【正文】 行政管理制度行政管理制度（草案）行政部 2011年目 錄一、日常事務(wù)管理規(guī)定l 考勤制度l 辦公環(huán)境及著裝管理規(guī)定l 公關(guān)事務(wù)管理制度l 接待費用的管理二、辦公物品管理制度l 辦公物品的購買l 辦公用品的申報及領(lǐng)用l 辦公用品的報廢處理l 辦公用品的保管l 公司固定資產(chǎn)的管理l 公司辦公設(shè)備的使用l 電話使用規(guī)范l 電腦及網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定l 辦公室鑰匙的管理三、文書資料管理規(guī)定l 文書管理體系圖l 總則l 文件收發(fā)l 文件管理l 文件的郵寄的管理l 文件的領(lǐng)取l 重要文件管理l 帶有公司標(biāo)識的信紙、信封的使用：l 公章及營業(yè)執(zhí)照的使用四、保密規(guī)定五、出差管理制度六、安全管理制度一、日常事務(wù)管理規(guī)定考勤制度：1員工享受國家規(guī)定的假期。如五一、十一、春節(jié)等，按國家規(guī)定休假。2除公司高管成員外，全體員工均要求打卡，嚴(yán)禁代打卡3工作時間周一至周五9：00——18：00周六/周日 休息4曠工:無故不到崗或擅自延長假期；未按程序請事假；未經(jīng)批準(zhǔn)的假期；因私未打卡并未進行考勤記錄；當(dāng)月遲到或早退累計三次的，記為曠工一天；其他按考勤規(guī)定應(yīng)列為曠工的行為；曠工不足2小時按2小時計算, 超過2小時按半天計算。5員工要按時上班，并簽到。如在工作時間因故遲到或早退，須提前向本部門的負責(zé)人批準(zhǔn)。并至行政部進行考勤說明。6門卡丟失、損壞、忘帶等不能打卡時，應(yīng)以登記進行考勤，但不可作為理由，事后進行考勤說明。7午餐時間為12：00——13：00，如有因故不能按時須提前或延遲用餐，須經(jīng)本部門的經(jīng)理批準(zhǔn)。8如果因個人原因有可能遲到或早退，須提前通知行政部。如果因急事或因病，須在9：30之前通知前臺，以便及時通知到部門，便于各部門工作的安排。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自不到視為曠工。（事假/病假需至行政部填寫請假單進行考勤說明）。9如果因工外出，需經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)并通知前臺同時在外出登記表登記，以便公司可以及時聯(lián)系到，并可做好考勤記錄。10加班 1員工加班單需交至行班部，以便行政部的考勤記錄。 2特殊情況員工超長加班，可由部門經(jīng)理安排補休。（需報行政部備案，以便考勤記錄）11下班后，員工不得因私人事物而滯留在公司，并使用公司辦公設(shè)備。辦公環(huán)境及著裝管理規(guī)定公共環(huán)境： 1禁止在指定區(qū)域內(nèi)吸煙。 2禁止以涂抹、刻畫、張貼等任何方式破壞公司辦公環(huán)境。　　3員工需將廢紙、廢物入簍，剩水、剩茶倒入指定地點。 　　4禁止在辦公環(huán)境內(nèi)扎堆、聊天、大聲喧嘩。 辦公環(huán)境： 1員工需維護個人辦公區(qū)域衛(wèi)生，辦公桌椅、辦公設(shè)備表面不得附著塵土并且擺放合理整齊，衣柜上方不得擺放物品。 　　2辦公區(qū)內(nèi)不得堆放大宗資料、紙箱等物品，該類物品應(yīng)放置庫房保存。 　　3下班離開辦公室前，員工需關(guān)閉辦公位所用設(shè)備的電源并將臺面的物品歸位，鎖好個人物品?！　?禁止在辦公區(qū)域內(nèi)用餐。特殊情況下員工用餐可在指定的公共區(qū)域。 5前臺要時刻保持安靜。員工不可以在前臺、會議室及在客人面前吃東西。著裝： 市場部及銷售部人員必須注意著裝。男士需著西裝，佩戴領(lǐng)帶。夏季男士可著襯衫，西褲，需佩戴領(lǐng)帶，女士需著職業(yè)裝，要做到大方得體。 1員工在周一至周四的工作時間內(nèi)必須著正裝?！?2員工需著莊重、大方、得體的職業(yè)套裝。夏季不得著過露的服裝?！?3若無接待任務(wù)，每周五可著便裝，但不得穿短褲、超短裙(超過膝上10CM)過露服裝。 公關(guān)事務(wù)管理制度：應(yīng)接電話： 1響鈴時，應(yīng)盡快拿起話筒接聽來電。 2對方說話聲音小時，不能大聲音叫嚷，而要有禮貌地告訴對方。 3找人時，來電話指明找人，應(yīng)迅速把電話轉(zhuǎn)給要找的人。如果不在，應(yīng)明確告訴對方，如果需要留言，應(yīng)做好紀(jì)錄并即時將來電轉(zhuǎn)告。 4通話時，如果有其他客戶進來，不得置之不理，應(yīng)該點頭致意。如果需要與同事講話，應(yīng)有禮貌地說，“請您稍等”，然后捂住話筒，小聲交談。 5通話中突然中斷，應(yīng)該立即掛上電話再次接通后表示歉意，并說明原因。 6打完電話，不要自己先掛斷電話，應(yīng)該等對方掛斷之后再輕輕放下。 7在業(yè)務(wù)通話高峰時，盡量不要往外打電話，不要占線時間太長。公司參觀管理規(guī)定： 1欲參觀公司者，必須事先與行政部聯(lián)系，填寫“參觀公司申請單”，轉(zhuǎn)達相關(guān)負責(zé)人審批。