【正文】 費可按話費清單實報實銷。8．3．2 通訊費補貼隨工資一起發(fā)放。8．2 傳真機管理8．2．1 寫字樓傳真機必須始終保持良好的工作狀態(tài)， 保證通訊暢通無阻，由行政公關(guān)部安排專人負(fù)責(zé)管理和操作。8．1．2 各地盤市內(nèi)電話單機由地盤負(fù)責(zé)申辦，須報行政公關(guān)部審批，使用和管理由地盤負(fù)責(zé)。7．5 移交7．5．1 耐用品使用責(zé)任人更換時，須在使用單位負(fù)責(zé)或行政公關(guān)部有關(guān)負(fù)責(zé)人見證下辦理物品移交及簽收手續(xù)，需填寫《資產(chǎn)調(diào)撥表》(見附表XZFB06)。辦理程序按《固定資產(chǎn)配置申請表》規(guī)定(見附表XZFB04)。7．2 物資的使用單位為直接管理單位 ，行政公關(guān)部為最終管理單位 。如需進(jìn)入采光條件不好、作業(yè)環(huán)境黑暗的施工現(xiàn)場，須帶手電筒，注意安全；6．3．2 言語簡潔文明，行為干煉得體，注意體現(xiàn)公司良好的精神面貌。5．1．10 員工必須堅持勤儉辦企業(yè)的精神，做到凡起草、打印、復(fù)印文稿及內(nèi)部資料等要一張紙兩面用，發(fā)至內(nèi)部信封要重復(fù)使用。5．1．8 在辦公室內(nèi)，員工嚴(yán)禁吸煙，接待客人敬茶不敬煙，不準(zhǔn)接受客人敬煙。5．1．4 員工在工作時間不準(zhǔn)擅離工作崗位，需要離開時，須向部門經(jīng)理說明，如有急辦私事要處理，必須經(jīng)過批準(zhǔn)方可離開。會議室內(nèi)電視、投影儀等電器需經(jīng)行政公關(guān)部同意，并指定專人負(fù)責(zé)操作，其他人員不得擅自動用。4．3 會議要求及紀(jì)律4．3．1 與會人員接到會議通知后 ，應(yīng)預(yù)先安排好工作，根據(jù)會議內(nèi)容要求預(yù)先做好資料、文件及發(fā)言準(zhǔn)備，按會議要求、時間、地點準(zhǔn)時出席會議并簽到(見附表XZFB02)；4．3．2 與會人員如因其他公務(wù)不能出席會議或遲到，應(yīng)事先向會議主持人請假；4．3．3 會議進(jìn)行時，與會人員手提電話應(yīng)撥在振動檔，如需處理緊急事務(wù)，應(yīng)向會議主持人請假；4．3．4 公司董事會、總經(jīng)理辦公會等重要會議在進(jìn)行中不允許任何人打擾，如有緊急工作，需經(jīng)行政公關(guān)部經(jīng)理通知；4．3．5 其他會議進(jìn)行時，一般不得擅入會場，若有必要，應(yīng)通過會議承辦部門聯(lián)絡(luò)；4．3．6 參加重要會議人員，要嚴(yán)守會議秘密，不準(zhǔn)向無關(guān)人員隨意談?wù)摃h內(nèi)容。重要會議要發(fā)會議紀(jì)要，并指定專人起草；C． 與會人員要準(zhǔn)時參加會議，如因故不能參加的，要提前向會議主持人請假。開好會議有利于集思廣益，有利于統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)一致，有利于溝通信息和經(jīng)驗交流。4．1．2 公司總經(jīng)理辦公會A． 會議時間：每月召開一次，定在每月最后一個周六上午9:00時，每次會議時間半天；如需臨時召開會議，另行通知；B． 參加人員：副總經(jīng)理、總會計師，其他列席人員另行通知；C． 會議主持人：總經(jīng)理；D． 會議記錄人：會議指定記錄人員；E． 會議內(nèi)容：1 研究制訂公司發(fā)展規(guī)劃與經(jīng)營策略；2 研究公司經(jīng)營管理等重要問題；3 研究公司人事、福利政策和職務(wù)任免等工作；4 通報各業(yè)務(wù)口主要工作情況。3．4 印章的銷毀3．4．1 因部門、項目部更名或印章缺損等原因需刻制新印章時，應(yīng)按管理權(quán)限，由使用部門或地盤將舊印章交回行政公關(guān)部。3．3．3 如遇特殊情況用印，將印章借出，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借章手續(xù)，借條須經(jīng)借用部門負(fù)責(zé)人簽名，行政公關(guān)部要做好專項記錄。3．1．3 公司所有印章在使用前，應(yīng)在行政公關(guān)部登記備案，并由使用部門專人負(fù)責(zé)簽收、保管。并根據(jù)泄密嚴(yán)重程度和對公司經(jīng)濟利益影響情況，按照公司人事制度中的懲處規(guī)定，作出相應(yīng)的處罰。如果外單位借閱或復(fù)印公司機密資料，一定要經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽署批準(zhǔn)意見。機密文件傳遞均按照秘密、機密、絕密等三個密級，由公司指定專人傳送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。2．8．4 機密文件的制定有關(guān)部門在制訂機密文件時，撰稿人要嚴(yán)格按照保密紀(jì)律辦事，不得隨意談?wù)摍C密內(nèi)容。2．7 項目文件資料管理為了統(tǒng)一公司項目文件編號，便于文件資料的分類及檢索工作，也便于將來進(jìn)行計算機管理，對公司項目范圍內(nèi)的發(fā)文編號及管理詳見ISO9000質(zhì)量體系文件。2．6．2 各部門對本機構(gòu)發(fā)出或簽收的各類公文要有專人負(fù)責(zé)公共場所，實施分類管理、妥善保存、年終歸檔、適時銷毀的原則。2．4．8 傳遞秘密公文 ，必須采取保密措施，確保安全。2．4．6 審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見 ，并寫上姓名和審批時間。行政公關(guān)部負(fù)責(zé)確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，呈公司主管總經(jīng)理簽發(fā)。收文辦理一般包括傳遞 、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆。2．3．7 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：A．情況屬實，觀點明確 ，條理清楚，文字精練，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短；B．人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。2．3．5 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)請示 ，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。2．3．3 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事 ，一般只寫一個主送機關(guān)，切勿多頭主送。2．2．9 公文用紙統(tǒng)一采用國際A4型（長297毫米、寬210毫米），左側(cè)裝訂。印章加蓋應(yīng)騎年壓月。2．2．4 標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容 ，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。2．2．1 文字號，包括單位代字、年份、序號。2．1．7 批復(fù)適用于答復(fù)下級單位請示事項。2．1．3 通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；員工職務(wù)任免和聘用。1．1．