【正文】 學合理和便于查找。定期進行庫存的清理核對工作，做到帳、物相等，對破損或載體變質的檔案要及時修改、復制.按照“八防”要求進行庫房管理（防盜、防光、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫）。（二）材料歸檔歸檔范圍：凡是反映公司和各職能部門，具有查考利用價值的各種文件材料，包括工作中形成的各種形式和不同載體的文件材料，均應歸檔。應歸檔的文件除了文件的正件外，還應包括它的附件、轉發(fā)件、底稿等；除了經(jīng)過登記的文件外，各種統(tǒng)計報表、圖表、計劃、總結、花名冊等，重要文件的歷次修改稿以及公司領導人進行重要活動的聲像材料也應歸檔。公司各部門上報給集團的請示文件原件、與各相關單位簽訂的合同原件需及時送至總經(jīng)辦存檔，經(jīng)辦部門及業(yè)務相關聯(lián)部門存電子檔共享。有牽涉到財務的需備一份紙質文檔送財務存檔。檔案類目 案卷編號（1）檔案分類視文件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按全宗、大類、小類三級分類。先以全宗區(qū)分，然后依文件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。（2）如因文件類型較多、三級分類不夠應用時，須在第三級之后增設第四級“細類”。（3）同一“小類”的文件以裝訂于一個卷宗為原則，并賦予一個案卷號，一個全宗內不得有相同的案卷號。如文件較多，一個卷宗不夠時，可以兩個以上的卷宗裝訂，并于案卷號后增設“卷次”編號，以便查考，同一案卷號后不得有相同的卷次號。（4）案卷索引表中的檔案號的表示方式為：X1—X2—X3—X4，其中X1為全宗代號，X2為小類號，X3為案卷號，X4為卷次號。（5）《檔案分類編號表》確定了公司立卷類目。（6）立卷類目一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。平時歸卷（1）承辦人員須及時將辦理完畢或經(jīng)領導保存的文件材料包括上報給集團各類請示文件及與各相關單位簽訂的合同原件搜集齊全，加以整理，及時將原件送交總經(jīng)辦整理歸卷，經(jīng)辦部門及業(yè)務相關聯(lián)部門存電子檔共享。有牽涉到財務的需備一份紙質文檔送財務存檔。專業(yè)性文件材料（財務、計調、廣告方面的）交相關職能部門。（2）總經(jīng)辦對文件進行點收后，按照“案卷類目”條款，將文件材料按部門分類編號放入平時保存的文件盒內，并在《收發(fā)文登記薄》上注明。案卷整理 目錄編制（1）案卷裝訂應以符合卷內文件書寫格式，保證卷內文件材料完整以及便于查考為原則。（2）檔案管理部門須編制完整的《卷內文件目錄》、《案卷索引表》、《分類文件目錄表》，在向集團公司檔案管理部門移交檔案時，一并上交。 歸檔時間：按年度歸檔的部門，應在每年6月底以前完成上一年度的立卷歸檔工作；某一項目完成后須在兩個月內完成立卷歸檔工作。歸檔要求凡屬歸檔范圍的文件，向總經(jīng)辦歸檔時，應符合以下三項要求：（1）應歸檔的文件材料要收集齊全、完整，按照文件的形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系分類、立卷，使案卷能正確反映公司活動的基本面貌，便于保管和利用；（2）歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚，案卷題名要簡明確切地反映卷內文件材料內容，說明保管期限永久、長期和短期。案卷卷內文件應有次序地排列，編頁號，并按規(guī)定的格式逐件填寫“卷內目錄”和“備考表”；（3）歸檔案卷要按一定的次序系統(tǒng)排列，編歸檔號，編制案卷目錄一式二份。交接案卷時，雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)；（三）借閱、使用管理所有檔案應分類編號歸檔管理，未經(jīng)上級批準文件原件一律不得外借。公司各部門如因工作需要，調用檔案，非機要檔案應經(jīng)總經(jīng)辦負責人批準辦理登記手續(xù)方可借出；公司機要檔案借閱，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準，按規(guī)定辦理登記手續(xù)后，方可借閱。歸還要清點和檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，要及時報告和處理。