【正文】 業(yè)中的競爭力，防止公司商業(yè)機密的泄密，使公司每位員工在思想上樹立高度的保密觀念，在行動上養(yǎng)成良好的保密習慣。2．8．2 保密范圍A．人事資源部的人事檔案和不宜公開的人事資料；B．市場經營部的投標、報價分析表和投標會議紀要；C．合約商務部的投標、報價數據資料；D．財務資金部的財務報表及財務保密資料；E．工程管理部的技術標書方案及相關資料；F．其他。2．8．3 保密紀律A．不該說的機密，絕對不說；B．不該問的機密，絕對不問；C．不該看的機密，絕對不看；D．不該記錄的機密，絕對不記錄；E．不在不利于保密的地方存放機密資料；F．撰制機密文件過程中，對涉密事項應嚴格保密，不得擴散；G．電腦中的機密資料，應該妥善保存，以免泄密；拷貝涉及機密的資料應當事先報告部門負責人；未經他人允許，不得擅自打開別人電腦，瀏覽他人電腦儲存的資料；H．不得向外泄露公司內部重要業(yè)務活動和技術、經濟指標；I．不得向外泄露秘密、內部信息和資料；J．堅持會議保密制度，不準在會外隨便討論會議內容；禁止隨意攜帶秘密文件資料外出。2．8．4 機密文件的制定有關部門在制訂機密文件時，撰稿人要嚴格按照保密紀律辦事，不得隨意談論機密內容。各部門應指定一人負責機密文件的起草和保管工作。機密文件經領導審定后，經辦人應在文件的右上角蓋上閱后退回、閱后銷毀等字樣或注明秘密等級，以便確定機密文件的傳閱范圍。2．8．5 機密文件的傳遞各部門收到機密文件后，應作詳細的登記和借閱記錄。機密文件傳遞均按照秘密、機密、絕密等三個密級，由公司指定專人傳送相關領導傳閱。領導傳閱畢，應及時交還保管部門保存，確保機密文件不發(fā)生丟失和泄密。2．8．6 機密文件的保存和銷毀部門領導對部門保密文件負有保管領導責任。各部門應指定專人保存機密資料，櫥柜應加鎖，收發(fā)、借閱應建立嚴格的收發(fā)記錄。如果外單位借閱或復印公司機密資料，一定要經過公司主管領導簽署批準意見。當機密資料因時間或其他原因，已經失去了保存價值的，在經公司主管領導同意后，可以進行銷毀，銷毀機密文件資料時應有兩人在場。銷毀辦法一般使用寫字樓的廢紙?zhí)幚頇C。2．8．7 違反保密紀律的處理如發(fā)生機密文件丟失或出現泄密事件，首先將追究部門負責人的責任，同時追究有關當事人的責任。并根據泄密嚴重程度和對公司經濟利益影響情況，按照公司人事制度中的懲處規(guī)定，作出相應的處罰。2．8．8 其他公司行政公關部負責全公司保密工作的指導和解釋工作。3．印章管理3．1 印章制發(fā)3．1．1 中國海外建筑有限公司、深圳市中海建筑工程公司、各部門、各地盤印章由行政公關部統一制發(fā)。3．1．2 有關公司的法人印章由行政公關部按照市政府職能部門規(guī)定制作。3．1．3 公司所有印章在使用前，應在行政公關部登記備案，并由使用部門專人負責簽收、保管。3．2 印章規(guī)格 （略）3．3 印章的使用及管理3．3．1 使用中國海外建筑有限公司、中國海外建筑有限公司國內部、深圳市中海建筑工程公司公章要進行印章使用登記。使用印章應經相關部門負責人和行政公關部負責人簽字許可，方可使用。3．3．2 凡經公司領導簽署的文件 、合約、標書等，可直接到行政公關部辦理印章使用手續(xù)。3．3．3 如遇特殊情況用印，將印章借出，需經公司總經理批準，并辦理借章手續(xù)，借條須經借用部門負責人簽名，行政公關部要做好專項記錄。3．3．4 因公務需要 ，持空白介紹信或空白紙上加蓋公司公章時，必須經公司領導批準，登記簽收，如未使用，應及時交回行政公關部。3．3．5 凡授權有關部門管理使用的公章要嚴格用印制度 ，認真履行有關登記簽批手續(xù)，不得擅自擴大使用范圍。公章要有專人保管，不得隨意轉交他人。3．4 印章的銷毀3．4．1 因部門、項目部更名或印章缺損等原因需刻制新印章時，應按管理權限，由使用部門或地盤將舊印章交回行政公關部。3．4．2 如因業(yè)務需要繼續(xù)使用舊印章時，須經印章管理部門同意，暫緩銷毀，但使用時，仍然按印章批準權限辦理。3．4．3 需銷毀的印章應交回行政公關部，并由二人辦理銷毀手續(xù)。4．會議管理4．1 例會4．1．1 公司董事會A．會議時間：每半年舉行一次 ，一般安排在六月中旬和十二月中旬，具體時間提前一周通知；B．