【正文】 的投標、報價數(shù)據(jù)資料；D．財務資金部的財務報表及財務保密資料；E．工程管理部的技術標書方案及相關資料；F．其他。機密文件經(jīng)領導審定后，經(jīng)辦人應在文件的右上角蓋上閱后退回、閱后銷毀等字樣或注明秘密等級，以便確定機密文件的傳閱范圍。2．8．6 機密文件的保存和銷毀部門領導對部門保密文件負有保管領導責任。銷毀辦法一般使用寫字樓的廢紙?zhí)幚頇C。3．印章管理3．1 印章制發(fā)3．1．1 中國海外建筑有限公司、深圳市中海建筑工程公司、各部門、各地盤印章由行政公關部統(tǒng)一制發(fā)。使用印章應經(jīng)相關部門負責人和行政公關部負責人簽字許可，方可使用。3．3．5 凡授權有關部門管理使用的公章要嚴格用印制度 ，認真履行有關登記簽批手續(xù)，不得擅自擴大使用范圍。3．4．3 需銷毀的印章應交回行政公關部，并由二人辦理銷毀手續(xù)。4．1．4 其他會議各部門、各地盤的其他會議，應本著提高效率、節(jié)省時間、多辦實事的原則，做到少開會，多辦事，既通報情況和交換意見，又能提高管理水平和工作水準，具體安排由各部門和地盤根據(jù)工作需要及自身情況自行確定。部門主持召開的各種會議由部門自行下發(fā)通知，送行政公關部備案；B． 會議通知至少要提前兩天下發(fā)，并將有關會議資料一并發(fā)出?？砷_可不開的會議，堅決不開，必須召開的會議，要組織好，確保達到預期效果。4．4．2 部門需使用會議室 ，要提前一天或半天將會議時間、人數(shù)、參加人員通知行政公關部，以便提前作相應的安排。5．寫字樓管理行政公關部負責對公司寫字樓的管理5．1 行為規(guī)范5．1．1 員工上班時須提前十分鐘到達工作崗位，做好辦公準備；不準遲到早退，特殊情況不能按時上下班，必須事先向部門經(jīng)理請假。5．1．6 辦公室應保持整潔，寫字臺上的辦公用品要擺放整齊有序。5．1．9 工作時間不準帶小孩進辦公室。5．2 寫字樓衛(wèi)生5．2．1 辦公場所衛(wèi)生自覺維護，由行政公關部負責寫字樓衛(wèi)生的日常管理；5．2．2 寫字樓衛(wèi)生由行政公關部聯(lián)系服務好、可信賴的清潔公司承擔；5．2．3 辦公室不準隨地亂倒污物；嚴禁吸煙和用餐；在公用走道吸煙的將煙頭丟在垃圾箱內(nèi)；5．2．4 在寫字樓上班的員工自備飲水杯，盡量減少使用一次性水杯；6．地盤、項目部的管理6．1 行為規(guī)范參照寫字樓規(guī)范，由地盤/項目負責人或地盤/項目負責人授權人負責管理；6．2 辦公室衛(wèi)生 地盤/項目辦公室衛(wèi)生要組織人員打掃。7．自有物資管理7．1 自有物資包括固定資產(chǎn)及耐用品。使用部門/地盤、項目部向行政公關部辦理自有物資領用手續(xù)，并落實到具體人員保管。7．4 維修及賠償自有物資的使用、保管及維修責任在簽名領用的個人。7．6 清理報廢7．6．1 固定資產(chǎn)或耐用品因正常和非正常(發(fā)生不可抗力災害、被盜等)原因不能繼續(xù)使用時，使用單位應查明原因，辦理耐用品報廢手續(xù)；7．6．2 使用單位填寫《固定資產(chǎn)/耐用品處置申請表》(見附表XZFB07)一式兩份，詳細說明處置原因及處理意見，經(jīng)使用責任人及單位負責人簽名證實后交行政公關部；7．6．3 行政公關部查明事實后報公司領導審批，審批后的《固定資產(chǎn)/耐用品處置申請表》返回使用單位一份，由使用單位按批文根據(jù)處理情況，填寫處理結果欄，交行政公關部，若有收入，交財務資金部處理，同時到行政公關部辦理注銷手續(xù)。因工作需要使用IDD電話的，要做到長話短說，可以用Email或傳真辦理的事情盡量使用電子郵件或傳真。8．2．3 不得利用傳真機辦理私人事宜。8．3．4 員工因職務或崗位變動，行政公關部應及時調整補貼標準，次月起按新崗位補貼標準執(zhí)行。8．3．7 新開設的地盤，在沒有接通電話的情況下，由行政公關部制定臨時通訊費開支管 理辦法。