借閱或查閱檔案者必須愛護檔案材料，嚴禁涂改、拆散、撕毀、折疊、勾劃、抽取，閱后及時歸還，如發(fā)現(xiàn)造成檔案損失或丟失要追究其責任。借閱檔案的人員調職或離職，離開公司前，必須將借閱的檔案資料歸還檔案室，并辦理注銷手續(xù)。借出的檔案，應在三天內歸還；如遇特殊情況，經(jīng)借閱審批者書面同意后可延長借閱期，但借閱時間最長不得超過半個月。如特殊需要，可重新辦理借閱手續(xù)。（四）檔案鑒定和銷毀制度檔案的保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的；需要長遠利用的檔案，應列為永久保管。屬于永久保管的檔案應于第三年度移送集團管理中心保存（其中財務檔案送集團結算中心保存）。凡是在相當長時間內公司需要查考的檔案，應列入長期保管。凡是在較短時間內，公司需要查考的各種材料，均列為短期保管。從公司的實際情況出發(fā)，恰當?shù)卮_定檔案的保管期限。在總經(jīng)辦負責人主持下，定期對到期的檔案進行鑒定，提出存銷意見，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經(jīng)公司副總經(jīng)理、總經(jīng)理審核上報集團領導審批后銷毀。銷毀檔案，應由總經(jīng)辦指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。五、附表《檔案分類編號表》《卷內目錄表》《備考表》《案卷索引表》《分類文件目錄表》《檔案調閱申請單》合同管理規(guī)定一、目的與適用范圍為了加強合同（含所有對外、對內簽約的具法律效力的協(xié)議、文書、函件、單證等）管理，維護公司正當權益及正常的經(jīng)營管理秩序，依據(jù)《中華人民共和國合同法》（以下簡稱合同法），結合公司實際情況，制定本制度。本制度適用于公司各職能部門。二、合同訂立規(guī)定公司法定代表人有權代表公司簽訂合同，其他人未經(jīng)授權不得代表公司簽訂合同。簽訂合同必須遵守《合同法》等國家有關法律、政策規(guī)定，遵循互利互惠、平等自愿、誠實信用的原則，合同一律采用書面格式，經(jīng)常性業(yè)務合同（包括各種訂單、排期單）應采用統(tǒng)一印制的標準合同文本。合同金額達3萬元以上（含3萬）的，必須經(jīng)集團董事長或總裁預簽并授權后，方可由被授權人按照預簽件內容進行正式簽約；合同金額為3萬元以下的由公司領導班子會簽，總經(jīng)理審核簽字（1萬元3萬元的須進一步提交旅游子集團總裁審批）后方可簽約。 具體簽訂程序如下：（1）需要簽訂合同之前，業(yè)務經(jīng)辦人員必須認真了解簽約對方的基本情況，包括對方是否具備合法、齊全的證照，是否擁有相關經(jīng)營權，是否具備履約能力，其資信狀況如何等等。（2）經(jīng)辦人員在了解簽約對方的基本情況后，填寫合同會簽單，詳細注明簽約對方名稱、簽約事由及主要條款。（3）合同預簽件由業(yè)務部門、總經(jīng)辦、財務部門和分管領導會簽，再由總經(jīng)理審核簽字后上報集團董事長或總裁預簽，預簽前可根據(jù)需要組織法律顧問、集團結算中心、管理中心、監(jiān)審中心等相關部門負責人會審。對已預簽的合同預簽件必須經(jīng)集團公司董事長辦或總裁辦和本公司雙方書面簽收確認。（4）經(jīng)過審核的合同預簽件要加蓋騎縫章和修改方印章，預簽件一式二份，公司和集團各留一份以備核對，其中集團的由管理中心負責保管。簽訂合同所加蓋的印章，除各企業(yè)的公章外，一律使用合同專用章，其他印章一律不準代替使用，違者公司將予以嚴肅處罰。有關企業(yè)公章與合同專用章的保管與使用參照公司印章管理制度的有關規(guī)定執(zhí)行。業(yè)務經(jīng)辦部門應妥善保管已簽訂的各類合同復印件，合同原件（包括各種訂單、委托書等）應在簽訂后立即主動交總經(jīng)辦存檔，同時報備財務部門。合同簽訂注意事項：（1）所有合同均應編號。（2）合同只規(guī)定違約金或定金，不約定押金。（3）采用格式條款訂立合同的，如借款合同、供電合同、供水合同、供氣供熱合同、郵政電信合同、保險合同等，提供格式條款的一方應當遵循公平原則確定當事人之間的權力和義務，本公司應采取合理的方式提請對方注意免除或者限制其責任的條款，并要求對該條款予以書面或在附加條款中予以備注說明，必要時須簽訂補充協(xié)議。（4）本公司發(fā)生單次5000元以上（含5000元）的贈與，原則上必須簽訂贈與合同，并取得相關合法票證。