【正文】 行政管理制度修改記錄表文件名稱序號文件編號狀態(tài)改變頁碼修改內(nèi)容修改人審批人日期備注索 引● 目 的.............................................3● 范 圍.............................................3● 參考資料.............................................3● 定 義.............................................3 ● 內(nèi) 容1 資質(zhì)管理.........................................42 公文管理.........................................5 3 印章管理........................................11 4 會議管理........................................125 寫字樓管理......................................156 地盤/項目部管理.................................167 自有物資管理....................................178 通訊設備管理....................................19 9 復印機及打印機管理..............................21 10 電腦及網(wǎng)絡管理..................................2211 辦公用品管理....................................27 12 車輛管理........................................29 13 交通管理........................................31 14 食堂和伙食費用管理..............................32 15 新聞、廣告發(fā)布管理..............................35 16 公關活動管理....................................36 ●附件XZFJ01 文件樣式..................................39XZFJ02 擬稿紙....................................40●附表 XZFB01 借用證件、資料及書籍記錄表................38 XZFB02 會議簽到表............................ ...41XZFB03 固定資產(chǎn)/耐用品使用登記表.............. ..42XZFB04 固定資產(chǎn)配置申請表........................43XZFB05 固定資產(chǎn)管理卡片..........................44XZFB06 資產(chǎn)調(diào)撥表................................45XZFB07 固定資產(chǎn)/耐用品清理申請表.................46XZFB08 員工移動通訊補貼審批表....................47XZFB09 電腦設備詢價單............................48XZFB10 設備維修單................................49XZFB11 電腦應用檢查記錄表........................50XZFB12 電腦消耗用品匯總表........................51XZFB13 用車申請表................................52XZFB14 車輛維修申請表............................53● 目 的：為適應公司業(yè)務發(fā)展需要，使公司的辦公系統(tǒng)更加規(guī)范化、制度化、科學化?！?范 圍：適用于深圳市中海建筑工程公司各部門、各地盤?！?定 義：行政管理是公司辦公承上啟下、對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外聯(lián)絡的紐帶與橋梁，是為領導決策提供可靠依據(jù)，發(fā)揮參謀與助手作用和后勤保障服務的重要手段。 1．資質(zhì)管理1．1 公司執(zhí)業(yè)資質(zhì)管理1．1．1 深圳市中海建筑工程公司的執(zhí)業(yè)許可證及資質(zhì)等級證書由行政公關部負責保管。1．1．2 行政公關部和市場經(jīng)營部負責辦理公司有關經(jīng)營資質(zhì)的申報 、定級、年審、變更等有關事宜，并負責保存有關文件。1．1．3 公司其他人員因公務須借用公司資質(zhì)證書或其它有關文件， 須經(jīng)主管副總經(jīng)理、行政公關部經(jīng)理批準后，辦理借用手續(xù)（見附表XZFB01）。2．公文管理2．1 公文種類：2．1．1 決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排。2．1．2 通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。2．1．3 通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；員工職務任免和聘用。2．1．4 通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。2．1．5 報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。2．1．6 請示適用于向上級機關請求指示、批準。2．1．7 批復適用于答復下級單位請示事項。2．1．8 函使用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務、詢問和答復問題等。2．1．9 會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。2．2 公文格式公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。2．2．1 文字號，包括單位代字、年份、序號。凡以“深圳中海建”名義制發(fā)的公文 ，其發(fā)文號統(tǒng)一由行政公關部編排。2．2．2 文秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密” ，其中“絕密”、“機密”、“秘密”公文應標明份數(shù)、序號。