【文章內(nèi)容簡介】 電話管理8．1．1 寫字樓電話有關(guān)申辦手續(xù)和管理由行政公關(guān)部負責，日常管理和使用由各部門負責。8．1．2 各地盤市內(nèi)電話單機由地盤負責申辦，須報行政公關(guān)部審批，使用和管理由地盤負責。8．1．3 要嚴格控制使用IDD電話。因工作需要使用IDD電話的，要做到長話短說，可以用Email或傳真辦理的事情盡量使用電子郵件或傳真。8．1．4 公司申裝電話因工作原因需移動的，由行政公關(guān)部負責辦理移機手續(xù)，個人未經(jīng)允許，不得擅自移動公司所配電話位置。8．2 傳真機管理8．2．1 寫字樓傳真機必須始終保持良好的工作狀態(tài)， 保證通訊暢通無阻，由行政公關(guān)部安排專人負責管理和操作。8．2．2 嚴禁使用傳真機打市話和IDD，一經(jīng)查出，費用一律自理。8．2．3 不得利用傳真機辦理私人事宜。8．3 手機話費管理8．3．1 因工作需要使用個人手機通訊的員工，由部門經(jīng)理提出申請并簽署意見，報行政公關(guān)部審核，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理審批簽字后，可享受移動通訊費補貼(見附表XZFB08)。8．3．2 通訊費補貼隨工資一起發(fā)放。8．3．3 公司不承擔手機的購置、維修等費用。8．3．4 員工因職務或崗位變動，行政公關(guān)部應及時調(diào)整補貼標準，次月起按新崗位補貼標準執(zhí)行。8．3．5 經(jīng)總經(jīng)理批準，公司領(lǐng)導因工作需要，可以持有深圳地區(qū)、廣州地區(qū)、香港特區(qū)的通訊卡。每月除規(guī)定的限額補貼外，其他因公通訊費可按話費清單實報實銷。8．3．6 通訊月費限額補貼標準如下：A．公司領(lǐng)導1000元/月；B．部門、地盤經(jīng)理每月補貼限額400元；部門、地盤副經(jīng)理300元；C．外出開展業(yè)務的員工每月補貼限額200～300元；D．經(jīng)批準的其他員工每月補貼限額50～100元。8．3．7 新開設的地盤，在沒有接通電話的情況下，由行政公關(guān)部制定臨時通訊費開支管 理辦法。8．3．8 手提電話使用規(guī)定A．應盡量使用有線電話，少使用手提電話，尤其是要少用手提電話打長途。在使用手提電話打長途時使用IP電話，以節(jié)約話費；B． 公司給予報銷手機話費的人員應確保每天7：30——22：30開機；C． 使用手提電話時，注意長話短說，減少通話時間；D． 加入深圳移動通信集團用戶的，根據(jù)移動公司提供的通話優(yōu)惠條件采取適當?shù)耐ㄔ挿绞健?．復印機和打印機管理9．1 復印機9．1．1 寫字樓復印機由行政公關(guān)部指定專人進行管理和清潔，定期聯(lián)絡保養(yǎng)、維修事宜。地盤的復印機由各地盤指定專人管理和清潔。復印機更換重要零部件需要經(jīng)過地盤經(jīng)理及行政公關(guān)部經(jīng)理同意后，方可更換及報銷有關(guān)費用。9．1．2 公司寫字樓復印機日常耗用品，由行政公關(guān)部統(tǒng)一購買。地盤復印機日常耗用品由地盤負責購買。9．1．3 在使用復印機時，提倡節(jié)約，反對浪費。能夠雙面復印的絕不單面復印，盡量利用一面已印的單頁紙復印，做到物盡其用。9．1．4 在復印時，凡是需要套色、放大、縮小或重新制版的 ，應在復印之前考慮周到，避免屢調(diào)屢試，造成紙張浪費。9．1．5 公司復印機一概不對外使用，若遇有公司客人確因業(yè)務需要復印材料，請相關(guān)部門、地盤安排人員代為辦理，嚴禁外人私自使用。9．1．6 公司復印機屬高檔辦公用具，使用過程中，嚴禁用力觸動任何按鈕，如發(fā)生故障應直接與行政公關(guān)部有關(guān)人員聯(lián)系。 打印機9．2．1 激光彩色打印機由行政公關(guān)部指定專人進行管理和清潔，定期聯(lián)絡保養(yǎng)、維修事宜。