2 行政公關(guān)部和市場經(jīng)營部負(fù)責(zé)辦理公司有關(guān)經(jīng)營資質(zhì)的申報 、定級、年審、變更等有關(guān)事宜，并負(fù)責(zé)保存有關(guān)文件。行政管理制度修改記錄表文件名稱序號文件編號狀態(tài)改變頁碼修改內(nèi)容修改人審批人日期備注索 引● 目 的.............................................3● 范 圍.............................................3● 參考資料.............................................3● 定 義.............................................3 ● 內(nèi) 容1 資質(zhì)管理.........................................42 公文管理.........................................5 3 印章管理........................................11 4 會議管理........................................125 寫字樓管理......................................156 地盤/項目部管理.................................167 自有物資管理....................................178 通訊設(shè)備管理....................................19 9 復(fù)印機及打印機管理..............................21 10 電腦及網(wǎng)絡(luò)管理..................................2211 辦公用品管理....................................27 12 車輛管理........................................29 13 交通管理........................................31 14 食堂和伙食費用管理..............................32 15 新聞、廣告發(fā)布管理..............................35 16 公關(guān)活動管理....................................36 ●附件XZFJ01 文件樣式..................................39XZFJ02 擬稿紙....................................40●附表 XZFB01 借用證件、資料及書籍記錄表................38 XZFB02 會議簽到表............................ ...41XZFB03 固定資產(chǎn)/耐用品使用登記表.............. ..42XZFB04 固定資產(chǎn)配置申請表........................43XZFB05 固定資產(chǎn)管理卡片..........................44XZFB06 資產(chǎn)調(diào)撥表................................45XZFB07 固定資產(chǎn)/耐用品清理申請表.................46XZFB08 員工移動通訊補貼審批表....................47XZFB09 電腦設(shè)備詢價單............................48XZFB10 設(shè)備維修單................................49XZFB11 電腦應(yīng)用檢查記錄表........................50XZFB12 電腦消耗用品匯總表........................51XZFB13 用車申請表................................52XZFB14 車輛維修申請表............................53● 目 的：為適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，使公司的辦公系統(tǒng)更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。 1．資質(zhì)管理1．1 公司執(zhí)業(yè)資質(zhì)管理1．1．1 深圳市中海建筑工程公司的執(zhí)業(yè)許可證及資質(zhì)等級證書由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)保管。2．1．2 通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。2．1．6 請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。2．2 公文格式公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。2．2．3 緊急文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明“特急”、“急件”。2．2．6 公文除會議紀(jì)要外 ，應(yīng)加蓋印章。發(fā)文統(tǒng)一用簡體字。2．3．2 下級單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄報直接主管領(lǐng)導(dǎo)。2．3．4 “報告”中不得夾帶請示事項。因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)抄報被越級的上級機關(guān)。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱；E． 草擬公文應(yīng)使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名。2．4 公文辦理2．4．1 公文辦理分為收文和發(fā)文。2．4．3 凡以公司名義制發(fā)的公文，其文稿由各有關(guān)部門草擬，經(jīng)擬稿部門經(jīng)理核簽，并交行政公關(guān)部復(fù)核（如與其他部門業(yè)務(wù)有關(guān)文件，還應(yīng)進(jìn)行會簽）。 直屬部門代字：人力資源部 “人” 行政公關(guān)部 “行” 市場經(jīng)營部 “經(jīng)” 工程管理部 “工” 合約商務(wù)部 “合” 財務(wù)資金部 “財” 編號中“序號”為部門發(fā)文的流水號，以三位數(shù)表示，例如財務(wù)資金部2003年所發(fā)第一份文，編號為“深中海建財字(2003)第001號” 需要辦理的公文，行政公關(guān)部應(yīng)及時送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理。審核的重點是：是否符合有關(guān)法律、法規(guī)，是否與有關(guān)部門會簽，文字表述、文種使用、公文格式是否符合本制度等。2．5 發(fā)文范圍下行文主送：各部門、各項目部下行文抄送：公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱、行政公關(guān)部、行文部門存檔2．6 公文立卷、歸檔和銷毀2．6．1 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、