審批后方可參觀。 2參觀公司需由公司相關(guān)部門的人員陪同。 3一般情況下禁止外來參觀者在作業(yè)現(xiàn)場拍照。公司來賓接待管理辦法：1外客不得擅自進入公司，前臺要做好來客登記工作及接待工作。2公司內(nèi)如有客人預(yù)約將至我司，請與前臺聯(lián)系將客人的姓名及單位告知，以便前臺做好接待工作。3接待程序：來客登記（來客姓名，約見人等）。通知約見人，經(jīng)約見人確認后方可進行公司。接待費用的管理： 1必須注意接待費用支出項目與接待用途及目的一致。公司的營業(yè)、采購、融資以及其他經(jīng)營，有其客觀的目的性，任何接待上的開支不得背離經(jīng)營上的目的和要求。 2接待費用開支，必須本著最小支出、最大效果的原則，充分考慮和認清每一次接待的目的和接待方法，合理接待，有效的使用經(jīng)費開支。 3各級責(zé)任者或主管領(lǐng)導(dǎo)，必須充分審核每一次接待任務(wù)與接待方式，給予接待任務(wù)的擔(dān)當(dāng)者以適當(dāng)?shù)闹甘尽? 4每個部門都必須分別進行預(yù)算，并在預(yù)算范圍內(nèi)開支。預(yù)算按過去的平均實績來確定。l 員工在對外交際應(yīng)酬時，應(yīng)本著節(jié)約務(wù)實的原則，做到簡單合理，不奢侈浪費。二、辦公物品管理制度辦公物品的購買辦公室所有辦公物品的購買均由行政部統(tǒng)一負責(zé)。辦公用品的申報及領(lǐng)用1申報： 各部門由負責(zé)人將每月之所需辦公用品申報至行政部，由行政部統(tǒng)一購置。 各部所需之辦公用品，單價為1000元以上，需特別注明，行政部將報請批準(zhǔn)后方可購買。 如有急需之辦公用品未能在20日計入申報計劃的，請書面報知行政部并注明原因。 各部門不得自行購買辦公用品，如無特殊原因，公司將不預(yù)支付。 申報日期：每月20日2領(lǐng)取： 至前臺處領(lǐng)取辦公用品，要寫清名稱、數(shù)量并簽字。 如有辦公用品急需購買，需經(jīng)部門經(jīng)理及行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，方可購買。 前臺要在月未將本月辦公用品的領(lǐng)取情況匯報至行政部，以便行政部制定下一個月的辦公用品之預(yù)算。 前臺在月未提交下月辦公用品之購買計劃時，也要將本月辦公用品領(lǐng)取情況一并交至行政部。辦公用品的報廢處理：對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。辦公用品的保管 1對入庫之辦公用品要進行登帳記錄； 2行政部要清楚掌握辦公用品庫的情況； 3要在每月月底進行盤存，以便做好下月之預(yù)算。 l 員工領(lǐng)取的辦公用品要節(jié)約使用，避免浪費。公司固定資產(chǎn)的管理 1行政部負責(zé)公司固定資產(chǎn)的保管： 建帳。資產(chǎn)到位后，行政部系統(tǒng)建帳并細化至各部門及個人； 建立編號，將資產(chǎn)統(tǒng)一編號歸檔貼固資標(biāo)簽； 定期盤點； 2固定資產(chǎn)調(diào)配及新員工辦公用機： 固定資產(chǎn)調(diào)配需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)配單》由行政部進行固定資產(chǎn)的調(diào)配； 新員工辦公用機。由行政部統(tǒng)一根據(jù)人力資源部提供的各部到崗名單進行調(diào)撥或配備； 3固定資產(chǎn)的購買： 固定資產(chǎn)的購買要經(jīng)公司審批決定后方可購買，由財務(wù)部通知行政部入庫并歸檔。公司辦公設(shè)備的使用：1員工應(yīng)愛惜公司的辦公設(shè)備，珍惜公司的資源。2員工要愛護公司的辦公設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)問題請即時與行政部聯(lián)系。3員工如在使用過程中損壞了公司的辦公設(shè)備，公司要依據(jù)情況對員工進行處罰情節(jié)嚴(yán)重：照價賠償[如造成設(shè)備無法恢復(fù)等給公司造成損失]情節(jié)較輕：100—500元之間[未造成設(shè)備嚴(yán)重損壞，還可以修復(fù)使用]視情況而定復(fù)印機的使用；如員工需要復(fù)印大量的文件，需交由前臺處理。如員工對復(fù)印機的使用不了解，可以向前臺處咨詢。如員工發(fā)現(xiàn)復(fù)印機卡紙或有其它問題出現(xiàn)，請與前臺聯(lián)系處理，不要自行修理。傳真機的使用：如員工要向外地或境外發(fā)送傳真，需與前臺聯(lián)系，由前臺協(xié)助發(fā)送并記錄；如發(fā)現(xiàn)傳真缺紙或缺墨，請與前臺聯(lián)系更換，以保證工作 如發(fā)現(xiàn)傳真機有問題出現(xiàn)，請與前臺聯(lián)系 傳真接收： 前臺會將各部門的傳真送至各部門。 在將傳真送至各部門時，前臺會請接收人在傳真領(lǐng)取單上簽字。員工不得使用公司的辦公設(shè)備處理與工作無關(guān)的事情