【正文】 期效果。3．3．5 凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的公章要嚴格用印制度 ，認真履行有關(guān)登記簽批手續(xù)，不得擅自擴大使用范圍。2．8．6 機密文件的保存和銷毀部門領(lǐng)導(dǎo)對部門保密文件負有保管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。部門的發(fā)文，一般只需報送分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)行政部門，避免濫送；H． 各平行公司和不相隸屬公司之間告知事項、聯(lián)系工作、商洽業(yè)務(wù)，使用函件相互行文。2．3 行文規(guī)則2．3．1 單位的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。2．1．9 會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。● 范 圍：適用于深圳市中海建筑工程公司各部門、各地盤。凡以“深圳中海建”名義制發(fā)的公文 ，其發(fā)文號統(tǒng)一由行政公關(guān)部編排。如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。2．4．2 收到上級機關(guān)及深圳市政府各部門及有關(guān)單位的公文后，均應(yīng)由行政公關(guān)部進行編號登記并及時送閱處理。2．6．3 公文歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷 ，要保證檔案齊全、完整，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。當(dāng)機密資料因時間或其他原因，已經(jīng)失去了保存價值的，在經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可以進行銷毀，銷毀機密文件資料時應(yīng)有兩人在場。3．4．2 如因業(yè)務(wù)需要繼續(xù)使用舊印章時，須經(jīng)印章管理部門同意，暫緩銷毀，但使用時，仍然按印章批準權(quán)限辦理。4．4 會議室管理4．4．1 會議室由行政公關(guān)部負責(zé)管理和調(diào)配使用。5．1．11 員工每天下班前，要檢查門窗和空調(diào)開關(guān)、電腦等電源是否關(guān)好。7．5．2 地盤/項目完工時，由地盤/項目負責(zé)人依照本單位登記的《固定資產(chǎn)及耐用品管理登記表》將所有耐用品移交行政公關(guān)部，行政公關(guān)部對照自有記錄對相關(guān)物品進行整理、入庫，以備其他單位使用。8．3．6 通訊月費限額補貼標準如下：A．公司領(lǐng)導(dǎo)1000元/月；B．部門、地盤經(jīng)理每月補貼限額400元；部門、地盤副經(jīng)理300元；C．外出開展業(yè)務(wù)的員工每月補貼限額200～300元；D．經(jīng)批準的其他員工每月補貼限額50～100元。9．2．2 公司寫字樓打印機日常耗用品，由行政公關(guān)部統(tǒng)一購買。10．4 電腦的保管及保養(yǎng)10．4．1 使用人對電腦等設(shè)施的保管及保養(yǎng)負有全部責(zé)任。10．7 電腦應(yīng)用服務(wù)和檢查10．7．1 行政公關(guān)部應(yīng)及時響應(yīng)用機單位的服務(wù)要求，作出妥善安排。C．條件許可時，所有軟件原件應(yīng)用光盤備份兩套保存。10．13 電腦網(wǎng)絡(luò)的管理10．13．1 公司的電腦網(wǎng)絡(luò) 、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器由行政公關(guān)部負責(zé)管理。11．1．5 公司員工的辦公工具, 如訂書機、打孔機、計算器、剪刀、簽字筆等以舊換新，盡量減少由于不愛惜而造成的辦公費用浪費。乘車人及司機均不得在車內(nèi)吸煙。如遇特殊情況，可以填寫用車單，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字，行政公關(guān)部可以酌情安排車輛。