【正文】 ，已經(jīng)失去了保存價(jià)值的，在經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可以進(jìn)行銷毀，銷毀機(jī)密文件資料時(shí)應(yīng)有兩人在場(chǎng)。各部門應(yīng)指定一人負(fù)責(zé)機(jī)密文件的起草和保管工作。2．6．3 公文歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷 ，要保證檔案齊全、完整，個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。其他人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。2．4．2 收到上級(jí)機(jī)關(guān)及深圳市政府各部門及有關(guān)單位的公文后，均應(yīng)由行政公關(guān)部進(jìn)行編號(hào)登記并及時(shí)送閱處理。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題 ，后引發(fā)文字號(hào)。如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。2．2．7 公文的成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。凡以“深圳中海建”名義制發(fā)的公文 ，其發(fā)文號(hào)統(tǒng)一由行政公關(guān)部編排。2．1．4 通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況?！?范 圍：適用于深圳市中海建筑工程公司各部門、各地盤。2．公文管理2．1 公文種類：2．1．1 決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排。2．1．9 會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。2．2．5 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后 ，成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。2．3 行文規(guī)則2．3．1 單位的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般情況下，下級(jí)機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文請(qǐng)示問題，也不得越級(jí)抄報(bào)文件。部門的發(fā)文，一般只需報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)行政部門，避免濫送；H． 各平行公司和不相隸屬公司之間告知事項(xiàng)、聯(lián)系工作、商洽業(yè)務(wù)，使用函件相互行文。2．4．5 凡以公司名義制發(fā)的公文 ，其發(fā)文字號(hào)為：深中海建（直屬部門）代字（年份）第（序號(hào)）號(hào)。絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。2．8．2 保密范圍A．人事資源部的人事檔案和不宜公開的人事資料；B．市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部的投標(biāo)、報(bào)價(jià)分析表和投標(biāo)會(huì)議紀(jì)要；C．合約商務(wù)部的投標(biāo)、報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)資料；D．財(cái)務(wù)資金部的財(cái)務(wù)報(bào)表及財(cái)務(wù)保密資料；E．工程管理部的技術(shù)標(biāo)書方案及相關(guān)資料；F．其他。2．8．6 機(jī)密文件的保存和銷毀部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)部門保密文件負(fù)有保管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。3．印章管理3．1 印章制發(fā)3．1．1 中國海外建筑有限公司、深圳市中海建筑工程公司、各部門、各地盤印章由行政公關(guān)部統(tǒng)一制發(fā)。3．3．5 凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的公章要嚴(yán)格用印制度 ，認(rèn)真履行有關(guān)登記簽批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。4．1．4 其他會(huì)議各部門、各地盤的其他會(huì)議，應(yīng)本著提高效率、節(jié)省時(shí)間、多辦實(shí)事的原則，做到少開會(huì)，多辦事，既通報(bào)情況和交換意見，又能提高管理水平和工作水準(zhǔn)，具體安排由各部門和地盤根據(jù)工作需要及自身情況自行確定。