地盤的復印機由各地盤指定專人管理和清潔。9．1．3 在使用復印機時，提倡節(jié)約，反對浪費。9．1．6 公司復印機屬高檔辦公用具，使用過程中，嚴禁用力觸動任何按鈕，如發(fā)生故障應直接與行政公關部有關人員聯(lián)系。在深地盤打印機日常耗用品由行政公關部負責購買，在外地由地盤負責購買。9．2．5 網(wǎng)絡打印機由打印機所在部門的負責人指定專人進行管理；單獨使用的打印機由使用人負責進行管理。10．2．2 采購后，由公司行政公關部指定人員負責核實貨物是否抵達公司 ，辦理驗收手續(xù)，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》，并且在發(fā)票背后簽字確認,作為報帳的憑證。10．3．2 針對每一電腦主機及打印機、掃描儀等主要設備，由行政公關部填寫《固定資產(chǎn)管理卡片》(見附表XZFB05)，由使用人（或主要使用人）簽收；對于打印機等外設如是共用時，由部門負責人或其指定人員簽收。10．4．2 使用人應保持電腦設備的整潔和完好。10．4．6 電腦顯示器應設置為保護模式，以節(jié)約能源和延長顯示器壽命。10．4．10 各地盤如工作需要須添置UPS的， 必須先提出申請，經(jīng)公司領導批準后由行政公關部采購。10．5．4 如沒有維修價值或無法維修時， 行政公關部應按報廢程序辦理相關的報廢手續(xù)。10．7．2 公司行政公關部每年安排兩次定期的電腦應用全面檢查，主要檢查電腦制度的執(zhí)行情況，各部門的電腦使用人員要認真配合電腦檢查。10．9 電腦耗材的管理10．9．1 公司各部門及在深地盤的電腦文具及消耗品 （ 電腦打印紙、電腦軟盤、打印機色帶、打印墨水、碳粉錫鼓等）由公司行政公關部根據(jù)各部門的使用申請統(tǒng)一訂購。B．行政公關部視具體情況不定期發(fā)布公司許可使用的電腦軟件通知。C．不允許員工以公司名義購買盜版軟件，如員工自行購置的盜版軟件并安裝在公司的電腦上，所產(chǎn)生的一切后果個人承擔。D．各專業(yè)類的軟件由各使用部門在行政公關部的配合下進行軟件系統(tǒng)的維護。10．10．5 軟件的版權A．公司自行開發(fā)或委托外單位人員開發(fā)的軟件，其版權一律歸公司所有。10．11 嚴防電腦病毒的侵襲為避免電腦病毒的侵襲，未經(jīng)行政公關部同意，任何人都不得在公司的電腦中安裝非正版或非公司購買或非公司開發(fā)的軟件，絕對不允許在公司的電腦中安裝電腦游戲軟件。10．12．2 各單位應實行電腦文檔資料的登記制度 ，所有軟盤形式保存和備份的文檔，需登記其文件名稱、建立日期、保存的磁盤號等資料，以便查找。10．13．2 公司所有員工可以上公司的內(nèi)部網(wǎng)站和局域網(wǎng)；員工不得在工作時間上Internet網(wǎng)從事與工作無關的瀏覽和Email的收發(fā)等。10．13．4 電子郵件的管理A．各部門和地盤如需要申請單獨的電子郵件地址,可向行政公關部提出書面申請，由行政公關部統(tǒng)一辦理。10．14．2 電腦操作應作為招聘新員工的條件。11．1．3 寫字樓員工用紙巾由行政公關部安排人員發(fā)放。11．1．6 各部門、地盤領用公司信封、信箋、文件袋等需經(jīng)本單位負責人簽字后到行政公關部領取。11．2 耐用品管理 11．2．1 耐用品指使用年限在一年以上又不屬于固定資產(chǎn)的物品，耐用品范圍詳見《財務管理制度》界定范圍；11．2．2 耐用品的使用單位為耐用品的直接管理單位，行政公關部為耐用品的最終管理部門；11．2．3 耐用品可由各單位提出計劃，行政公關部辦理審批手續(xù)后由行政公關部牽頭組織購買。12．1．2 如車輛需借外單位使用，應經(jīng)公司總經(jīng)理批準，原則上，應有司機隨車前往。嚴禁酒后駕車。12．1．6 司機手提電話要保持電源充足，不得隨意關機， 隨時保持與外界的聯(lián)系，原則上開機時間為7：00～22：00。項目負責人安排非駕駛員駕駛車輛，也要承擔相應責任。