操作按程序，配料適度，主、副食花色品種多樣，各種菜肴應(yīng)色、香、味、形俱全，講究營養(yǎng)，食用可口。14．3．5 員工及經(jīng)批準在食堂搭伙的直系親屬事先未向食堂提出退伙的，不論本人是否在食堂就餐均按就餐對待。15．3．4 行政公關(guān)部要注意刊出廣告的質(zhì)量與原設(shè)計是否相符，以保證宣傳效果。16．4．3 行政公關(guān)部負責(zé)收集活動的社會效果資料信息，經(jīng)分類后供公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱并存檔。16．3 注意事項16．3．1 公關(guān)活動主持人、攝影攝像人員和負責(zé)音響的人員需事先到場，做好一切準備。15．2．4 接受和邀請記者采訪，均必須事先報行政公關(guān)部，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，具體采訪事宜由行政公關(guān)部安排。14．3．2 食堂炊具、燃氣、水電費、物業(yè)租費、管理費、低值易耗品和衛(wèi)生用品的支出憑正式發(fā)票由食堂經(jīng)辦人簽字驗收后，報行政公關(guān)部主管人員審核，行政公關(guān)部經(jīng)理審批后報銷。食堂衛(wèi)生要求達到“五凈”、“四無”。12．1．11 司機應(yīng)每日堅持行車記錄，將出車情況、用車，以及停放地點明確記錄。開車要注意精力集中，禮貌行車，安全駕駛。11．1．2 各類專業(yè)報刊雜志的訂閱由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理，其他部門不得擅自訂閱。工程完工后，相關(guān)的電腦資料移交公司工程管理部統(tǒng)一保存管理。B．購買軟件后，行政公關(guān)部應(yīng)及時向軟件供應(yīng)商發(fā)出注冊登記，并留底存檔。10．5．3 行政公關(guān)部如不能排除故障時，經(jīng)行政公關(guān)部負責(zé)人同意后可送到維修單位進行維修。10．3 電腦設(shè)備的日常管理10．3．1 行政公關(guān)部為公司每一臺電腦硬件設(shè)備統(tǒng)一編號、登記注冊。9．1．5 公司復(fù)印機一概不對外使用，若遇有公司客人確因業(yè)務(wù)需要復(fù)印材料，請相關(guān)部門、地盤安排人員代為辦理，嚴禁外人私自使用。8．3．3 公司不承擔(dān)手機的購置、維修等費用。寫字樓新購資產(chǎn)由行政公關(guān)部統(tǒng)一購置；特殊情況地盤/項目經(jīng)行政公關(guān)部同意后可自行采購，行政公關(guān)部、地盤/項目均需填寫《固定資產(chǎn)及耐用品管理登記表》，是固定資產(chǎn)的需填寫《固定資產(chǎn)管理卡片》(見附表XZFB05)。午休時要保持安靜，不準在辦公室玩棋類及撲克；報紙閱后放回報架上。會后主持人應(yīng)向缺席者轉(zhuǎn)達會議決定、決議或主要議定事項；D． 要精簡會議。3．3．4 因公務(wù)需要 ，持空白介紹信或空白紙上加蓋公司公章時，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，登記簽收，如未使用，應(yīng)及時交回行政公關(guān)部。領(lǐng)導(dǎo)傳閱畢，應(yīng)及時交還保管部門保存，確保機密文件不發(fā)生丟失和泄密。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。不得在文稿裝訂線外書寫；F． 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼；G． 屬于部門職權(quán)范圍的事項，應(yīng)當(dāng)由部門自行發(fā)文。以深圳市中海建筑工程公司名義發(fā)文，要采用相應(yīng)的公司信箋紙，并加蓋相應(yīng)的印章(見附件XZFJ01)。2．1．8 函使用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)問題等?！?定 義：行政管理是公司辦公承上啟下、對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外聯(lián)絡(luò)的紐帶與橋梁，是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)，發(fā)揮參謀與助手作用和后勤保障服務(wù)的重要手段。