可開可不開的會(huì)議，堅(jiān)決不開，必須召開的會(huì)議，要組織好，確保達(dá)到預(yù)期效果。5．寫字樓管理行政公關(guān)部負(fù)責(zé)對(duì)公司寫字樓的管理5．1 行為規(guī)范5．1．1 員工上班時(shí)須提前十分鐘到達(dá)工作崗位，做好辦公準(zhǔn)備；不準(zhǔn)遲到早退，特殊情況不能按時(shí)上下班，必須事先向部門經(jīng)理請(qǐng)假。5．1．9 工作時(shí)間不準(zhǔn)帶小孩進(jìn)辦公室。7．自有物資管理7．1 自有物資包括固定資產(chǎn)及耐用品。7．4 維修及賠償自有物資的使用、保管及維修責(zé)任在簽名領(lǐng)用的個(gè)人。因工作需要使用IDD電話的，要做到長(zhǎng)話短說，可以用Email或傳真辦理的事情盡量使用電子郵件或傳真。8．3．4 員工因職務(wù)或崗位變動(dòng)，行政公關(guān)部應(yīng)及時(shí)調(diào)整補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，次月起按新崗位補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。地盤的復(fù)印機(jī)由各地盤指定專人管理和清潔。9．1．6 公司復(fù)印機(jī)屬高檔辦公用具，使用過程中，嚴(yán)禁用力觸動(dòng)任何按鈕，如發(fā)生故障應(yīng)直接與行政公關(guān)部有關(guān)人員聯(lián)系。9．2．5 網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)由打印機(jī)所在部門的負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行管理；單獨(dú)使用的打印機(jī)由使用人負(fù)責(zé)進(jìn)行管理。10．3．2 針對(duì)每一電腦主機(jī)及打印機(jī)、掃描儀等主要設(shè)備，由行政公關(guān)部填寫《固定資產(chǎn)管理卡片》(見附表XZFB05)，由使用人（或主要使用人）簽收；對(duì)于打印機(jī)等外設(shè)如是共用時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人或其指定人員簽收。10．4．6 電腦顯示器應(yīng)設(shè)置為保護(hù)模式，以節(jié)約能源和延長(zhǎng)顯示器壽命。10．5．4 如沒有維修價(jià)值或無法維修時(shí)， 行政公關(guān)部應(yīng)按報(bào)廢程序辦理相關(guān)的報(bào)廢手續(xù)。10．9 電腦耗材的管理10．9．1 公司各部門及在深地盤的電腦文具及消耗品 （ 電腦打印紙、電腦軟盤、打印機(jī)色帶、打印墨水、碳粉錫鼓等）由公司行政公關(guān)部根據(jù)各部門的使用申請(qǐng)統(tǒng)一訂購。C．不允許員工以公司名義購買盜版軟件，如員工自行購置的盜版軟件并安裝在公司的電腦上，所產(chǎn)生的一切后果個(gè)人承擔(dān)。10．10．5 軟件的版權(quán)A．公司自行開發(fā)或委托外單位人員開發(fā)的軟件，其版權(quán)一律歸公司所有。10．12．2 各單位應(yīng)實(shí)行電腦文檔資料的登記制度 ，所有軟盤形式保存和備份的文檔，需登記其文件名稱、建立日期、保存的磁盤號(hào)等資料，以便查找。10．13．4 電子郵件的管理A．各部門和地盤如需要申請(qǐng)單獨(dú)的電子郵件地址,可向行政公關(guān)部提出書面申請(qǐng)，由行政公關(guān)部統(tǒng)一辦理。11．1．3 寫字樓員工用紙巾由行政公關(guān)部安排人員發(fā)放。11．2 耐用品管理 11．2．1 耐用品指使用年限在一年以上又不屬于固定資產(chǎn)的物品，耐用品范圍詳見《財(cái)務(wù)管理制度》界定范圍；11．2．2 耐用品的使用單位為耐用品的直接管理單位，行政公關(guān)部為耐用品的最終管理部門；11．2．3 耐用品可由各單位提出計(jì)劃，行政公關(guān)部辦理審批手續(xù)后由行政公關(guān)部牽頭組織購買。嚴(yán)禁酒后駕車。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人安排非駕駛員駕駛車輛，也要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。12．2 車輛調(diào)度原則12．2．1 確保公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車。12．4．2 駕駛員在車輛完成維修后，要在維修結(jié)算費(fèi)用單上簽字認(rèn)可，否則，該筆修理費(fèi)用不予結(jié)算。“五凈”即食堂炊具、用具凈，廚房門窗玻璃凈，桌面地面凈，環(huán)境衛(wèi)生凈；“五無”即無鼠、蠅、蚊，飯菜無沙塵，熟食品無腐爛，食用無中毒。14．1．8 食堂工作人員應(yīng)注意操作安全，做好消防工作。14．3．