行車公里數(shù)是司機的重要考核指標。12．2 車輛調度原則12．2．1 確保公司領導公務用車。12．2．4 凡是組織重大活動時，承辦部門應提前將車輛使用計劃交行政公關部，以便合理調度車輛。12．4．2 駕駛員在車輛完成維修后，要在維修結算費用單上簽字認可，否則，該筆修理費用不予結算。13．2．3 享受車改的公司領導， 按有關規(guī)定，不安排市內(nèi)交通工具，如因公出關或離市的可向行政公關部申請用車?！拔鍍簟奔词程么毒摺⒂镁邇?，廚房門窗玻璃凈，桌面地面凈，環(huán)境衛(wèi)生凈；“五無”即無鼠、蠅、蚊，飯菜無沙塵，熟食品無腐爛，食用無中毒。14．1．5 物資采購應嚴格把好采購關，比質量、比價格。14．1．8 食堂工作人員應注意操作安全，做好消防工作。14．2．4 午餐費每月報銷一次，由負責考勤的專人根據(jù)員工實際情況如實填寫，報行政公關部。14．3．3 經(jīng)行政公關部批準，因公在項目食堂就餐的其他員工，食堂工作人員應記錄其就餐次數(shù)和餐費標準，由食堂主管填表報行政公關部審批后，另行補發(fā)。14．4 食堂財務管理14．4．1 食堂工作人員應在主副食采購的支出憑證背面簽字驗收 （食堂單據(jù)應有兩人簽字），報項目部經(jīng)理審批后，作為記帳、制表的原始依據(jù)。14．4．4 財務資金部應按月伙食費來源情況知會行政公關部經(jīng)理， 共同研究解決食堂收支中存在的問題。15．2 新聞發(fā)布15．2．1 公司所有對外發(fā)出的新聞稿件，必須經(jīng)過行政公關部的審核，報公司領導同意。15．3 對外廣告的制作及管理15．3．1 對外廣告是公司塑造形象、擴大影響的重要經(jīng)營手段，經(jīng)公司領導審批，對外廣告由公司行政公關部負責策劃、聯(lián)系制作。若因對方原因造成錯漏，要根據(jù)有關合同要求進行索賠。16．1．2 公關活動的策劃程序A．策劃的內(nèi)容①包括：活動規(guī)格、宣傳效果的定位、活動的程序、與會單位及人員名單、時間、地點、費用預算等。16．2 活動的實施16．2．1 根據(jù)活動總體方案，活動開始前各崗位需認真檢查落實情況，及時解決發(fā)現(xiàn)的問題。16．3．2 參加活動的員工應注意社交禮儀，保持公司形象。XZFB01借用公章、證件、資料及書籍記錄表借用部門姓名借用時間歸還時間借用公章、證件、資料及書籍：事由： 部門經(jīng)理簽名：行政公關部審批：公司領導審批：借用公章、證件、資料及書籍記錄表借用部門姓名借用時間歸還時間借用公章、證件、資料及書籍：事由： 部門經(jīng)理簽名：行政公關部審批：公司領導審批：XZFJ01文件樣式： （發(fā)文字號，五號宋體） （標題，小三號或者四號黑體）（主送單位，小四號或四號宋體，以下同） 。  XZFB14車 輛 維 修 申 請 表部 門駕駛員車號送 修 日 期送修項目 駕駛員（簽字）： 年 月 日 行政公關部車輛主管意見簽字： 年 月 日行政公關部經(jīng)理意 見簽字： 年 月 日公司主管領導意 見簽字： 年 月 日送修廠家廠方估價實際維修費維修驗收結果 驗收人（簽字）： 年 月 日備注 行政管理制度頒布日期： 二○○四年七月一日 編 制： 行政公關部 審 核：批 準：。XZFB04固定資產(chǎn)配置申請表申請部門資產(chǎn)名稱申請數(shù)量規(guī)格型號申請部門申請原由部門負責人簽字 年 月 日資產(chǎn)主管部門意見：詢價情況說明 部門負責人簽字 年 月 日總會計師審核簽字 年 月 日常務副總經(jīng)理審批簽字 年 月 日總經(jīng)理審批購置情況規(guī)格型號配置數(shù)量金額使用部門驗收簽字 年 月 日XZFB05固定資產(chǎn)管理卡片資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號品牌資產(chǎn)配置型號購置日期設備原值日 期使用部門使用人簽字備注