更換重要零部件和碳粉棒需經(jīng)行政公關(guān)部經(jīng)理同意后，方可更換。9．2．2 公司寫字樓打印機日常耗用品，由行政公關(guān)部統(tǒng)一購買。在深地盤打印機日常耗用品由行政公關(guān)部負責購買，在外地由地盤負責購買。9．2．3 在使用打印機時，提倡節(jié)約，反對浪費。能夠使用單色打印的絕不用彩色打印，降低墨盒使用成本。9．2．4 需要打印時，應在打印之前進行預覽和仔細閱讀文本，避免打印成稿后發(fā)現(xiàn)錯誤，造成浪費。9．2．5 網(wǎng)絡打印機由打印機所在部門的負責人指定專人進行管理；單獨使用的打印機由使用人負責進行管理。10．電腦及網(wǎng)絡的管理10．1 電腦規(guī)劃和計劃管理有關(guān)電腦規(guī)劃工作由公司主管領(lǐng)導統(tǒng)籌規(guī)劃，公司內(nèi)部具體協(xié)調(diào)部門為行政公關(guān)部。行政公關(guān)部可以根據(jù)公司的業(yè)務拓展情況和管理工作對電腦應用的需求，對公司的電腦硬件、軟件的配置統(tǒng)籌規(guī)劃，提出意見和報告報公司領(lǐng)導，批準后實施。10．2 電腦設備的購置程序10．2．1 行政公關(guān)部在得到批準后進行新購置時 ，必須按公司費用的審定權(quán)限辦理相關(guān)的手續(xù)，進行詢價，填報電腦設備詢價單(見附表XZFB09)和固定資產(chǎn)購置單(見附表XZFB05)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導簽字確認后辦理采購工作。10．2．2 采購后，由公司行政公關(guān)部指定人員負責核實貨物是否抵達公司 ，辦理驗收手續(xù)，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》，并且在發(fā)票背后簽字確認,作為報帳的憑證。10．2．3 行政公關(guān)部對每次采購的資產(chǎn)均應建立資產(chǎn)臺帳，進行登記。10．2．4 行政公關(guān)部應及時向廠家發(fā)出保修登記卡或軟件注冊登記卡， 并留底存檔。10．3 電腦設備的日常管理10．3．1 行政公關(guān)部為公司每一臺電腦硬件設備統(tǒng)一編號、登記注冊。10．3．2 針對每一電腦主機及打印機、掃描儀等主要設備，由行政公關(guān)部填寫《固定資產(chǎn)管理卡片》(見附表XZFB05)，由使用人（或主要使用人）簽收；對于打印機等外設如是共用時，由部門負責人或其指定人員簽收。10．3．3 行政公關(guān)部進行重新配置時，負責對資產(chǎn)統(tǒng)計表重新登記。10．3．4 電腦使用人調(diào)離部門或公司由部門經(jīng)理根據(jù)工作需要進行部門內(nèi)的調(diào)配時， 使用人（包括原使用人）必須到行政公關(guān)部辦理手續(xù)。10．4 電腦的保管及保養(yǎng)10．4．1 使用人對電腦等設施的保管及保養(yǎng)負有全部責任。10．4．2 使用人應保持電腦設備的整潔和完好。10．4．3 未經(jīng)行政公關(guān)部同意，任何人不得拆卸電腦設備和自行安裝未經(jīng)公司許的軟件。10．4．4 使用人應定期每月對重要文件進行備份，刪除沒用的文件，用系統(tǒng)軟件對硬盤進行檢查和整理。10．4．5 除網(wǎng)絡服務器及其相關(guān)設備外，使用人在不用電腦時應關(guān)閉電源，下班時應關(guān)閉總電源。10．4．6 電腦顯示器應設置為保護模式，以節(jié)約能源和延長顯示器壽命。10．4．7 各地盤要注意電腦的防塵保護，不用時蓋上布套保護, 電腦設備應盡量安裝在通風、清潔、安靜的環(huán)境中。10．4．8 當使用人調(diào)離使用部門時，必須到行政公關(guān)部辦理電腦設備的移交手續(xù)。10．