5000元以下的贈與可以口頭請示董事長或總裁同意后執(zhí)行。簽訂贈與合同一般需要明確附加義務條款。三、合同履行規(guī)定本公司應按照合同訂立所產(chǎn)生的效力全面依法履行合同的權利和義務，并根據(jù)合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。借款合同規(guī)定的還本期限和金額，必須至少提前兩個月向董事長或總裁報告。合同簽訂后，經(jīng)辦部門應及時跟蹤合同的執(zhí)行情況，如發(fā)生合同變更、轉讓、中止、解除、撤銷等情形時，應事先報告董事會，發(fā)生變更、轉讓時按照新訂立合同的程序報集團董事長或總裁批準后方可執(zhí)行。合同生效后，當事人就質量、價款或者報酬、履行地點等內容沒有約定或者約定不明確的，可以協(xié)議補充；不能達成補充協(xié)議的，按照合同有關條款或者交易習慣確定。補充協(xié)議應按照新訂立合同的程序報集團董事長或總裁批準后方可執(zhí)行。合同履行過程中，遇到債務相互抵消、標的物提存、債務延期和債務免除等情況時，必須經(jīng)董事長或總裁批準后執(zhí)行。合同執(zhí)行過程中如發(fā)生對方提出或可能提出仲裁或訴訟，相關責任人應立即向董事長或總裁報告以商討應對措施。四、合同管理要求公司各部門人員須嚴格遵守合同簽訂程序。行為人未經(jīng)授權、超越授權范圍或者授權終止后以被授權人名義訂立合同，無論后果如何，均視為違規(guī)違紀行為，行為人和相關公司負責人為違規(guī)違紀行為的責任人。為了避免擴大損害公司利益的情況發(fā)生，行為人或相關公司負責人應立即申請授權，未經(jīng)授權人確認，由行為人和公司負責人承擔責任。所有合同會簽和審核、審批人員必須認真嚴謹?shù)亻_展合同審核工作，共同把好合同關，注意避免發(fā)生理解上的爭議。屬于明顯把關不嚴、馬虎從事的，將給予行政處罰；若因合同把關不嚴造成不良后果的，將追究所有相關人員責任。公司各部門人員須嚴格按照審批通過的合同預簽件簽訂合同，并嚴格按照合同條款執(zhí)行，不得弄虛作假或擅自修改合同條款，否則相關人員必須承擔相應的行政、經(jīng)濟處罰乃至追究刑事責任。在合同訂立和履行過程中，須要求對方對知悉本公司的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄漏或者不正當?shù)厥褂谩Ｐ孤痘蛘卟徽數(shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給我方造成損失的，應當承擔損害賠償責任。五、附表《合同會簽單》印章管理辦法一、總則及適用范圍為加強印章的使用管理，規(guī)范印章使用的流程和審批權限，充分體現(xiàn)印章的權威性和法律上的憑證作用，維持公司正常的經(jīng)營秩序，保證公司的資產(chǎn)安全，特制定本辦法。本制度適用于公司各職能部門。二、印章的保管與使用公司的公章、合同章，財務專用章、發(fā)票專用章由公司董事長授權總經(jīng)理保管?？偨?jīng)理因公出差或其他原因不能履行職責時，應報告集團董事長或總裁并征得同意后授權本企業(yè)副總經(jīng)理或其他高級管理人員代管印章，受托人應在授權范圍內使用有關印章并逐一詳細記錄印章使用事項。公司財務專用章、發(fā)票專用章由財務負責人保管。公司的部門業(yè)務章由總經(jīng)理授權相關業(yè)務部門的負責人保管。三、印章的管理和更換印章管理人員要認真執(zhí)行印章使用管理辦法，不得擅自主張用印，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導報告。公司印章的啟用、更換、停用、銷毀應嚴格履行審批手續(xù)，有關人員要認真填寫啟用、停用（銷毀）印章登記表。各用印單位或個人要嚴格履行用印審批手續(xù)，與印章管理人員共同把好用印、監(jiān)印關，保證用印準確無誤。若出現(xiàn)違規(guī)用印以及由此造成的不良后果，將追究所有相關人員的行政、經(jīng)濟乃至刑事責任。辦公物品財產(chǎn)管理制度一、目的與適用范圍為了保證公司正常的經(jīng)營秩序與公司財產(chǎn)的安全特制定本制度。本制度適用于公司各職能部門。二、物品采購管理（一）物品定義：公司日常運營過程中所需的各種辦公低值易耗品和固定資產(chǎn)。 辦公低值易耗品：筆、墨、紙、計算器、文件盒、文件架、訂書機、筆記本等等低值易耗品。 固定資產(chǎn)：辦公設備、交通運輸設備及