參加人員：公司全體董事；C．會議主持人：董事長；D． 會議記錄人：會議指定記錄人員；E． 會議內容：1 審議公司發(fā)展規(guī)劃與經營策略，并上報中國海外建筑有限公司審批；2 分析市場和競爭對手，檢討公司總體的業(yè)務拓展、班子和隊伍建設及經營管理情況，并提出對策；3 研討內部重大事項。4．1．2 公司總經理辦公會A． 會議時間：每月召開一次，定在每月最后一個周六上午9:00時，每次會議時間半天；如需臨時召開會議，另行通知；B． 參加人員：副總經理、總會計師，其他列席人員另行通知；C． 會議主持人：總經理；D． 會議記錄人：會議指定記錄人員；E． 會議內容：1 研究制訂公司發(fā)展規(guī)劃與經營策略；2 研究公司經營管理等重要問題；3 研究公司人事、福利政策和職務任免等工作；4 通報各業(yè)務口主要工作情況。4．1．3 公司工程月例會A． 會議時間：每月一次或根據工作情況另定，每次會議時間約半天，具體時間及議程提前三天通知；B． 參加人員：公司各部門、地盤或項目負責人；C． 會議主持人：總經理；D． 會議記錄人：工程管理部指定人員；E． 會議內容：1 公司重大業(yè)務情況通報；2 部門、地盤工作情況通報。4．1．4 其他會議各部門、各地盤的其他會議，應本著提高效率、節(jié)省時間、多辦實事的原則，做到少開會，多辦事，既通報情況和交換意見，又能提高管理水平和工作水準，具體安排由各部門和地盤根據工作需要及自身情況自行確定。4．2 會議管理4．2．1 會議功能會議是各級領導制訂方針政策、決定重要事項、貫徹上級指示、檢查布置工作的一種方式。開好會議有利于集思廣益，有利于統一思想，協調一致，有利于溝通信息和經驗交流。4．2．2 會議通知下發(fā)及其他事項A． 公司主持召開的有關會議由行政公關部通知。部門主持召開的各種會議由部門自行下發(fā)通知，送行政公關部備案；B． 會議通知至少要提前兩天下發(fā)，并將有關會議資料一并發(fā)出。會議通知應列明會議時間、地點、會議內容或議題、主持人、參加人、列席人、記錄人等。重要會議要發(fā)會議紀要，并指定專人起草；C． 與會人員要準時參加會議，如因故不能參加的，要提前向會議主持人請假。會后主持人應向缺席者轉達會議決定、決議或主要議定事項；D． 要精簡會議?？砷_可不開的會議，堅決不開，必須召開的會議，要組織好，確保達到預期效果。會議應做到會前有通知，會后工作到人并有落實、有檢查、有結果，真正提高會議效率。4．3 會議要求及紀律4．3．1 與會人員接到會議通知后 ，應預先安排好工作，根據會議內容要求預先做好資料、文件及發(fā)言準備，按會議要求、時間、地點準時出席會議并簽到(見附表XZFB02)；4．3．2 與會人員如因其他公務不能出席會議或遲到，應事先向會議主持人請假；4．3．3 會議進行時，與會人員手提電話應撥在振動檔，如需處理緊急事務，應向會議主持人請假；4．3．4 公司董事會、總經理辦公會等重要會議在進行中不允許任何人打擾，如有緊急工作，需經行政公關部經理通知；4．3．5 其他會議進行時，一般不得擅入會場，若有必要，應通過會議承辦部門聯絡；4．3．6 參加重要會議人員，要嚴守會議秘密，不準向無關人員隨意談論會議內容。4．4 會議室管理4．4．1 會議室由行政公關部負責管理和調配使用。4．4．2 部門需使用會議室 ，要提前一天或半天將會議時間、人數、參加人員通知行政公關部，以便提前作相應的安排。4．4．3 各部門、地盤未經允許，不得隨意使用會議室。會議室內電視、投影儀等電器需經行政公關部同意，并指定專人負責操作，其他人員不得擅自動用。4．4．4 與會人員應當注意會議室內整潔，愛護公司財產，各會議室禁止吸煙。5．寫字樓管理行政公關部負責對公司寫字樓的管理5．1 行為規(guī)范5．1．1 員工上班時須提前十分鐘到達工作崗位，做好辦公準備；不準遲到早退，特殊情況不能按時上下班，必須事先向部門經理請假。5．1．3 男士著裝整潔，不準留長發(fā)、穿短褲；女士著裝整潔大方、得體，不準穿拖鞋，不準留長指甲。5．1．4 員工在工作時間不準擅離工作崗位，需要離開時，須向部門經理說明，如有急辦私事要處理，必須經過批準方可離開。5．1．