3 經(jīng)行政公關(guān)部批準(zhǔn)，因公在項(xiàng)目食堂就餐的其他員工，食堂工作人員應(yīng)記錄其就餐次數(shù)和餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，由食堂主管填表報(bào)行政公關(guān)部審批后，另行補(bǔ)發(fā)。14．4．4 財(cái)務(wù)資金部應(yīng)按月伙食費(fèi)來源情況知會(huì)行政公關(guān)部經(jīng)理， 共同研究解決食堂收支中存在的問題。15．3 對(duì)外廣告的制作及管理15．3．1 對(duì)外廣告是公司塑造形象、擴(kuò)大影響的重要經(jīng)營(yíng)手段，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)外廣告由公司行政公關(guān)部負(fù)責(zé)策劃、聯(lián)系制作。16．1．2 公關(guān)活動(dòng)的策劃程序A．策劃的內(nèi)容①包括：活動(dòng)規(guī)格、宣傳效果的定位、活動(dòng)的程序、與會(huì)單位及人員名單、時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用預(yù)算等。16．3．2 參加活動(dòng)的員工應(yīng)注意社交禮儀，保持公司形象。  XZFB14車 輛 維 修 申 請(qǐng) 表部 門駕駛員車號(hào)送 修 日 期送修項(xiàng)目 駕駛員（簽字）： 年 月 日 行政公關(guān)部車輛主管意見簽字： 年 月 日行政公關(guān)部經(jīng)理意 見簽字： 年 月 日公司主管領(lǐng)導(dǎo)意 見簽字： 年 月 日送修廠家廠方估價(jià)實(shí)際維修費(fèi)維修驗(yàn)收結(jié)果 驗(yàn)收人（簽字）： 年 月 日備注 行政管理制度頒布日期： 二○○四年七月一日 編 制： 行政公關(guān)部 審 核：批 準(zhǔn)：。16．4．2 活動(dòng)用品、裝飾品由公司行政公關(guān)部統(tǒng)一回收、保管。B．職責(zé)分工①總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)召集活動(dòng)有關(guān)部門和人員進(jìn)行布署，定期檢查、督促實(shí)施。15．3．3 行政公關(guān)部負(fù)責(zé)審查廣告稿樣，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審定。15．新聞、廣告發(fā)布管理15．1 信息收集及交流15．1．1 為加強(qiáng)公司信息交流工作，提高對(duì)外宣傳水平，各部門、地盤必須及時(shí)將本單位發(fā)生的重要活動(dòng)情況知會(huì)公司行政公關(guān)部，主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目簽定；工程進(jìn)展；對(duì)外交往；聯(lián)誼活動(dòng)；文化娛樂及其相關(guān)數(shù)據(jù)及資料。14．3．5 經(jīng)食堂主管批準(zhǔn)，員工配偶、子女臨時(shí)在食堂就餐的（原則上不超過30天）按早餐4元，午餐6元，晚餐6元，由食堂工作人員將記錄報(bào)行政公關(guān)部主管人員審核，從該員工月薪中扣繳。14．2．2 項(xiàng)目食堂本著“以收定支，自求平衡”的原則，自行調(diào)劑伙食品種。14．1．4 主食精做，粗食細(xì)作。13．交通管理13．1 交通費(fèi)管理13．1．1 各部門、地盤員工因工作需要乘坐出租車的，事先須征得部門或地盤經(jīng)理的許可，如單程出租車費(fèi)超過50元時(shí)須經(jīng)公司副總經(jīng)理審批；當(dāng)月累計(jì)超過200元時(shí)，須經(jīng)公司副總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師審批，財(cái)務(wù)資金部審核后才能報(bào)帳。12．2．3 其他員工因公外出在市內(nèi)聯(lián)系工作，一律自行解決交通工具 。發(fā)生由我方司機(jī)占全部或主要責(zé)任的重大交通事故的處理，當(dāng)事人應(yīng)承擔(dān)保險(xiǎn)公司賠付后未能解決的費(fèi)用。車輛內(nèi)部應(yīng)定期換洗車套，放置車用香水，保持車內(nèi)空氣清新，并做到常備紙巾和飲用水。12．車輛管理12．1 車輛使用及司機(jī)管理12．1．1 公司所轄車輛由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理 、統(tǒng)一調(diào)度。各部門購買專業(yè)辦公用具由部門負(fù)責(zé)，并經(jīng)部門經(jīng)理和行政公關(guān)部經(jīng)理簽字后報(bào)銷。C．私人的電子信箱不得在公司的電腦中使用。10．12．4 各單位有員工調(diào)離或離職時(shí)，必須將離職員工所負(fù)責(zé)的電腦應(yīng)用文件交清。經(jīng)查實(shí)，追究當(dāng)事人的一切后果。B．對(duì)軟盤（鑰匙盤除外）軟件，設(shè)備安裝驅(qū)動(dòng)程序，行政公關(guān)部應(yīng)先做兩個(gè)備份，采用備份軟盤進(jìn)行安裝使用。