2．2．2 文秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密” ，其中“絕密”、“機密”、“秘密”公文應(yīng)標明份數(shù)、序號。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。原件存行政公關(guān)部。2．6．4 沒有歸檔和存查價值的公文 ，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準，可以定期銷毀。銷毀辦法一般使用寫字樓的廢紙?zhí)幚頇C。3．4．3 需銷毀的印章應(yīng)交回行政公關(guān)部，并由二人辦理銷毀手續(xù)。4．4．2 部門需使用會議室 ，要提前一天或半天將會議時間、人數(shù)、參加人員通知行政公關(guān)部，以便提前作相應(yīng)的安排。5．2 寫字樓衛(wèi)生5．2．1 辦公場所衛(wèi)生自覺維護，由行政公關(guān)部負責(zé)寫字樓衛(wèi)生的日常管理；5．2．2 寫字樓衛(wèi)生由行政公關(guān)部聯(lián)系服務(wù)好、可信賴的清潔公司承擔(dān)；5．2．3 辦公室不準隨地亂倒污物；嚴禁吸煙和用餐；在公用走道吸煙的將煙頭丟在垃圾箱內(nèi)；5．2．4 在寫字樓上班的員工自備飲水杯，盡量減少使用一次性水杯；6．地盤、項目部的管理6．1 行為規(guī)范參照寫字樓規(guī)范，由地盤/項目負責(zé)人或地盤/項目負責(zé)人授權(quán)人負責(zé)管理；6．2 辦公室衛(wèi)生 地盤/項目辦公室衛(wèi)生要組織人員打掃。7．6 清理報廢7．6．1 固定資產(chǎn)或耐用品因正常和非正常(發(fā)生不可抗力災(zāi)害、被盜等)原因不能繼續(xù)使用時，使用單位應(yīng)查明原因，辦理耐用品報廢手續(xù)；7．6．2 使用單位填寫《固定資產(chǎn)/耐用品處置申請表》(見附表XZFB07)一式兩份，詳細說明處置原因及處理意見，經(jīng)使用責(zé)任人及單位負責(zé)人簽名證實后交行政公關(guān)部；7．6．3 行政公關(guān)部查明事實后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后的《固定資產(chǎn)/耐用品處置申請表》返回使用單位一份，由使用單位按批文根據(jù)處理情況，填寫處理結(jié)果欄，交行政公關(guān)部，若有收入，交財務(wù)資金部處理，同時到行政公關(guān)部辦理注銷手續(xù)。8．3．7 新開設(shè)的地盤，在沒有接通電話的情況下，由行政公關(guān)部制定臨時通訊費開支管 理辦法。在深地盤打印機日常耗用品由行政公關(guān)部負責(zé)購買，在外地由地盤負責(zé)購買。10．4．2 使用人應(yīng)保持電腦設(shè)備的整潔和完好。10．7．2 公司行政公關(guān)部每年安排兩次定期的電腦應(yīng)用全面檢查，主要檢查電腦制度的執(zhí)行情況，各部門的電腦使用人員要認真配合電腦檢查。D．各專業(yè)類的軟件由各使用部門在行政公關(guān)部的配合下進行軟件系統(tǒng)的維護。10．13．2 公司所有員工可以上公司的內(nèi)部網(wǎng)站和局域網(wǎng)；員工不得在工作時間上Internet網(wǎng)從事與工作無關(guān)的瀏覽和Email的收發(fā)等。11．1．6 各部門、地盤領(lǐng)用公司信封、信箋、文件袋等需經(jīng)本單位負責(zé)人簽字后到行政公關(guān)部領(lǐng)取。12．1．6 司機手提電話要保持電源充足，不得隨意關(guān)機， 隨時保持與外界的聯(lián)系，原則上開機時間為7：00～22：00。12．2．4 凡是組織重大活動時，承辦部門應(yīng)提前將車輛使用計劃交行政公關(guān)部，以便合理調(diào)度車輛。14．1．5 物資采購應(yīng)嚴格把好采購關(guān)，比質(zhì)量、比價格。14．4 食堂財務(wù)管理14．4．1 食堂工作人員應(yīng)在主副食采購的支出憑證背面簽字驗收 （食堂單據(jù)應(yīng)有兩人簽字），報項目部經(jīng)理審批后，作為記帳、制表的原始依據(jù)。