期及數(shù)量。 2. 了解供應(yīng)商主要生產(chǎn)設(shè)備利用率。 3. 要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)計劃表或交貨日程規(guī)劃。 4. 了解供應(yīng)商物料管理及生產(chǎn)管理能力。 5. 在采購條款中規(guī)定加重違約罰款或解約責任。 6. 準備替代物料來源。 (二)擬定采購進度時間控制表 1. 規(guī)劃合理的購運時間。采購部需對請購、采購、供應(yīng)商準備、運輸、檢驗等各項作業(yè)所需的時間進行合理的規(guī)劃。 22 / 58 2. 比較生產(chǎn)進度。需在采購訂單或者合同中明確要求供應(yīng)商編制《生產(chǎn)進度計劃表》、《實際生產(chǎn)進度表》，并將兩項表格進行對比，嚴格控制交貨時間。 (三)制訂溝通計劃 1. 采購部需和銷售部、生產(chǎn)部密切聯(lián)系，隨時關(guān)注銷售市場情形和生產(chǎn)部計劃變更情況，以便據(jù)此更改采購計劃。 2. 采購部需制訂計劃定期與供應(yīng)商進行聯(lián)系，以便掌握供應(yīng)商的實時信息。 五、跟催方法 物料跟催包括但不限于以下四種方法，物料采購專員應(yīng)據(jù)情況選擇合適的方法，確保采購交期的達成。 (一)訂單跟催 按照訂單預(yù)定進料日期，提前一定時間進行跟催，具體包括以下兩種方法。 1. 聯(lián)單法，將訂購單按照日期順序排列，提前一定時間進行跟催。 2. 統(tǒng)計法，將訂購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進行跟催。 (二)定期跟催 每周在固定的時間將需跟催的訂單整理好，打印成報表，統(tǒng)一定期進行跟催。 (三)設(shè)置物料跟催表 物料采購專員根據(jù)物料跟催表掌握供料狀況，確定跟催對象，保證及時供料。 六、采購跟催措施 23 / 58 (一)定制物料跟催 定制的物料需對供應(yīng)商生產(chǎn)過程進行監(jiān)控。 1. 物料采購專員需及時了解供應(yīng)商備料情形。 2. 為供應(yīng)商提供必要的材料、模具或技術(shù)支援。 3. 物料采購專員了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度情況。 4. 交期及數(shù)量變更時及時通知供應(yīng)商。 (二)非定制采購的跟催 1. 物料采購專員需注意是否按規(guī)定時間收到驗收表。 2. 物料采購專員及時電話查詢交貨進度。 (三)重要物料跟催 1. 采購部需審核供應(yīng)商的計劃供應(yīng)進度，并分別從各項資料獲得供應(yīng)商的實際進度。 2. 重要物料采購除要求供應(yīng)商按期報送進度表之外，采購部還應(yīng)實地前往供應(yīng)商處進行訪問查證。 3. 必要時派專人駐場監(jiān)控，確保供應(yīng)商按時交貨。 4. 將累計交貨結(jié)果以報表形式告知供應(yīng)商，促進其改善。 七、跟催工作考核 (一)采購人員跟催考核 采購部需將跟催工作中如下內(nèi)容納入采購人員績效考核體系。 1. 采購人員對交貨延誤原因進行分析的情況。 2. 采購人員對供應(yīng)商跟催的次數(shù)及溝通情況。 3. 采購人員對交期的控制情況。 (二)供應(yīng)商交期考核 24 / 58 1. 將供應(yīng)商交期延誤次數(shù)、時間、數(shù)量等納入供應(yīng)商的考核體系。 2. 供應(yīng)商交期延誤對本工廠造成的損失納入供應(yīng)商的考核體系。 3. 對交貨及時、質(zhì)量優(yōu)良的供應(yīng)商，增加付款優(yōu)惠及其他獎勵 第六章 采購供應(yīng)商管理 第一節(jié) 供應(yīng)商管理制度 第1章 總則 第1條 為加強工廠在采購時對供應(yīng)商的管理，保證生產(chǎn)所需物料的供應(yīng)，對供應(yīng)商的資質(zhì)和能力進行客觀的評價，特制定本制度。 第2條 本制度適用于對供應(yīng)商進行管理時的相關(guān)事宜。 第2章 供應(yīng)商的調(diào)查 第3條 工廠的采購人員應(yīng)隨時隨地地進行市場信