10．9．2 行政公關(guān)部需每月將電腦消耗品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總（見附表XZFB12）， 通報(bào)給有關(guān)單位。10．6．2 電腦使用人在調(diào)離某一個(gè)部門時(shí)，其使用的電腦設(shè)備必須同時(shí)移交給行政公關(guān)部。10．4．8 當(dāng)使用人調(diào)離使用部門時(shí)，必須到行政公關(guān)部辦理電腦設(shè)備的移交手續(xù)。10．3．4 電腦使用人調(diào)離部門或公司由部門經(jīng)理根據(jù)工作需要進(jìn)行部門內(nèi)的調(diào)配時(shí)， 使用人（包括原使用人）必須到行政公關(guān)部辦理手續(xù)。行政公關(guān)部可以根據(jù)公司的業(yè)務(wù)拓展情況和管理工作對(duì)電腦應(yīng)用的需求，對(duì)公司的電腦硬件、軟件的配置統(tǒng)籌規(guī)劃，提出意見和報(bào)告報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，批準(zhǔn)后實(shí)施。更換重要零部件和碳粉棒需經(jīng)行政公關(guān)部經(jīng)理同意后，方可更換。9．1．2 公司寫字樓復(fù)印機(jī)日常耗用品，由行政公關(guān)部統(tǒng)一購買。每月除規(guī)定的限額補(bǔ)貼外，其他因公通訊費(fèi)可按話費(fèi)清單實(shí)報(bào)實(shí)銷。8．2 傳真機(jī)管理8．2．1 寫字樓傳真機(jī)必須始終保持良好的工作狀態(tài)， 保證通訊暢通無阻，由行政公關(guān)部安排專人負(fù)責(zé)管理和操作。7．5 移交7．5．1 耐用品使用責(zé)任人更換時(shí)，須在使用單位負(fù)責(zé)或行政公關(guān)部有關(guān)負(fù)責(zé)人見證下辦理物品移交及簽收手續(xù)，需填寫《資產(chǎn)調(diào)撥表》(見附表XZFB06)。7．2 物資的使用單位為直接管理單位 ，行政公關(guān)部為最終管理單位 。5．1．10 員工必須堅(jiān)持勤儉辦企業(yè)的精神，做到凡起草、打印、復(fù)印文稿及內(nèi)部資料等要一張紙兩面用，發(fā)至內(nèi)部信封要重復(fù)使用。5．1．4 員工在工作時(shí)間不準(zhǔn)擅離工作崗位，需要離開時(shí)，須向部門經(jīng)理說明，如有急辦私事要處理，必須經(jīng)過批準(zhǔn)方可離開。4．3 會(huì)議要求及紀(jì)律4．3．1 與會(huì)人員接到會(huì)議通知后 ，應(yīng)預(yù)先安排好工作，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容要求預(yù)先做好資料、文件及發(fā)言準(zhǔn)備，按會(huì)議要求、時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議并簽到(見附表XZFB02)；4．3．2 與會(huì)人員如因其他公務(wù)不能出席會(huì)議或遲到，應(yīng)事先向會(huì)議主持人請(qǐng)假；4．3．3 會(huì)議進(jìn)行時(shí)，與會(huì)人員手提電話應(yīng)撥在振動(dòng)檔，如需處理緊急事務(wù)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假；4．3．4 公司董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等重要會(huì)議在進(jìn)行中不允許任何人打擾，如有緊急工作，需經(jīng)行政公關(guān)部經(jīng)理通知；4．3．5 其他會(huì)議進(jìn)行時(shí)，一般不得擅入會(huì)場(chǎng)，若有必要，應(yīng)通過會(huì)議承辦部門聯(lián)絡(luò)；4．3．6 參加重要會(huì)議人員，要嚴(yán)守會(huì)議秘密，不準(zhǔn)向無關(guān)人員隨意談?wù)摃?huì)議內(nèi)容。開好會(huì)議有利于集思廣益，有利于統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)一致，有利于溝通信息和經(jīng)驗(yàn)交流。3．4 印章的銷毀3．4．1 因部門、項(xiàng)目部更名或印章缺損等原因需刻制新印章時(shí)，應(yīng)按管理權(quán)限，由使用部門或地盤將舊印章交回行政公關(guān)部。3．1．3 公司所有印章在使用前，應(yīng)在行政公關(guān)部登記備案，并由使用部門專人負(fù)責(zé)簽收、保管。如果外單位借閱或復(fù)印公司機(jī)密資料，一定要經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽署批準(zhǔn)意見。2．8．4 機(jī)密文件的制定有關(guān)部門在制訂機(jī)密文件時(shí)，撰稿人要嚴(yán)格按照保密紀(jì)律辦事，不得隨意談?wù)摍C(jī)密內(nèi)容。