若因?qū)Ψ皆蛟斐慑e漏，要根據(jù)有關(guān)合同要求進行索賠。XZFB01借用公章、證件、資料及書籍記錄表借用部門姓名借用時間歸還時間借用公章、證件、資料及書籍：事由： 部門經(jīng)理簽名：行政公關(guān)部審批：公司領(lǐng)導(dǎo)審批：借用公章、證件、資料及書籍記錄表借用部門姓名借用時間歸還時間借用公章、證件、資料及書籍：事由： 部門經(jīng)理簽名：行政公關(guān)部審批：公司領(lǐng)導(dǎo)審批：XZFJ01文件樣式： （發(fā)文字號，五號宋體） （標題，小三號或者四號黑體）（主送單位，小四號或四號宋體，以下同） 。16．2．3 各崗位工作人員未經(jīng)活動總負責(zé)人同意，不得擅自離開工作崗位，并注意與其他崗位保持溝通，以免出現(xiàn)疏漏。15．2．3 行政公關(guān)部負責(zé)選擇確定新聞媒體，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并登記備案有關(guān)資料，以確保宣傳內(nèi)容的準確無誤?；锸迟M用報銷時，應(yīng)提供食堂工作人員簽章的相關(guān)票據(jù)，經(jīng)行政公關(guān)部主管人員審核，行政公關(guān)部經(jīng)理批準后作為食堂支出的憑證，行政公關(guān)部保存。14．1．2 嚴格執(zhí)行《食品衛(wèi)生法》和食品衛(wèi)生管理標準。12．1．10 公司車輛無特殊情況，下班后一律停放在寫字樓或項目停車場，未經(jīng)允許，不得擅自開回家中。12．1．4 司機要遵守交通規(guī)則 ，要為客人打開車門。11．辦公用品管理11．1 辦公費用及用品11．1．1 部門或地盤因工作需要購買的專業(yè)工具書、參考書，首先經(jīng)總工程師審批，購買書籍交工程管理部登記，然后辦理借閱手續(xù)。10．12 電腦檔案（文件）的管理10．12．1 公司內(nèi)各部門、地盤/項目的電腦處理文件資料，由各單位自行管理。10．10．2 軟件的購買A．各部門如需要購買軟件提高工作效率和質(zhì)量時，應(yīng)向行政公關(guān)部提出書面申請。10．5．2 行政公關(guān)部收到維修通知單后的當(dāng)天（項目部為三天內(nèi)）指派人員進行檢查，查明原因。10．2．4 行政公關(guān)部應(yīng)及時向廠家發(fā)出保修登記卡或軟件注冊登記卡， 并留底存檔。9．1．4 在復(fù)印時，凡是需要套色、放大、縮小或重新制版的 ，應(yīng)在復(fù)印之前考慮周到，避免屢調(diào)屢試，造成紙張浪費。8．3．2 通訊費補貼隨工資一起發(fā)放。辦理程序按《固定資產(chǎn)配置申請表》規(guī)定(見附表XZFB04)。5．1．8 在辦公室內(nèi)，員工嚴禁吸煙，接待客人敬茶不敬煙，不準接受客人敬煙。重要會議要發(fā)會議紀要，并指定專人起草；C． 與會人員要準時參加會議，如因故不能參加的，要提前向會議主持人請假。3．3．3 如遇特殊情況用印，將印章借出，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并辦理借章手續(xù)，借條須經(jīng)借用部門負責(zé)人簽名，行政公關(guān)部要做好專項記錄。機密文件傳遞均按照秘密、機密、絕密等三個密級，由公司指定專人傳送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。2．4．8 傳遞秘密公文 ，必須采取保密措施，確保安全。草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆。2．2．9 公文用紙統(tǒng)一采用國際A4型（長297毫米、寬210毫米），左側(cè)裝訂。2．1．7 批復(fù)適用于答復(fù)下級單位請示事項。 1．資質(zhì)管理1．1 公司執(zhí)業(yè)資質(zhì)管理1．1．1 深圳市中海建筑工程公司的執(zhí)業(yè)許可證及資質(zhì)等級證書由行政公關(guān)部負責(zé)保管。2．2．3 緊急文件應(yīng)當(dāng)標明“特急”、“急件”。2．3．4 “報告”中不得夾帶請示事項。2．4．3 凡以公司名義制發(fā)的公文，其文稿由各有關(guān)部門草擬，經(jīng)擬稿部門經(jīng)理核簽，并交行政公