4．9 各地盤要做好電腦的保管工作，防止電腦設備的丟失。10．4．10 各地盤如工作需要須添置UPS的， 必須先提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后由行政公關(guān)部采購。10．5 電腦的維修10．5．1 使用人發(fā)現(xiàn)電腦有故障時， 應及時填報電腦設備維修單（附表XZFB10），通知行政公關(guān)部。10．5．2 行政公關(guān)部收到維修通知單后的當天（項目部為三天內(nèi)）指派人員進行檢查，查明原因。10．5．3 行政公關(guān)部如不能排除故障時，經(jīng)行政公關(guān)部負責人同意后可送到維修單位進行維修。10．5．4 如沒有維修價值或無法維修時， 行政公關(guān)部應按報廢程序辦理相關(guān)的報廢手續(xù)。10．6 電腦設備的調(diào)配和管理10．6．1 行政公關(guān)部有權(quán)根據(jù)需要調(diào)撥公司各部門、各地盤的電腦設備，在征得部門、地盤經(jīng)理同意后，電腦設備調(diào)撥手續(xù)由行政公關(guān)部統(tǒng)一辦理（附表XZFB06）。10．6．2 電腦使用人在調(diào)離某一個部門時，其使用的電腦設備必須同時移交給行政公關(guān)部。10．7 電腦應用服務和檢查10．7．1 行政公關(guān)部應及時響應用機單位的服務要求，作出妥善安排。10．7．2 公司行政公關(guān)部每年安排兩次定期的電腦應用全面檢查，主要檢查電腦制度的執(zhí)行情況，各部門的電腦使用人員要認真配合電腦檢查。檢查人員必須詳細填寫電腦應用檢查記錄表(見附表XZFB11)，整理出電腦檢查處理書面報告，由行政公關(guān)部審核后，報告給公司領(lǐng)導，同時抄送給有關(guān)部門/地盤。10．8 電腦開機密碼的設置與管理10．8．1 未經(jīng)部門領(lǐng)導同意，不準電腦使用者在公司的電腦中私自設置開機密碼。10．8．2 如有必要對本單位的電腦設置開機密碼時，必須將開機密碼登記存放在部門負責人處，同時將開機密碼和相應電腦固定資本編號報行政公關(guān)部留存。10．9 電腦耗材的管理10．9．1 公司各部門及在深地盤的電腦文具及消耗品 （ 電腦打印紙、電腦軟盤、打印機色帶、打印墨水、碳粉錫鼓等）由公司行政公關(guān)部根據(jù)各部門的使用申請統(tǒng)一訂購。如有特別需要必須自行采購時，應先征得行政公關(guān)部同意。10．9．2 行政公關(guān)部需每月將電腦消耗品的使用情況進行統(tǒng)計匯總（見附表XZFB12）， 通報給有關(guān)單位。10．10 電腦軟件管理10．10．1 軟件的使用許可A．任何人不得在公司電腦中使用未經(jīng)行政公關(guān)部許可使用的軟件。B．行政公關(guān)部視具體情況不定期發(fā)布公司許可使用的電腦軟件通知。C．各電腦使用人如有提高工作效率或質(zhì)量的軟件，要在公司電腦上使用的，必須書面報告行政公關(guān)部，經(jīng)行政公關(guān)部書面同意后方可使用。10．10．2 軟件的購買A．各部門如需要購買軟件提高工作效率和質(zhì)量時，應向行政公關(guān)部提出書面申請。B．購買軟件后，行政公關(guān)部應及時向軟件供應商發(fā)出注冊登記，并留底存檔。C．不允許員工以公司名義購買盜版軟件，如員工自行購置的盜版軟件并安裝在公司的電腦上，所產(chǎn)生的一切后果個人承擔。10．10．3 軟件的保管、維護及升級A．公司購買或自行開發(fā)的所有軟件的正本，均存放在行政公關(guān)部，統(tǒng)一保管。B．對軟盤（鑰匙盤除外）軟件，設備安裝驅(qū)動程序，行政公關(guān)部應先做兩個備份，采用備份軟盤進行安裝使用。C．條件許可時，所有軟件原件應用光盤備份兩套保存。D．各專業(yè)類的軟件由各使用部門在行政公關(guān)部的配合下進行軟件系統(tǒng)的維護。