2．2．3 緊急文件應當標明“特急”、“急件”。2．2．4 標題應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容 ，一般應當標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。2．2．5 公文如有附件，應當在正文之后 ，成文時間之前注明附件順序和名稱。2．2．6 公文除會議紀要外 ，應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。2．2．7 公文的成文時間，以領導人簽發(fā)的日期為準。2．2．8 文字從左至右橫寫、橫排。發(fā)文統(tǒng)一用簡體字。2．2．9 公文用紙統(tǒng)一采用國際A4型（長297毫米、寬210毫米），左側(cè)裝訂。以深圳市中海建筑工程公司名義發(fā)文，要采用相應的公司信箋紙，并加蓋相應的印章(見附件XZFJ01)。2．3 行文規(guī)則2．3．1 單位的行文關系，應根據(jù)相互間的隸屬關系和職權范圍確定。2．3．2 下級單位的重要行文，應當同時抄報直接主管領導。2．3．3 “請示”應當一文一事 ，一般只寫一個主送機關，切勿多頭主送。如需同時送其他機關，應當用抄送形式。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。2．3．4 “報告”中不得夾帶請示事項。2．3．5 受雙重領導的單位向上級機關請示 ，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。2．3．6 向上級機關的行文，一般應主報一個上級機關，如需報送其他相關的上級機關，可用“并報”或“抄報”形式。一般情況下，下級機關不得越級行文請示問題，也不得越級抄報文件。因特殊情況必須越級行文時，應抄報被越級的上級機關。2．3．7 草擬公文應當做到：A．情況屬實，觀點明確 ，條理清楚，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短；B．人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題 ，后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日；C． 結(jié)構層次序數(shù) ，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，第五層為“①”；D． 用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱；E． 草擬公文應使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名。草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆。不得在文稿裝訂線外書寫；F． 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼；G． 屬于部門職權范圍的事項，應當由部門自行發(fā)文。部門的發(fā)文，一般只需報送分管領導和有關行政部門，避免濫送；H． 各平行公司和不相隸屬公司之間告知事項、聯(lián)系工作、商洽業(yè)務，使用函件相互行文。2．4 公文辦理2．4．1 公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞 、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。2．4．2 收到上級機關及深圳市政府各部門及有關單位的公文后，均應由行政公關部進行編號登記并及時送閱處理。原件存行政公關部。2．4．3 凡以公司名義制發(fā)的公文，其文稿由各有關部門草擬，經(jīng)擬稿部門經(jīng)理核簽，并交行政公關部復核（如與其他部門業(yè)務有關文件，還應進行會簽）。行政公關部負責確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，呈公司主管總經(jīng)理簽發(fā)。2．4．4 經(jīng)公司總經(jīng)理或分管領導簽發(fā)的文件底稿 ，應退回行政公關部進行登記、編號、打印、用印和發(fā)出。2．4．5 凡以公司名義制發(fā)的公文 ，其發(fā)文字號為：深中海建（直屬部門）代字（年份）第（序號）號。 直屬部門代字：人力資源部 “人” 行政公關部 “行” 市場經(jīng)營部 “經(jīng)” 工程管理部 “工” 合約商務部 “合” 財務資金部 “財” 編號中“序號”為部門發(fā)文的流水號，以三位數(shù)表示，例如財務資金部2003年所發(fā)第一份文，編號為“深中海建財字(2003)第001號” 需要辦理的公文，行政公關部應及時送公司領導批示或者交有關部門辦理。2．4．6 審批公文，主批人應當明確簽署意見 ，并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱，應當視為同意。2．4．7 公文送公司領導簽發(fā)之前 ，應當由行政公關部（文秘部門）進行審核。審核的重點是：是否符合有關法律、法規(guī)，是否與有關部門會簽，文字表述、文種使用、公文格式是否符合本制度等。2．4．8 傳遞秘密公文 ，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。2．5 發(fā)文范圍下行文主送：各部門、各項目部下行文抄送：公司領導傳閱、行政公關部、行文部門存檔2．6 公文立卷、歸檔和銷毀2．6．1 公文辦完后，應當根據(jù)有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。2．6．2 各部門對本機構發(fā)出或簽收的各類公文要有專人負責公共場所，實施分類管理、妥善保存、年終歸檔、適時銷毀的原則。2．6．3 公文歸檔應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷 ，要保證檔案齊全、完整，個人不得保存應當歸檔的公文。2．6．4 沒有歸檔和存查價值的公文 ，經(jīng)過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。2．7 項目文件資料管理為了統(tǒng)一公司項目文件編號，便于文件資料的分類及檢索工作，也便于將來進行計算機管理，對公司項目范圍內(nèi)的發(fā)文編號及管理詳見ISO9000質(zhì)量體系文件。2．8 保密管理規(guī)定2．8．1 目的為增強企業(yè)在行