5 工作時間應保持辦公室肅靜，不得大聲喧嘩，需與別人研究商量問題，請不要影響他人，使用電話要簡明扼要，不準“煲電話”。5．1．6 辦公室應保持整潔，寫字臺上的辦公用品要擺放整齊有序。5．1．7 員工遇有客戶及來訪人士，須起身并在指定地點熱情接待，來客告辭，應起步相送，若為私人會客，時間不超過十五分鐘。5．1．8 在辦公室內，員工嚴禁吸煙，接待客人敬茶不敬煙，不準接受客人敬煙。午休時要保持安靜，不準在辦公室玩棋類及撲克；報紙閱后放回報架上。5．1．9 工作時間不準帶小孩進辦公室。不準在辦公室吃零食。5．1．10 員工必須堅持勤儉辦企業(yè)的精神，做到凡起草、打印、復印文稿及內部資料等要一張紙兩面用，發(fā)至內部信封要重復使用。5．1．11 員工每天下班前，要檢查門窗和空調開關、電腦等電源是否關好。5．2 寫字樓衛(wèi)生5．2．1 辦公場所衛(wèi)生自覺維護，由行政公關部負責寫字樓衛(wèi)生的日常管理；5．2．2 寫字樓衛(wèi)生由行政公關部聯系服務好、可信賴的清潔公司承擔；5．2．3 辦公室不準隨地亂倒污物；嚴禁吸煙和用餐；在公用走道吸煙的將煙頭丟在垃圾箱內；5．2．4 在寫字樓上班的員工自備飲水杯，盡量減少使用一次性水杯；6．地盤、項目部的管理6．1 行為規(guī)范參照寫字樓規(guī)范，由地盤/項目負責人或地盤/項目負責人授權人負責管理；6．2 辦公室衛(wèi)生 地盤/項目辦公室衛(wèi)生要組織人員打掃。地盤/項目負責人安排打掃人員及檢查衛(wèi)生狀況；6．3 地盤員工進入施工現場，應注意如下事項：6．3．1 佩戴員工工作證；佩戴貼有公司標志的安全帽，并系好安全扣帶；穿著安全鞋。如需進入采光條件不好、作業(yè)環(huán)境黑暗的施工現場，須帶手電筒，注意安全；6．3．2 言語簡潔文明，行為干煉得體，注意體現公司良好的精神面貌。不得在施工現場游手好閑，談論與工作無關話題。7．自有物資管理7．1 自有物資包括固定資產及耐用品。固定資產范圍詳見《財務管理制度》界定范圍。7．2 物資的使用單位為直接管理單位 ，行政公關部為最終管理單位 。行政公關部分別填寫《固定資產及耐用品管理登記表》(見附表XZFB03)，負責固定資產及耐用品的調配、管理工作。使用部門/地盤、項目部向行政公關部辦理自有物資領用手續(xù)，并落實到具體人員保管。7．3 購置自有物資的購置由使用單位提出申請，行政公關部根據現有物資進行調配，如調配不出，經批準后可新購。辦理程序按《固定資產配置申請表》規(guī)定(見附表XZFB04)。寫字樓新購資產由行政公關部統一購置；特殊情況地盤/項目經行政公關部同意后可自行采購，行政公關部、地盤/項目均需填寫《固定資產及耐用品管理登記表》，是固定資產的需填寫《固定資產管理卡片》(見附表XZFB05)。7．4 維修及賠償自有物資的使用、保管及維修責任在簽名領用的個人。正常情況下的耗損由公司負擔維修費用，人為原因的損壞由責任個人負擔維修費用；人為原因的丟失由責任個人負責賠償，賠償金額為：(自有物資原值/規(guī)定使用年限)*剩余使用年限(固定資產使用年限按公司財務規(guī)定執(zhí)行)。7．5 移交7．5．1 耐用品使用責任人更換時，須在使用單位負責或行政公關部有關負責人見證下辦理物品移交及簽收手續(xù)，需填寫《資產調撥表》(見附表XZFB06)。7．5．2 地盤/項目完工時，由地盤/項目負責人依照本單位登記的《固定資產及耐用品管理登記表》將所有耐用品移交行政公關部，行政公關部對照自有記錄對相關物品進行整理、入庫，以備其他單位使用。7．6 清理報廢7．6．1 固定資產或耐用品因正常和非正常(發(fā)生不可抗力災害、被盜等)原因不能繼續(xù)使用時，使用單位應查明原因，辦理耐用品報廢手續(xù)；7．6．2 使用單位填寫《固定資產/耐用品處置申請表》(見附表XZFB07)一式兩份，詳細說明處置原因及處理意見，經使用責任人及單位負責人簽名證實后交行政公關部；7．6．3 行政公關部查明事實后報公司領導審批，審批后的《固定資產/耐用品處置申請表》返回使用單位一份，由使用單位按批文根據處理情況，填寫處理結果欄，交行政公關部，若有收入，交財務資金部處理，同時到行政公關部辦理注銷手續(xù)。8．通訊設備管理8．1