E．當有升級軟件時，各部門視情況如需要，提出購買申請，由行政公關(guān)部辦理。10．10．4 電腦軟件的開發(fā)由行政公關(guān)部統(tǒng)籌安排人員對軟件的需求，應用范圍進行統(tǒng)一評估設計。需要軟件開發(fā)公司合作開發(fā)的項目，需通過公司主管領(lǐng)導和行政部批準實施。10．10．5 軟件的版權(quán)A．公司自行開發(fā)或委托外單位人員開發(fā)的軟件，其版權(quán)一律歸公司所有。B．未得行政公關(guān)部的書面認可，任何單位和個人，均不得將公司所有版權(quán)的軟件擴散到公司范圍之外。經(jīng)查實，追究當事人的一切后果。C．如工作需要，為業(yè)務相關(guān)單位提供公司軟件時，有關(guān)部門要先向行政公關(guān)部提出書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導同意后方可。10．11 嚴防電腦病毒的侵襲為避免電腦病毒的侵襲，未經(jīng)行政公關(guān)部同意，任何人都不得在公司的電腦中安裝非正版或非公司購買或非公司開發(fā)的軟件，絕對不允許在公司的電腦中安裝電腦游戲軟件。經(jīng)查實，追究當事人的一切后果。10．12 電腦檔案（文件）的管理10．12．1 公司內(nèi)各部門、地盤/項目的電腦處理文件資料，由各單位自行管理。工程完工后，相關(guān)的電腦資料移交公司工程管理部統(tǒng)一保存管理。10．12．2 各單位應實行電腦文檔資料的登記制度 ，所有軟盤形式保存和備份的文檔，需登記其文件名稱、建立日期、保存的磁盤號等資料，以便查找。10．12．3 員工對公司的電腦文件負有安全保密的責任，重要的文件必須做好備份。10．12．4 各單位有員工調(diào)離或離職時，必須將離職員工所負責的電腦應用文件交清。10．13 電腦網(wǎng)絡的管理10．13．1 公司的電腦網(wǎng)絡 、網(wǎng)絡服務器由行政公關(guān)部負責管理。10．13．2 公司所有員工可以上公司的內(nèi)部網(wǎng)站和局域網(wǎng)；員工不得在工作時間上Internet網(wǎng)從事與工作無關(guān)的瀏覽和Email的收發(fā)等。10．13．3 國際互聯(lián)網(wǎng)絡管理A．公司的國際互聯(lián)網(wǎng)使用，由行政公關(guān)部按公司領(lǐng)導的批示統(tǒng)一管理和辦理。 各地盤/項目因工作需上網(wǎng)手續(xù)時，須經(jīng)行政公關(guān)部批準后自行辦理。B．使用國際互聯(lián)網(wǎng)絡時必須遵守國家的有關(guān)法律法規(guī)。10．13．4 電子郵件的管理A．各部門和地盤如需要申請單獨的電子郵件地址,可向行政公關(guān)部提出書面申請，由行政公關(guān)部統(tǒng)一辦理。B．為確保內(nèi)部信息的及時傳遞，各單位應每天上、下午各接收一次郵件。C．私人的電子信箱不得在公司的電腦中使用。10．14 電腦培訓管理10．14．1 公司內(nèi)部的電腦培訓由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理，在每年的培訓規(guī)劃中根據(jù)實際情況安排電腦培訓計劃。10．14．2 電腦操作應作為招聘新員工的條件。特別情況下可由部門負責人督促其自行學習，或自行參加社會上的培訓。11．辦公用品管理11．1 辦公費用及用品11．1．1 部門或地盤因工作需要購買的專業(yè)工具書、參考書，首先經(jīng)總工程師審批，購買書籍交工程管理部登記，然后辦理借閱手續(xù)。11．1．2 各類專業(yè)報刊雜志的訂閱由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理，其他部門不得擅自訂閱。11．1．3 寫字樓員工用紙巾由行政公關(guān)部安排人員發(fā)放